PAPEL FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DEL REGISTRO CIVIL

PAPEL FUNDAMENTAL DEL SISTEMA DE REGISTRO CIVIL.

Cada nación debe realizar todo un esfuerzo para que el sistema de Registro Civil sea eficaz y Se destacan las siguientes ventajas:
1. VENTAJAS JURIDICAS Y PROTECTORAS PARA LOS INDIVIDUOS.
La salvaguarda de los derechos humanos con relación a las circunstancias y beneficios sociales especialmente de los infantes y los jóvenes, requiere que se inscriban los hechos y actos del Estado Civil.
2. VENTAJAS ADMINISTRATIVAS.
Un Registro Civil total tiene algunas ventajas administrativas que no se encuentra en otro sistema. Para algunas finalidades de carácter administrativo es necesario mantener las partes o actas con carácter individual, solo a traves de un Registro Civil total es factible satisfacer las diversas necesidades de información, de diferentes estructura administrativas.
3. VENTAJAS ESTADISTICAS.
Un sistema amplio de Registro Civil tiene amplias ventajas estadísticas, proporciona información oportuna periódica debidamente tabulada derivada de las inscripciones de los hechos y actos vitales.
CARACTERISTICAS DEL METODO DEL REGISTRO CIVIL.
El Registro Civil puede definirse como la inscripción obligatoria, continua y permanente de los hechos y actos del estado civil ocurridos o celebrados, este registro civil se lleva a cabo fundamentalmente por la importancia legal de sus documentos legales sustentados por la ley, sin embargo la utilidad de esta información como fuente de información es reconocida cada vez mas. Una cualidad del registro debe ser continua, implica permanencia del proceso registral.
CARÁCTER CONFIDENCIAL DE LAS ACTAS DE INCRIPCIONES DEL REGISTRO CIVIL.
Se debe proteger el carácter confidencial de los datos que aparecen en las inscripciones de los hechos y actos del estado civil, sin embargo las disposiciones legales no son siempre del todo rigurosas, existe un principio de la publicidad relativa a la información de las inscripciones observando las limitaciones que establece la ley sobre las adopciones o aquellos casos de información que cause daños morales.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de establecer o ampliar un sistema de Registro Civil debe corresponder a uno o varios organismos oficiales, circunstancia que variara de acuerdo al país. El señalamiento de funciones debe ir acompañado de una clara designación de obligaciones y responsabilidades con respecto a la inscripción, el registro y custodia de los datos inscritos.
Al organizar y administrar un sistema de registro civil es esencial pensar en la relación entre la función de registros y la función estadística, las dos funciones son llevadas a cabo, por lo general bajo los auspicios de diferentes instituciones, registrar es una función de las oficinas del registro civil que en algunos países esta a cargo del Ministerio del Interior o a un organismo descentralizado de función exclusiva para la función registral, la función estadística esta a cargo de la institución de servicio de estadísticas vitales del país que puede ser parte constituyente de los ministerios de Economía, Finanzas u órgano técnico especializado.
OBLIGATORIEDAD DE LA INSCRIPCION
La ley debe ser obligatoria para cualquier sector de la población, para la inscripción de un hecho vital que ocurra dentro del territorio nacional.
El deber u obligación legal de registrar un hecho vital es la premisa básica de todo el sistema del registro civil, cuando la inscripción es voluntaria en lugar de obligatoria, no puede haber certeza de que los registros estadísticos vitales son completos o exactos.
Es importante disponer la inscripción uniforme en todo el territorio nacional, aun cuando la sumisión de la ley del registro civil sea susceptible a variar la cantidad entre las diferentes regiones o sectores de la población, no se recomienda la limitación de la inscripción obligatoria a un solo sector de la población, por grande que este sea, excepto en aquellos países en que existan condiciones muy atrasadas cuando hay variables culturales de los pobladores, puede establecerse un proceso mas sencillo o del tipo de documento de inscripción que pueda ser utilizado entre las personas de mas bajo nivel cultural de población puede utilizarse documentos mas sencillos.
INCENTIVOS PARA LA INSCRIPCION
Deben establecerse incentivos para alentar y favorecer la observancia de la ley que hace obligatoria la inscripción.
Los mejores incentivos para lograr la inscripción son desde luego, los privilegios y derechos, cuyo disfrute se deriva de la prueba de haber realizado la inscripción. El goce de los derechos que se deriva de alcanzar una determinada edad, por ejemplo, requiere con frecuencia la prueba de la fecha de nacimiento de la persona, privilegios como la autorización para asistir a la escuela o la obtención de permiso para trabajar, especialmente en determinadas industrias o en los cueros de funcionarios civiles, dependen a veces de dicha prueba con la obligación de servir de las fuerzas armadas o con el derecho de ser excesado del servicio en ellos.
