Los Registros Civiles Latinoamericanos cuando inician la fase de organización en el ámbito Jurídico Técnico y Operativo en sus primeras fases arrastra una serie de practicas inadecuadas en el estamento jurídico que regula a la Institución del Registro Civil, si no aspectos mas vinculados al ejercicio del Proceso Registral por parte de los Oficiales, o Registradores Civiles Municipales o encargados del Registro Civil, al no existir una verificación o supervisión de los entes de Dirección del Registro civil, hacer que estas malas practicas regístrales se consoliden y desafortunadamente se siguen tomando como procesos normales que se derivan de la función registral, por lo que es imperativo fortalecer los conocimientos en materia registral a los funcionarios y empleados de las Instituciones del Registro Civil en Latinoamérica , verificar que esos conocimientos se desarrollen en forma integral, en la experiencia del proceso del Registro Civil Hondureño, haremos relación a un sin numero de malas practicas regístrales ejecutadas por los registradores civiles y otros funcionarios del área registral, a continuación detallamos una serie de casos relacionados al tema que estamos desarrollando:
1.- Al concluir el proceso de las inscripciones de los hechos y actos relativos al Estado Civil, los encargados del Registro Civil no proceden de inmediato a firmar y sellar las respectivas inscripciones o asientos, cuando lo que procede como una buena practica registral es que al concluir una inscripción y habiendo observado todas las formalidades establecidas en la Ley del Registro Civil Hondureño, es a rubricar inmediatamente la inscripción y así evitar que estas malas practicas tengan incidencias negativas en el ámbito de la validez legal de las inscripciones o realizar modificaciones a la Ley del Registro Civil, para validar las inscripciones que se encuentren en estos casos.
2.- Dejar inconclusa una inscripción de cualquier hecho o acto del Estado Civil en virtud que el declarante así lo solicita o El Registrador Civil Municipal, decide dejar en suspenso hasta que se reanuden las labores al día siguiente o se exija al declarante obtener información o presentar determinados documentos que son requeridos como parte de los requisitos a cumplirse en el proceso de la inscripción, constituyendo una mala practica registral, debemos orientar a los funcionarios o encargados del Registro Civil que deberá observarse que el proceso de la inscripción no debe interrumpirse y realizarse en un solo acto, previo a realizar la inscripción el Registrador Civil Municipal debe solicitar los requisitos de Ley e interrogar al declarante o compareciente en relación a los datos mas relevantes del hecho o acto que se inscribirá y de la presentación de las pruebas documentales que de acuerdo a la Ley del Registro Civil se requiera y una vez verificado estos extremos proceden a realizar la inscripción constituyendo una buena practica registral.
3.- Al realizar una inscripción de un matrimonio o de la formalización de la Unión de Hecho, el Registrador Civil Municipal deberá verificar con el documento que nos sirve de respaldo para realizar la inscripción como lo constituye el expediente o testimonio de escritura publica de estos actos si, estos se celebraron o formalizaron en el Municipio donde ejerce sus funciones el Registrador Civil Municipal, ya que de no observarse esto se violentan los preceptos legales que en la Ley del Registro Civil y código de familia indican en el caso hondureño que deberán ser inscrito estos actos en el lugar donde se realiza. Por lo que constituye una buena practica registral verificar este extremo y si así corresponde proceder de inmediato a realizar la respectiva inscripción en base a los documentos antes referidos.
4.- Ha sido frecuente en los registros civiles que se tomen decisiones arbitrarias en lo relativo a condicionar las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil a determinados días hábiles, situación que institucionalmente es improcedente y expone a cualquier país a ser condenado como infractor de derechos y en especial lo que corresponden a la niñez y a la inscripción de nacimiento particularmente, una buena practica registral constituye atender dentro de los horarios oficiales que establece el Registro Civil, atender a los usuarios del Registro Civil en orden de llegada, sin mas excepciones que las que se puedan dispensar a ciudadano de la tercera edad, mujeres embarazadas, enfermos, etc., y no importando que su gestión corresponda a cualquier tipo de inscripción, o relativa al proceso de identificación ciudadana o derivada de la gestión administrativa del proceso registral, el proceso de atención integral a los usuarios consolidara la confianza de estos y se erradicara el desaliento de la población al brindarse un servicio eficiente de este proceso.
