MODERNIZACION DEL REGISTRO CIVIL HONDURAS OEA

Modernización de los Registros Civiles en Honduras

Antecedentes del Proyecto.

En el año 1998 el Tribunal Nacional de Elecciones y la Organización de Estados Americanos entraron en convenio para modernizar el sistema de registro civil del Registro Nacional de las Personas, fue así como durante el año 1999 se realizaron las transformaciones necesarias para instalar este sistema y teniendo en mente que el equipo que en ese momento tenía el RNP no podía superar el problema del año 2000, para finales de 1999 se instaló en Tegucigalpa el nuevo equipo el cual comprende una red interna, un moderno motor de base de datos, un servidor central basado en sistemas de alta disponibilidad y el sistema de registro civil acondicionado a las necesidades de la institución.

Con el sistema de registro civil se logra ir formando los libros de inscripciones al tiempo que los ciudadanos se presentan al RNP y también que la información quede grabada en medios magnéticos, todo esto de una misma fuente y con el control de calidad del ciudadano, por lo tanto con este nuevo sistema se elimina el problema de grabar posteriormente los libros y estar expuestos a errores en la trascripción de los datos, este procedimiento elimina el problema de grabar posteriormente los datos al computador, adicionalmente el sistema permite grabar aquellos libros que todavía no han sido transcritos al computador.

Objetivos
Es evidente que el registro civil es la base para cualquier proceso de identificación y electoral ya que con un manejo eficaz y eficiente de las registros de nacimientos, matrimonios y defunciones se tiene una base de información segura para la identificación de la población y la conformación del padrón de electores. Por ello, el proyecto se plantea sobre la base de los siguientes objetivos:
• Solución del problema del nuevo milenio, año 2000
• Crear nuevos sistemas en nuevos equipos para superar el problema del nuevo milenio, año 2000
• Crear la plataforma abierta para la futura integración con otros sistemas de la institución
• Evaluar el estado actual de la gestión administrativa y plantear alternativa de equipos, software y procesos automatizados para dar mejor servicio administrativo a la institución
• Contar con una institución automatizada e integrada con todas sus áreas, lo cual facilitará que el TNE gestiono sus actividades en forma rápida, segura, con controles, y fáciles de usar
• Evaluar y llevar a cabo la descentralización de la gestión de registros a través de computadoras, la cual debe de darse en forma gradual
• A través de ello se dará la registros en línea, provocará eliminación de errores, también las inscripciones y la constancia se podrán realizar en el mismo momento, así el usuario solo necesita unos cuantos minutos para registrarse y que se entregue su constancia. Disminuirá la cantidad de subregistraciones
• Mejorar los costos operación y mantenimiento de los sistemas. Menores costos y mejores servicios por brindar
• Dejar la plataforma abierta para integrar a la institución con otras como Migraciones, salud, Trabajo, etc., que ayudarán a crear políticas de desarrollo social
• Crear la plataforma abierta para la futura integración con otros sistemas desarrollados para la institución.

Alcances.
Adquisición de nuevos equipos y diseño de nuevos programas con el propósito de obtener un sistema de cómputos y de gestión de información que posibiliten optimizar los servicios que brindan las instituciones públicas a la ciudadanía. A continuación se indican las principales ventajas de la operación:

• Solución del problema año 2000
Primeramente debemos cambiar los equipos actuales por unos nuevos, sus ventajas serán:
o Mayor capacidad de operación
o Mas facilidad de uso
o Menor costo de operación
o Crecimiento escalable
o Sistemas abiertos que ayuden a la conectividad con otros que puedan adquirirse mas adelante

