PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA LA AUTOMATIZACION DE LA INFORMACION DEL

REGISTRO MUNICIPAL DEL D.C.

ELABORADO   POR: EDGARDO CACERES ANDINO QDDG

TEGUCIGALPA, MARZO DE 1992

1.- INTRODUCCION

EL BORRADOR QUE A CONTINUACION SE PRESENTA ES UNA PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DE LA AUTOMATIZACION DE LA INFORMACION EXISTENTE EN EL REGISTRO MUNICIPAL DEL DISTRITO CENTRAL.

ES NECESARIO ACLARAR QUE EN PRINCIPIO LOS PROCEDIMIENTOS QUE A CONTINUACION SE DESCRIBEN,  SOLO SE APLICARIAN A LAS SOLICITUDES DE ACTAS DE NACIMIENTO DE MANERA TAL QUE CUALQUIER CIUDADANO QUE NECESITA UN ACTA DE NACIMIENTO DEL DISTRITO CENTRAL PUEDA OBTENERLA EN UN PROMEDIO DE 10 MINUTOS, SI ES UN ACTA SIN PROBLEMAS Y DE ACUERDO AL FLUJO DE CIUDADANOS DE ESE MOMENTO. A MEDIDA QUE SE DESARROLLEN LOS DISEÑOS DE PROGRAMAS Y LA GRABACION Y ACTUALIZACION DE LA INFORMACION EXISTENTE EN EL DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE DATOS DEL P.A.R.C. SE PUEDEN IR EXTENDIENDO LOS SERVICIOS DE AUTOMATIZACION DE TODA LA INFORMACION DEL REGISTRO MUNICIPAL (DEFUNCIONES, MATRIMONIOS, ETC.).

HAY QUE EXPRESAR QUE EL DESARROLLO DE LA PROGRAMACION Y DE LAS APLICACIONES PAA LA AUTOMATIZACION FUE REALIZADO POR EL SEÑOR DENIS BARAHONA, CONTANDO CON LA ASESORIA EN CUENTO A LA PROGRAMACION Y ADMINISTRACION DEL SISTEMA DL I.B.M. 4381, DEL SEÑOR JEEFFREHY TALAVERA, AMBOS JEFES DEL DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE DATOS DEL P.A.R.C.

VARIAS DE LAS PROPUESTAS QUE AQUÍ SE MUESTRAN, SON PRODUCTO DEL INTERCAMBIO DE IDEAS REALIZADO CON EL SEÑOR DR. DEL PARC, ADAN PALACIOS, LOS JEFES DE PRODAT Y CON LA LIC. CLARISA MARA DE ENLACE E INFORMACION.

POR ULTIMO, ESTA PROPUESTA POSEE UN CARCATER ABIERTO PUES EN RELACION A CIERTOS PROCEDIMIENTOS SE PRESENTAN DIVERSAS OPCIONES QUE TIENEN QUE SER DECIDIDAS CON LA DEBIDA DISCUSION DE ELLAS.

II. PROGRAMACION

1)      SE NECESITA LA PUESTA EN LINEA DE LA APLICACIÓN.

2)      HAY QUE CREAR LAS CONTRASEÑAS (PASSWORDS) PARA SU UTILIZACION POR PARTE DE LOS USUARIOS DE LAS TERMINALES. SERIAN DOS TIPOS DE PASSWORDS:

A)     PASSWORD PARA TRANSCRIPTORES QUE HARAN CONSULTA Y ENVIARAN INFORMACION A IMPRESIÓN.

B)     PASSWORD PARA PERSONAL SELECCIONADO QUE HARA MODIFICACIONES AL INVENTARIO PREVIA AUTORIZACION POR ESCRITO DEL SUPERVISOR DEL REGISTRO MUNICIPAL.

3)      SE DEBE CREAR UN ARCHIVO DENTRO DEL SISTEMA QUE PERMITA VISUALIZARLOS CON LAS AUTORIZACIONES POR ESCRITO COMO MEDIO DE CONTROL.

