Recomendaciones técnicas para la informatización de las inscripciones
de los hechos y actos del estado civil de las personas
Desde hace muchos años los técnicos en informática de diversos organismos internacionales que han estado cooperando con la asistencia técnica para eficientar los procesos del Registro Civil y de las estadísticas vitales han sugerido la modernización del Registro Civil, en lo relativo al proceso de actualización de la información relativa a los hechos y actos del estado civil y de emisión electrónicas de los certificados correspondientes tarea impostergable para fortalecer las instituciones del Registro Civil especialmente en Latinoamérica en base de la experiencia del proceso de modernización del Registro Civil Hondureño y como técnico en materia registral realizamos las siguientes recomendaciones técnicas que permitan asegurar a la institución del Registro Civil que opte por la modernización a través de la informatización de las actividades registrales que a continuación detallamos:
1) Al optar por el proceso de modernización del Registro Civil, esta institución a través de sus autoridades deben verificar si el personal asignado a las actividades de informática de la institución tienen la capacidad técnica para elaborar las aplicaciones que en el ámbito de la informática se requiere para realizar estos procesos, de no ser así los técnicos en informática de las agencias de cooperación externa que realicen actividades de asesoría técnica, deben limitarse a tutelar el proceso de capacitación para que el personal de informática de la institución sea capaz de realizar las aplicaciones correspondientes y que este personal de asistencia externa verifique y certifique la capacidad y la viabilidad de la aplicación de los programas electrónicos en mención, caso contrario si todo el proceso lo asume y controla de manera unilateral el personal de asesoría externo, no contribuye integralmente al manejo eficiente e integrado de este programa de modernización.
En la experiencia hondureña el personal técnico del área de informática de nuestro Registro Civil no logro consolidar estos requerimientos técnicos por falta de capacidad o por no mostrar interés en manejar estos procesos, existiendo hasta la fecha una total y absoluta dependencia de los consultores en materia de informática de la agencia UPD de la Organización de los Estados Americanos (OEA).
2) Todos los procesos que requieran la elaboración de aplicaciones de informática para la modernización del Registro Civil, necesita como acción previa antes de los inicios del proceso de informática que los técnicos en esta materia conozcan los procesos registrales y los fundamentos técnicos legales y reglamentarios mediante el cual son regulados para concretar un proceso integral que capte no solo la información requerida en el proceso de inscripción, actualización y certificación de la información del Registro Civil, sino que este proceso se debe realizar en armonía a estos requerimientos, así tendremos a demás de un Registro Civil moderno algo mas sustancial que toda la información procesada, este sustentada y documentada de acuerdo a lo que se establece en las recomendaciones de las tareas del proceso registral por ejemplo:
No bastara que el ciudadano comparezca ante ELRegistrador Civil Municipal a inscribir una defunción, y una vez procesada hacer referencia en el sistema de informática que el inscrito ya ha fallecido esa indicación se consigna en la base de datos del nacimiento del fallecido, sin que previamente se haya realizado la comunicación para elaborar la anotación marginal que haga referencia en la inscripción que esa persona ha fallecido.
Esto tiene implicaciones especialmente negativas en el proceso de elaboración del Censo Nacional Electoral especialmente en lo relativo a la actividad de depuración o exclusión de los ciudadanos fallecidos, el sistema de informática debe tener aplicaciones que solo a través de la adición de la información del fallecido sustentada en la comunicación municipal correspondiente y posterior inserción de la nota marginal y como reiteramos una vez que se ha realizado la referencia en mención en la inscripción de nacimiento.
Se ha observado que basta en algunos casos que el declarante o el Registrador Civil Municipal consignen erróneamente el número de tarjeta de identidad del fallecido aún cuando los nombres y apellidos del fallecido sean correctos para que se le haga la referencia de defunción en el sistema de informática al titular del número de identidad que se proporcionó erróneamente, esto se produce por no observar los procesos y la normativa registral es típica la actitud dictatorial de los técnicos en informática en imponer criterios técnicos de los procesos señalados, cuando en la filosofía de trabajo de los nuevos procesos de informática los técnicos de estas área solo deben respaldar a los responsables del área registral para que con sus criterios y aplicaciones de este proceso sea la base de sustentación para la elaboración de los programas de informática que se requieren.
