RECEPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS LIBROS DE
INSCRIPCIONES DEL REGISTRO CIVIL EN LAS OFICINAS CENTRALES DEL REGISTRO
NACIONAL DE LAS PERSONAS
De acuerdo a lo
establecido en la ley del Registro Nacional de las Personas el Registrador
Civil Municipal debe enviar periódicamente los libros copiadores de las
inscripciones relativas al Registro Civil al División del Registro Civil y
específicamente al departamento del Registro Civil para efectuar este envío el
Registrador Civil Municipal utiliza generalmente las Agencias Postales de la
Empresa Hondureña de Correos (Honducor) y en las ciudades de mayor
concentración poblacional este servicio o a través de la empresa privada de
correo que provee el servicio a la Institución.
Al recibir estos
documentos en el departamento del Registro Y Oficialia Civil son distribuidos
entre el personal nombrado como Analistas de Documentos del Registro Civil
realizando las siguientes tareas :
1) Revisión del contenido
de los folios que corresponden al libro copiador para determinar si ha sido
enviado en forma completa, incluyendo notas de apertura, cierre e índice
alfabético.
2) Análisis de Contenido,
el analista verifica que el Registrador Civil Municipal y Personal Auxiliar
estén realizando el proceso de inscripciones observando los requisitos y
recomendaciones de orden técnico y legal que contribuyen a la calidad de la
información. Contenida en los libros del Registro Civil en este proceso de
análisis se pueden detectar un sin número de errores que causan perjuicio al
inscrito y que en algunos casos pueden ser enmendados de oficio y en otros se
requiere otras acciones a petición de parte. Por la vía administrativa ante el
Registrador Civil Municipal si de acuerdo a la ley a través de disposiciones
transitorias se le habilita para conocer de estos casos. A continuación
detallamos algunos de ellos :
a) Verificación de que el
número de acta no se repita en el municipio y año de inscripción en caso de
detectar el error, el analista realizará las observaciones que corresponda para
que se enmiende o subsane este error.
b) Omisión de información
en las inscripciones del Registro Civil que dejan incompleto el Registro en lo
relativo a sus datos más importantes y que en la gran mayoría de los casos
tiene efectos negativos para inscritos al quedar incompleto los datos, los
cuales en muchos casos pueden subsanarse. Internamente sin realizar acciones de
carácter administrativo para su enmienda especialmente cuando el afectado o su
representante legal acredita que la omisión es responsabilidad del Registrador
Civil o de su personal auxiliar y detectando estos errores se subsanaron de
acuerdo al caso.
c) Omisión o falta de
firmas del compareciente testigos, Registrador Civil Municipal o de cualquiera
de ellos. Revisar si se ha firmado las inscripciones es fundamental en virtud
que además de observarse los requisitos de inscripción que la ley establece las
firmas le dan la legalidad y validez a las inscripciones del Registro Civil en
el pasado inmediato ha sido considerable la falta de firmas en los documentos
del Registro Civil especialmente del Registrador Civil Municipal donde muchas
inscripciones quedaron sin ningún valor legal por irresponsabilidad y abulia de
los Registradores Civiles pues no realizan estas acciones al completar las
inscripciones acumuladas y dejaban pendiente la acción de firmar y al cesar en
el cargo así quedaba estos documentos y a pesar de las acciones administrativas
y las pocas judiciales efectuadas no se
lograba que el Registrador Civil firmara las inscripciones de su período, otros
se desconocía su domicilio y otros fallecieron en ejercicio del cargo o después
de cesar en sus funciones para que este proceso de recepción y análisis no
constituyen una acción mecánica sin ningún esfuerzo de análisis documental y
meramente de un buen encuadernador se requiere fundamentalmente capacitar y
orientar a los analistas para realizar esta labor para el propósito requerido y
que posterior al análisis los jefes y subjefes del Departamento del Registro y
Oficialia Civil y los Analistas mantengan un excelente flujo de información y
comunicación por los medios que administrativamente se han establecido para
requerir del Registrador Civil Municipal las acciones necesarias para subsanar
los errores de fondo en el proceso de las inscripciones y la realización por escrito
y en formato debidamente diseñado para tal el efecto todas las observaciones y
recomendaciones de carácter técnico y jurídicas según el caso. Establecer con
buen juicio y con la debida objetividad las acciones en las que es factible
realizar enmiendas si es el caso o las anotaciones técnicas que para la mejor
organización del Registro Civil se realizarán. Estas tareas de recepción y
análisis contribuirán a mejorar la calidad de la información de las
inscripciones del Registro Civil, una vez que se ha recepcionado y analizado
los libros copiadores del Registro Civil en virtud de no existir
inconsistencias, omisiones o formalismo por subsanar se procesaran en el ares de informatica y una vez realizado el proceso de
control de calidad de esta informacion los libros copiadores se Remitiran al
Departamento del Archivo Central donde de acuerdo a la ley deben ser enviados
en virtud de ser la Unidad Administrativa de respaldo
documental de Registro Nacional de las Personas.
ELABORADO POR JORGE FERNANDO
MARTINEZ GABOUREL OFICIAL CAPACITACION REGISTRO CIVIL HONDURAS ahrbom@yahoo.com
