REGISTRO CIVIL APUNTES: PROYECTO DE AUTOMATIZACION DEL REGISTRO CIVIL EN CUBA

viernes, 16 de enero de 2009

PROYECTO DE AUTOMATIZACION DEL REGISTRO CIVIL EN CUBA

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“… es el testimonio de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas…”Diccionario de Terminología ArchivísticaDocumento desde la Archivística…
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“Archivo es un conjunto orgánico de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.” Heredia HerreraArchivo
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ArchivísticaRecords ManagementArchivística Integrada (archivos totales)
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“…la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, en el sentido de que los documentos administrativos constituyen el testimonio de su actividad, si es así porque todo el proceso administrativo es documentado con el soporte en el que se materializan los diferentes actos de la Administración Publica y constituyen su forma externa.”Manual de Documentos Administrativos
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desde la Archivística…Documento de archivo,Documento administrativoDocumento contextual,Documento orgánico
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Génesis (Contexto),Génesis (Contexto),Carácter seriado,Carácter seriado,Carácter exclusivo,Carácter exclusivo,Interrelación Interrelación Documento orgánico
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DOCUMENTO ORGANICOCONTEXTOCONTEXTOCONTENIDO ESTRUCTURA
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Documento orgánicoDocumento orgánicoEs Es testimoniotestimonio o o pruebaprueba de de actuaciones:actuaciones:EVIDENCIAEVIDENCIAvalidez de testimonios validez de testimonios
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Documento orgánicoDocumento orgánicoConfiable Confiable (autoridad, (autoridad, digno de fé: digno de fé: corrobora corrobora hechos)hechos)Auténtico (es Auténtico (es lo que dice que lo que dice que es)es)ContenidoContenidoEstructuraEstructuraContextoContexto
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Documento orgánicovalidez de testimonios: Documento en papel, Firma manuscrita, Cuńos,Membretes,Tipos de papel y escritura,OriginalCustodio física en un archivo público
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Principio de ProcedenciaPrincipio de Procedencia“… Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen”Elsevier’s Lexicon of Archival Terminology.
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Valor Administrativo Valor de Investigación Valor financiero Valor legalValor históricoValor primarioValor secundarioRecords Management Valores Records Management Valores
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Records Management Ciclo de Records Management Ciclo de VidaVidaArchivado permanentementeUso activoCreaciónInactivo y Archivado
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Documento electrónico“…información registrada, producida o recibida en torno a la implantación, realización y ámbito de una actividad institucional o personal que engloba, contenido, contexto y estructura y permite probar la existencia de la actividad que lo generó…”Consejo Internacional de Archivos“…transacciones registradas que sirven de prueba…”Proyecto Universidad de Pittsburg
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•Soporte:Soporte: cintas, diskettes, circuitos, chips de memoria, redes, CDROM. • Medio: escritura, usando el lenguaje convencional de los dígitos binarios o bits, entidades magnéticas que los sentidos humanos no pueden percibir directamente.• Contenido: información representada a través de un texto alfanumérico o diseńo gráfico, constituye el mensaje documentado. Elementos del documento electrónico
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Elementos del documento electrónicoEstructuraContexto Contenido
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validez de testimonios?Problemas para la utilización del documento electrónico 1. żCómo estar seguros de que el otro con quién nos relacionamos es quien dice ser?2. żCómo se garantiza que los mensajes no son conocidos por terceros indeseados?3. żCómo estar seguros de que el mensaje que recibimos no ha sido manipulado por terceras personas ajenas al emisor del mismo?