4)      SE DEBEN CONFIGURAR LAS TERMINALES PARA QUE IMPRIMAN EN IMPRESORA X.

5)      ADEMAS, LAS PERSONAS QUE ATENDERAN SOLICITUDES CON PROBLEMAS, DEBEN TENER ACCESO A INVENTARIO VIEJO COMO ARCHIVO DE AUXILIO POR LAS SIGUIENTES RAZONES:

A)     EN ALGUNOS CASOS LA GENTE SOLO FUE INSCRITA CON UN APELLIDO Y AL MOMENTO DE GRABAR PRODAT LA DOCUMENTACION YA SE HABIA EFECTUADO CIERTA GENERACION DE APELLIDOS COMPLETOS, TAL VEZ NO APAREZCA EN LOS ARCHIVOS DE PRODAT PERO SI EN EL INVENTARIO VIEJO.

B)     NO SE PUEDE ASEGURAR EL 100 DE LA CALIDAD DE LA GRABACION Y VERIFICACION DE LA INFORMACION DEBIDO A QUE:

B.1) SE TUVO CIERTOS PROBLEMAS CON LOS DOCUMENTOS FUENTES Y

B.2) SE REPORTARON REGISTROS CON NUMEROS DE ACTAS REPETIDOS Y REGISTROS SIN NUMERO DE ACTA, PERO DEBIDO A QUE NO HUBO APOYO CON EL CONTROL NUMERICO, ESAS ACTAS QUEDAN TODAVIA COMO ACTAS PROBLEMAS.

C)     SE SUPONE QUE SOLO SE ATENDERAN SOLICITUDES DE PERSONAS NACIDAS EN 0801, PERO SIEMPRE Y MAS QUE TODO POR FALTA DE INFORMACION, LLEGARAN PERSONAS NACIDAS EN OTROS MUNICIPIOS A SOLICITAR SUS ACTAS DE NACIMIENTO, PUES ES UN HECHO COTIDIANO QUE SUCEDE EN EL REGISTRO MUNICIPAL Y HAY QUE ATENDERLOS PROPORCIONANDOLE CUANDO SE PUEDA LA INFORMACION Y ORIENTACION NECESARIA PUES MUCHOS DESCONOCEN LA EXISTENCIA DE UN ARCHIVO CENTRAL.

III.  EQUIPO Y MATERIAL NECESARIO

1)      AREA FISICA ADECUADA. (FALTA PRECISAR ESTOS DETALLES)

2)      INSTALACION ELECTRICA Y CONEXIÓN DE CABLES COAXIALES.

3)      1 MULTIPLEXOR, PARA CUBRIR LA INSTALACION DE HASTA 8 TERMINALES.

4)      6 O 7 TERMINALES, DE PREFERENCIA INFOWINOW, 3 PARA VENTANILLAS DE SOLICITUDES NORMALES, 2 PARA SOLICITUDES CON PROBLEMAS Y 1 O 2 PARA USO DEL REGISTRADOR MUNICIPAL.

5)      1 O 2 IMPRESORAS PPS II 2390, ESTAS PARA LA IMPRESIÓN DE LAS SOLICITUDES DE ACTAS DE NACIMIENTO.

6)      1 IMPRESORA PROPRINTER III XL. ESTA PARA LA IMPRESIÓN DE LAS SOLICITUDES CON PROBLEMAS Y SOBRE LAS CUALES EL SUPERVISOR DEL REGISTRO  MUNICIPAL AUTORIZARA LOS CAMBIOS A INVENTARIO.

7)      1 MAQUNA FACSIMIL PARA FIRMA DEL REGISTRADOR (EN CASO DE QUE SE DECIDA ESTA OPCION).

8)      PAPEL EN FORMAS CONTINUAS

9)      CINTAS PARA IMPRESORA

10)  ENGRAPADORAS, PARA ADJUNTAR BOLETAS DE LA AMDC AL FORMATO.