• Programas que reemplacen a los actuales, sus ventajas son:
o Mas fácil de desarrollarlos y mantenerlos
o Integración con fotos, videos, documentos, etc.
o Fácil su uso, tender a capacitación cero a los registradores
o Sistemas de seguridad muy sólidos
o Almacenamiento de información en varios niveles, imposibilidad de pérdida o daños de los mismos
o Capacitar al personal técnico, gerencial y usuario para que estos brinden mejores servicios
o Entrega y acopio de información de Registros Electorales con Organizaciones o Partidos políticos
o Contar con manuales más claros en el uso y procedimiento en las registraciones, y así evitar supuestos a la hora de registrar
o Digitalizar (Escanear) todos los libros, para que principalmente sirvan de:
o Respaldo documental, si se pierde un libro, estas imágenes sirven como fuente de información
o La no adulteración de los libros
o No deterioro de los mismos
o Evaluar los procesos administrativos del TNE para su automatización
o Capacitar al personal técnico, gerencial y usuario para que estos brinden mejores servicios
o Integrar todas las áreas informatizándolas, para un trabajo mas rápido y seguro
o Creación de Página web que ayude a integrase con otras entidades ya sean a nivel nacional o internacional, como medida de compartir información que se crea pertinente, acelerando el mejor servicio a los usuarios
o Automatizar el trámite de documentos internamente, para tener mejor control en ellos y la seguridad de seguimiento
o Dar herramientas de manejo de información para estadísticas vitales que ayuden a la toma de decisiones
o Evaluación en la descentralización de los procesos de inscripción por Cómputo
o Capacitación al personal técnico, gerencial, jefatural y registrador
o Contar con varios departamentos y/o ciudades importantes computarizados, y así descentralizar el uso de información centralizada. Ejemplo: el ciudadano ya no necesitará ir al municipio donde se realizó su inscripción de nacimiento para solicitar un certificado del mismo, y la espera de semanas para obtenerlo, podrá realizarlo desde cualquier municipio computarizado, y este lo emitirá al instante. Cambiar a una institución que maneje información descentralizada, pero totalmente integrada.
o Registraciones en línea, al instante se inscribe a la computadora la inscripción de nacimiento, matrimonio y defunciones, así se eliminan errores en los datos, los cuales crean un problema serio en un futuro cercano, al enterarse que la certificación no coincide con los datos de inscripción. A veces cuesta mucho dinero a gente muy pobre, y provoca una nueva inscripción, REPOSICION, porque le es más fácil al ciudadano realizar esta operación que contratar a un abogado para resolver el caso, por tanto se crea una duplicidad en la inscripción.
o Contar con nuevos formularios de certificaciones que mejoren su lectura, y su seguridad de falsificación
o Integración total entre Registros Civiles, Registros Electorales y sistemas de cedulación
o Dar herramientas de manejo de información para estadísticas vitales que ayuden a la toma de decisiones.
o Se contará con la capacidad de realizar cualquier proceso desde cualquier ciudad que cuente con equipo informático. Esto permitirá al ciudadano a solicitar constancias de su información aunque el no este inscrito en esa ciudad.
o Integración total entre Registros Civiles, Registros Electorales y sistemas de cedulación.
o La creación de un sitio en la red pública de Internet la cual permitirá la publicación de información a través de esta herramienta. Con esto se podrá integrar a otras instituciones nacionales, así como internacionales.
o Se contará con una plataforma actual, segura y abierta que permita el crecimiento e integración a próximos proyectos.
o Entrega y acopio de información de Registros Electorales con Organizaciones o Partidos políticos.
o Integrar todas las áreas informatizándolas, para un trabajo más rápido y seguro.
o Automatizar el trámite de documentos internamente, para tener mejor control en ellos y la seguridad de seguimiento

Trabajos realizados a diciembre 2000.

De acuerdo a lo establecido en el proyecto de los tres componentes que fueron planteados el de superación del año 2000 ya fue totalmente completado y resulto en gran beneficio para la institución, no se tuvo ningún problema para la superación del año 2000 y los sistemas fueron implementados a tiempo.
El componente de automatización de la institución en este momento se encuentra ejecutándose ya que algunos módulos no están implementados, ver en paginas posteriores módulos sin implementar
El componente de la descentralización se encuentra desarrollándose y ya se tienen 7 ciudades descentralizadas, se espera llegar a 30, pero no se tiene por el momento el equipo para estas ciudades, la cooperación española espera que a inicios de enero del 2001 se inicie esta descentralización, ya se adjudico la compra de este equipo a la empresa española Indra. Dentro de este componente nuestra ayuda es muy valiosa ya que somos los que conocemos los sistemas que se implementaran y que están por implementarse, por el momento los españoles han seguido nuestras pautas del equipamiento técnico requerido.


Sistemas implementados.
Inscripción de Nacimientos
Inscripción de Nacimientos
Inscripción de Notas Marginales
Inscripción de Defunciones.
Sistema de seguridad de los sistemas
Sistema trascripción por lotes
Sistema de impresión de Certificados en línea
Sistema de manejo de Libros Creación de red informática en Tegucigalpa
Creación de red informática en San Pedro Sula
Creación de red informática en La Ceiba
Creación de red informática en Choluteca
Creación de red informática en El Progreso
Creación de red informática en Coloma
Creación de red informática en Villanueva
Soporte a las elecciones internas/2000, nuevos programas de computo de votos, libros electorales, asignación de puestos, reportes, etc.
Generación del Help (ayuda) de la aplicación de registro Civil.

