Política de preservación en archivos

Política de preservación en archivos

Ted Steemers
Conservador de los
Archivos Nacionales de Holanda

Introducción

La protección de la herencia cultural de la humanidad no sólo es motivo de preocupación creciente de quienes son responsables de ella, sino que, también, es un problema aumenta dia a dia. En el sector de Herencia Cultural, los Archivos y las Bibliotecas tienen un lugar especial. El valor de los materiales guardados en estas instituciones, descritos, a veces, como la Memoria Nacional, no deberian ser sobreestimados.
Ademas del valor intrínseco de las partes que las conforman, los fondos son fuente de conocimiento e información, de ciencia, cultura, historia, vida social y más, y no sólo para los investigadores. Los materiales guardados son muy diversos, manuscritos, documentos impresos, libros, mapas y fuentes audiovisuales. Al lado de los soportes tradicionales de información, los nuevos medios digitales son más y más usados, aún en el mundo archivístico.
Actualmente, la salvaguarda de la herencia en soporte papel en los archivos enfrenta serios problemas. Esto no significa que estos problemas tengan origen reciente. Por cierto no, la mayoría de los problemas son herencia del pasado. Como intermediarios a cargo del mantenimiento de los archivos de nuestros antepasados y su preservación para la posteridad, somos responsables de su cuidado. Hoy día ese es el gran problema, en algunos casos se podría decir que es la actual pesadilla.
Los problemas son obvios y globales. Si queremos abordarlos tenemos que aunar esfuerzos, conocimiento, soluciones y de ser posible, recursos financieros.
Pero, manifestar que existen problemas no es suficiente. A nadie les interesan los problemas de los demás. Quienes toman decisiones quieren soluciones de manera de hacer todo lo posible para resolverlos. Esta es una pesada tarea sobre los hombros de quienes son responsables de la salvaguaria y el mantenimiento de los materiales archivísticos.
La intención de esta presentación es proveer de guía y ayuda en el abordaje de los problemas de conservación del pasado.
La vista desde el helicóptero

Hoy día, uno de los problemas de la conservación es el de lidiar con la vieja idea del tratamiento de piezas individuales. No podemos esforzarnos para continuar en este sentido. Y esto no es necesario ya que se han desarrollado las posibilidades de tratamientos documentales a gran escala y aún masivos. Alertar y capacitar a la gente es muy importante.
Solo para dar una idea de cómo mirar la conservación de otra manera, hemos inventado la Pirámide de conservación.
Observándola advertiremos que en la base de la Pirámide está la línea de la preservacion. Sobre ésta, está la línea de la conservación pasiva. Por encima de la conservación pasiva, está la línea de la conservación activa, y en el vértice de la pirámide se encuentra la restauración.
Este es el método de tratamiento que se aplica a las piezas individuales, el que consume más tiempo, y el que es la parte más cara de la conservación.
El establecimiento de una política de conservacion efectiva implica mirar el problema en su totalidad, invirtiendo la pirámide y transformándola en un embudo.
Para pensar en la política hay que considerar la nueva línea superior del embudo, la preservacion, y por ella se debería comenzar. Las razones son obvias, todas las medidas que se tomen en esta área beneficiarán a la totalidad de la colección.
En este sentido, trabajando desde afuera hacia adentro del embudo llegaremos en último término a la pieza individual. Probablemente esto suceda sólo en casos especiales.



En esta aproximación también está implícita la necesidad de mucha información sobre las condiciones edilicias, ambientales y físicas del acervo, las prioridades de la institución y la competencia del personal a cargo.
Para la preparación de una política de preservación son necesarios, asimismo, instrumentos para recabar la información.
Acceso a las fuentes, una necesidad de la Sociedad de la Información
El acceso a los documentos y la conservación están siempre enemistados a pesar de que ambas son actividades centrales del archivo. En política de preservación, la principal opción es priorizar el término acceso “excelente”. Para ello, medios modernos pueden colaborar en el establecimiento de puentes entre preservación y acceso.
El segundo punto a tener en cuenta es la imposibilidad de tratamiento de toda la documentación que conforma el acervo.