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validez de testimonios?Problemas para la utilización del documento electrónico 1. żQué sentido tiene garantizar la seguridad de una transacción electrónica y la autenticidad de sus intervinientes y de su contenido, si esta información no puede ser utilizada por sus intervinientes un tiempo después?Conservación para la gestión Conservación para investigación
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Confiable Confiable (autoridad, (autoridad, digno de fé: digno de fé: corrobora corrobora hechos)hechos)Auténtico (es lo Auténtico (es lo que dice que que dice que es)es)ContextoContextoPrincipio de Principio de procedenciaprocedenciaDocumento Orgánico Electrónico
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Ciclo de Vida: CreaciónDiseńo de tipos documentalesDiseńo de todo el sistema documentalDocumento Orgánico Electrónico
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“…este carácter de prueba y testimonio que tiene el documento de archivo respecto a los hechos que constituyen su contenido, en el contexto de los documentos electrónicos implica la resolución de algunas cuestiones esenciales desde el mismo momento de su diseńo, es decir antes incluso de su creación, pues de lo contrario seria difícil mantener su fiabilidad y autenticidad…”Conde VillaverdeValidez de testimonios:
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Proyectos:International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. British Columbia University, Vancouver, Canada. (INTERPARES)Conservación de los documentos electrónicos auténticos de valor permanente. Fiabilidad y Autenticidad del documento electrónico orgánico: Archivística y la Diplomática. Luciana Duranti, Terry Eastwood, Heither Macneil
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Proyectos:International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. INTERPARES Líneas de investigación:Autenticidad,Valoración y selección,Conservación,Desarrollo de Políticas normas.
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Proyectos:International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. INTERPARES Objetivos:5. Definir lo que es un documento de archivo y cómo puede ser identificado en un entorno electrónico. 7. Determinar qué tipo de sistema electrónico genera documentos de archivo.
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Proyectos:International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. INTERPARES Objetivos:5. Formular criterios que permitan establecer la diferencia entre los documentos de archivo y otros tipos de información producida por los sistemas electrónicos.7. Establecer métodos y causes para la implantación de esos requisitos.
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Proyectos:International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. INTERPARES Objetivos:5. Contrastar estos métodos en las diferentes tradiciones administrativas, jurídicas y archivísticas.
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Proyectos:International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. INTERPARES Departamento de Defensa EE.UU.INTERPARESNorma para la Gestión de Documentos: 5015.2Recomendada por el NARA para las Instituciones Federales +
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Proyectos:Proyecto de la Escuela de Ciencia de la Información de la Universidad de Pittsburg.Variables en la aplicación de los requisitosarchivísticos para la gestión de documentoselectrónicos. Richard Cox, James Williams, David Bearman
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Proyectos:Proyecto de la Escuela de Ciencia de la Información de la Universidad de Pittsburg.Objetivos:5. Desarrollar un conjunto de requisitosfuncionales para la gestión de documentosarchivísticos, satisfaciendo necesidades legales, administrativos y de todo tipo de una institución, que pudieran ser utilizados en el diseńo de e implementación de sistemas electrónicos de información.
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Proyectos:Proyecto de la Escuela de Ciencia de la Información de la Universidad de Pittsburg.Objetivos:5. Estudiar hasta qué punto estos requisitos funcionales son influidos por la política y la cultura de la institución, así como por el uso de la tecnología y los sistemas electrónicos.
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Proyectos:Proyecto de la Escuela de Ciencia de la Información de la Universidad de Pittsburg.Concepto de documento: “transacciones registradas que sirven deprueba”:Redescubrimiento de la principal misión de laArchivística: custodiar y servir de pruebas ytestimonios de hechos ya sucedidos.