3) Imponer decisiones por parte de las autoridades electorales de las cuales dependen algunos organismos de Registro Civil en Latinoamérica para la implementación de procesos de modernización sin tomar en consideración las opiniones técnicas y legales de las autoridades del Registro Civil recientemente en la República Dominicana el Director del Registro Civil expresaba lo siguiente “Antes de iniciar el proceso de modernización del Registro Civil es necesario implementar el proceso de la actualización integral de la información de las inscripciones de los hechos y actos del estado civil.”
Cuando se inicia este proceso de modernización, es necesario verificar los periodos de información consolidados en la base de datos y a partir de estos datos reducir al máximo los periodos que no han sido actualizados para asegurar que al iniciar este proceso de informatización los servicios que accederá el usuario en lo relativo a las certificaciones de los hechos y actos debe ser universal en el ámbito cronológico de toda la información existentey que servira para la emision de las certificaciones de:
a) Nacimientos
b) Matrimonios
c) Defunciones
d) Adopciones (Con las limitaciones que la legislaciones que cada país establezca)
e) Naturalizaciones
f) Y con la información de todos los datos que hacen referencia a la actualización del estado civil.
La experiencia hondureña ha reflejado que las autoridades del Registro Civil en el pasado concentraron sus esfuerzos en obtener financiamientos para la adquisición de equipos de informática teniendo prioridad en la emisión de certificaciones de nacimiento mas por un interés electoral que Registral.
Es de reconocer que las solicitudes de certificaciones de nacimiento constituyen la mayor demanda de documentos del Registro Civil pero por haber consolidada la actualización de la información hasta determinado periodo causa desaliento en los usuarios del Registro Civil ya que muchas certificaciones emitidas los datos básicos no aparecen por estar incompletos y de las cuarenta oficinas de Registro Civil informatizadas solo en el Registro Civil de la capital se pueden actualizar o adicionar la información incompleta por tener respaldos documentales a nivel nacional, no así en el resto de oficinas que solo se limitan a actualizar la información de su jurisdicción por contar solamente con los tomos originales como respaldo documental.
4) Si las autoridades de los Registros Civiles han determinado informatizar los servicios del Registro Civil y observar algunas recomendaciones sugeridas anteriormente tienen que prever las asignaciones presupuestarias correspondientes para asegurar los insumos y materiales necesarios para su normal funcionamiento.
A los pocos meses de haberse informatizado el Proceso Registral comenzó a paralizarse la atención al público por no tener tinta para las impresoras láser y papel de seguridad para la emisión de certificaciones de las actas del Registro Civil.
Es de reconocer que a partir de las Reformas institucionales donde se ha establecido una nueva estructura jerárquica en el Registro Civil Hondureño esta falencia administrativa no se ha presentado como un elemento negativo.
5) La implementación de la mecanización o informatización de los Registros Civiles requieren procesos de interconexión por medios electrónicos al servidor de la oficina central del Registro Civil hasta ahora la experiencia hondureña a sido deficiente ya que a pesar que el país cuenta con una amplia infraestructura de telecomunicaciones en los municipios donde existe servicio informatizado a donde se accede a servicios de Internet o redes de comunicación electrónica de transmisión de datos que provee la estatal empresa de Telecomunicaciones y empresas privadas especializadas en esta área, los procesos de emigración de datos a la oficina central son remotos y para integrarlos técnicos de la institución deben desplazarse a esas oficinas municipales para realizar las acciones técnicas y luego en la oficina central integrarlos a la base de datos de la oficina de informática.
Existiendo un margen de errores y omisiones en este proceso que en algunos casos no integra la información con las adiciones realizadas posteriormente de la información de la base de datos en la oficina municipal del Registro Civil.