11)  PERFORADORAS, PARA PERFORAR TIMBRES FISCALES.

12)  PAPEL BOND

13)  LAPICES

IV. RECURSOS   HUMANOS

PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO ANTERIOR ES NECESARIO EL SIGUIENTE PERSONAL:

A)     UN EQUIPO DE TRANSCRIPTORES QUE POSEAN SUFICIENTE EXPERIENCIA EN ESTE TIPO DE TERMINALES YA DESCRITAS Y CON LA DEBIDA CAPACITACION EN LA BUSQUEDA DE LA INFORMACION (REMITIRSE A LA GUIA DE PROCEDIMIENTOS DEL PERSONAL DE VENTANILLA) ESTE EQUIPO DEBE ESTAR INTEGRADO POR LO MENOS POR 10 PERSONAS, YA QUE HAY QUE PREVENIR INCAPACIDADES, PERMISOS, ETC. PUES PARA QUE FUNCIONE ESTE PROYECTO SIN ATRASOS DE NINGUN TIPO SE DEBEN PREVER TODOS LOS DETALLES.

B)     UN EQUIPO DE POR LO MENOS 4 PERSONAS QUE TENGAN LA SUFICIENTE EXPERIENCIA EN LA BUSQUEDA DE INFORMACION Y QUE POSEAN LA CAPACIDAD LOGICA PARA ENCONTRAR EN EL SISTEMA LA INFORMACION DE LOS CIUDADANOS QUE NO PUDIERAN APARECER EN LAS VENTANILLAS PARA LAS SOLICITUDES NORMALES. ADEMAS DEBEN TENER BUENAS RELACIONES PUBLICAS PORQUE TENDRAN QUE HACER ESPERAR AL CIUDADANO POR LO MENOS 15 MINUTOS.

C)     UN SUPERVISOR DEL PERSONAL ANTERIOR QUE CONOZCA AL DETALLE TODOS LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROYECTO DE AUTOMATIZACION Y QUE PUEDA SOLVENTAR CUALQUIER PROBLEMA QUE SE PRESENTE EN LA BUSQUEDA DE LA INFORMACION, CON LA IMPRESORA, CON EL PERSONAL, ETC.

D)     UNA PERSONA QUE SEPA MANEJAR LA IMPRESORA Y CAPAZ DE RESOLVER LOS PROBLEMAS QUE SE PRESENTEN CON ELLA, DESDE COLOCAR EL PAPEL, CAMBIAR CINTAS O INCONVENIENTES QUE SE PRESENTEN EN EL FLUJO NORMAL DE LA IMPRESORA. ESTA PERSONA NO SOLAMENTE CORTARA LAS FORMAS IMPRESAS SINO QUE ADEMAS LE ADJUNTARA LA BOLETA DE LA A.M.D.C. Y EL TIMBRE FISCAL, EL CUAL SERA PERFORADO.

E)      UNA PERSONA QUE RECOJA LAS BOLETAS Y TIMBRES DE LAS VENTANILLAS PARA ENTREGARLOS A LA PERSONA QUE MANEJARA LA IMPRESORA, A LA CUAL LE AYUDARA EN LAS TAREAS QUE EL ENCARGADO DE IMPRESIÓN LE ASIGNE.

ADEMAS, ESTA PERSONA TRALADARA EL FORMATO IMPRESO CON SU BOLETA Y TIMBRE A LA FASE DE FIRMA.

F)      EN LA FASE DE FIRMA SE SUGIERE LA UTILIZACION DE UNA MAQUINA FACSIMIL CUYA LLAVE SERA ENTREGADA POR EL REGISTRADOR A LA PERSONA QUE MANEJARA DICHA MAQUINA, LO MISMO EL SELLO. SE SUGIERE LA ADQUISICION DE UNA MAQUINA FACSIMIL PUES SOLO ASI SE ASEGURARA LA AGILIDAD DEL PROCESO.