Otros incentivos de menor importancia son el hacer gratuita de haber sido inscrito y la inscripción misma. Otro incentivo es la imposición de multas a los que no cumplen la obligación de inscribirse. Si la inscripción es obligatoria de acuerdo con la ley, la falta de inscripción ha de ser sancionable por la ley.
Se reconoce que no siempre puede invocarse el principio de sancionar el no cumplimiento de las leyes relativas a la inscripción, porque para invocarlo será preciso tener noticia de que un hecho ha ocurrido realmente, que voluntariamente se dejo efectuar la inscripción de este hecho y que ha de esperarse la continuidad de este acto delictivo; todo lo cual es difícil de establecer legalmente. La amenaza de multa o sanción también puede ser un impedimento para el cumplimiento de la obligación de la inscripción alguna fecha mas tarde, por parte de las personas que, por cualquier causa, no registrara el hecho durante el período señalado por la ley, sin embargo, parece necesario tener al menos las bases legales para la persecución si se debe lograr un cumplimiento general de la ley.
ORGANIZACIÓN DE LA INSCRIPCION A NIVELES LOCAL Y NACIONAL
Cuando la organización geográfica y administrativa de un país lo permita la responsabilidad de la inscripción de los hechos vitales deberá estar a cargo de organismos públicos locales, en lo que se refiere a la inscripción, depende directamente de un organismo nacional, que pueda coordinar, unificar, inspeccionar y promover la eficacia del registro hasta el grado necesario para satisfacer las necesidades tanto legales como estadísticas
Aunque se reconoce que la eficacia administrativa no es el único factor que determina el tipo de organización que un país puede establecer para el sistema de inscripción. Parece claro que, en determinadas circunstancias, tendría ventajas. La centralización del registro bajo una autoridad nacional, a igualdad de otros factores, un control centralizado casi con toda seguridad facilitará la homogeneidad de los certificados, de los procedimientos y de los métodos, si se administra adecuadamente, también fomentaría un mejor sistema de registro mediante la coordinacia, el asesoramiento y la asistencia técnica a los encargados de los registros, mediante un sistema de control nacional se puede establecer y mantener más fácilmente una interpretación uniforme de la ley de inscripción, un desarrollo de procedimientos comparables con un grado especifico de calidad y la adhesión a un calendario determinado para realizar los informes.
Aquellos países que carecen de un control nacional del registro tendrá que diseñar sistemas sustitutivos de coordinación y métodos de promoción para conseguir mejorar y homogenizar los procedimientos y los resultados.
Para resumir se puede afirmar que el tipo de organización adoptado para fines de registro debe estar de acuerdo con las circunstancias de cada país y también que debe establecerse sobre las estructuras gubernamentales existentes, para aprovecharse de la maquinaria administrativa ya establecida, se pueden utilizar los servicios del Departamento de Sanidad para ayudar al sistema del registro, como se hace en muchos países donde es el personal médico implicado quien tiene que notificar al funcionario del registro de los nacimientos o defunciones que ocurren de manera similar, algunos países se basan en la ayuda que puede facilitarles la iglesia, prohibiendo que se celebre un bautismo sin que anteriormente se haya hecho la correspondiente inscripción en el registro civil.
NÚMERO Y TAMAÑO DE LAS UNIDADES LOCALES DE REGISTRO
Convendrá establecer un número suficiente de oficinas locales de registro en lugares fácilmente accesibles para el público; las horas de despacho deben ser tales como permitan a los declarantes efectuar la inscripción dentro del plazo fijado por la ley. Si por razones administrativas, es imposible aumentar las jornadas de los funcionarios del registro mas allá de la jornada laboral normal, se pueda considerar la posibilidad de que las personas reciban permiso para ausentarse de su lugar de trabajo a fin de realizar la inscripción. El tamaño de la unidad local deberá ser tal que el registrador encargado de ella pueda prestarle la atención necesaria para asegurar un servicio de inscripción satisfactorio.
ACCESIBILIDAD.
Es indudable que la provisión de una oficina de registro fácilmente accesible a todos los sectores de la población constituye el primer caso para conseguir un registro completo, si para inscribir un hecho vital el individuo tiene que recorrer una distancia larga, la que ocasione inconvenientes y gastos, tenderá a olvidar completamente la inscripción o en el mejor de los casos, a demorarla. Si la oficina de registro esta abierta, solamente durante ciertas horas del día o solo en determinados días de la semana, su accesibilidad al publico se vera limitada seriamente, por lo que el cumplimiento por parte de las personas que tienen que informar será mucho menor que el esperado. Es de señalar que algunos códigos civiles especifican que el Registro Civil estará abierto al público a todas las horas del día y de la noche.