5.- Existe una actitud de indeferencia o desinterés por parte de algunos Registradores Civiles Municipales o personal auxiliar en lo referente a brindar una información amplia sobre los aspectos del proceso registral hondureño, lo que genera desorientación a los usuarios del registro civil proporcionándole información incompleta inexacta y en el peor de los casos expresándole que no conoce el proceso a que se refiere lo que resulta totalmente inexcusable a un funcionario o empleado del Registro Civil como una buena practica registral, El registro Civil requiere que sus registradores civiles y personal en general se constituyan en facilitadores de la información registral, requisitos, pasos a seguir, orientaciones de la ubicación de las dependencias del Registro Civil, donde habrá que concurrir a realizar estas gestiones administrativas, esta tarea contribuye de manera sustancial a mejorar la imagen institucional del Registro Civil Hondureño.
6.- Ha sido funesta la mala practica registral que realizan los Registradores Civiles Municipales, al entregar a sus subalternos las inscripciones del Registro Civil firmadas y selladas en blanco, esta acción irresponsable de estos funcionarios del Registro Civil se hace con el objeto de que durante su ausencia no se atrase el proceso registral, acción que vulnera la seguridad de este proceso, cuando se aprovecha esta circunstancia por parte del personal auxiliar para certificar estos documentos con información falsa total o parcialmente y que por esta practica en el Registro Civil Hondureño, se ha despedido a personal de los Registros Civiles Municipales, por lo que se señala que en este proceso registral no se firma si no al concluir la inscripción o documento que se certifica y así asegurar que la expedición de los documentos del Registro Civil son total y absolutamente coincidentes con la información que corresponde a su asiento original.
7.- En el Registro Civil Hondureño a pesar de haberse incluido en la nueva legislación, la figura de la aplicación de la calificación registral al recibir cualquier resolución emitida por los Oficiales Civiles Departamentales o Seccionales relativos a reposiciones o adiciones de las inscripciones del Registro Civil, en muchas ocasiones los Registradores Civiles y el personal auxiliar no realizan un análisis de los alcances de la resolución emitida por el Oficial Civil y proceder a realizar de inmediato la inscripción o la anotación marginal correspondiente, constituyendo una mala practica registral ya que en algunos casos deberá dejar en suspenso la inscripción y aplicar la calificación registral establecida en la Ley del Registro Civil Hondureño. Que el Registrador Civil Municipal tiene tres días a partir de la fecha en que recibe la resolución para aplicarla y el Oficial Civil Departamental o Seccional cinco días de plazo para ratificar o rectificar la resolución correspondiente al aplicar la calificación registral, elaborara un oficio indicándole al oficial las observaciones, relativas a las circunstancias por las cuales no esta de acuerdo con los alcances de la resolución correspondiente, la calificación registral y la aplicación realizada de manera responsable por los Registradores Civiles Municipales contribuyen a velar por la seguridad jurídica al observarse el cumplimiento de la normativa legal y evitar en la medida de lo posible que se produzcan irregularidades que están a veces amparadas en resoluciones emitidas por los Oficiales Civiles y aun siendo ratificadas por estas las resoluciones, se recomienda enviar en consulta a la Dirección General del Registro Civil, para que la asesoria legal emita el dictamen correspondiente sobre estos casos particulares y en denunciar formalmente al Directorio del Registro Civil a través del Director para que sea trasladado a la Inspectoria de la institución y realizar las investigaciones correspondientes para que las autoridades del Registro Civil apliquen las sanciones correspondientes y emitan las resoluciones declarando la nulidad total o parcial de estas resoluciones.
8.- En algunos casos los Registradores Civiles Municipales exigen requisitos que exceden los que la establece la Ley y Reglamento del Registro Civil Hondureño, lo que constituye una situación arbitraria que limita la inscripción de los diferentes hechos y actos relativos al Estado Civil, causando esta acción desaliento entre la población que accede a las Oficinas del Registro Civil Municipal.
9.- Algunos Registradores Civiles y personal auxiliar, autorizan a que empleados de otras instituciones publicas o personas particulares realicen labores de carácter registral, situación totalmente irregular en virtud que estas labores deben ser realizadas únicamente por el personal del Registro Civil, esto ha generado que se sancione a los empleados destituyéndoles, El Registrador Civil y el personal auxiliar debe actuar con total independencia ante otras autoridades y dependencias del Estado, particulares o de carácter político las cuales no tienen ninguna autoridad en la función registral.
10.- El Registrador Civil Municipal emite una constancia de no existir una inscripción de cualquier hecho o acto del Estado Civil, sin verificar minuciosamente en los tomos de inscripción del Registro Civil si aparece el asiento o inscripción un año antes y un año después de la fecha en que ocurrió el hecho o celebro el acto, este procedimiento realizado sin observar lo descrito anteriormente puede comprometer seriamente al Registrador Civil ya que existirán indicios racionales que faciliten para una acción dolosa, dicho documento especialmente para realizar tramites del resolución por omisión de cualquier inscripción ante la Oficialia Civil Departamental o Seccional, sugerimos que además de verificar si esta inscrito el hecho o acto, se verifique de manera integral en la base de datos del Registro Civil, ya que cuando se actúa dolosamente por parte de los usuarios del Registro Civil, es posible detectar que este inscrito en otro municipio.
