UNICEF Colombia junto con la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, Las NOTARIAS DE TODO EL PAÍS, la REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL el MINISTERIO DE COMUNICACIONES, el MINISTERIO DE SALUD, el INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR (ICBF), el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE), la POLICÍA NACIONAL, PASTORAL SOCIAL DE LA IGLESIA y ACNUR; inició una campaña para promover entre las familias colombianas el Registro Civil de Nacimiento, con el cual los niños y niñas tendrán derecho a la identidad, a un nombre y a nacionalidad.
¿Qué es el Registro Civil?
El Registro Civil de Nacimiento es la forma legal de demostrar que una persona existe jurídicamente. Con este el niño o la niña podrá acceder a sus derechos fundamentales.
¿Quién debe registrar al niño o a la niña?
El padre o la madre del niño o la niña que se va a registrar. También puede registrar el nacimiento UNA de las siguientes personas, siempre y cuando sean MAYORES DE EDAD y presenten su cédula de ciudadanía: Uno de los ABUELOS Uno de los TÍOS Uno de los HERMANOS El PROPIO INTERESADO cuando sea mayor de edad. El DEFENSOR DE FAMILIA del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar debe registrar a los niños o niñas, cuando estos no tengan padres o representante legal.
¿Ante que autoridad se debe registrar el nacimiento?
El Registro Civil de Nacimiento se hace en el municipio en donde ocurrió el nacimiento del niño o la niña en cualquiera de las siguientes oficinas: Registraduría del Estado Civil, Notarías, Inspecciones de Policía o corregimientos, Consulados en el exterior.
¿Cuándo se hace la inscripción y cuáles son los requisitos para registrar el nacimiento?
Dentro del mes siguiente al nacimiento se deberá efectuar la inscripción en el Registro Civil. La persona que va a registrar al niño o a la niña se presentará con: Su cédula de ciudadanía y estará acompañado por el niño o la niña que va a ser registrado. Si el niño o la niña es menor de un año se imprimirán sus huellas plantares. Si el inscrito tiene más de doce meses de nacido se imprimirán sus huellas dactilares.
Además cumplirá con CUALQUIERA de los siguientes requisitos: Presentación del certificado de nacido vivo, expedido por el médico o enfermera de la institución hospitalaria en donde nació el niño o la niña. En este documento debe aparecer el número de registro o de la tarjeta profesional de quien expide el certificado. Presentación de dos testigos, Si no se tiene la constancia de nacido vivo, quien registra al niño estará acompañado en el momento y lugar de la inscripción en el Registro Civil de nacimiento, de dos (2) testigos mayores de edad, con cédula de ciudadanía y que declaren haber presenciado el hecho del nacimiento o hayan tenido conocimiento de él. En caso de no poseer ninguno de los anteriores documentos, presentarse con 2 testigos mayores de edad que hayan presenciado el nacimiento o tengan conocimiento de él.
¿Qué hacer cuando no se ha registrado el nacimiento en el plazo fijado?
Cuando el registro es extemporáneo, es decir informado después del primer mes de haber nacido el niño o la niña, se debe cumplir con los mismos requisitos exigidos para declarar el nacimiento de los niños o niñas inscritos dentro del plazo fijado, y ADEMÁS presentar CUALQUIERA (Con uno basta) de los siguientes requisitos: Presentar el Certificado de nacido vivo, sin importar su fecha de expedición o presentar copia de la Partida de Bautismo o del documento eclesiástico expedido por la iglesia o congregación en donde se haya realizado el bautismo.
¿Qué información se debe suministrar para el registro?
La siguiente información se entregará a la autoridad competente que haga la inscripción en el registro civil de nacimiento: Datos del niño o la niña que se registra: Nombre(s) y apellido(s), sexo, Grupo sanguíneo, Factor RH, lugar, fecha y hora de nacimiento. Datos de los padres del niño o la niña que se registra: Nombre(s) y apellido(s) del padre y de la madre, sus cédulas de ciudadanía y nacionalidad. Datos de la persona que va a registrar al niño o la niña: Nombre(s) y apellido(s) y documento de identidad. Datos de los testigos: Nombre(s) y apellido(s), documento de identidad y firma.
Haga click en el logo de Registro para saber más sobre él. Si no puede abrirlo instale shokwave
miércoles, 13 de mayo de 2009
ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA GARANTIZAR EN LOS CENTROS
CIRCULAR Nº 1/00 DE FECHA 11-1
ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA GARANTIZAR EN LOS CENTROS
SANITARIOS DEL INSALUD LA IDENTIFICACION MATERNOFILIAL
AMBITO: DIRECCIONES TERRITORIALES, DIRECCIONES
PROVINCIALES Y TODOS LOS CENTROS SANITARIOS DEL
INSALUD
ORIGEN: DIRECCIÓN GENERAL DE ATENCIÓN PRIMARIA Y
ESPECIALIZADA
Mientras el recién nacido permanece hospitalizado es preciso mantener unos
procedimientos de identificación que permitan, desde el mismo momento de su
nacimiento y en cualquier circunstancia, la indudable adscripción del recién
nacido a su madre biológica. Para ello se ha considerado oportuno intensificar
el procedimiento de acreditación de la relación biológica materno-filial dentro de
los Centros Sanitarios del INSALUD, mediante la presente regulación interna.
Cabe señalar que, aunque los Hospitales identifican adecuadamente al recién
nacido aplicando su propia normativa, esta Presidencia Ejecutiva estima
conveniente establecer unas reglas homogéneas para todos los Centros
Sanitarios que refuercen los procedimientos que se vienen utilizando. A tal
efecto, se unifican los actualmente existentes y se adopta para ello,
internamente, un Documento que contribuye a la constancia y seguridad de
toda la operación de identificación, al tiempo que se insta a los Hospitales a
mejorar otros dispositivos de identidad tradicionalmente utilizados.
En la confección de las presentes instrucciones se ha tenido en cuenta la
opinión de un grupo de profesionales relacionados con esta materia,
especialistas en Obstetricia y Ginecología, Pediatría y Matronas, que con sus
aportaciones y experiencias han contribuido de forma decisiva al
establecimiento del procedimiento contemplado en la presente Circular .
Todo lo anterior se entiende sin perjuicio y al margen de la obligación
inexcusable de los Centros Sanitarios de cumplimentar lo previsto en la Orden
del Ministerio de Justicia de 10 de noviembre de 1999 (BOE de 23-11) sobre
“Cuestionario para la declaración del nacimiento al Registro Civil”, que asegure
que la inscripción de los recién nacidos se realiza con total garantía y con todos
los efectos jurídicos que confiere la misma.
En consecuencia, esta Presidencia Ejecutiva, a propuesta de la Dirección
General de Atención Primaria y Especializada y previo informe de la Asesoría
Jurídica del Instituto Nacional de la Salud de fecha 29 de noviembre de 1999,
dicta las siguientes,
INSTRUCCIONES
PRIMERA.- Objeto
La presente Circular tiene por objeto facilitar y establecer un
procedimiento, interno y homogéneo, de identificación del recién nacido
adoptando el Documento de Identificación Sanitaria que se incorpora en
el Anexo.
SEGUNDA.- Ambito de Aplicación
En todos los Centros Hospitalarios del INSALUD se procederá a la
identificación del recién nacido, junto con la de su madre, en el momento
de su nacimiento, salvo imposibilidad clínica, de acuerdo con el
procedimiento que se fija en la presente Circular.
TERCERA.- Sistema de Identificación interno
El sistema interno elegido es la recogida de la impresión dactilar de los
dedos de la mano derecha del niño (dedos índice y medio) y de la madre
(dedo índice) en el impreso específico denominado “Documento de
Identificación Sanitaria Materno-filial”.
CUARTA.- Descripción del Documento de Identificación Sanitaria
Materno-filial
El Impreso denominado “Documento de Identificación Sanitaria Maternofilial”
, constará de dos partes, las cuales están preparadas para
separarse físicamente y ambas llevarán el mismo número de serie.
PARTE PRIMERA.- (Reflejará los siguientes datos)
Para archivar en la Historia Clínica de la madre.
•Datos de la madre
- Nombre y apellidos.
- Documento Identificativo (DNI, pasaporte, permiso de residencia o
cualquier otro documento identificativo)
- Nº de la Historia Clínica
- Domicilio de la misma
•Datos del recién nacido
- Nombre y apellidos
- Fecha y hora del nacimiento
- Sexo
- Situación al nacer: vivo/muerto, peso y edad gestacional.
•Datos del Centro Hospitalario
- Denominación del Hospital
- Nombre, apellidos y DNI y categoría del profesional sanitario que
realiza la toma
- Nº de Colegiado del mismo.
En la parte derecha de este cuerpo del impreso habrá tres recuadros,
dos para recoger la huella del niño (dedos índice y medio), y un recuadro
para el dedo índice de la madre.
También existirá un espacio para plasmar el nombre y apellidos y la
firma del profesional sanitario que recoge la huella y la firma de la
madre.
PARTE SEGUNDA.-
Para entregar a la madre
Se recogerán el nombre y apellidos del niño y de la madre, así como la
hora, día, lugar y denominación del Centro hospitalario en el que se
produzca el nacimiento.