EN CASO DE QUE NO SEA ACEPTADA ESTA OPCION Y CONTINUE LA FIRMA MANUAL DE LAS ACTAS DE NACIMIENTO SE SUGIERE LO SIGUIENTE: QUE EXISTA UNA FIRMA ALTERNA A LA DEL REGISTRADOR, YA QUE SI NO LA HAY NO FUNCIONARA LA AUTOMATIZACION. LA FIRMA ALTERANA SERA EXCLUSIVAMENTE PARA FIRMAR CERTIFICACIONES EN ORMAS CONTINUAS, ES DECIR, EN CERTIFICACIONES QUE SALGAN DE LA IMPRESORA Y CUANDO EL REGISTRADOR TENGA QUE SALIR DE SU OFICINA LE ENTREGA EL SELLO A LA PERSONA CON FIRMA ALTERNA, LA CUAL LO DEVOLVERA INMEDIATAMENTE QUE REGRESE EL REGISTRADOR.

TODA OTRA CERTIFICACION QUE NO SALGA DE IMPRESORA SERA FIRMADA SOLO POR EL REGISTRADOR.

G)     SE NECESITA UNA PERSONA QUE ESTE EN VENTANILLA DE ENTREGA Y LLEVE UN CONTROL DE CADA FORMATO ENTREGADO ANOTANDO EL NUMERO DE HOJA CONTINUA UTILIZADA.

DESPUES DE SER FIRMADA Y SELLADA EL FORMATO SERA TRASLADADO A LA VENTANILLA DE ENTREGA. LA MISMA PERSONA QUE RECOGE LAS BOLETAS DE VENTANILLA TRASLADARA LOS FORMATOS A LA ULTIMA VENTANILLA.

H)     ADEMAS, HABRA UNA PERSONA DEL REGISTRO MUNICIPAL QUE ACTUARA COMO SUPERVISOR Y QUIEN S ENCARGARA DE AUTORIZAR LAS CORRECCIONES Y AGREGADOS NECESARIOS AL INVENTARIO. ESTA PERSONA ESTARA EN LA SECCION DE SOLICITUDES CON PROBLEMAS Y CONSULTA ANTES DE LAS CORRECCIONES O AGREGADOS.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDES NORMALES

EL SIGUIENTE ES LA PROPUESTA DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO DE ELABOARACION AUTOMATIZADA DE ACTAS DE NACIMIENTO.

1)      LLEGA EL CIUDADANO A CUALQUIERA DE LAS PRIMERAS TRES VENTANILLAS.

2)      EL TRANSCRIPTOR LE SOLICITA SU NOMBRE COMPLETO EMPEZANDO POR LOS APELLIDOS.

3)      EL TRANSCRIPTOR BUSCA POR VSAM BROWSE EL NOMBRE COMPLETO Y EN CUANTO APARECE ESCRIBE EL NUMERO DE IDENTIDAD. SI EXISTEN HOMONIMIAS ESCRIBE LOS DIVERSOS NUMERO DE IDENTIDAD.

4)      AL INTRODUCIR EN PANTALLA EL NUMERO DE IDENTIDAD Y APARECER TODOS LOS DATOS DEL CIUDADANO EL TRANSCRIPTOR DEBERA PREGUNTAR AL CIUDADANO LO SIGUIENTE:

A)     FECHA DE NACIMIENTO,

B)     NOMBRE DE LOS PADRES Y

C)     COMO DELETREA SU NOMBRE EN CASO DE NOMBRES CON VARIABLES AL SER ESCRITOS.

SI LOS TRES DATOS  COINCIDEN EL TRANSCRIPTOR ENVIA LA INFORMACION A QUE SE IMPRIMA Y REMITE AL CIUDADANO A OBTENER SU ACTA DE NACIMIENTO A LA VENTANILLA DE ENTREGA. ANTES DE REMITIR AL CIUDADANO A ESA VENTANILLA LE DEBERA SOLICITAR LA BOLETA DE LA ALCALDIA Y EL TIMBRE FISCAL.