Sistema de inscripciones de nacimiento.
Sirve para inscribir los nacimientos en línea, imprime el acta de nacimiento para que el ciudadano la firme, asimismo permite que se depure la información contenida en la base de datos referente a los padres, comparecientes y testigos. Este sistema se encuentra en todas las 7 ciudades mecanizadas y fue el primer sistema puesto en producción.
Sistema de Inscripción de notas marginales.
Sirve para inscribir las notas marginales, se codificaron todas las notas marginales de acuerdo al procedimiento que ejecutan y esto nos permite estandarizar mejor estos procedimientos. Al momento no todas las notas marginales se encuentran digitalizadas por lo que la institución se encuentra grabando estas notas.
Sistema de Inscripción de Defunciones.
Sirve para inscribir las defunciones, en este sistema se graban todos las datos del difunto, lugar de la muerte, causas de muerte, cementerio, etc. Este sistema tiene relación con otros sistemas como ser el de nacimientos ya que al producirse la defunción se tiene que actualizar el estado de vivencia de la inscripción de nacimiento.
Sistema de Seguridad de los sistemas.
Controla por medio de perfiles de usuarios y sus correspondientes accesos a todos los módulos de la aplicación, en este sistema se restringe a todos los usuarios que acceden al sistema.
Sistema de Trascripción por lotes.
Sirve para transcribir aquellas actas que todavía no han sido grabadas al computador central, se definió con la dirección de registro civil los datos principales que se graban para minimizar los tiempos de los operadores en la grabación de las actas, además tiene muchas ayudas que permiten al operador una mayor rapidez.
Sistema de impresión de certificados en línea.
Este sistema permite imprimir el certificado en línea, automáticamente imprime la firma del registrador civil al cual corresponde la certificación. Además si el certificado no es de la localidad y la información almacenada en el computador esta buena, entonces el sistema imprime el certificado pero con la firma y leyenda especial del director nacional de registro civil. Con este sistema se mejoró la seguridad en las certificaciones ya que tiene impreso el número que encripta la información que se esta certificando y por medio de un programa y este número se puede volver a generar la información que presenta la certificación.
Sistema de manejo de libros.
Controla todo lo referente a libros, los cuales puden ser de nacimientos, defunciones, matrimonios, notas marginales, etc. Se tiene un codigo para cada tipo de libro y controla desde el usuario que lo esta grabando ya sea de manera online o por lotes hasta el usuario que le realiza el control de calidad. Este modulo es muy usado por el personal de registro civil para llevar un control expedito de la ubicación física de los libros así como de su estado físico (deteriorado, en grabación, etc).
Creación de redes informáticas.
Se definieron y crearon las redes informáticas para 7 ciudades, en las cuales tuvimos que preparar el servidor, estaciones de trabajo, hacer el cableado de la red, instalación del sistema de registro civil, instalación del hardware, etc.
Las ciudades que hasta el momento se encuentran automatizadas son: Tegucigalpa, San Pedro Sula, La Ceiba, Choluteca, El Progreso, Choloma y Villanueva.
Soporte a las elecciones internas/2000.
Como los sistemas eleccionarios del Tribunal Nacional de Elecciones se encontraban desarrollados en el lenguaje de programación Cobol y estos programas no pueden ser transportados a la nueva plataforma que tiene el TNE, para las recientes elecciones internas se tuvieron que hacer nuevos programas de computo de votos, libros electorales, asignación de puestos, reportes, etc.
Es importante hacer notar que estos programas se realizaron con muy poco tiempo y por lo tanto es una programación que le faltan cosas para que pueda ser segura, esto era del conocimiento del TNE pero había que arriesgarse porque era lo único con que se contaba, se espera volver a analizar estos sistemas para las elecciones presidenciales que se llevaran a cabo en noviembre del 2001.
Generación del Help (ayuda) de la aplicación de registro Civil.
Con esta ayuda del sistema se pretende minimizar el tiempo de capacitación que actualmente tenemos con el nuevo personal que hace uso de la aplicación, además estamos convencidos que se reducirán las consultas de soporte que se recibirán de parte de los usuarios. Se espera ponerlo a funcionar cuando se integren los otros sistemas (defunciones y matrimonios) para minimizar los co
stos de transporte y estadía de los técnicos.