11.- Al recibir de parte del Oficial Civil Departamental o Seccional, la resolución donde se ordena la inscripción de una reposición por omisión de cualquier inscripción del Registro Civil, no realizar la publicación por lo que tiene como propósito que alguien que tenga interés legal presente el recurso de reposición. Razón por la cual deben observarse los procedimientos legales establecidos.
12.- Muchos Registradores Civiles Municipales solicitan la solicitud de reposición de oficio de las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil hasta que los interesados se avocan a las oficinas del Registro Civil Municipal y se verifica que la inscripción esta deteriorada total o parcialmente, constituyéndose en una mala practica registal ya que la Ley establece que el Registrador Civil Municipal deberá revisar periódicamente los asientos o inscripciones y de estar deteriorados o ya no existen físicamente solicitará de oficio la reposición correspondiente debiendo remitir por la vía postal o de acuerdo al procedimiento establecido, la respectiva solicitud al Director General del Registro Nacional de las Personas o al Oficial Civil Departamental o Seccional.
13.- Aisladamente algunos Registradores Civiles Municipales solicitan a los usuarios del Registro Civil fondos para algunas necesidades de carácter administrativo y colocan urnas o recipientes para depositar sus contribuciones económicas, situación irregular e inaceptable, ya que la Ley del Registro Civil Hondureño ha establecido la autoridad temporal de todos sus servicios y se garantiza la gratuidad permanente de las inscripciones que sugiere la Organización de las Naciones Unidas (ONU).
14.- En muchas oportunidades los Registradores Civiles Municipales al momento de realizar una inscripción de cualquier hecho o acto del Estado Civil le dispensa al declarante o compareciente la presentación inmediata de los requisitos establecidos en la Ley y Reglamentos del Registro Civil Hondureño exponiéndose el Registrador Civil a que no se cumpla con los requisitos que se observa al momento del proceso de la inscripción y que en cualquier momento se le deduzca la responsabilidad civil y criminal que corresponda.
15.- Dispensar los cobros establecidos por el arancel registral constituye una acción arbitraria por parte del Registrador Civil Municipal ya que esos ingresos por determinados servicios regístrales, contribuyen a fortalecer el financiamiento de las actividades que realiza el Registro Civil, El Registrador Civil y el personal auxiliar deben tener conocimiento de los servicios sujetos al arancel y la observación y cumplimiento de la gratuidad permanente de todas las inscripciones de los hechos y actos relativos al Estado Civil.
16.- Realizar tramites de solicitud de tarjeta de identidad por primera vez a ciudadanos que no está inscrito su nacimiento en el Registro Civil Municipal y se encuentra en tramite la solicitud de reposición por omisión de nacimiento en la Oficialía Civil Departamental o Seccional y el Registrador Civil Municipal reserva un folio de inscripción de nacimiento generando el numero de identidad que le corresponda una vez realizada la inscripción y certificando los datos relativos al ciudadano que aun no se le ha realizado la inscripción constituyéndose en una mala práctica registral la cual es constitutiva de responsabilidad criminal, por lo que los Registradores Civiles Municipales no se pueden anticipar a tramitar ningún proceso registral o de identificación ciudadana sin que exista previamente el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley y Reglamento del Registro Civil Hondureño.
17.- Constituye una mala practica del proceso de identificación ciudadana cuando al realizar el tramite de solicitud de tarjeta de identidad no se verifica con el debido cuidado la información relativa al domicilio del solicitante especialmente cuando en el Municipio de domicilio existe mas de una Aldea o Caserío con el mismo nombre y se corre el riesgo de asegurarle en la solicitud de tarjeta de identidad un centro de votación distante a su domicilio, constituye una mala practica registral el enviar en forma tardía a las oficinas centrales del Registro Civil, los documentos relativos a tomo duplicados de las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil, las comunicaciones de las anotaciones marginales que se han efectuado en el municipio donde el Registrador Civil Municipal ejerce su función o las que ha elaborado para que sean realizados en otro Registro Civil Municipal.
Ya que esta situación negativa incide en que la información registral y de identificación ciudadana no se actualice y procese oportunamente para realizar los servicios con calidad y emitiendo en forma rápida los documentos de Registro Civil y de Identificación que solicitan diariamente los usuarios del Registro Civil Hondureño.