Recogerán, igualmente, las huellas dactilares del recién nacido y de la
madre.
Esta parte del documento se entregará materialmente a la madre o a la
persona que ella determine después del parto.
QUINTA.- Normalización del Documento
El documento a utilizar será el patentado por la Fábrica Nacional de
Moneda y Timbre, elaborado por expertos y provisto de las condiciones
técnicas adecuadas para recoger y mantener la impresión dactilar, de
acuerdo con los requisitos exigidos para este tipo de documentos, y
que incluye los elementos de seguridad y garantía pertinentes.
SEXTA.- Procedimiento de Identificación
Con carácter general la Matrona será la encargada de realizar este
procedimiento, salvo que el Hospital decida que lo realice otro
profesional que atienda el parto.
Una vez cortado el cordón umbilical, después de prestar al recién nacido
los cuidados que requiera, y estando ya estabilizado, la matrona que
atiende el parto procederá a tomar la impresión dactilar de los dedos
índice y medio de la mano derecha del niño, que previamente habrán
sido limpiados y secados.
La impresión dactilar se imprimirá:
1) En la parte superior del Documento reservado para la Historia Clínica de la
madre (Parte Primera del impreso).
2) En la parte segunda del Documento reservado para entregar a la madre.
Seguidamente se procederá a imprimir la huella del dedo índice de la
mano derecha de la madre en los recuadros específicos del mismo
Documento.
Debe aprovecharse este momento también para recoger la impresión
dactilar, a fin de cumplimentar el Cuestionario para la Declaración de
Nacimiento en el Registro Civil de la citada Orden Ministerial de 10 de
noviembre de 1999.
Las huellas serán recogidas con el mayor cuidado y atención.
La separación física de ambas partes del Documento de Identificación
Sanitaria Materno-filial se realizará en presencia de la madre, firmando
en ese momento la parte del mismo que queda en la Historia Clínica y
entregando a la madre la parte segunda del Documento.
SEPTIMA.- Aplazamiento o supresión del procedimiento de recogida de
la impresión dáctilar.
Si por la situación clínica del niño hubiera que realizarle técnicas de
reanimación, que requieran medidas especiales de acuerdo con su
situación clínica, según criterio del facultativo que atiende el parto, se
pospondrá la identificación dactilar pero asegurándose de que tal
proceso se efectúe tan pronto como sea posible y no interfiera o afecte
a la estabilidad de sus condiciones vitales.
Similares pautas de aplazamiento se seguirán en el caso de recién
nacidos vivos que, por su falta de madurez, (en general recién nacidos
con edad gestacional inferior a veintidós semanas) imposibiliten la toma
de las huellas.
En aquellos casos excepcionales en que el recién nacido presente
malformaciones de las extremidades que impidan la realización de los
procedimientos establecidos, se hará constar en el Documento la
imposibilidad de llevar a cabo este sistema de identificación,
describiendo en el propio documento las características morfológicas de
las mismas. (En el apartado de observaciones : reverso del Documento).
OCTAVA.- Método de recogida de la impresión dactilar
Por razones de sencillez, seguridad, permanencia y economía, el
método de elección de recogida de las huellas se llevará a cabo
mediante la impresión en tinta .
No obstante, los Hospitales podrán elegir otro método de recogida de la
impresión dactilar que reúna las condiciones señaladas, para garantizar
estas impresiones en el Documento de Identificación Sanitaria Maternofilial.
NOVENA.- Complemento de identificación madre-hijo.
La identidad se complementa mediante la colocación en el momento del
nacimiento de pulseras identificativas en la muñeca de la madre y en el
tobillo del niño.
Es necesario que ambas pulseras posibiliten la inscripción del nombre o
de algún código inalterable que facilite funcional y visiblemente la
adscripción del niño a su madre. Los signos identificativos de las
pulseras se adoptarán también en las pinzas umbilicales.
Con independencia del número de partos, todos los hospitales utilizarán
pulseras identificativas y se asegurarán que las mismas tengan cierres
de seguridad y las suficientes garantías para evitar roturas o
manipulaciones. Estos elementos identificativos se aplicarán siempre,
incluidos los casos expuesto en el apartado septimo de esta Circular.
Finalmente, siempre que clínicamente sea posible, se evitará la
separación madre-hijo, favoreciendo en los Hospitales los circuitos
asistenciales que garanticen su constante proximidad hasta el momento
del alta.
DECIMA.- Cuestionario para la Declaración de nacimiento en el Registro
Civil
Todo lo anterior se entiende al margen de cumplimentar con exactitud lo
dispuesto en la Orden del Ministerio de Justicia de 10 de noviembre de
1999 sobre el “Cuestionario para la Declaración del nacimiento en el
Registro Civil”, para lo cual podrán seguirse las pautas establecidas en
las presentes instrucciones en relación con el procedimiento de
identificación
UNDECIMA.- Entrada en vigor
Esta Circular entrará en vigor el próximo 1 de marzo del presente año.
Previamente los Hospitales adquirirán el modelo del Anexo en la
Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y adoptarán las medidas
oportunas para que a partir de esa fecha la identificación se lleve a
efecto en los términos señalados.
Madrid, 11 de Enero de 2000.
EL PRESIDENTE EJECUTIVO,
Fdo.: Alberto Núñez Feijóo
ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA GARANTIZAR EN LOS CENTROS
SANITARIOS DEL INSALUD LA IDENTIFICACION MATERNOFILIAL
AMBITO: DIRECCIONES TERRITORIALES, DIRECCIONES
PROVINCIALES Y TODOS LOS CENTROS SANITARIOS DEL
INSALUD
ORIGEN: DIRECCIÓN GENERAL DE ATENCIÓN PRIMARIA Y
ESPECIALIZADA
Mientras el recién nacido permanece hospitalizado es preciso mantener unos
procedimientos de identificación que permitan, desde el mismo momento de su
nacimiento y en cualquier circunstancia, la indudable adscripción del recién
nacido a su madre biológica. Para ello se ha considerado oportuno intensificar
el procedimiento de acreditación de la relación biológica materno-filial dentro de
los Centros Sanitarios del INSALUD, mediante la presente regulación interna.
Cabe señalar que, aunque los Hospitales identifican adecuadamente al recién
nacido aplicando su propia normativa, esta Presidencia Ejecutiva estima
conveniente establecer unas reglas homogéneas para todos los Centros
Sanitarios que refuercen los procedimientos que se vienen utilizando. A tal
efecto, se unifican los actualmente existentes y se adopta para ello,
internamente, un Documento que contribuye a la constancia y seguridad de
toda la operación de identificación, al tiempo que se insta a los Hospitales a
mejorar otros dispositivos de identidad tradicionalmente utilizados.
En la confección de las presentes instrucciones se ha tenido en cuenta la
opinión de un grupo de profesionales relacionados con esta materia,
especialistas en Obstetricia y Ginecología, Pediatría y Matronas, que con sus
aportaciones y experiencias han contribuido de forma decisiva al
establecimiento del procedimiento contemplado en la presente Circular .
Todo lo anterior se entiende sin perjuicio y al margen de la obligación
inexcusable de los Centros Sanitarios de cumplimentar lo previsto en la Orden
del Ministerio de Justicia de 10 de noviembre de 1999 (BOE de 23-11) sobre
“Cuestionario para la declaración del nacimiento al Registro Civil”, que asegure
que la inscripción de los recién nacidos se realiza con total garantía y con todos
los efectos jurídicos que confiere la misma.
En consecuencia, esta Presidencia Ejecutiva, a propuesta de la Dirección
General de Atención Primaria y Especializada y previo informe de la Asesoría
Jurídica del Instituto Nacional de la Salud de fecha 29 de noviembre de 1999,
dicta las siguientes,
INSTRUCCIONES
PRIMERA.- Objeto
La presente Circular tiene por objeto facilitar y establecer un
procedimiento, interno y homogéneo, de identificación del recién nacido
adoptando el Documento de Identificación Sanitaria que se incorpora en
el Anexo.
SEGUNDA.- Ambito de Aplicación
En todos los Centros Hospitalarios del INSALUD se procederá a la
identificación del recién nacido, junto con la de su madre, en el momento
de su nacimiento, salvo imposibilidad clínica, de acuerdo con el
procedimiento que se fija en la presente Circular.
TERCERA.- Sistema de Identificación interno
El sistema interno elegido es la recogida de la impresión dactilar de los
dedos de la mano derecha del niño (dedos índice y medio) y de la madre
(dedo índice) en el impreso específico denominado “Documento de
Identificación Sanitaria Materno-filial”.
CUARTA.- Descripción del Documento de Identificación Sanitaria
Materno-filial
El Impreso denominado “Documento de Identificación Sanitaria Maternofilial”
, constará de dos partes, las cuales están preparadas para
separarse físicamente y ambas llevarán el mismo número de serie.
PARTE PRIMERA.- (Reflejará los siguientes datos)
Para archivar en la Historia Clínica de la madre.
•Datos de la madre
- Nombre y apellidos.
