RECEPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS LIBROS DE INSCRIPCIONES DEL REGISTRO CIVIL EN LAS OFICINAS CENTRALES DEL REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
De acuerdo a lo establecido en la ley del Registro Nacional de las Personas el Registrador Civil Municipal debe enviar periódicamente los libros copiadores de las inscripciones relativas al Registro Civil al División del Registro Civil y específicamente al departamento del Registro Civil para efectuar este envío el Registrador Civil Municipal utiliza generalmente las Agencias Postales de la Empresa Hondureña de Correos (Honducor) y en las ciudades de mayor concentración poblacional este servicio o a través de la empresa privada de correo que provee el servicio a la Institución.
Al recibir estos documentos en el departamento del Registro Y Oficialia Civil son distribuidos entre el personal nombrado como Analistas de Documentos del Registro Civil realizando las siguientes tareas :
1) Revisión del contenido de los folios que corresponden al libro copiador para determinar si ha sido enviado en forma completa, incluyendo notas de apertura, cierre e índice alfabético.
2) Análisis de Contenido, el analista verifica que el Registrador Civil Municipal y Personal Auxiliar estén realizando el proceso de inscripciones observando los requisitos y recomendaciones de orden técnico y legal que contribuyen a la calidad de la información. Contenida en los libros del Registro Civil en este proceso de análisis se pueden detectar un sin número de errores que causan perjuicio al inscrito y que en algunos casos pueden ser enmendados de oficio y en otros se requiere otras acciones a petición de parte. Por la vía administrativa ante el Registrador Civil Municipal si de acuerdo a la ley a través de disposiciones transitorias se le habilita para conocer de estos casos. A continuación detallamos algunos de ellos :
a) Verificación de que el número de acta no se repita en el municipio y año de inscripción en caso de detectar el error, el analista realizará las observaciones que corresponda para que se enmiende o subsane este error.
b) Omisión de información en las inscripciones del Registro Civil que dejan incompleto el Registro en lo relativo a sus datos más importantes y que en la gran mayoría de los casos tiene efectos negativos para inscritos al quedar incompleto los datos, los cuales en muchos casos pueden subsanarse. Internamente sin realizar acciones de carácter administrativo para su enmienda especialmente cuando el afectado o su representante legal acredita que la omisión es responsabilidad del Registrador Civil o de su personal auxiliar y detectando estos errores se subsanaron de acuerdo al caso.
c) Omisión o falta de firmas del compareciente testigos, Registrador Civil Municipal o de cualquiera de ellos. Revisar si se ha firmado las inscripciones es fundamental en virtud que además de observarse los requisitos de inscripción que la ley establece las firmas le dan la legalidad y validez a las inscripciones del Registro Civil en el pasado inmediato ha sido considerable la falta de firmas en los documentos del Registro Civil especialmente del Registrador Civil Municipal donde muchas inscripciones quedaron sin ningún valor legal por irresponsabilidad y abulia de los Registradores Civiles pues no realizan estas acciones al completar las inscripciones acumuladas y dejaban pendiente la acción de firmar y al cesar en el cargo así quedaba estos documentos y a pesar de las acciones administrativas y las pocas judiciales efectuadas no se lograba que el Registrador Civil firmara las inscripciones de su período, otros se desconocía su domicilio y otros fallecieron en ejercicio del cargo o después de cesar en sus funciones para que este proceso de recepción y análisis no constituyen una acción mecánica sin ningún esfuerzo de análisis documental y meramente de un buen encuadernador se requiere fundamentalmente capacitar y orientar a los analistas para realizar esta labor para el propósito requerido y que posterior al análisis los jefes y subjefes del Departamento del Registro y Oficialia Civil y los Analistas mantengan un excelente flujo de información y comunicación por los medios que administrativamente se han establecido para requerir del Registrador Civil Municipal las acciones necesarias para subsanar los errores de fondo en el proceso de las inscripciones y la realización por escrito y en formato debidamente diseñado para tal el efecto todas las observaciones y recomendaciones de carácter técnico y jurídicas según el caso. Establecer con buen juicio y con la debida objetividad las acciones en las que es factible realizar enmiendas si es el caso o las anotaciones técnicas que para la mejor organización del Registro Civil se realizarán. Estas tareas de recepción y análisis contribuirán a mejorar la calidad de la información de las inscripciones del Registro Civil, una vez que se ha recepcionado y analizado los libros copiadores del Registro Civil en virtud de no existir inconsistencias, omisiones o formalismo por subsanar se procesaran en el ares de informatica y una vez realizado el proceso de control de calidad de esta informacion los libros copiadores se Remitiran al Departamento del Archivo Central donde de acuerdo a la ley deben ser enviados en virtud de ser la Unidad Administrativa de respaldo documental de Registro Nacional de las Personas.
ELABORADO POR JORGE FERNANDO MARTINEZ GABOUREL OFICIAL CAPACITACION REGISTRO CIVIL HONDURAS ahrbom@yahoo.com
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