SI ALGUNO DE LOS DATOS NO COINCIDE O EL CIUDADANO NO APARECE EN PANTALLA, EL TRANSCRIPTOR ENVIA AL CIUDADANO A LA SECCION DE SOLICITUDES CON PROBLEMAS.

5)      LA PERSONA ENCARGADA DE RECOGER LAS BOLETAS Y LOS TIMBRES LOS TRASLADA A LA IMPRESORA DONDE SE LE ANEXAN AL FORMATO IMPRESO Y SE PERFORA EL TIMBRE.

6)      LUEGO ES TRALADADA A FIRMA Y SELLO Y ENVIADA A LA VENTANILLA DE ENTREGA.

7)      EN LA VENTANILLA DE ENTREGA LA PERSONA ENCARGADA ANOTA EN SU HOJA DE CONTROL EL NUMERO DE FORMATO IMPRESO Y EL NUMERO D IDENTIDAD DEL SOLICITANTE Y LUEGO LA ENTREGA.

PROCEDIMIENTO PAR SOLICITUDES CON PROBLEMAS.

1)      SI EL CIUDADANO NO APARECE O SUS DATOS NO COINCIDEN EN LAS VENTANILLAS DE SOLICITUDES NORMALES ES ENVIADO A LA SECCION DE SOLICITUDES CON PROBLEMAS.

2)      EN ESTA SECCION EL TRANSCRIPTOR, CON PASSWORD DE VERIFICADOR, BUSCA NUEVAMENT EN PANTALLA AL CIUDADANO, CONSULTA LA INOFORMACION GRABADA POR EL PARC, CONSULTA INVENTARIO VIEJO Y SI APARECE REGISTRADO COMPARA LOS DATOS DEL CIUDADANO CON LOS DEL SISTEMA Y SI COINCIDEN MANDA A IMPRESIÓN.

3)      SI NO COINCIDEN EL SUPERVISOR DEL R,M, ENVIA A BUSCAR EL LIBRO CORRESPONDIENTE PARA CONFIRMAR LOS DATOS QUE LE HAN SIDO IMPRESOS EN LA PROPRINTER Y DESPUES DE ANALIZAR EL ACTA AUTORIZA LAS MODIFICACIONES NECESARIAS EN PANTALLA PARA IMPRIMIR EL ACTA CON LOS DATOS CORRECTOS.

LA AUTORIZACION PARA CUALQUIER MODIFICACION SE HARA EN LA HOJA IMPRESA EN PROPRINTER ESCRIBIENDO LA CORRECCION REALIZADA Y FIRMANDO DICHA HOJA QUE SE ARCHIVARA PARA EFECTOS DE CONTROL.

4)      SI DESPUES DE SU BUSQUEDA EN PANTALLA NO APARECE NINGUN DATO DEL CIUDADANO, SE LE SOLICITARA A ESTE REGRESAR AL TERCER DIA PARA PERMITIR SU BUSQUEDA A TRAVES DE DOS FORMAS:

A)     ANOTANDO, EN UNA HOJA YA MIMEOGRAFIADA, LOS SIGUIENTES DATOS DEL CIUDADANO:

A.1) APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS,

A.2) FECHA DE NACIMIENTO Y

A.3) NOMBRES COMPLETOS DE LOS PADRES.

     Y DICHA HOJA SE ENTREGA AL SUPERVISOR DEL R.N.P PARA QUE LA ENTREGUE    A LOS BUSCADORES DEL ARCHIVO MUNICIPAL.

B)     ESA HOJA DEBERA LLEVAR UNA COPIA QUE SERA ENTREGADA A ENLACE E INFORMACION DEL PRODAT PARA UNA BUSQUEDA AUTOMATIZADA MAS EXHAUSTIVA.