-El significado exacto de la afirmación anterior es que es imposible salvaguardar todo el material almacenado en un archivo.
El tiempo y los recursos económicos necesarios para estas operaciones nunca serán suficientes ni estarán disponibles. Esta es una realidad que no tiene sentido ignorar, mas bien debería ser una situación clara para quienes son responsables de la toma de decisiones.
Prioridades
Los documentos almacenados en depósitos subsisten largos períodos, pero no sin sufrimiento. Mayor degradación y daños son obvios, teniendo en cuenta los posibles riesgos. Es sabido que algunos deterioros se fortalecen entre sí. Las reacciones químicas como la acidificación progresan más aceleradamente en ambientes con temperaturas altas y altos índices de humedad. La polución del aire también contribuye al proceso de degradación, así como la acidificación de los contenedores. La característica del almacenamiento es otro factor que puede influir negativamente en la expectativa de vida de los materiales.
El último factor a mencionar es el "uso" de los documentos. El uso de los documentos con ignorancia de su carácter vulnerable es la causa que producirá más deterioro aún que todos los otros factores enumerados, juntos.
Debido a todos estos posibles daños y riesgos, es necesario un abordaje general del problema. La preservación es clave en el largo camino de la política a la práctica.
Teniendo en cuenta los grandes acervos, es claro que el tratamiento de la pieza única no es una opción para atacar el problema. La preservacion, la búsqueda y el desarrollo de tratamientos masivos para los documentos deberían ser altamente prioritarios.
Por otra parte, para prevenir el crecimiento de esta problemática, también debe tenerse en cuenta la legislación relativa a la calidad de los soportes y la tinta utilizada en la creación de los documentos, y la normalización de las condiciones de almacenamiento de los documentos, previo a su pasaje al archivo.
Toma de conciencia
Para poder desarrollar la toma de conciencia sobre la preservación se necesita información y conocimiento sobre varios temas. Si la información no está disponible para quienes están a cargo de la administración difícilmente se podrán tomar decisiones oportunas.
Los puntos importantes son:
• Depósitos. La calidad de los espacios existentes destinados al almacenamiento. Se enumerarán todos elementos que influirán negativamente en la expectativa de vida de los documentos. En el marco de las políticas institucionales, y por supuesto teniendo en cuenta las limitaciones financieras, se debería establecer un calendario para mejorar la calidad del almacenamiento, calidad del medioambiente y la manera en que los documentos serán almacenados ( calidad de los contenedores, etc.)
• Estado de los documentos. Nuevamente, si la política de conservación ha de formar parte de las políticas a largo plazo de las instituciones, es necesario tener información sobre la condición en que se encuentran los documentos Esto puede ser un problema. Estudios sobre el estado físico de todo el acervo lleva mucho tiempo y es muy costoso. La solución sensata para proveer a la administración de información confiable es usar un modelo de encuesta basado en estadísticas. Ya existen modelos desarrollados o en vías de desarrollo. Aquí será descripto el Universal Procedure for Archive Assesment. Procedimiento general para la evaluacion de los archivos. Este modelo permite a los archivistas o conservadores relevar todas las colecciones en un tiempo breve. La confiabilidad de las estadísticas usadas es muy alta (95 mas, menos 2%).
• Selección para tratamiento de conservación. Después de efectuada la compulsa sobre la condición de los documentos, se obtendrán datos sobre el deterioro de los mismos. Asimismo, también se puede hacer cálculos sobre el volumen de los materiales que sufren distintos tipos de deterioro. Esto posibilita hacer cálculos sobre el tratamiento de toda la colección. Teóricamente, esta es información valiosa. En la práctica significa que los números, resultados de los cálculos, forzarán a la administración a sentar prioridades. El dinero necesario nunca estará disponible. Un modelo de establecimiento de prioridades para el mantenimiento de la colección será presentado en este documento.