- Documento Identificativo (DNI, pasaporte, permiso de residencia o
cualquier otro documento identificativo)
- Nº de la Historia Clínica
- Domicilio de la misma
•Datos del recién nacido
- Nombre y apellidos
- Fecha y hora del nacimiento
- Sexo
- Situación al nacer: vivo/muerto, peso y edad gestacional.
•Datos del Centro Hospitalario
- Denominación del Hospital
- Nombre, apellidos y DNI y categoría del profesional sanitario que
realiza la toma
- Nº de Colegiado del mismo.
En la parte derecha de este cuerpo del impreso habrá tres recuadros,
dos para recoger la huella del niño (dedos índice y medio), y un recuadro
para el dedo índice de la madre.
También existirá un espacio para plasmar el nombre y apellidos y la
firma del profesional sanitario que recoge la huella y la firma de la
madre.
PARTE SEGUNDA.-
Para entregar a la madre
Se recogerán el nombre y apellidos del niño y de la madre, así como la
hora, día, lugar y denominación del Centro hospitalario en el que se
produzca el nacimiento.
Recogerán, igualmente, las huellas dactilares del recién nacido y de la
madre.
Esta parte del documento se entregará materialmente a la madre o a la
persona que ella determine después del parto.
QUINTA.- Normalización del Documento
El documento a utilizar será el patentado por la Fábrica Nacional de
Moneda y Timbre, elaborado por expertos y provisto de las condiciones
técnicas adecuadas para recoger y mantener la impresión dactilar, de
acuerdo con los requisitos exigidos para este tipo de documentos, y
que incluye los elementos de seguridad y garantía pertinentes.
SEXTA.- Procedimiento de Identificación
Con carácter general la Matrona será la encargada de realizar este
procedimiento, salvo que el Hospital decida que lo realice otro
profesional que atienda el parto.
Una vez cortado el cordón umbilical, después de prestar al recién nacido
los cuidados que requiera, y estando ya estabilizado, la matrona que
atiende el parto procederá a tomar la impresión dactilar de los dedos
índice y medio de la mano derecha del niño, que previamente habrán
sido limpiados y secados.
La impresión dactilar se imprimirá:
1) En la parte superior del Documento reservado para la Historia Clínica de la
madre (Parte Primera del impreso).
2) En la parte segunda del Documento reservado para entregar a la madre.
Seguidamente se procederá a imprimir la huella del dedo índice de la
mano derecha de la madre en los recuadros específicos del mismo
Documento.
Debe aprovecharse este momento también para recoger la impresión
dactilar, a fin de cumplimentar el Cuestionario para la Declaración de
Nacimiento en el Registro Civil de la citada Orden Ministerial de 10 de
noviembre de 1999.
Las huellas serán recogidas con el mayor cuidado y atención.
La separación física de ambas partes del Documento de Identificación
Sanitaria Materno-filial se realizará en presencia de la madre, firmando
en ese momento la parte del mismo que queda en la Historia Clínica y
entregando a la madre la parte segunda del Documento.
SEPTIMA.- Aplazamiento o supresión del procedimiento de recogida de
la impresión dáctilar.
Si por la situación clínica del niño hubiera que realizarle técnicas de
reanimación, que requieran medidas especiales de acuerdo con su
situación clínica, según criterio del facultativo que atiende el parto, se
pospondrá la identificación dactilar pero asegurándose de que tal
proceso se efectúe tan pronto como sea posible y no interfiera o afecte
a la estabilidad de sus condiciones vitales.
Similares pautas de aplazamiento se seguirán en el caso de recién
nacidos vivos que, por su falta de madurez, (en general recién nacidos
con edad gestacional inferior a veintidós semanas) imposibiliten la toma
de las huellas.
En aquellos casos excepcionales en que el recién nacido presente
malformaciones de las extremidades que impidan la realización de los
procedimientos establecidos, se hará constar en el Documento la
imposibilidad de llevar a cabo este sistema de identificación,
describiendo en el propio documento las características morfológicas de
las mismas. (En el apartado de observaciones : reverso del Documento).
OCTAVA.- Método de recogida de la impresión dactilar
Por razones de sencillez, seguridad, permanencia y economía, el
método de elección de recogida de las huellas se llevará a cabo
mediante la impresión en tinta .
No obstante, los Hospitales podrán elegir otro método de recogida de la
impresión dactilar que reúna las condiciones señaladas, para garantizar
estas impresiones en el Documento de Identificación Sanitaria Maternofilial.
NOVENA.- Complemento de identificación madre-hijo.
La identidad se complementa mediante la colocación en el momento del
nacimiento de pulseras identificativas en la muñeca de la madre y en el
tobillo del niño.
Es necesario que ambas pulseras posibiliten la inscripción del nombre o
de algún código inalterable que facilite funcional y visiblemente la
adscripción del niño a su madre. Los signos identificativos de las
pulseras se adoptarán también en las pinzas umbilicales.
Con independencia del número de partos, todos los hospitales utilizarán
pulseras identificativas y se asegurarán que las mismas tengan cierres
de seguridad y las suficientes garantías para evitar roturas o
manipulaciones. Estos elementos identificativos se aplicarán siempre,
incluidos los casos expuesto en el apartado septimo de esta Circular.
Finalmente, siempre que clínicamente sea posible, se evitará la
separación madre-hijo, favoreciendo en los Hospitales los circuitos
asistenciales que garanticen su constante proximidad hasta el momento
del alta.
DECIMA.- Cuestionario para la Declaración de nacimiento en el Registro
Civil
Todo lo anterior se entiende al margen de cumplimentar con exactitud lo
dispuesto en la Orden del Ministerio de Justicia de 10 de noviembre de
1999 sobre el “Cuestionario para la Declaración del nacimiento en el
Registro Civil”, para lo cual podrán seguirse las pautas establecidas en
las presentes instrucciones en relación con el procedimiento de
identificación
UNDECIMA.- Entrada en vigor
Esta Circular entrará en vigor el próximo 1 de marzo del presente año.
Previamente los Hospitales adquirirán el modelo del Anexo en la
Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y adoptarán las medidas
oportunas para que a partir de esa fecha la identificación se lleve a
efecto en los términos señalados.
Madrid, 11 de Enero de 2000.
EL PRESIDENTE EJECUTIVO,
Fdo.: Alberto Núñez Feijóo
Política de preservación en archivos
Política de preservación en archivos
Ted Steemers
Conservador de los
Archivos Nacionales de Holanda
Introducción
La protección de la herencia cultural de la humanidad no sólo es motivo de preocupación creciente de quienes son responsables de ella, sino que, también, es un problema aumenta dia a dia. En el sector de Herencia Cultural, los Archivos y las Bibliotecas tienen un lugar especial. El valor de los materiales guardados en estas instituciones, descritos, a veces, como la Memoria Nacional, no deberian ser sobreestimados.
Ademas del valor intrínseco de las partes que las conforman, los fondos son fuente de conocimiento e información, de ciencia, cultura, historia, vida social y más, y no sólo para los investigadores. Los materiales guardados son muy diversos, manuscritos, documentos impresos, libros, mapas y fuentes audiovisuales. Al lado de los soportes tradicionales de información, los nuevos medios digitales son más y más usados, aún en el mundo archivístico.
Actualmente, la salvaguarda de la herencia en soporte papel en los archivos enfrenta serios problemas. Esto no significa que estos problemas tengan origen reciente. Por cierto no, la mayoría de los problemas son herencia del pasado. Como intermediarios a cargo del mantenimiento de los archivos de nuestros antepasados y su preservación para la posteridad, somos responsables de su cuidado. Hoy día ese es el gran problema, en algunos casos se podría decir que es la actual pesadilla.
Los problemas son obvios y globales. Si queremos abordarlos tenemos que aunar esfuerzos, conocimiento, soluciones y de ser posible, recursos financieros.
Pero, manifestar que existen problemas no es suficiente. A nadie les interesan los problemas de los demás. Quienes toman decisiones quieren soluciones de manera de hacer todo lo posible para resolverlos. Esta es una pesada tarea sobre los hombros de quienes son responsables de la salvaguaria y el mantenimiento de los materiales archivísticos.
La intención de esta presentación es proveer de guía y ayuda en el abordaje de los problemas de conservación del pasado.
La vista desde el helicóptero
Hoy día, uno de los problemas de la conservación es el de lidiar con la vieja idea del tratamiento de piezas individuales. No podemos esforzarnos para continuar en este sentido. Y esto no es necesario ya que se han desarrollado las posibilidades de tratamientos documentales a gran escala y aún masivos. Alertar y capacitar a la gente es muy importante.
Solo para dar una idea de cómo mirar la conservación de otra manera, hemos inventado la Pirámide de conservación.
Observándola advertiremos que en la base de la Pirámide está la línea de la preservacion. Sobre ésta, está la línea de la conservación pasiva. Por encima de la conservación pasiva, está la línea de la conservación activa, y en el vértice de la pirámide se encuentra la restauración.
Este es el método de tratamiento que se aplica a las piezas individuales, el que consume más tiempo, y el que es la parte más cara de la conservación.