UNA VEZ LOCALIZADOS LOS DATOS DEL CIUDADANO MEDIANTE CUALQUIERA DE LAS DOS VIAS, SE ENTREGA DICHA INFORMACION AL SUPERVISOR DEL R.M. PARA QUE SE PROCEDA A LA CORRECCION O AGREGADO A INVENTARIO DE DICHA INFORMACION.

5)      SE IMPRIME DICHA SOLICITUD Y SE RESGUARDA PARA SER ENTREGADA EN LA FECHA ESTABLECIDA.

6)      SOLO DESPUES DE LA BUSQUEDA EXHAUSTIVA A TRAVES DEL SISTEMA DE COMPUTA Y DE LOS LIBROS CORRESPONDIENTES ES QUE SE REMITIRA AL CIUDADANO A SOLICITAR SU CONSTANCIA DE NEGATIVA.

7)      PARA QUE LA SECCION DE SOLICITUDES CON PROBLEMAS PUEDA TRABAJAR EFICIENTEMENTE DEBE EXISTIR UN FLUJO CONSTANTE DE LOS LIBROS DEL ARCHIVO MUNICIPAL Y PARA ELLO DEBE EXISTIR UNA REORGANIZACION DE DICHO ARCHIVO.

GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA PERSONAL DE VENTANILLA.

1)      EL TRANSCRIPTOR DE ENTRADA, PREGUNTA LOS APELLIDOS Y NOMBRES DE LOS CIUDADANOS, SOLICITANDOLE QUE DELETREE DICHO NOMBRE Y A LA VEZ EL AÑO DE NACIMIENTO.

POR EJEMPLO: GONZALEZ HENRIQUEZ CARLOS GEOVANNY, NACIO EN 1974.

2)      INGRESA A PARTIR DEL MENU LA BUSQUEDA EN SISTEMA VIEJO DE NACIMIENTOS Y TRANSCRIBE LOS APELLIDOS  Y LA INICIAL DEL PRIMER NOMBRE Y LE DA ENTRADA.

3)      SI APARECE TAL COMO LO ESCRIBIO EN PANTALLA, ANOTA EL NUMERO DE IDENTIDAD QUE LE CORRESPONDE.

4)      INGRESA A CONSULTA POR NUMERO DE IDENTIDAD Y LE APARECEN TODOS LOS DATOS DEL CIUDADANO Y SI COINCIDEN NOMBRES, FECHA DE NACIMIENTO Y NOMBRES DE LOS PADRES, LE REQUIERE AL CIUDADANO LA BOLETA DE LA A.M.D.C. Y EL TIMBRE FISCAL.

5)      LUEGO DE SOLICITAR AL CIUDADANO QUE PASE A LA VENTANILLA DE ENTREGA Y OPRIME TECLA DE IMPRESIÓN.

6)      ENVIA BOLETA DE LA ALCALDIA Y TIMBRE A LA SECCION DE IMPRESIÓN

7)      SI LE APARECEN VARIAS PERSONAS CON EL MISMO NOMBRE DEBERA ANOTAR LOS DIVERSOS NUMEROS DE IDENTIDAD Y COMENZAR A BUSCAR UNO POR UNO HASTA QUE SE DISTINGA LA HOMONIMIA.

8)      SI NO LE APARECE EN LA FORMA EN QUE LO ESCRIBIO SE NECESITA INICIAR LA BUSQUEDA JUGANDO CON LAS VARIABLES DE ESCRITURA DEL PRIMER APELLIDO, EJEMPLO:

GONZALEZ, ESCRIBIRLO YA SEA CONSALEZ O GONZALES, SIN ALTERAR EL SEGUNDO APELLIDO.