Sistemas por implementar
Sistema de Matrimonios (esta programado, falta implementarlo)
Sistema de Estadísticas
Continuación con el sistema de logs (pistas de auditoria).
Inscripciones judiciales (Legitimaciones, Reconocimientos, etc)
Servidor de Internet
Seguir con la descentralización de los registros civiles Registro Electoral
Sistema de Matrimonios.
Este sistema ya se encuentra programado y estamos listos para comenzar a implementarlo en Tegucigalpa, pero no tenemos el equipo que necesitamos para ponerlo a funcionar (Micros e impresoras duplex), de acuerdo a lo conversado con la cooperación Española se espera que inicios a enero se proceda a comprar los equipos. Siempre que salimos con un nuevo sistema lo implementamos en Tegucigalpa para lograr depurar algunos detalles y luego una vez que este totalmente depurado lo replicamos en las otras ciudades.
Sistema de Estadísticas.
Este sistema elabora todas aquellas estadísticas que con los datos del sistema se puedan producir, se incluyen graficas en línea sobre la mayoría de datos que son producidos en el registro civil. Es un sistema muy importante para la institución ya que los datos son utilizados por otras instituciones como ser la Dirección de estadísticas y censos, Ministerio de Salud, Dirección general de población y política migratoria, etc.
Continuación de Sistema de Logs (Auditoria del sistema)
El sistema de Logs o auditoria del sistema sirve para rastrear todas aquellas transacciones que han sido ejecutadas por los usuarios, es muy importante para la asignación de responsabilidades de acuerdo a lo realizado en el sistema, en agosto y septiembre del 2000 se trabajo algunos días sobre este sistema por pedido expreso del Tribunal Nacional de Elecciones ya que en esos momentos algunos candidatos aspirantes a elección popular se les cuestionaba su nacionalidad y el registro civil es la pieza clave para su esclarecimiento, por lo tanto era necesario tener un estricto control sobre las modificaciones o alteraciones que podrían estar produciendo en el sistema informático. Solo se realizaron aquellos programas que expresamente el Tribunal Solicito, pero todavía falta programación.
Inscripciones Judiciales.
Este sistema sirve para hacer la inscripción de todos aquellos trámites que son realizados por medio de sentencia judicial, se debe de estandarizar los trámites y conformar algunas tablas que servirán para el manejo interno de este sistema.
Implementación del servidor de Internet
Es necesario la implementación de un servidor por medio del cual se pueda publicar censo nacional electoral y posteriormente los resultados de elecciones. Para esto sé a estimado un servidor con Windows NT 4.0 e Internet Information Server el cual da la capacidad de publicar páginas de WEB. Adicionalmente se instalará el motor de base de datos e incluido la base de datos del censo nacional electoral en forma resumida.
Evaluando la seguridad se decidió no integrar este servidor a la red actual del Registro Nacional de las Personas. De esta manera no se corre el riesgo de que pueda ser violada la seguridad de la red local. La forma de actualizar la información será a través de cartuchos de cinta realizando periódicamente un backup de la base de datos original y actualizando la base de datos pública.
Esta plataforma esta preparada para agregar en un próximo proyecto un servidor de seguridad, ejemplo un firewall, y poder ofrecer el acceso a Internet a todos los usuarios autorizados del RNP de una forma segura y controlada.
Seguir con la Descentralización de los sistemas informáticos.
Ya se tienen descentralizados 7 ciudades y por las elecciones internas se pospuso las otras ciudades para el mes de enero, se espera que la cooperación española entregue los equipos para ese mes, al finalizar esta descentralización se espera tener 37 ciudades informatizadas ya que el proyecto de los españoles incluye 30 ciudades y ya se encuentran realizadas 7 que no se incluirán en el proyecto.
Registro Electoral.
Al igual que el sistema informático de Registro Civil que fue afectado por el problema del año 2000, el sistema informático de Registro Electoral también tiene que volverse a programar ya que los programas se encontraban en una plataforma en la cual no es posible migrarlos a nuevos esquemas, actualmente se realizaron algunos programas para llevar a cabo las elecciones internas de los partidos políticos, para la elaboración de estos programas el departamento de computo contó con la ayuda de nuestros técnicos, pero estos programas no cuentan con una estructura sólida de base de datos y tienen deficiencias, estos programas fueron hechos de esa manera por la premura que tenía el Tribunal para llevar a cabo estas elecciones. Para las elecciones generales que se llevaran a cabo en Noviembre del 2001 es preciso rehacer totalmente estos programas y estructurarlos de forma que presenten una estructura sólida y capaz de ser auditada en cualquier instante.
No se cuenta con un sistema adecuado de computo de votos, no existe programa para la transmisión de resultados y tampoco tienen programas para la presentación de resultados.
RECOPILO ABOGADO JORGE FERNANDO MARTINEZ GABOUREL

OFICIAL CAPACITACION REGISTRO CIVIL HONDURAS

ahrbom@yahoo.com