El establecimiento de una política de conservacion efectiva implica mirar el problema en su totalidad, invirtiendo la pirámide y transformándola en un embudo.
Para pensar en la política hay que considerar la nueva línea superior del embudo, la preservacion, y por ella se debería comenzar. Las razones son obvias, todas las medidas que se tomen en esta área beneficiarán a la totalidad de la colección.
En este sentido, trabajando desde afuera hacia adentro del embudo llegaremos en último término a la pieza individual. Probablemente esto suceda sólo en casos especiales.
En esta aproximación también está implícita la necesidad de mucha información sobre las condiciones edilicias, ambientales y físicas del acervo, las prioridades de la institución y la competencia del personal a cargo.
Para la preparación de una política de preservación son necesarios, asimismo, instrumentos para recabar la información.
Acceso a las fuentes, una necesidad de la Sociedad de la Información
El acceso a los documentos y la conservación están siempre enemistados a pesar de que ambas son actividades centrales del archivo. En política de preservación, la principal opción es priorizar el término acceso “excelente”. Para ello, medios modernos pueden colaborar en el establecimiento de puentes entre preservación y acceso.
El segundo punto a tener en cuenta es la imposibilidad de tratamiento de toda la documentación que conforma el acervo.
-El significado exacto de la afirmación anterior es que es imposible salvaguardar todo el material almacenado en un archivo.
El tiempo y los recursos económicos necesarios para estas operaciones nunca serán suficientes ni estarán disponibles. Esta es una realidad que no tiene sentido ignorar, mas bien debería ser una situación clara para quienes son responsables de la toma de decisiones.
Prioridades
Los documentos almacenados en depósitos subsisten largos períodos, pero no sin sufrimiento. Mayor degradación y daños son obvios, teniendo en cuenta los posibles riesgos. Es sabido que algunos deterioros se fortalecen entre sí. Las reacciones químicas como la acidificación progresan más aceleradamente en ambientes con temperaturas altas y altos índices de humedad. La polución del aire también contribuye al proceso de degradación, así como la acidificación de los contenedores. La característica del almacenamiento es otro factor que puede influir negativamente en la expectativa de vida de los materiales.
El último factor a mencionar es el "uso" de los documentos. El uso de los documentos con ignorancia de su carácter vulnerable es la causa que producirá más deterioro aún que todos los otros factores enumerados, juntos.
Debido a todos estos posibles daños y riesgos, es necesario un abordaje general del problema. La preservación es clave en el largo camino de la política a la práctica.
Teniendo en cuenta los grandes acervos, es claro que el tratamiento de la pieza única no es una opción para atacar el problema. La preservacion, la búsqueda y el desarrollo de tratamientos masivos para los documentos deberían ser altamente prioritarios.
Por otra parte, para prevenir el crecimiento de esta problemática, también debe tenerse en cuenta la legislación relativa a la calidad de los soportes y la tinta utilizada en la creación de los documentos, y la normalización de las condiciones de almacenamiento de los documentos, previo a su pasaje al archivo.
Toma de conciencia
Para poder desarrollar la toma de conciencia sobre la preservación se necesita información y conocimiento sobre varios temas. Si la información no está disponible para quienes están a cargo de la administración difícilmente se podrán tomar decisiones oportunas.
Los puntos importantes son:
• Depósitos. La calidad de los espacios existentes destinados al almacenamiento. Se enumerarán todos elementos que influirán negativamente en la expectativa de vida de los documentos. En el marco de las políticas institucionales, y por supuesto teniendo en cuenta las limitaciones financieras, se debería establecer un calendario para mejorar la calidad del almacenamiento, calidad del medioambiente y la manera en que los documentos serán almacenados ( calidad de los contenedores, etc.)
• Estado de los documentos. Nuevamente, si la política de conservación ha de formar parte de las políticas a largo plazo de las instituciones, es necesario tener información sobre la condición en que se encuentran los documentos Esto puede ser un problema. Estudios sobre el estado físico de todo el acervo lleva mucho tiempo y es muy costoso. La solución sensata para proveer a la administración de información confiable es usar un modelo de encuesta basado en estadísticas. Ya existen modelos desarrollados o en vías de desarrollo. Aquí será descripto el Universal Procedure for Archive Assesment. Procedimiento general para la evaluacion de los archivos. Este modelo permite a los archivistas o conservadores relevar todas las colecciones en un tiempo breve. La confiabilidad de las estadísticas usadas es muy alta (95 mas, menos 2%).
• Selección para tratamiento de conservación. Después de efectuada la compulsa sobre la condición de los documentos, se obtendrán datos sobre el deterioro de los mismos. Asimismo, también se puede hacer cálculos sobre el volumen de los materiales que sufren distintos tipos de deterioro. Esto posibilita hacer cálculos sobre el tratamiento de toda la colección. Teóricamente, esta es información valiosa. En la práctica significa que los números, resultados de los cálculos, forzarán a la administración a sentar prioridades. El dinero necesario nunca estará disponible. Un modelo de establecimiento de prioridades para el mantenimiento de la colección será presentado en este documento.
• Tratamiento. Existe una gran discusión sobre este punto. Existen diversas formas de pensar sobre la preservación y la conservación. A menudo la idea es salvaguardar la información mediante microfilmado o digitalización. Las opiniones sobre este tema difieren. Los Conservadores piensan que la microfilmación combinada con tratamientos de conservación es un instrumento confiable para la salvaguardia de los materiales originales de archivo. Muchos archivistas piensan que sólo la microfilmación es suficiente y que tan pronto la información está disponible en otro soporte no es necesaria la conservación de los originales. Concentrándose en conservación de originales hay que señalar que existen numerosas técnicas desarrolladas para conservar documentos a un nivel industrial. No tratamiento singular sino tratamiento masivo. La corrosión producida por la tinta también puede ser tratada a nivel masivo. Muchos tipos de daños causados por el uso de los documentos, a menudo solamente necesitan primeros auxilios.
Esto afecta el nivel del entrenamiento de los que trabajan en las tareas de conservación. En muchos casos el trabajo puede ser realizado por funcionarios con bajo nivel de entrenamiento si están dirigidos por los conservadores-guía del proyecto. Naturalmente que trabajos de conservación difíciles, en documentos muy valiosos, necesitan las manos, destrezas y conocimientos de conservadores completamente capacitados en papel.
Almacenamiento
La calidad del almacenamiento de los documentos es muy importante. El apropiado almacenamiento y las buenas condiciones del mismo en los depósitos son beneficiosas para todos los documentos. La mejor conservación preventiva es un buen almacenamiento en buenos depósitos. Es fácil escribir esto, pero en la práctica es difícil, a menudo, convencer de ello y conseguir recursos para el mantenimiento de "papel viejo".
Mantener documentos en buenas condiciones no es fácil, especialmente en regiones con climas tropicales dónde puede ser dificultoso. El pensar en un buen almacenamiento, no significa que debamos igualar los estándares alcanzados por los países desarrollados. Hay medidas que pueden ser tomadas en cualquier parte. Pero la experiencia enseña que no es algo que todos quieren hacer. En aquellos países donde existen problemas financieros puede darse el caso de que el personal sea suficiente. Allí, mantener limpios los depósitos y ordenados los documentos en los estantes puede no ser un problema allí. Por ello, es necesario alertar sobre estas simples medidas.
Algo que puede ayudar a las instituciones para controlar el almacenamiento es un padrón hecho a la medida que muestre las mejores condiciones que es posible lograr.
Hay expertos en esta materia con conocimientos de las diferentes condiciones climáticas y las soluciones oportunas para cada una de ellas. Se debería organizar una red de expertos y padrones o listas de control deberían estar al alcance de todos los integrantes de la red.
Encuesta del deterioro
Se ha desarrollado un modelo para calcular una evaluación de la accesibilidad de los documentos. Este modelo incluye un procedimiento de muestra documental, definición de perfiles y subperfiles de deterioro y el desarrollo de un clasificador. La investigación ha mostrado que el modelo desarrollado es confiable y que el proceso puede ser llevado a cabo con facilidad.
Historia
Para tener una idea mejor sobre la calidad de los documentos se puede efectuar mediciones en algunos fondos individuales. Sin embargo evaluar la documentación, en sus condiciones totales, de forma objetiva es aun una tarea difícil.
Esta evaluación es necesaria antes de tomar decisiones oportunas sobre las acciones a emprender, por ej. conservación y/o restauración de todo el archivo, o partes de él y el establecimiento de prioridades entre los documentos. Este método implica la elaboración de un instrumento de medición que sea capaz de transformar las medidas de objetos particulares en afirmaciones objetivas sobre las condiciones generales del archivo como un todo.