9)      SI AUN ASI NO APARECE SE NECESITA TAMBIEN MODIFICAR EL SEGUNDO APELLIDO, EJEMPLO:

GONZALEZ HENRIQUEZ                                GONZALES HENRIQUEZ

GONZALEZ HENRIQUES                                GONZALES HENRIQUES

GONZALEZ ENRIQUEZ                                               GONZALES ENRIQUEZ

GONZALEZ ENRIQUES                                               GONZALES ENRIQUES

GONSALEZ HENRIQUEZ                                GONSALES HENRIQUEZ

GONSALEZ HENRIQUES                                 GONSALES HENRIQUES

GONSALEZ ENRIQUEZ                                               GONSALES HENRIQUEZ

GONSALEZ ENRIQUES                                               GONSALES ENRIQUES

COMO SE PUEDE APRECIAR, SON MUCHAS LAS COMBINACIONES EN QUE SE PUEDEN PRESENTAR DOS APELLIDOS DEBIDO FUNDAMENTALMENTE A LA NO BUENA ORTOGRAFIA DE LOS ESCRIBIENTES.

10)  COMO LA BUSQUEDA SE RALIZA CON LOS APELLIDOS POR VSAM BROWSE LAS VARIACIONES EN LOS NOMBRES SE VUELVEN CASI IRRELEVANTES.

11)  SI CON NINGUNA DE LAS VARIACIONES APARECE, SE DEBERA BUSCAR AL CIUDADANO INVIRTIENDO LOS APELLIDOS, SI ASI NO APARECE TAMPOCO SE PROSEGUIRA LA LOCALIZACIÓN CON UNO SOLO DE LOS APELLIDOS.

12)  SI MEDIANTE CUALQUIERADE LAS FORMAS ANTERIORES NO APARECER EL CIUDADANO, SE LE SOLICITA ATENTAMENTE QUE PASE A LA SECCION DE SOLICITUDES CON PROBLEMAS.

13)  EN LA SECCION DE SOLICITUDES CON PROBLEMAS SE PROCEDE A REALIZAR LA MISMA BUSQUEDA ANTERIOR, POR SI SE HA ESCAPADO ALGUNA FASE DEL PROCEDIMIENTO DE BUSQUEDA.

14)  SI NO APARECE EN INFORMACION GRABADA POR PRODAT SE PROCEDERA A BUSCAR EN INVENTARIO VIEJO, SI APARECE ALLI SE ANOTARA EL NUMERO DE IDENTIDAD QUE LE CORRESPONDE Y SE BUSCARA EN ARCHIVO DE PRODAT PARA IMPRIMIR EL ACTA PREVIA CORRECCION SI ES NECESARIA.

15)  SI NO APARECE EN INVENTARIO VIEJO SE LE SOLICITARA AL CIUDADANO REGRESAR EN TRES DIAS Y SE LLENARA EL FORMATO DE SOLICITUDES NO ENCONTRADAS, CUYO ORIGINAL PASA A ARCHIVO MUNICIPAL Y LA COPIA A ENLACE E INFORMACION.

16)  SI CUALQUIER ACTA NO COINCIDE CON LOS DATOS QUE PROPORCIONA EL CIUDADANO, EL PERSONAL SE COMUNICA CON EL SUPERVISOR DEL R.M, PARA QUE ESTE ENVIE POR EL LIBRO CORRESPONDIENTE Y AUTORICE, POR ESCRITO, LAS MODIFICACIONES Y AGREGADOS NECESARIOS A INVENTARIO.

17)  LAS PERSONAS QUE SOLICITEN ACTAS DE NACIMIENTO LITERALES EN PAPEL SELLADO, SERAN ATENDIDAS A TRAVES DE LA SECCION DE SOLICITUDES CON PROBLEMAS, QUIENES IMPRIMIRAN EN PROPRINTER LOS DATOS NECESARIOS PARA LOCALIZAR FALCILMENTE EL TOMO DEL CUAL SE HARA LA TRANSCRIPCION LITERAL.

LO MISMO SE HARA CON LAS ACTAS QUE SOLICITEN CON CONSTANCIA DE SOLTERIA, LAS CUALES SE EXTENDERAN EN LOS MISMOS FORMATOS QUE SE HAN ESTADO UTILIZANDO; ESTO SE HARA ASI PUES TODAVIA NO SE HA GRABADO LA INFORMACION DE MATRIMONIOS.