• Tratamiento. Existe una gran discusión sobre este punto. Existen diversas formas de pensar sobre la preservación y la conservación. A menudo la idea es salvaguardar la información mediante microfilmado o digitalización. Las opiniones sobre este tema difieren. Los Conservadores piensan que la microfilmación combinada con tratamientos de conservación es un instrumento confiable para la salvaguardia de los materiales originales de archivo. Muchos archivistas piensan que sólo la microfilmación es suficiente y que tan pronto la información está disponible en otro soporte no es necesaria la conservación de los originales. Concentrándose en conservación de originales hay que señalar que existen numerosas técnicas desarrolladas para conservar documentos a un nivel industrial. No tratamiento singular sino tratamiento masivo. La corrosión producida por la tinta también puede ser tratada a nivel masivo. Muchos tipos de daños causados por el uso de los documentos, a menudo solamente necesitan primeros auxilios.
Esto afecta el nivel del entrenamiento de los que trabajan en las tareas de conservación. En muchos casos el trabajo puede ser realizado por funcionarios con bajo nivel de entrenamiento si están dirigidos por los conservadores-guía del proyecto. Naturalmente que trabajos de conservación difíciles, en documentos muy valiosos, necesitan las manos, destrezas y conocimientos de conservadores completamente capacitados en papel.
Almacenamiento
La calidad del almacenamiento de los documentos es muy importante. El apropiado almacenamiento y las buenas condiciones del mismo en los depósitos son beneficiosas para todos los documentos. La mejor conservación preventiva es un buen almacenamiento en buenos depósitos. Es fácil escribir esto, pero en la práctica es difícil, a menudo, convencer de ello y conseguir recursos para el mantenimiento de "papel viejo".
Mantener documentos en buenas condiciones no es fácil, especialmente en regiones con climas tropicales dónde puede ser dificultoso. El pensar en un buen almacenamiento, no significa que debamos igualar los estándares alcanzados por los países desarrollados. Hay medidas que pueden ser tomadas en cualquier parte. Pero la experiencia enseña que no es algo que todos quieren hacer. En aquellos países donde existen problemas financieros puede darse el caso de que el personal sea suficiente. Allí, mantener limpios los depósitos y ordenados los documentos en los estantes puede no ser un problema allí. Por ello, es necesario alertar sobre estas simples medidas.
Algo que puede ayudar a las instituciones para controlar el almacenamiento es un padrón hecho a la medida que muestre las mejores condiciones que es posible lograr.
Hay expertos en esta materia con conocimientos de las diferentes condiciones climáticas y las soluciones oportunas para cada una de ellas. Se debería organizar una red de expertos y padrones o listas de control deberían estar al alcance de todos los integrantes de la red.
Encuesta del deterioro
Se ha desarrollado un modelo para calcular una evaluación de la accesibilidad de los documentos. Este modelo incluye un procedimiento de muestra documental, definición de perfiles y subperfiles de deterioro y el desarrollo de un clasificador. La investigación ha mostrado que el modelo desarrollado es confiable y que el proceso puede ser llevado a cabo con facilidad.
Historia
Para tener una idea mejor sobre la calidad de los documentos se puede efectuar mediciones en algunos fondos individuales. Sin embargo evaluar la documentación, en sus condiciones totales, de forma objetiva es aun una tarea difícil.
Esta evaluación es necesaria antes de tomar decisiones oportunas sobre las acciones a emprender, por ej. conservación y/o restauración de todo el archivo, o partes de él y el establecimiento de prioridades entre los documentos. Este método implica la elaboración de un instrumento de medición que sea capaz de transformar las medidas de objetos particulares en afirmaciones objetivas sobre las condiciones generales del archivo como un todo.
Luego de investigaciones preliminares en el Archivo del Estado Holandés en 1994, TNO, Instituto holandes de investigacion cientifica aplicada, comenzó un Proyecto de seguimiento (Marres et al. 1994). Este proyecto fue un estudio piloto para investigar la posibilidad de evaluar la documentación mediante la medición de algunos documentos individuales. Cada documento de la muestra fue evaluado por expertos y las condiciones de sus rasgos (características) fueron descriptos en un “formulario de daños” diseñado para este propósito. Como ayuda para los expertos en sus evaluaciones se usó un llamado atlas de daños. Este manual de daños contiene ilustraciones de varios tipos de daños como decoloración, alimañas y papel quebradizo (Most y Wielheesen 1991). Del estudio piloto se ha concluido que ambos, los viejos formularios y el viejo atlas necesitaban ser revisados. Hacer un muestreo en un archivo, de manera que sea representativo, no es tan simple como parecería (Goldstein y Sedbransk 1977; Holland 1984; Walker et al. 1985). Un ejemplo: diferencias en tamaño de los documentos y de los estantes deberán ser tenidas en cuenta. Un nuevo método de muestreo, entonces, ha tenido que ser considerado.