18.- Constituye una mala práctica registral, cuando en los Registros Civiles automatizados, se presentan problemas técnicos en el sistema de informática o se producen interrupciones en el sistema del fluido eléctrico y el Registrador Civil Municipal o el personal auxiliar no atienden a los usuarios del Registro Civil, a poder realizar la certificación de la inscripción en forma manual en los formularios preimpresos de certificaciones tal y como se realizan en los Registros Civiles Municipales, donde no existe el servicio automatizado.
19.- Constituye una mala practica registral el impedir a un menor de edad que se presente a la oficina del Registro Civil a realizar la inscripción de nacimiento de su hijo, se le requiere que debe presentarse a realizar la inscripción un familiar de este que sea mayor de edad cuando la Ley del Registro Civil Hondureño establece que los menores de edad están habilitados para comparecer personalmente a realizar la inscripción de nacimiento de sus hijos.
20.- Cuando el padre o madre comparecen ante el Registrador Civil Municipal a realizar la inscripción de nacimiento de su hijo el Registrador Civil Municipal, no puede limitar la opción que tienen los padres de escoger los nombres con que inscribirán a sus hijos, salvo que exceda de tres nombres simples o compuestos o atenten contra la dignidad del que será inscrito, o atenten los nombres que se le quieran dar contra la moral y las buenas costumbres, por lo que se deberá respetar los nombres que le indiquen los padres al Registrador Civil Municipal, la Ley del Registro Civil no hace prohibición a nombres de origen extranjero para ser consignado en las inscripciones de nacimiento.
21.- Constituye una mala practica registral que una vez realizada la inscripción de nacimiento de un recién nacido que falleció posteriormente, no realizar inmediatamente la inscripción de defunción y proceder de inmediato a elaborar la anotación marginal de fallecido en la inscripción de nacimiento.
22.- Es totalmente incorrecto que el Registrador Civil Municipal se niegue a realizar una inscripción de nacimiento debido a que uno o ambos padres del recién nacido no tienen documentos de identificación o no están inscritos en el Registro Civil, estando el Registrador Civil Municipal en la obligación de inscribirlo y hacer las observaciones relativas a estas circunstancias en la respectiva inscripción.
23.- Constituye una mala practica registral adicionar información en las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil cuando las inscripciones han sido concluidas y estén firmadas y selladas por el Registrador Civil Municipal y firmado por el declarante y testigos en los casos requeridos, es un acto irregular donde no es valido realizar una enmienda, debiendo observarse el procedimiento administrativo de rectificación o adición de una inscripción ordenada por el Oficial Civil Departamental o Seccional.
24.- El Registrador Civil Municipal o el personal auxiliar realiza la entrega de la tarjeta de identidad a personas extrañas que no tienen ningún vinculo con el titular de la tarjeta y no esta autorizado por este para retirar este documento y r que de acuerdo a la Ley y Reglamento del Registro permite hacer entrega previo elaboración de un comprobante de entrega, al realizar esta mala practica el personal del Registro Civil Municipal se expone a ser destituidos de su cargo.
25.- Es una mala practica registral no verificar que los números de actas de las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil, no están repetidas ya que particularmente en las inscripciones de nacimiento general problemas con el numero de identidad y que dos inscritos por ese error les corresponde el mismo numero, por lo que diariamente en los libros físicos y en la base de datos deberá verificar esta situación y de detectar algún error proceder a realizar la corrección con la anotación marginal técnica, en los casos que las inscripciones hayan sido realizadas recientemente y que no se haya remitido el tomo duplicado o copiador al Departamento de Registro y Oficialía, de lo contrario solicitar al Departamento referido anteriormente la asignación del numero de acta, quien elaborara el dictamen y remitirá al Registrador Civil Municipal para la elaboración de la anotación técnica en la inscripción.
26.- Es una mala practica registral por parte de los Registradores Civiles certificar las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil al no tomar la información del asiento o inscripción original si no de otra certificación que obra en poder del Registrador Civil Municipal o en la mayoría de los casos proporcionada por el interesado, situación irregular que lo hace incurrir en responsabilidad penal.
27.- Es una mala practica registral realizar enmiendas a las inscripciones aplicando corrector liquido o de cinta, cuando las enmiendas se consignarán en la casilla de enmienda y observaciones que están en las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil.
28.- Existe una mala practica registral de parte de los Registradores Civiles Municipales al extender constancia relativa a que no se encuentra la inscripción de cualquier hecho o acto del Estado Civil sin verificar por lo menos un año antes y un año después de la fecha de nacimiento de la persona que no aparece inscrita, se expone a que en muchos casos se tramite innecesariamente una reposición por omisión o de oficio.