Luego de investigaciones preliminares en el Archivo del Estado Holandés en 1994, TNO, Instituto holandes de investigacion cientifica aplicada, comenzó un Proyecto de seguimiento (Marres et al. 1994). Este proyecto fue un estudio piloto para investigar la posibilidad de evaluar la documentación mediante la medición de algunos documentos individuales. Cada documento de la muestra fue evaluado por expertos y las condiciones de sus rasgos (características) fueron descriptos en un “formulario de daños” diseñado para este propósito. Como ayuda para los expertos en sus evaluaciones se usó un llamado atlas de daños. Este manual de daños contiene ilustraciones de varios tipos de daños como decoloración, alimañas y papel quebradizo (Most y Wielheesen 1991). Del estudio piloto se ha concluido que ambos, los viejos formularios y el viejo atlas necesitaban ser revisados. Hacer un muestreo en un archivo, de manera que sea representativo, no es tan simple como parecería (Goldstein y Sedbransk 1977; Holland 1984; Walker et al. 1985). Un ejemplo: diferencias en tamaño de los documentos y de los estantes deberán ser tenidas en cuenta. Un nuevo método de muestreo, entonces, ha tenido que ser considerado.
Metodología del Proyecto
El Proyecto pasó por varias etapas. Todas ellas fueron críticamente revisadas y conducidas por un equipo de expertos holandeses, provenientes de diferentes disciplinas: personas ocupadas en conservación, preservación y restauración, matemáticos, archivistas, jerarcas de la administración, físicos y químicos. En primer lugar se desarrolló una estrategia de muestreo reproducible que fue seguida por el desarrollo de un modelo de clasificación basado en la accesibilidad de los documentos. Formularios paralelos de deterioro fueron descritos y clasificados para diseñar un nuevo atlas y nuevos formularios de información de deterioro para este proyecto. Finalmente, se llevaron a cabo tests en el archivo para chequear el modelo desarrollado y los procedimientos.
Muestreo en Archivos
Hacer un muestreo en archivos no es tarea secilla. Nosotros tomamos como objeto de nuestra investigación, la totalidad del acervo documental de una institución. Cada item debería tener un número propio dentro del archivo a que pertenece. Un item podria ser, por ejemplo, una pieza documental o un documento múltiple, o una serie de documentos, encuadernados o no. Tenemos bien claro, por supuesto, que no todos los archivos tienen numerados la totalidad de los documentos que custodian y, además, que los documentos en muchos casos tienen distintas dimensiones (Atkinson 1986; Marres et al. 1994). El desarrollo de nuestra herramienta de trabajo tuvo en cuenta que el procedimiento debía ser general y consecuentemente simple, aplicable en cualquier archivo y que no insumiera mucho tiempo. Todos los item deberian ser las mismas posibilidades de ser elegidos como ejemplo. Nuestro procedimiento de muestreo está basado en los principios del estadístico francés P. Gy, quien elaboró un modelo para materiales particulares (Gy 1982). Pequeños y grandes item tienen la misma posibilidad de ser incluidos en la muestra.
Nosotros pusimos a prueba la estrategia del muestreo con funcionarios de archivos quienes siguiendo nuestras instrucciones fueron capaces de seguir el procedimiento. El muestreo puede ser hecho rápidamente. La obtención de 200 muestras tomadas de 1.5 km de estante ( aproximadamente 20.000 item) fue hecha en un día. A continuación una breve descripción del procedimiento seguido.
La nueva herramienta desarrollada para el muestreo contiene toda la información necesaria. El equipo de trabajo consiste en 2 personas. En realidad, el equipo hace dos caminatas atravesando dos veces el archivo. Los objetivos de la primera caminata son primero, definir las dimensiones del archivo, establecer reglas como "ir de izquierda a derecha" de "arriba abajo" y "el orden en que se van a tomar los estantes". Se calcula aquí las dimensiones de la estantería. Segundo, se estima el promedio de objetos por metro de archivo, contando al azar 50 metros del archivo. Hecho esto, el equipo vuelve a la oficina para hacer algunos cálculos, por ejemplo, la estimación de la totalidad de items del archivo, calculos numéricos para la segunda caminata, como: tamaño de la muestra, longitud del archivo y promedio de items por metro. Ahora entonces el equipo vuelve para la segunda caminata. Luego de seleccionado el primer item, en base a los cálculos ( por ej. 4º metro, 7º item en ese metro), el equipo continua contando los item hasta el final del primer metro elegido. Continuando, saltearán algunos metros y continuaran hasta llegar al número preseleccionado ( ej. 23). Este es el segundo item. El procedimiento es repetido hasta que el equipo alcanza el final de la estantería. Este procedimiento es también llamado "el truco del metro".
Acceso y niveles de Deterioro
Antes de desarrollar el modelo fue necesario establecer la definición de accesibilidad y cantidad de deterioro. Comenzamos definiendo cuatro niveles de accesibilidad. Esta tarea fue hecha con la cooperación de equipo de expertos de varias disciplinas usando un colección de mas de 200 itmes pre-selecionados. Los niveles de accesibilidad son:
• Nivel 1: El item está en muy buenas condiciones para la consulta.
• Nivel 2: El item está en condiciones razonables. Puede ser consultado, pero su uso puede acortar su durabilidad.
• Nivel 3: El item está en malas condiciones. Su consulta, ciertamente, acortará su durabilidad. La preservación del item está en peligro.
• Nivel 4: El item está en muy malas condiciones. Su consulta no es posible sin poner en peligro su preservación y la pérdida de información.
Nuestro principal objetivo ahora es calcular la accesibilidad tomando como datos los que provienen de los perfiles de deterioro de los objetos seleccionados como muestras.
El perfil del deterioro es una descripción de éste en categorías y subcategorías, sobre la base del grado de deterioro establecido ( nivel de deterioro)
Fueron definidas cinco categorías de deterioro:
Código B, Deterioro del encuadernado
Código C, Deterioro químico
Código M, Deterioro mecánico
Código V, Deterioro causado por la humedad
Código I, Deterioro causado por insectos y roedores
Estas categorías son divididas en subcategorías. Un ejemplo de subcategoría de deterioro causado por la humedad se muestra a continuación. Tomando el Código V "deterioro causado por la humedad" podemos discriminar:
- Manchas y decoloración
- Formación de fieltro?
- Moho, hongos
- Adheridos juntos
Ejemplo desubcategoria de deterioro
Finalmente, se define el nivel de la cantidad de deterioro por categoría (en relación con las subcategorías). Para definirlo también se usó la colección de más de 200 items. Se establecen tres niveles que no sólo están relacionados con la accesibilidad sino también en su uso general.
- Escaso deterioro: Uso normal no causará más deterioro en el item.
- Deterioro moderado: Uso moderado no causará mayor deterioro en el item. El uso descuidado lo dañará y resultará en pérdida de información.
- Gran deterioro: el uso del item causará más deterioro y es seguro éste resultará en pérdida de información.
Resultados
Los principios pueden verse en la figura siguiente
Características básicas del modelo desarrollado………………
Es necesario manifestar que además de la accesibilidad también es dada la estimación del daño por tipo de deterioro ( fragilidad, decoloración, moho) de todo el archivo.
Conclusión
De los resultados obtenidos se puede concluir que la accesibilidad puede ser pronosticada por el método de muestreo desarrollado y el perfil de deterioro. El "clasificador" da una completa y confiable impresión del estado de el archivo. El modelo de muestreo, la clasificación del deterioro y el perfil de accesibilidad se pueden reproducir.
Este modelo ha sido usado ya en muchos países. El Archivo del estado de Holanda lo utiliza para recabar información de las condiciones físicas de los documentos que conserva. Varios archivos alemanes lo han usado. Los países involucrados en el proyecto TANAP, India, Sri Lanka, Indonesia, South Africa y Holanda, lo utilizaron para obtener información de las acondiciones de los documentos de la Dutch East Indian Company. Hungría usó el modelo para recabar información del acervo del Archivo Nacional, en Budapest.
Estonia está trabajando en la preparación de una encuesta en todos los archivos del país, y en Polonia será usado también.
Selección
La función principal de los archivos es hacer posible el acceso a la información que custodian y conservarla para su uso futuro. Siguiendo los lineamientos principales de Política de Preservación - apropiada instalación y datos sobre las condiciones de los archivos – hemos llegado a la conclusión que la Selección es inevitable. Es imposible el tratamiento individual de cada documento.
Mas, el hecho de conocer las condiciones de almacenamiento y conservación no significa que la implementación de un plan de Política para la Colección y un plan de mantenimiento de la colección funcione y sea aceptado en los archivos. Pueden aparecer problemas como:
• Compromiso de la administración y coordinación con los planes institucionales.
• La necesidad de conservación total versus la necesidad de seleccionar.
• Eficiencia de la conservación en función del uso.
• Normalización de las opciones de tratamiento.
El primer factor para una política de conservación exitosa es la toma de conciencia y el compromiso de la administración y de los funcionarios a cargo. La conservación no es la exclusiva responsabilidad de un grupo de conservadores especializados, sino que es parte medular de las tareas de la institución y debería ser tenida en cuenta por los funcionarios y estar presente en todas las actividades.
Combinar planificación e implementación de actividades de las diferentes divisiones de la institución es una necesidad para encaminar una sólida política de conservación. Prioridades en programas públicos afectan las actividades de las salas de almacenamiento, los laboratorios de conservación y las adquisiciones.
Luego de hecha la encuesta del deterioro se tendrá datos de los diferentes tipos de deterioro y la suma en metros lineales. Basados en estas informaciones se estará en condiciones de decidir el tipo de tratamiento a utilizar. Aunque existan diferentes proveedores, en todos los casos los costos serán altos. Debe hacerse un análisis de costo beneficio para seleccionar con cuidado los documentos a tratar.