Metodología del Proyecto
El Proyecto pasó por varias etapas. Todas ellas fueron críticamente revisadas y conducidas por un equipo de expertos holandeses, provenientes de diferentes disciplinas: personas ocupadas en conservación, preservación y restauración, matemáticos, archivistas, jerarcas de la administración, físicos y químicos. En primer lugar se desarrolló una estrategia de muestreo reproducible que fue seguida por el desarrollo de un modelo de clasificación basado en la accesibilidad de los documentos. Formularios paralelos de deterioro fueron descritos y clasificados para diseñar un nuevo atlas y nuevos formularios de información de deterioro para este proyecto. Finalmente, se llevaron a cabo tests en el archivo para chequear el modelo desarrollado y los procedimientos.
Muestreo en Archivos
Hacer un muestreo en archivos no es tarea secilla. Nosotros tomamos como objeto de nuestra investigación, la totalidad del acervo documental de una institución. Cada item debería tener un número propio dentro del archivo a que pertenece. Un item podria ser, por ejemplo, una pieza documental o un documento múltiple, o una serie de documentos, encuadernados o no. Tenemos bien claro, por supuesto, que no todos los archivos tienen numerados la totalidad de los documentos que custodian y, además, que los documentos en muchos casos tienen distintas dimensiones (Atkinson 1986; Marres et al. 1994). El desarrollo de nuestra herramienta de trabajo tuvo en cuenta que el procedimiento debía ser general y consecuentemente simple, aplicable en cualquier archivo y que no insumiera mucho tiempo. Todos los item deberian ser las mismas posibilidades de ser elegidos como ejemplo. Nuestro procedimiento de muestreo está basado en los principios del estadístico francés P. Gy, quien elaboró un modelo para materiales particulares (Gy 1982). Pequeños y grandes item tienen la misma posibilidad de ser incluidos en la muestra.
Nosotros pusimos a prueba la estrategia del muestreo con funcionarios de archivos quienes siguiendo nuestras instrucciones fueron capaces de seguir el procedimiento. El muestreo puede ser hecho rápidamente. La obtención de 200 muestras tomadas de 1.5 km de estante ( aproximadamente 20.000 item) fue hecha en un día. A continuación una breve descripción del procedimiento seguido.
La nueva herramienta desarrollada para el muestreo contiene toda la información necesaria. El equipo de trabajo consiste en 2 personas. En realidad, el equipo hace dos caminatas atravesando dos veces el archivo. Los objetivos de la primera caminata son primero, definir las dimensiones del archivo, establecer reglas como "ir de izquierda a derecha" de "arriba abajo" y "el orden en que se van a tomar los estantes". Se calcula aquí las dimensiones de la estantería. Segundo, se estima el promedio de objetos por metro de archivo, contando al azar 50 metros del archivo. Hecho esto, el equipo vuelve a la oficina para hacer algunos cálculos, por ejemplo, la estimación de la totalidad de items del archivo, calculos numéricos para la segunda caminata, como: tamaño de la muestra, longitud del archivo y promedio de items por metro. Ahora entonces el equipo vuelve para la segunda caminata. Luego de seleccionado el primer item, en base a los cálculos ( por ej. 4º metro, 7º item en ese metro), el equipo continua contando los item hasta el final del primer metro elegido. Continuando, saltearán algunos metros y continuaran hasta llegar al número preseleccionado ( ej. 23). Este es el segundo item. El procedimiento es repetido hasta que el equipo alcanza el final de la estantería. Este procedimiento es también llamado "el truco del metro".