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Proyectos:Proyecto de la Escuela de Ciencia de la Información de la Universidad de Pittsburg.Modelo para el desarrollo de sistemas decreación, identificación, captura,conservación y utilización de los documentoscapaces de servir de prueba de diferentesActuaciones:•Normas y respaldo legal,•Requisitos funcionales (13 condiciones)•Reglas para la producción (propd. Sistema)•Especificación de metadatos
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Proyectos:Proyecto de la Escuela de Ciencia de la Información de la Universidad de Pittsburg.•Especificación de metadatos:Representan información de: Cuándo, dónde, por quién fueron creados losdocumentos,Estructura física,Condiciones de acceso, Pruebas y testimonios
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Proyectos:Designing and implementing recordkeeping system. DIRKS. Australia“información creada, recibida y mantenidacomo prueba e información por unainstitución o persona, en el cumplimiento desus obligaciones legales o en transacciones denegocios.” David Bearman Universidad de MonashArchivo Nacional de Australia
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Proyectos:Designing and implementing recordkeeping system. DIRKS. Australia“…la identificación de los requisitos para lagestión archivística de los documentos deberealizarse a partir de la recopilación dedisposiciones legales (generales y específicas),y de normas prácticas profesionalesconsagradas, que regulan cada institución ysus actividades, porque solamente así, podrásaberse qué tipo de prueba se necesita encada caso, qué forma debe tener, durantecuánto tiempo debe ser guardada y qué tipode acceso debe de dársele…”
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Proyectos:Designing and implementing recordkeeping system. DIRKS. Australia“A Strategic Approach to managing businessInformation”. Manual Publicado en 2001
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Proyectos:Otras iniciativas:Consejo Internacional de Archivos, DLMForum, MOREQ,
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Programa Rector para la Informatización de la SociedadProgramas generales:Infraestructura, Tecnologías y Herramientas.Informatización del Gobierno, la Administración y la Economía. (ISGOB).Informatización Territorial.Fomento de la Cultura digital.Fortalecimiento del papel de los Joven Club.Fomento de la Industria Nacional de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.Investigación, desarrollo y asimilación tecnológica.
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Programa Rector para la Informatización de la SociedadISGOBactividad económica empresarial, a los procesos productivos, y similares (“hacia dentro”) sistemas de información a los ciudadanos, servicios de cara a la población y similares (“hacia fuera”).
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Ministerio de JusticiaInstituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE) Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana.
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba 323 unidades registrales 253 unidades registrales del RC 1120 trabajadores
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba 14121061214204199933598870259400721021 800 000 Trámites Ańo 2002NacimientosMatrimonios Subsanación de errores CertificacionesBúsqueda e inscripciones Notas Marginales Defunciones
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba 9993351392798665552618CertificacionesPor teléfonoEntre unidades de provinciasEntre provincias1 660 721Manuales
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Limitaciones del sistema actual:Limitaciones en la conectividad entre las oficinas de registro y de éstas con el MINJUS.Uso excesivo del correo postal.Tiempo de respuesta prolongado.En algunos trámites la información disponible no está actualizada.Excesivo trabajo manual para el personal del Registro Civil.Deterioro de las fuentes de información.
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Acciones:Sistema local con mecanismos de sincronización para el control de los trámites del registro Civil. (CRC)Sistema de control de los trámites del Registro Civil accesible desde Internet. (Web CRC)Publicación en Internet de un servicio de solicitud de certificados. RECOnline
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Automatización de los trámites: Inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunciones y ciudadanías.Inscripciones de nacimientos, matrimonios y defunciones de cubanos en el extranjero.Emisión de certificados de nacimiento, defunción y matrimonio y ciudadanía.Seguimiento y actualización de las notas marginales.
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Sistemas CRC y Web CRC CRC: aplicación Windows cliente/servidor que a través de una red local (LAN) que conecta varias estaciones de trabajo y un servidor de bases de datos, permite almacenar y manipular la información relativa a un Registro Civil. Con cierta periodicidad, esta información almacenada se exporta a una base de datos nacional que integra la información de todos los Registros Civiles del país.
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Sistemas CRC y Web CRC Web CRC: sistema accesible desde la Web y que se comunica directamente con la base de datos nacional, en el se han implementado todos los procesos asociados a la funcionalidad de un Registro Civil. El uso de uno u otro sistema (CRC o Web CRC) está determinado por la capacidad de conectividad que tengan las oficinas registrales.