La utilización de los documentos justifica su preservación y guarda. Esto significa que las decisiones que se tomen para conservar los documentos deben de estar basadas en el eficiente acceso a ellos y en la demanda de los investigadores. La conservación y la restauración siempre denota mayor duración de los originales y mejor acceso.
Sin embargo, la experiencia enseña que el uso frecuente de los documentos los volverá a dañar al poco tiempo. Debido a este hecho, la mejor opción para no correr riesgos con los originales es la microfilmación. Sin embargo, muchos documentos no pueden ser microfilmados sin antes ser sometidos a tratamiento.
Dos grupos de documentos deberían tener prioridad para su tratamiento:
• Los documentos mas usados y aquellos que están sujetos a programas públicos.
• Materiales vulnerables que se encuentran sufriendo alguna degradación (papel ácido o corroído por efecto de la tinta)
La selección de documentos en los que la calidad de la apariencia física debería ser conservada es el siguiente paso. Este tipo de materiales son los mas relevantes de la colección. En muchos casos, ellos pertenecen al acervo nacional y en muchos casos son patrimonio del mundo.
Objetivos
En general, puede afirmarse que los objetivos que deberían ser los fundamentos de una Política de Preservación son los siguientes:
1. Dar acceso mediante microfilm o en forma digital a aquellos documentos frecuentemente solicitados.
2. Evaluación y si es necesario investigación de metodologías para el tratamiento masivo de aquellos materiales vulnerables y de rápido envejecimiento.
3. Selección, conservación y duplicación de los documentos de valor histórico.
4. Mantenimiento de los documentos históricos en contenedores seguros y adecuados
5. Desarrollo e implementación de proyectos planificados.
Condiciones
Es fácil formular objetivos, pero en la vida diaria es también fácil imaginar que las condiciones necesarias ya están en desarrollo, y aún mejor, son posibles.
1. Implementación de políticas relativas a la limitación del acceso a los originales.
2. Toma de conciencia, capacitación e instrucción a los funcionarios y usarios sobre las causas del deterioro de los documentos y su prevención.
3. Normalización en el manejo y almacenamiento de los materiales originales.
4. Optimización de las instalaciones para la lectura de microfilm y documentos digitales.
5. Instrumentos de descripción apropiados para el acceso a los microfilms.
6. Conservación de los originales que han sido microfilmados.
7. Normalización de las condiciones físicas de los documentos en soporte papel, fotografías y películas, materiales acidificables y documentos digitales en el momento en que los archivos pasan a ser administrados por Ministerios, por ej.
Hay mucho para discutir, que decidir y hacer antes que una política de preservación documental sea escrita, aceptada e implementada.
Ya se ha mencionado reiteradas veces que la tarea mas importante por donde comenzar es la toma de conciencia de la importacia de esta política por parte de todos los involucrados.
Este paper propone una breve impresión de cómo las cosas pueden funcionar y los materiales que se necesitan para obtener un buen resultado.
En un futuro trabajo serán tratados en profundidad los temas de almacenamiento y selección.
Ted Steemers
Conservador de los
Archivos Nacionales de Holanda
Introducción
La protección de la herencia cultural de la humanidad no sólo es motivo de preocupación creciente de quienes son responsables de ella, sino que, también, es un problema aumenta dia a dia. En el sector de Herencia Cultural, los Archivos y las Bibliotecas tienen un lugar especial. El valor de los materiales guardados en estas instituciones, descritos, a veces, como la Memoria Nacional, no deberian ser sobreestimados.
Ademas del valor intrínseco de las partes que las conforman, los fondos son fuente de conocimiento e información, de ciencia, cultura, historia, vida social y más, y no sólo para los investigadores. Los materiales guardados son muy diversos, manuscritos, documentos impresos, libros, mapas y fuentes audiovisuales. Al lado de los soportes tradicionales de información, los nuevos medios digitales son más y más usados, aún en el mundo archivístico.
Actualmente, la salvaguarda de la herencia en soporte papel en los archivos enfrenta serios problemas. Esto no significa que estos problemas tengan origen reciente. Por cierto no, la mayoría de los problemas son herencia del pasado. Como intermediarios a cargo del mantenimiento de los archivos de nuestros antepasados y su preservación para la posteridad, somos responsables de su cuidado. Hoy día ese es el gran problema, en algunos casos se podría decir que es la actual pesadilla.
Los problemas son obvios y globales. Si queremos abordarlos tenemos que aunar esfuerzos, conocimiento, soluciones y de ser posible, recursos financieros.
Pero, manifestar que existen problemas no es suficiente. A nadie les interesan los problemas de los demás. Quienes toman decisiones quieren soluciones de manera de hacer todo lo posible para resolverlos. Esta es una pesada tarea sobre los hombros de quienes son responsables de la salvaguaria y el mantenimiento de los materiales archivísticos.
La intención de esta presentación es proveer de guía y ayuda en el abordaje de los problemas de conservación del pasado.
La vista desde el helicóptero
Hoy día, uno de los problemas de la conservación es el de lidiar con la vieja idea del tratamiento de piezas individuales. No podemos esforzarnos para continuar en este sentido. Y esto no es necesario ya que se han desarrollado las posibilidades de tratamientos documentales a gran escala y aún masivos. Alertar y capacitar a la gente es muy importante.
Solo para dar una idea de cómo mirar la conservación de otra manera, hemos inventado la Pirámide de conservación.
Observándola advertiremos que en la base de la Pirámide está la línea de la preservacion. Sobre ésta, está la línea de la conservación pasiva. Por encima de la conservación pasiva, está la línea de la conservación activa, y en el vértice de la pirámide se encuentra la restauración.
Este es el método de tratamiento que se aplica a las piezas individuales, el que consume más tiempo, y el que es la parte más cara de la conservación.
El establecimiento de una política de conservacion efectiva implica mirar el problema en su totalidad, invirtiendo la pirámide y transformándola en un embudo.
Para pensar en la política hay que considerar la nueva línea superior del embudo, la preservacion, y por ella se debería comenzar. Las razones son obvias, todas las medidas que se tomen en esta área beneficiarán a la totalidad de la colección.
En este sentido, trabajando desde afuera hacia adentro del embudo llegaremos en último término a la pieza individual. Probablemente esto suceda sólo en casos especiales.
En esta aproximación también está implícita la necesidad de mucha información sobre las condiciones edilicias, ambientales y físicas del acervo, las prioridades de la institución y la competencia del personal a cargo.
Para la preparación de una política de preservación son necesarios, asimismo, instrumentos para recabar la información.
Acceso a las fuentes, una necesidad de la Sociedad de la Información
El acceso a los documentos y la conservación están siempre enemistados a pesar de que ambas son actividades centrales del archivo. En política de preservación, la principal opción es priorizar el término acceso “excelente”. Para ello, medios modernos pueden colaborar en el establecimiento de puentes entre preservación y acceso.
El segundo punto a tener en cuenta es la imposibilidad de tratamiento de toda la documentación que conforma el acervo.
-El significado exacto de la afirmación anterior es que es imposible salvaguardar todo el material almacenado en un archivo.
El tiempo y los recursos económicos necesarios para estas operaciones nunca serán suficientes ni estarán disponibles. Esta es una realidad que no tiene sentido ignorar, mas bien debería ser una situación clara para quienes son responsables de la toma de decisiones.
Prioridades
Los documentos almacenados en depósitos subsisten largos períodos, pero no sin sufrimiento. Mayor degradación y daños son obvios, teniendo en cuenta los posibles riesgos. Es sabido que algunos deterioros se fortalecen entre sí. Las reacciones químicas como la acidificación progresan más aceleradamente en ambientes con temperaturas altas y altos índices de humedad. La polución del aire también contribuye al proceso de degradación, así como la acidificación de los contenedores. La característica del almacenamiento es otro factor que puede influir negativamente en la expectativa de vida de los materiales.
El último factor a mencionar es el "uso" de los documentos. El uso de los documentos con ignorancia de su carácter vulnerable es la causa que producirá más deterioro aún que todos los otros factores enumerados, juntos.
Debido a todos estos posibles daños y riesgos, es necesario un abordaje general del problema. La preservación es clave en el largo camino de la política a la práctica.
Teniendo en cuenta los grandes acervos, es claro que el tratamiento de la pieza única no es una opción para atacar el problema. La preservacion, la búsqueda y el desarrollo de tratamientos masivos para los documentos deberían ser altamente prioritarios.
Por otra parte, para prevenir el crecimiento de esta problemática, también debe tenerse en cuenta la legislación relativa a la calidad de los soportes y la tinta utilizada en la creación de los documentos, y la normalización de las condiciones de almacenamiento de los documentos, previo a su pasaje al archivo.
Toma de conciencia
Para poder desarrollar la toma de conciencia sobre la preservación se necesita información y conocimiento sobre varios temas. Si la información no está disponible para quienes están a cargo de la administración difícilmente se podrán tomar decisiones oportunas.