Acceso y niveles de Deterioro
Antes de desarrollar el modelo fue necesario establecer la definición de accesibilidad y cantidad de deterioro. Comenzamos definiendo cuatro niveles de accesibilidad. Esta tarea fue hecha con la cooperación de equipo de expertos de varias disciplinas usando un colección de mas de 200 itmes pre-selecionados. Los niveles de accesibilidad son:
• Nivel 1: El item está en muy buenas condiciones para la consulta.
• Nivel 2: El item está en condiciones razonables. Puede ser consultado, pero su uso puede acortar su durabilidad.
• Nivel 3: El item está en malas condiciones. Su consulta, ciertamente, acortará su durabilidad. La preservación del item está en peligro.
• Nivel 4: El item está en muy malas condiciones. Su consulta no es posible sin poner en peligro su preservación y la pérdida de información.
Nuestro principal objetivo ahora es calcular la accesibilidad tomando como datos los que provienen de los perfiles de deterioro de los objetos seleccionados como muestras.
El perfil del deterioro es una descripción de éste en categorías y subcategorías, sobre la base del grado de deterioro establecido ( nivel de deterioro)
Fueron definidas cinco categorías de deterioro:
Código B, Deterioro del encuadernado
Código C, Deterioro químico
Código M, Deterioro mecánico
Código V, Deterioro causado por la humedad
Código I, Deterioro causado por insectos y roedores
Estas categorías son divididas en subcategorías. Un ejemplo de subcategoría de deterioro causado por la humedad se muestra a continuación. Tomando el Código V "deterioro causado por la humedad" podemos discriminar:
- Manchas y decoloración
- Formación de fieltro?
- Moho, hongos
- Adheridos juntos


Ejemplo desubcategoria de deterioro
Finalmente, se define el nivel de la cantidad de deterioro por categoría (en relación con las subcategorías). Para definirlo también se usó la colección de más de 200 items. Se establecen tres niveles que no sólo están relacionados con la accesibilidad sino también en su uso general.
- Escaso deterioro: Uso normal no causará más deterioro en el item.
- Deterioro moderado: Uso moderado no causará mayor deterioro en el item. El uso descuidado lo dañará y resultará en pérdida de información.
- Gran deterioro: el uso del item causará más deterioro y es seguro éste resultará en pérdida de información.
Resultados
Los principios pueden verse en la figura siguiente



Características básicas del modelo desarrollado………………
Es necesario manifestar que además de la accesibilidad también es dada la estimación del daño por tipo de deterioro ( fragilidad, decoloración, moho) de todo el archivo.
Conclusión
De los resultados obtenidos se puede concluir que la accesibilidad puede ser pronosticada por el método de muestreo desarrollado y el perfil de deterioro. El "clasificador" da una completa y confiable impresión del estado de el archivo. El modelo de muestreo, la clasificación del deterioro y el perfil de accesibilidad se pueden reproducir.
Este modelo ha sido usado ya en muchos países. El Archivo del estado de Holanda lo utiliza para recabar información de las condiciones físicas de los documentos que conserva. Varios archivos alemanes lo han usado. Los países involucrados en el proyecto TANAP, India, Sri Lanka, Indonesia, South Africa y Holanda, lo utilizaron para obtener información de las acondiciones de los documentos de la Dutch East Indian Company. Hungría usó el modelo para recabar información del acervo del Archivo Nacional, en Budapest.
Estonia está trabajando en la preparación de una encuesta en todos los archivos del país, y en Polonia será usado también.
Selección
La función principal de los archivos es hacer posible el acceso a la información que custodian y conservarla para su uso futuro. Siguiendo los lineamientos principales de Política de Preservación - apropiada instalación y datos sobre las condiciones de los archivos – hemos llegado a la conclusión que la Selección es inevitable. Es imposible el tratamiento individual de cada documento.
Mas, el hecho de conocer las condiciones de almacenamiento y conservación no significa que la implementación de un plan de Política para la Colección y un plan de mantenimiento de la colección funcione y sea aceptado en los archivos. Pueden aparecer problemas como:
• Compromiso de la administración y coordinación con los planes institucionales.
• La necesidad de conservación total versus la necesidad de seleccionar.