6) Tomar la decisión por parte de las Autoridades del Registro Civil para la modernización de las oficinas del Registro Civil a nivel local a través de la informatización de la inscripción y emisión de certificaciones de los hechos y actos del Estado Civil impone la implementación de procesos permanentes de auditoria de las bases de datos del sistema informático en diversos niveles tales como:
a) Auditoria de las modificaciones de la información del Registro Civil, efectuados por el Registrador civil municipal y su personal auxiliar los cuales tienen asignados claves de acceso para realizar estos procesos registrales
b) Auditoria a los responsables del área de informática en virtud que desde sus áreas de trabajo pueden modificar datos sin estar autorizados y sin contar con los respaldos documentales correspondientes.
c) Auditoria a la integridad y seguridad del sistema electrónico del Registro Civil para evitar adulteraciones o adiciones en la base de datos del Registro por elementos externos a la Institución que puedan acceder al banco de datos por medio de Internet, intranet o cualquier otro medio electrónico existente, si los procesos de envío de la información de los Registros Civiles mecanizados remotos es físico verificar los procedimientos de remisión de los discos duros o medios magnéticos en que se depositen, si se realizan con todos los protocolos de seguridad que existan en caso de extravío, hurto o robo garantizando que no se podrá acceder a copiar o transferir electrónicamente estos datos por elementos externos de los Registros Civiles, ya en América Latina hay muchos antecedentes funestos de venta ilegal de bases de datos personales de los sistemas de Registro Civil , electoral para fines comerciales o controles migratorios de determinados países .
7) En virtud que los procesos de actualización de los hechos y actos del Estado Civil son permanentes, las autoridades del Registro Civil deben asegurar que en la legislación, reglamentos y procesos registrales se asegure la dinámica constante del flujo de la remisión de la base de datos en forma física o electrónica, remisión de los tomos duplicados de papel de las inscripciones de los hechos y actos sujetos a inscripción a la oficina central del Registro Civil y del envío de las comunicaciones municipales de anotación marginal a los Registros Civiles Municipales que correspondan y los duplicados de estas comunicaciones a las oficinas centrales de la Institución del Registro Civil.
La División de Registro Civil y estadísticas vitales órgano del sistema de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) ha establecido en documentos relativos a recomendaciones técnicas sobre estándares institucionales, política institucional de preservación de los documentos físicos y archivos electrónicos de los sistemas del Registro Civil, que la informatización de los Registros civiles tienen su talón de Aquiles en la vulnerabilidad de sus bases de datos que pueden ser modificados por funcionarios y empleados corruptos por lo que se sugiere procesos de auditoria integrales como los señalados en las recomendaciones Técnicas y una remuneración digna y estabilidad laboral.
La experiencia hondureña ha reflejado la debilidad o vulnerabilidad de la base de datos de los hechos y actos del Estado Civil no por falta de programas y aplicaciones al sistema electrónico si no por no existir las decisiones administrativas y técnicas para realizar estas actividades como una rutina periódica y en diferentes niveles del sistema como se ha sugerido la ausencia de esta buena práctica de auditoria registral ha tenido efectos negativos al causar un daño institucional en cuanto a la integridad de sus documentos y a la seguridad jurídica resultado de las alteraciones o supresión de datos por intereses personales o sectarios o del crimen organizados que por un pago logran que se modifiquen datos que no corresponden al respaldo documental que obra en poder de los archivos del Registro Civil.
Que esta experiencia en el proceso de informatización sirvan para realizar los correctivos que urgen implementar en el Registro Civil Hondureño y que se utilicen como antecedentes para que los países en cuyos registros civiles inician estos procesos de informatización eviten cometer las malas prácticas registrales antes señaladas.
Que el intercambio de estas experiencias sirvan para optimizar las tareas de los registros civiles y que las Agencias de Cooperación Internacional ubiquen su ayuda con la asesoría técnica que contribuya a mejorar los procesos registrales y que este aporte se condicione a que los Organismos de los Registros civiles cumplan con los requerimientos técnicos y administrativos necesarios para el éxito de estos procesos que son impostergables por la preeminencia en la aplicación de los sistemas de informática en todos los procesos institucionales del ámbito privado y estatal.
Este proceso tecnológico que fortalece y dinamiza el Registro Civil debe estar en armonía al instrumento jurídico que la regula, ninguna aplicación o proceso tiene preeminencia en su desarrollo si se violenta las disposiciones establecidas en el mismo.
Elaborado por:
Abogado Jorge Fernando Martínez Gabourel
Oficial Capacitación Registro Civil Honduras
ahrbom@yahoo.com
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