Los puntos importantes son:
• Depósitos. La calidad de los espacios existentes destinados al almacenamiento. Se enumerarán todos elementos que influirán negativamente en la expectativa de vida de los documentos. En el marco de las políticas institucionales, y por supuesto teniendo en cuenta las limitaciones financieras, se debería establecer un calendario para mejorar la calidad del almacenamiento, calidad del medioambiente y la manera en que los documentos serán almacenados ( calidad de los contenedores, etc.)
• Estado de los documentos. Nuevamente, si la política de conservación ha de formar parte de las políticas a largo plazo de las instituciones, es necesario tener información sobre la condición en que se encuentran los documentos Esto puede ser un problema. Estudios sobre el estado físico de todo el acervo lleva mucho tiempo y es muy costoso. La solución sensata para proveer a la administración de información confiable es usar un modelo de encuesta basado en estadísticas. Ya existen modelos desarrollados o en vías de desarrollo. Aquí será descripto el Universal Procedure for Archive Assesment. Procedimiento general para la evaluacion de los archivos. Este modelo permite a los archivistas o conservadores relevar todas las colecciones en un tiempo breve. La confiabilidad de las estadísticas usadas es muy alta (95 mas, menos 2%).
• Selección para tratamiento de conservación. Después de efectuada la compulsa sobre la condición de los documentos, se obtendrán datos sobre el deterioro de los mismos. Asimismo, también se puede hacer cálculos sobre el volumen de los materiales que sufren distintos tipos de deterioro. Esto posibilita hacer cálculos sobre el tratamiento de toda la colección. Teóricamente, esta es información valiosa. En la práctica significa que los números, resultados de los cálculos, forzarán a la administración a sentar prioridades. El dinero necesario nunca estará disponible. Un modelo de establecimiento de prioridades para el mantenimiento de la colección será presentado en este documento.
• Tratamiento. Existe una gran discusión sobre este punto. Existen diversas formas de pensar sobre la preservación y la conservación. A menudo la idea es salvaguardar la información mediante microfilmado o digitalización. Las opiniones sobre este tema difieren. Los Conservadores piensan que la microfilmación combinada con tratamientos de conservación es un instrumento confiable para la salvaguardia de los materiales originales de archivo. Muchos archivistas piensan que sólo la microfilmación es suficiente y que tan pronto la información está disponible en otro soporte no es necesaria la conservación de los originales. Concentrándose en conservación de originales hay que señalar que existen numerosas técnicas desarrolladas para conservar documentos a un nivel industrial. No tratamiento singular sino tratamiento masivo. La corrosión producida por la tinta también puede ser tratada a nivel masivo. Muchos tipos de daños causados por el uso de los documentos, a menudo solamente necesitan primeros auxilios.
Esto afecta el nivel del entrenamiento de los que trabajan en las tareas de conservación. En muchos casos el trabajo puede ser realizado por funcionarios con bajo nivel de entrenamiento si están dirigidos por los conservadores-guía del proyecto. Naturalmente que trabajos de conservación difíciles, en documentos muy valiosos, necesitan las manos, destrezas y conocimientos de conservadores completamente capacitados en papel.
Almacenamiento
La calidad del almacenamiento de los documentos es muy importante. El apropiado almacenamiento y las buenas condiciones del mismo en los depósitos son beneficiosas para todos los documentos. La mejor conservación preventiva es un buen almacenamiento en buenos depósitos. Es fácil escribir esto, pero en la práctica es difícil, a menudo, convencer de ello y conseguir recursos para el mantenimiento de "papel viejo".
Mantener documentos en buenas condiciones no es fácil, especialmente en regiones con climas tropicales dónde puede ser dificultoso. El pensar en un buen almacenamiento, no significa que debamos igualar los estándares alcanzados por los países desarrollados. Hay medidas que pueden ser tomadas en cualquier parte. Pero la experiencia enseña que no es algo que todos quieren hacer. En aquellos países donde existen problemas financieros puede darse el caso de que el personal sea suficiente. Allí, mantener limpios los depósitos y ordenados los documentos en los estantes puede no ser un problema allí. Por ello, es necesario alertar sobre estas simples medidas.
Algo que puede ayudar a las instituciones para controlar el almacenamiento es un padrón hecho a la medida que muestre las mejores condiciones que es posible lograr.
Hay expertos en esta materia con conocimientos de las diferentes condiciones climáticas y las soluciones oportunas para cada una de ellas. Se debería organizar una red de expertos y padrones o listas de control deberían estar al alcance de todos los integrantes de la red.
Encuesta del deterioro
Se ha desarrollado un modelo para calcular una evaluación de la accesibilidad de los documentos. Este modelo incluye un procedimiento de muestra documental, definición de perfiles y subperfiles de deterioro y el desarrollo de un clasificador. La investigación ha mostrado que el modelo desarrollado es confiable y que el proceso puede ser llevado a cabo con facilidad.
Historia
Para tener una idea mejor sobre la calidad de los documentos se puede efectuar mediciones en algunos fondos individuales. Sin embargo evaluar la documentación, en sus condiciones totales, de forma objetiva es aun una tarea difícil.
Esta evaluación es necesaria antes de tomar decisiones oportunas sobre las acciones a emprender, por ej. conservación y/o restauración de todo el archivo, o partes de él y el establecimiento de prioridades entre los documentos. Este método implica la elaboración de un instrumento de medición que sea capaz de transformar las medidas de objetos particulares en afirmaciones objetivas sobre las condiciones generales del archivo como un todo.
Luego de investigaciones preliminares en el Archivo del Estado Holandés en 1994, TNO, Instituto holandes de investigacion cientifica aplicada, comenzó un Proyecto de seguimiento (Marres et al. 1994). Este proyecto fue un estudio piloto para investigar la posibilidad de evaluar la documentación mediante la medición de algunos documentos individuales. Cada documento de la muestra fue evaluado por expertos y las condiciones de sus rasgos (características) fueron descriptos en un “formulario de daños” diseñado para este propósito. Como ayuda para los expertos en sus evaluaciones se usó un llamado atlas de daños. Este manual de daños contiene ilustraciones de varios tipos de daños como decoloración, alimañas y papel quebradizo (Most y Wielheesen 1991). Del estudio piloto se ha concluido que ambos, los viejos formularios y el viejo atlas necesitaban ser revisados. Hacer un muestreo en un archivo, de manera que sea representativo, no es tan simple como parecería (Goldstein y Sedbransk 1977; Holland 1984; Walker et al. 1985). Un ejemplo: diferencias en tamaño de los documentos y de los estantes deberán ser tenidas en cuenta. Un nuevo método de muestreo, entonces, ha tenido que ser considerado.
Metodología del Proyecto
El Proyecto pasó por varias etapas. Todas ellas fueron críticamente revisadas y conducidas por un equipo de expertos holandeses, provenientes de diferentes disciplinas: personas ocupadas en conservación, preservación y restauración, matemáticos, archivistas, jerarcas de la administración, físicos y químicos. En primer lugar se desarrolló una estrategia de muestreo reproducible que fue seguida por el desarrollo de un modelo de clasificación basado en la accesibilidad de los documentos. Formularios paralelos de deterioro fueron descritos y clasificados para diseñar un nuevo atlas y nuevos formularios de información de deterioro para este proyecto. Finalmente, se llevaron a cabo tests en el archivo para chequear el modelo desarrollado y los procedimientos.
Muestreo en Archivos
Hacer un muestreo en archivos no es tarea secilla. Nosotros tomamos como objeto de nuestra investigación, la totalidad del acervo documental de una institución. Cada item debería tener un número propio dentro del archivo a que pertenece. Un item podria ser, por ejemplo, una pieza documental o un documento múltiple, o una serie de documentos, encuadernados o no. Tenemos bien claro, por supuesto, que no todos los archivos tienen numerados la totalidad de los documentos que custodian y, además, que los documentos en muchos casos tienen distintas dimensiones (Atkinson 1986; Marres et al. 1994). El desarrollo de nuestra herramienta de trabajo tuvo en cuenta que el procedimiento debía ser general y consecuentemente simple, aplicable en cualquier archivo y que no insumiera mucho tiempo. Todos los item deberian ser las mismas posibilidades de ser elegidos como ejemplo. Nuestro procedimiento de muestreo está basado en los principios del estadístico francés P. Gy, quien elaboró un modelo para materiales particulares (Gy 1982). Pequeños y grandes item tienen la misma posibilidad de ser incluidos en la muestra.
Nosotros pusimos a prueba la estrategia del muestreo con funcionarios de archivos quienes siguiendo nuestras instrucciones fueron capaces de seguir el procedimiento. El muestreo puede ser hecho rápidamente. La obtención de 200 muestras tomadas de 1.5 km de estante ( aproximadamente 20.000 item) fue hecha en un día. A continuación una breve descripción del procedimiento seguido.