• Eficiencia de la conservación en función del uso.
• Normalización de las opciones de tratamiento.
El primer factor para una política de conservación exitosa es la toma de conciencia y el compromiso de la administración y de los funcionarios a cargo. La conservación no es la exclusiva responsabilidad de un grupo de conservadores especializados, sino que es parte medular de las tareas de la institución y debería ser tenida en cuenta por los funcionarios y estar presente en todas las actividades.
Combinar planificación e implementación de actividades de las diferentes divisiones de la institución es una necesidad para encaminar una sólida política de conservación. Prioridades en programas públicos afectan las actividades de las salas de almacenamiento, los laboratorios de conservación y las adquisiciones.
Luego de hecha la encuesta del deterioro se tendrá datos de los diferentes tipos de deterioro y la suma en metros lineales. Basados en estas informaciones se estará en condiciones de decidir el tipo de tratamiento a utilizar. Aunque existan diferentes proveedores, en todos los casos los costos serán altos. Debe hacerse un análisis de costo beneficio para seleccionar con cuidado los documentos a tratar.
La utilización de los documentos justifica su preservación y guarda. Esto significa que las decisiones que se tomen para conservar los documentos deben de estar basadas en el eficiente acceso a ellos y en la demanda de los investigadores. La conservación y la restauración siempre denota mayor duración de los originales y mejor acceso.
Sin embargo, la experiencia enseña que el uso frecuente de los documentos los volverá a dañar al poco tiempo. Debido a este hecho, la mejor opción para no correr riesgos con los originales es la microfilmación. Sin embargo, muchos documentos no pueden ser microfilmados sin antes ser sometidos a tratamiento.
Dos grupos de documentos deberían tener prioridad para su tratamiento:
• Los documentos mas usados y aquellos que están sujetos a programas públicos.
• Materiales vulnerables que se encuentran sufriendo alguna degradación (papel ácido o corroído por efecto de la tinta)
La selección de documentos en los que la calidad de la apariencia física debería ser conservada es el siguiente paso. Este tipo de materiales son los mas relevantes de la colección. En muchos casos, ellos pertenecen al acervo nacional y en muchos casos son patrimonio del mundo.
Objetivos
En general, puede afirmarse que los objetivos que deberían ser los fundamentos de una Política de Preservación son los siguientes:
1. Dar acceso mediante microfilm o en forma digital a aquellos documentos frecuentemente solicitados.
2. Evaluación y si es necesario investigación de metodologías para el tratamiento masivo de aquellos materiales vulnerables y de rápido envejecimiento.
3. Selección, conservación y duplicación de los documentos de valor histórico.
4. Mantenimiento de los documentos históricos en contenedores seguros y adecuados
5. Desarrollo e implementación de proyectos planificados.
Condiciones
Es fácil formular objetivos, pero en la vida diaria es también fácil imaginar que las condiciones necesarias ya están en desarrollo, y aún mejor, son posibles.
1. Implementación de políticas relativas a la limitación del acceso a los originales.
2. Toma de conciencia, capacitación e instrucción a los funcionarios y usarios sobre las causas del deterioro de los documentos y su prevención.
3. Normalización en el manejo y almacenamiento de los materiales originales.
4. Optimización de las instalaciones para la lectura de microfilm y documentos digitales.
5. Instrumentos de descripción apropiados para el acceso a los microfilms.
6. Conservación de los originales que han sido microfilmados.
7. Normalización de las condiciones físicas de los documentos en soporte papel, fotografías y películas, materiales acidificables y documentos digitales en el momento en que los archivos pasan a ser administrados por Ministerios, por ej.
Hay mucho para discutir, que decidir y hacer antes que una política de preservación documental sea escrita, aceptada e implementada.
Ya se ha mencionado reiteradas veces que la tarea mas importante por donde comenzar es la toma de conciencia de la importacia de esta política por parte de todos los involucrados.
Este paper propone una breve impresión de cómo las cosas pueden funcionar y los materiales que se necesitan para obtener un buen resultado.
En un futuro trabajo serán tratados en profundidad los temas de almacenamiento y selección.