EN AMBOS CASOS SE SOLICITARA AL CIUDADANO UN PERIODO DE DOS DIAS PARA SERLE ENTREGADA EL ACTA LITERAL O LA CONSTANCIA DE SOLTERIA.

1)      DEBIDO A LA NATURALEZA PROPIA DEL REGISTRO MUNICIPAL, ES LOGICO QUE LOS PARTIDOS POLITICOS SOLICITEN TAMBIEN LA UTILIZACION DEL NUEVO PROCESO DE EMISION DE LAS ACTAS DE NACIMIENTO, PUES TIENEN LA OBLIGACION DE DOCUMENTAR A SUS MILITANTES; POR ELLO SE HA PREVISTO, TAL COMO APARECE EN LA SECCION DE EQUIPO NECESARIO, LA INSTALACION DE UNA O DOS TERMINALES (APARECEN COMO DE USO DEL REGISTRADOR) QUE PODRIAN UTILIZARSE PARA SATISFACER ESOS REQUERIMIENTOS Y SE REGLAMENTARIA, SI SE APRUEBA TAL SITUACION, SU USO EN FORMA ORGANIZADA Y BIEN DISTRIBUIDA. (POSTERIORMENTE SE PUEDE ELAORAR EL REGLAMENTO).

2)      YA QUE EN UN INICIO SOLO SE ATENDERAN ACTAS DE NACIMIENTO, EL AREA DE UBICACIÓN DE LAS TERMINALES DEBE ESTAR AISLADA COMPLETAMENTE DEL LUGAR DONDE SE SOLICITARAN ACTAS DE DEFUNCION, MATRIMONIOS, INSCRIPCIONES DE NACIMIENTO, ETC. Y DEBE DE TENER COMUNICACIÓN DIRECTA CON EL ARCHIVO MUNICIPAL.

3)      SI SE DECIDE POR LA OPCION DE FIRMA MANUALOBLIGADAMENTE DEBE DE HABER UNA FIRMA ALTERNA.

4)      EN LOS PRIMEROS MESES EL PERSONAL QUE MANEJE EL AREA AUTOMATIZADA DEL REGISTRO MUNICIPAL DEBE SER DEL PARC, PUES ES ESTE EL PERSONAL QUE ESTA DEBIDAMENTE CAPACITADO Y POCO A POCO SE IRA ENTRENANDO AL PERSONAL DEL R.M. PARA QUE VAYA ADAPTANDOSE AL SISTEMA Y PROCEDER A MANEJARLO.

5)      EL ARCHIVO MUNICIPAL DEBE SER REORGANIZADO DE ACUERDO A NUEOS PARAMETROS PUES PARA QUE ESTE PROYECTO TENGA RESULTADOS DEBE CONTAR CON KLA EFICIENCIA Y REPIDEZ CON QUE SE LOCALICEN LOS TOMOS DE LAS SOLICITUDES CON PROBLEMAS, Y ADEMAS DE QUE CON UNA REORGANIZACION ESE ARCHIVO PRESTARA MEJOR SERVICIO EN LAS OTRAS AEAS DEL REGISTRO MUNICIPAL (POSTERIORMENTE SE ENTREGARA PROPUESTA DE REORGANIZACION DEL ARCHIVO MUNICIPAL.

6)      DEBERA HABER EN EL REGISTRO MUNICIPAL UNA PERSONA QUE TENGA COMO UNA DE SUS RESPONSABILIDADES FUNDAMENTALES LA DE POVEER CON DEBIDA ANTELACION EL SUMINISTRO DE FORMAS CONTINUAS, CINTRAS Y TODOS LOS MATERIALES QUE SE REQUIERAN, PUES SI POR FALTA DE MATERIAL SE PARALIZARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION DE INFORMACION NO SERIA MUY CONVENIENTE IMPLEMENTARLO.