La nueva herramienta desarrollada para el muestreo contiene toda la información necesaria. El equipo de trabajo consiste en 2 personas. En realidad, el equipo hace dos caminatas atravesando dos veces el archivo. Los objetivos de la primera caminata son primero, definir las dimensiones del archivo, establecer reglas como "ir de izquierda a derecha" de "arriba abajo" y "el orden en que se van a tomar los estantes". Se calcula aquí las dimensiones de la estantería. Segundo, se estima el promedio de objetos por metro de archivo, contando al azar 50 metros del archivo. Hecho esto, el equipo vuelve a la oficina para hacer algunos cálculos, por ejemplo, la estimación de la totalidad de items del archivo, calculos numéricos para la segunda caminata, como: tamaño de la muestra, longitud del archivo y promedio de items por metro. Ahora entonces el equipo vuelve para la segunda caminata. Luego de seleccionado el primer item, en base a los cálculos ( por ej. 4º metro, 7º item en ese metro), el equipo continua contando los item hasta el final del primer metro elegido. Continuando, saltearán algunos metros y continuaran hasta llegar al número preseleccionado ( ej. 23). Este es el segundo item. El procedimiento es repetido hasta que el equipo alcanza el final de la estantería. Este procedimiento es también llamado "el truco del metro".
Acceso y niveles de Deterioro
Antes de desarrollar el modelo fue necesario establecer la definición de accesibilidad y cantidad de deterioro. Comenzamos definiendo cuatro niveles de accesibilidad. Esta tarea fue hecha con la cooperación de equipo de expertos de varias disciplinas usando un colección de mas de 200 itmes pre-selecionados. Los niveles de accesibilidad son:
• Nivel 1: El item está en muy buenas condiciones para la consulta.
• Nivel 2: El item está en condiciones razonables. Puede ser consultado, pero su uso puede acortar su durabilidad.
• Nivel 3: El item está en malas condiciones. Su consulta, ciertamente, acortará su durabilidad. La preservación del item está en peligro.
• Nivel 4: El item está en muy malas condiciones. Su consulta no es posible sin poner en peligro su preservación y la pérdida de información.
Nuestro principal objetivo ahora es calcular la accesibilidad tomando como datos los que provienen de los perfiles de deterioro de los objetos seleccionados como muestras.
El perfil del deterioro es una descripción de éste en categorías y subcategorías, sobre la base del grado de deterioro establecido ( nivel de deterioro)
Fueron definidas cinco categorías de deterioro:
Código B, Deterioro del encuadernado
Código C, Deterioro químico
Código M, Deterioro mecánico
Código V, Deterioro causado por la humedad
Código I, Deterioro causado por insectos y roedores
Estas categorías son divididas en subcategorías. Un ejemplo de subcategoría de deterioro causado por la humedad se muestra a continuación. Tomando el Código V "deterioro causado por la humedad" podemos discriminar:
- Manchas y decoloración
- Formación de fieltro?
- Moho, hongos
- Adheridos juntos
Ejemplo desubcategoria de deterioro
Finalmente, se define el nivel de la cantidad de deterioro por categoría (en relación con las subcategorías). Para definirlo también se usó la colección de más de 200 items. Se establecen tres niveles que no sólo están relacionados con la accesibilidad sino también en su uso general.
- Escaso deterioro: Uso normal no causará más deterioro en el item.
- Deterioro moderado: Uso moderado no causará mayor deterioro en el item. El uso descuidado lo dañará y resultará en pérdida de información.
- Gran deterioro: el uso del item causará más deterioro y es seguro éste resultará en pérdida de información.
Resultados
Los principios pueden verse en la figura siguiente
Características básicas del modelo desarrollado………………
Es necesario manifestar que además de la accesibilidad también es dada la estimación del daño por tipo de deterioro ( fragilidad, decoloración, moho) de todo el archivo.
Conclusión
De los resultados obtenidos se puede concluir que la accesibilidad puede ser pronosticada por el método de muestreo desarrollado y el perfil de deterioro. El "clasificador" da una completa y confiable impresión del estado de el archivo. El modelo de muestreo, la clasificación del deterioro y el perfil de accesibilidad se pueden reproducir.
Este modelo ha sido usado ya en muchos países. El Archivo del estado de Holanda lo utiliza para recabar información de las condiciones físicas de los documentos que conserva. Varios archivos alemanes lo han usado. Los países involucrados en el proyecto TANAP, India, Sri Lanka, Indonesia, South Africa y Holanda, lo utilizaron para obtener información de las acondiciones de los documentos de la Dutch East Indian Company. Hungría usó el modelo para recabar información del acervo del Archivo Nacional, en Budapest.
Estonia está trabajando en la preparación de una encuesta en todos los archivos del país, y en Polonia será usado también.
Selección
La función principal de los archivos es hacer posible el acceso a la información que custodian y conservarla para su uso futuro. Siguiendo los lineamientos principales de Política de Preservación - apropiada instalación y datos sobre las condiciones de los archivos – hemos llegado a la conclusión que la Selección es inevitable. Es imposible el tratamiento individual de cada documento.
Mas, el hecho de conocer las condiciones de almacenamiento y conservación no significa que la implementación de un plan de Política para la Colección y un plan de mantenimiento de la colección funcione y sea aceptado en los archivos. Pueden aparecer problemas como:
• Compromiso de la administración y coordinación con los planes institucionales.
• La necesidad de conservación total versus la necesidad de seleccionar.
• Eficiencia de la conservación en función del uso.
• Normalización de las opciones de tratamiento.
El primer factor para una política de conservación exitosa es la toma de conciencia y el compromiso de la administración y de los funcionarios a cargo. La conservación no es la exclusiva responsabilidad de un grupo de conservadores especializados, sino que es parte medular de las tareas de la institución y debería ser tenida en cuenta por los funcionarios y estar presente en todas las actividades.
Combinar planificación e implementación de actividades de las diferentes divisiones de la institución es una necesidad para encaminar una sólida política de conservación. Prioridades en programas públicos afectan las actividades de las salas de almacenamiento, los laboratorios de conservación y las adquisiciones.
Luego de hecha la encuesta del deterioro se tendrá datos de los diferentes tipos de deterioro y la suma en metros lineales. Basados en estas informaciones se estará en condiciones de decidir el tipo de tratamiento a utilizar. Aunque existan diferentes proveedores, en todos los casos los costos serán altos. Debe hacerse un análisis de costo beneficio para seleccionar con cuidado los documentos a tratar.
La utilización de los documentos justifica su preservación y guarda. Esto significa que las decisiones que se tomen para conservar los documentos deben de estar basadas en el eficiente acceso a ellos y en la demanda de los investigadores. La conservación y la restauración siempre denota mayor duración de los originales y mejor acceso.
Sin embargo, la experiencia enseña que el uso frecuente de los documentos los volverá a dañar al poco tiempo. Debido a este hecho, la mejor opción para no correr riesgos con los originales es la microfilmación. Sin embargo, muchos documentos no pueden ser microfilmados sin antes ser sometidos a tratamiento.
Dos grupos de documentos deberían tener prioridad para su tratamiento:
• Los documentos mas usados y aquellos que están sujetos a programas públicos.
• Materiales vulnerables que se encuentran sufriendo alguna degradación (papel ácido o corroído por efecto de la tinta)
La selección de documentos en los que la calidad de la apariencia física debería ser conservada es el siguiente paso. Este tipo de materiales son los mas relevantes de la colección. En muchos casos, ellos pertenecen al acervo nacional y en muchos casos son patrimonio del mundo.
Objetivos
En general, puede afirmarse que los objetivos que deberían ser los fundamentos de una Política de Preservación son los siguientes:
1. Dar acceso mediante microfilm o en forma digital a aquellos documentos frecuentemente solicitados.
2. Evaluación y si es necesario investigación de metodologías para el tratamiento masivo de aquellos materiales vulnerables y de rápido envejecimiento.
3. Selección, conservación y duplicación de los documentos de valor histórico.
4. Mantenimiento de los documentos históricos en contenedores seguros y adecuados
5. Desarrollo e implementación de proyectos planificados.
Condiciones
Es fácil formular objetivos, pero en la vida diaria es también fácil imaginar que las condiciones necesarias ya están en desarrollo, y aún mejor, son posibles.
1. Implementación de políticas relativas a la limitación del acceso a los originales.
2. Toma de conciencia, capacitación e instrucción a los funcionarios y usarios sobre las causas del deterioro de los documentos y su prevención.
3. Normalización en el manejo y almacenamiento de los materiales originales.
4. Optimización de las instalaciones para la lectura de microfilm y documentos digitales.
5. Instrumentos de descripción apropiados para el acceso a los microfilms.
6. Conservación de los originales que han sido microfilmados.
7. Normalización de las condiciones físicas de los documentos en soporte papel, fotografías y películas, materiales acidificables y documentos digitales en el momento en que los archivos pasan a ser administrados por Ministerios, por ej.
Hay mucho para discutir, que decidir y hacer antes que una política de preservación documental sea escrita, aceptada e implementada.
Ya se ha mencionado reiteradas veces que la tarea mas importante por donde comenzar es la toma de conciencia de la importacia de esta política por parte de todos los involucrados.
Este paper propone una breve impresión de cómo las cosas pueden funcionar y los materiales que se necesitan para obtener un buen resultado.
En un futuro trabajo serán tratados en profundidad los temas de almacenamiento y selección.
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