ADMINISTRACIÓN
Desde el punto de vista del registrador y con el fin de mejorar el registro, el tamaño de la unidad del registro, tanto por lo que respecta a territorio como a densidad de población, debe ser tal que el registrador pueda prestar a esa unidad la atención necesaria para proporcionar a un buen registro, esa “atención” pueda implicar el mantenerse informado de una y otra forma sobre todos los hechos que sucedan en el territorio o simplemente gestionando.
EL REGISTRADOR CIVIL MUNICIPAL Y AUXILIAR, SUS FUNCIONES Y OBLIGACIONES RESPECTO A LA INSCRIPCION.
Las funciones y obligaciones del registrador civil en el ámbito local, intermedio y nacional deberán estar bien establecidas. El registrador civil municipal debe tener la responsabilidad, cuando proceda; de registrar la información detallada sobre los hechos y actos sujetos a inscripción en el registro civil, asegurar la aplicación de la Ley del Registro Civil, asegurar la integridad de la información registrada, establecer mecanismos para que los usuarios del sistema del Registro Civil estén informados sobre la importancia del proceso de inscripción y sus requisitos, custodiar y asegurar en la medida de lo posible la integridad física de los documentos, elaboración y envió oportuno de las estadísticas vitales cuando existan limitaciones de los usuarios del Registro Civil, por dificultades de distancia, terreno o transporte que impidan a los declarantes acudir a la oficina municipal del Registro Civi8l para inscribir los hechos vitales.
Deben adoptarse las medidas legales y administrativas para que este funcionario desempeñe sus funciones itinerantes, con preferencia haciendo visitas regulares a los hogares con preferencia haciendo visitas de trabajo a los hogares, para inscribir aquellos hechos que pueden haber ocurrido desde su última visita.
En las áreas donde la inscripción es muy deficiente, se interpretará que las regulaciones citadas anteriormente incluyen todas las actividades relacionadas con la promoción, supervisión, valoración hasta el nivel necesario para fortalecer la eficacia de las funciones regístrales, tales como las siguientes:
a) Actividades destinadas a fortalecer la situación profesional de los Registradores civiles municipales y personal auxiliar.
b) Garantizar un número adecuado de oficinas municipales del registro civil.
c) La capacitación de los funcionarios y empleados del Registro Civil.
d) Preparación de manuales de instrucción para uso de los mismos.
e) Programas de publicidad en el idioma local.
f) Apoyo de los dirigentes locales que influyen en la opinión publica.
g) Que se estimule la verificación de los cementerios públicos y privados a fin de asegurar que se expedirán permisos de entierro.
h) Inscripción periódica de los tomos del registro civil y los reportes estadísticos

El apoyo para estas actividades deber ser proporcionado por el organismo central del Registro Civil y la oficina nacional de estadística en cada país. Desde la fundación registral, el registrador civil tiene el compromiso institucional de enterarse y decepcionar información de todos los nacimientos vivos, defunciones, matrimonios así como de cualquier otro hecho o acto del Estado civil que pueda ser sujeto de inscripción en su jurisdicción, así como cumplir con la aplicación de las leyes y reglamentos del Registro Civil.
Debe dar a conocer de manera pública la importancia de las actividades que realiza la oficina del registro civil, así como las obligaciones de los usuarios del sistema.
El Registrador Civil Municipal debe complementar un informe escrito que describa cada hecho vital, debe revisar estos documentos y complementarlos.
PERFECCIONAMIENTO PROFESIONAL DE LOS REGISTRADORES CIVILES MUNICIPALES.
El cargo de registrador civil, deberá tener cierto prestigio y responsabilidad, locales y estar suficientemente remunerado por atraer a personal competente, el cargo de registrador civil deberá tener cierto prestigio y responsabilidad locales y estar suficientemente renumerado para atraer a personal competente.
El cargo de Registrador Civil Municipal, deberá tener importancia en la comunidad, de manera que inscripción se convierta en una obligación reconocida y aceptada voluntariamente por parte de los usuarios del Registro Civil, con el fin de obtener una buena inscripción, el Registrador Civil debe tener una posición tal en la comunidad que le induzca y le permita realizar sus obligaciones como es debido, informándose de todos los hechos y actos vitales, mediante acuerdos de cooperación con aquellas personas que se encuentran en posición de estar informadas de ellas como el personal del sistema, Directores de Funerarias, personal de las iglesias y los operadores de justicia y seguridad publica y, al mismo tiempo, ser un verdadero servidor publico.