29.- Algunos Registradores Civiles proceden a inscribir la formalización de la Unión de hecho en el tomo de inscripción de matrimonios cuando se debe inscribir en el tomo de inscripciones relativos a este tipo de actos.
30.- Los Registradores Civiles proceden a inscribir la reposición de oficio en el libro de inscripción de nacimiento generándole un nuevo numero de inscripción y por consiguiente un nuevo numero de identidad, cuando lo correcto es que la reposición de oficio se inscriba en el libro de reposición de oficio de inscripciones de nacimiento, el resto de resoluciones de reposiciones de oficio de otros hechos o actos del Estado Civil se realizan en los libros de inscripción que se utilizan para los que son inscritos de acuerdo a los plazos establecidos en la Ley del Registro Civil.
31.- Constituye una mala practica registral que al realizar las inscripciones de los divorcios, algunos datos no son consignados y los espacios o líneas preimpresos destinados para transcribir esos datos son dejados en blando y no se consigna una raya horizontal para evitar cualquier situación irregular al consignarse posteriormente datos, obviando el tramite administrativo la adición de los datos en la inscripción de los hechos y actos del Estado Civil que se debe solicitar al Oficial Civil Departamental o Seccional.
32.- Algunos Registradores Civiles Municipales realizan inscripciones de matrimonio, naturalizaciones, adopciones, formalización de Unión de Hecho, divorcios, reconocimientos de hijos, impugnaciones, judiciales o administrativas, etc., tomando como base para la realización del asiento o anotación marginal una copia fotostática de los documentos que de acuerdo a la Ley constituye requisito fundamental, sin exigir la presentación del original ocurriendo el riesgo el Registrador Civil Municipal de realizar estos registros con documentos que sean falsos y que cuya resolución, sentencia o testimonio de escritura no haya sido emitido o elaborado por autoridad competente o notario publico según sea el caso, no teniendo el Registrador Civil Municipal ninguna justificación de carácter legal de que fue sorprendido por la persona que solicito la inscripción de este hecho o acto en el Registro Civil Municipal.
33.- Si una inscripción de cualquier hecho o acto del Estado Civil de las Personas presenta adulteraciones constituye una mala practica por parte de los Registradores civiles y personal auxiliar que al certificar estos no se deje constancia en la certificación respectiva, los datos que aparecen adulterados en la inscripción, ya que al emitirse estos documentos se presume que el Registrador Civil Municipal actúa dolosamente para favorecer a las personas que utilizan estos documentos en cualquier gestión legal y se le sancionará por no actuar con la debida diligencia en el desempeño de sus funciones.
34.- Se convierten en una mala practica registral que el Registrador Civil Municipal envié a través de los interesados la solicitud de reposición de oficio que se solicita al Director General del RNP o al Oficial Civil Departamental.
35.- Constituye una mala practica registral que al elaborar una anotación marginal en las inscripciones de los hechos y estado civil no se procede a firmar y sellar las mismas ya que al no hacerlo se carece de la validez legal y genera que en el futuro otro Registrador Civil Municipal tenga que efectuar las anotaciones marginales técnicas de veracidad al pie de las anotaciones marginales en las inscripciones respectivas.
36.- Es totalmente incorrecto certificar una inscripción de nacimiento a la cual se le ha omitido el numero de acta correspondiente ya que no se le podrá generar el numero de identidad correspondiente generando una serie de inconvenientes al ciudadano o usuario del Registro Civil que presente ese documento en cualquier tramite legal por lo que es imperativo que el Registrador Civil Municipal solicite al Departamento de Registro y Oficialía Civil la asignación mediante dictamen técnico el numero de acta de la inscripción. Los aspectos señalados anteriormente recogen algunas malas practicas regístrales que los Registradores Civiles y los escribientes debemos evitar, las buenas practicas regístrales se consolidan con la aplicación correcta de la Ley del Registro Civil, Reglamento y los procedimientos técnicos, las buenas practicas regístrales se fortalecen con la actualización del personal del Registro Civil a través de la actualización de los conocimientos regístrales, legales y técnicos operativos a través de las buenas practicas regístrales se evitan irregularidades que pueden tener incidencia en responsabilidades de los Registradores Civiles Municipales y el personal auxiliar y estos consolidan la institución del Registro Civil en Honduras y Latinoamérica.
Elaborado por:
Abog. Jorge Fernando Martínez Gabourel
Jefe Departamento Registro y Oficialia Civil
Tel.72142128
ahrbom @ yahoo.com
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