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Sistemas CRC y Web CRC Web CRC: sistema accesible desde la Web y que se comunica directamente con la base de datos nacional, en el se han implementado todos los procesos asociados a la funcionalidad de un Registro Civil. El uso de uno u otro sistema (CRC o Web CRC) está determinado por la capacidad de conectividad que tengan las oficinas registrales.
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba RECOnline: “sistema de cara al ciudadano”Información de los serviciosSolicitud de las certificacionesConocer el estado en que se encuentra una petición procedimientos a realizar formularios
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Proyecto de automatización del Registro del Estado Civil en Cuba Normalización en los procesos que se llevan a cabo en las oficinas registrales, así como de los documentos y/o formularios que se procesan en estas oficinas.Mejoras en el rendimiento de las oficinas de administración pública.Reducción del tiempo de respuesta para los trámites.Facilidades de tramitación.Mejoras en las condiciones de trabajo del personal de las oficinas registrales.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoProyecto demostrativo para la aplicación de un modelo que permita un acceso ágil y eficaz de la ciudadanía a los servicios jurídicos. Ministerio de Justicia de CubaSociedad Cubana de Derecho e Informáticas, Poder Popular de Guantánamo, Instituto de Teoría y Técnica de Información Jurídica de FlorenciaUniversidad de Zaragoza.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoEl proyecto se realizará en el marco del Programa de Desarrollo Humano Local (PDHL) del PNUD en Cuba.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoEl proyecto se inserta en el Programa Rector para la Informatización de la Sociedad:Informatización de la administración, el gobierno de la sociedad y la economía. ISGOBInformatización Territorial. ISMUN
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoGuantánamo: provincia del extremo más oriental de la isla, a unos mil kilómetros de La Habanadescentralización todavía incipiente de los servicios,
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoGuantánamo: 10 municipiosGuantánamo (cabecera provincial) BaracoaGuantánamo, Baracoa y Maisí
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoGuantánamo: 75% del territorio de es montańoso, Zonas de muy difícil acceso para la poblaciónDifícil situación del transporte
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoExcesivo tiempo de espera de los ciudadanos para acceder a los servicios jurídicos, tales como los trámites del carné de identidad, legalización del matrimonio, registro de vehículos, registro de propiedades y otras asesorías legales, Limita los esfuerzos de desarrollo de este territorio.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de Guantánamo360 834Habitantes2498508119129793Guantánamo Baracoa Maisí
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoObjetivo:Mejorar el acceso a los servicios legales que se le prestan a la ciudadanía en Guantánamo y desarrollar telemáticamente los procesos entre los operadores jurídicos.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoObjetivos Específicos:a) Acceso de las personas naturales y jurídicas en tiempo y a un costo mínimo a los servicios registrales para la expedición de certificaciones de:Nacimiento, Estado civil, Defunciones,Antecedentes Penales, Registro de Actos de Ultima Voluntad, Registro Especial (Actos de cubanos en el exterior), Registro de la Propiedad, Registro Mercantil, Servicios Notariales, Otras asesorías legales.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoObjetivos Específicos:b) Mejorar las comunicaciones entre los servicios jurídicos y de registros entre el Ministerio de Justicia y los tres municipios.c) Mejorar la capacidad a nivel provincial de la prestación de servicios.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoResultados:1)Informatizar los servicios jurídicos y de registros en Municipios: Guantánamo, Baracoa y Maisí, que permitirá el acceso de aproximadamente 2,000 usuarios durante el primer ańo.1)Interconectar e informatizar los servicios entre los 3 Municipios: Guantánamo, Baracoa y Maisí.
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Informatización de servicios registrales y de información jurídica: Red Ciudadana de GuantánamoResultados:1)Posibilitar el intercambio directo entre los ciudadanos y las personas jurídicas a través de buzones informáticos para la solicitud de servicios legales.Crear ventanillas integradas que dé acceso a los servicios y la información jurídica.Desarrollar herramientas para el trabajo online.