El organismo nacional responsable del sistema del registro civil deberá adoptar las medidas necesarias para orientar y dar instrucciones a los registradores civiles y personal auxiliar en el cumplimiento de sus funciones. El Registrador Civil como cualquier otra persona se confía una responsabilidad necesita orientación e instrucción respecto a la forma en que se debe cumplir su obligación. Debe estar instruido respecto a la base jurídica con que opera y respecto a la política adoptada en la interpretación de esa ley; debe conocer sus prerrogativas y sus deberes; y se le debe decir como cumplir sus tareas, proporcionarle los medios, por ejemplo, los formularios necesarios para la inscripción que le permitirán llevarla a cabo. Todas las instrucciones que necesita un registrador podrían incorporarse convenientemente en un manual que puede tener siempre en su despacho.
El problema de mantener al día los manuales de instrucción puede resolverse, empleando el tipo de publicación de hoja suelta a las que se puede añadir o quitar hojas.
También proporciona un mecanismo de coordinación permanente, en el sentido de que habrá una necesidad constante de que la oficina central se mantenga en contacto con las unidades locales.
Puesto que los registradores civiles están en la periferia del sistema de registro, es valiosa la existencia de un sistema de inspección o revisión que asegure que las diversas unidades siguen las instrucciones y cumplen sus obligaciones de manera aceptable , las inspecciones de los registros constituye un método eficaz de mejorar la eficacia del registrador, especialmente si puede conducir a la introducción de procedimientos mejorados, otro método es el intercambio entre registradores de su experiencia en la realización del trabajo.
Un método de formación puede utilizarse aisladamente o en combinación con la publicación de manuales es la técnica de reunir a varios registradores parar darles una formación sobre los elementos de su trabajo parar introducirles hacia nuevas formas y procedimientos.
También se puede proporcionar asesoramiento a los registradores civiles mediante visitas periódicas, a las oficinas locales de asesores de la oficina central.
La organización de una asociación profesional de registradores civiles con el objetivo de intercambiar opiniones y experiencias sobre el proceso registral, es todavía otra opción para mejorar la categoría y la labor de los registradores civiles, por su naturaleza, estas asociaciones estarían limitadas en el análisis y solución de las practicas regístrales, mientras que los que requieran un esfuerzo coordinado serán competencia de aquellas conferencias que tenga un mayor volumen de participantes.
El procedimiento utilizado es especialmente eficaz cuando no es centralizado, hay que buscar los mecanismos que los registradores civiles se constituyan un cuerpo solidario con fin unificado, las asociaciones a nivel nacional tienden a excluir al registrador civil municipal o local, pero este proceso se puede aplicar en cualquier instancia nacional, provincial o local. En
Cualquiera de estas etapas puede constituir respuesta a la necesidad de coordinación de un proceso registral descentralizado.
FORMATO Y CONTENIDO DE LAS INSCRIPCIONES DE LOS HECHOS Y ACTOS DEL ESTADO CIVIL.
Deben realizarse las inscripciones para cada clase de hecho o acto del estado civil sobre la cual hayan de recopilarse datos de la inscripción.
Este proceso estimulara la cobertura y exactitud de los distintos asientos, dicho proceso no debe limitarse el derecho de las autoridades nacionales de los registros civiles a incorporar datos importantes de interés local o de utilidad de carácter administrativo, a fin de que haya uniformidad en todo el País, el formato y contenido de las actas de los libros del registro deberán ajustarse a las normas fijadas para el país por la autoridad nacional que administre el Registro Civil.
La conveniencia de establecer una uniformidad se basa en la necesidad de obtener por lo menos un número mínimo de datos uniformes para sector de la población, no solo es ventajosa la uniformidad nacional para la inscripción legal de un hecho vital, sino que el contenido y las definiciones utilizadas en el Registro Civil, inciden directamente sobre los procesos que coadyuvan a la elaboración de los informes de estadísticas vitales.
Se debe hacer énfasis que existe diferencia entre el contenido del acta de inscripción legales y toda la información complementaria que deriva de las inscripciones para los informes estadísticos, porque esta ultima información con frecuencia pretende recoger información de carácter confidencial y si en el momento de realizar la inscripción resalta este aspecto se ayudara al registrador civil y eliminara ciertas reservas que tengan los declarantes.
Elaborado por:
Abog. JORGE F. MARTINEZ GABOUREL
Oficial de Capacitación
Registro Civil Honduras

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