LUCHA CONTRA LA CORRUPCION EN EL REGISTRO CIVIL LATINOAMERICANO

LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCION EN EL REGISTRO CIVIL. La lucha contra la corrupción es una tarea prioritaria en todos los países en América Latina, quiero referirme de manera particular en el ámbito de las Instituciones del Registro Civil en el área. Lo más valioso de la sociedad es la familia, en el Registro Civil se inscriben todos los hechos y actos relativos al Estado Civil, que incide jurídicamente en cada persona natural y en la familia. Las labores que se desarrollan en el ámbito Registral es una tarea hermosa impactante, delicada. Nos hemos referido en otras oportunidades sobre los diversos factores que propician la corrupción en los Registros Civiles, pero ahora me referiré a señalar la necesidad de combatir la corrupción en los Registros Civiles, a través de acciones integrales que coadyuven a frenar esta deplorable acción que debilita la credibilidad institucional de los Registros Civiles en el área. Considero oportuno enviar las siguientes acciones que deben implementar las autoridades nacionales de los Registros Civiles Latinoamericanos. 1. Promover Talleres relativos a las buenas prácticas en el Registro Civil y la Ética de funcionarios y empleados. 2. Implementar de manera integral y permanente, auditorias de los procesos Registrales y de Identificación ciudadana, tanto en los documentos, papel de respaldo jurídico y de base de datos electrónica. 3. La autoridad central de la Institución del Registro Civil, a través de sus estructuras internas, llámense divisiones, departamentos, etc, deben asegurar las labores de coordinación y control de los procesos realizados en las instancias administrativas internas, vinculadas a la Gestión Registral, de las cuales emiten resoluciones que se relacionan con el proceso registral, que pudiesen no estar apegados estrictamente en lo establecido en la Ley y Reglamento del Registro Civil, en igual circunstancia, las sentencias o resoluciones emitidas por los Tribunales competentes, en aspecto vinculantes al Estados Civil y de Resoluciones Administrativas, emitidas por otros órganos del Poder Ejecutivo, que es vinculante al Registro Civil, como por ejemplo: La carta o resolución de Naturalización de un ciudadano de origen extranjero y de los documentos o testimonios de escritura pública, emitidos por notarios públicos, vinculantes al Estados Civil. De lo relacionado anteriormente, si no se establecen de manera clara y con la experiencia ya acumulada, a lo largo de un siglo ó más de existencia u organización de la Institución del Registro Civil en América Latina, disposiciones legales que establezcan de manera clara y efectiva, los procedimientos que los diferentes funcionarios del Registro Civil, deben observar para asegurar que los procesos vinculantes al Estados Civil, estén realizados bajo el amparo de las disposiciones legales ya establecidas, trataremos de ilustrar el escenario de corrupción que se puede entronizar en la institución del Registro Civil a través, de situaciones que vulneran y hacen perder credibilidad institucional, en el ámbito nacional e internacional, cuando se pone en duda la información consignada en los documentos, que expide o emiten las Instituciones del Registro Civil. ADOPCIONES DE MENORES DE EDAD IRREGULARES El crimen organizado trata de realizar este tipo de actos de adopciones irregulares, falsificando documentos relativos al Estado Civil, de manera particular, certificaciones de nacimiento donde se consigna como padre y madre, del menor por dar en adopción a otras personas que no son los padres biológicos, en otros casos posiblemente se inscriben en el Registro Civil, el nacimiento de menores de edad, menores de 1 año de edad o dentro del plazo legal establecido en la ley, para la inscripción oportuna de la inscripción de nacimientos, a otros padres que no son biológicos o realizan dolos ante trámites administrativos o judiciales, para la inscripción tardía o reposición por omisión, para las inscripciones de nacimiento de menores de edad, muchas de estas acciones irregulares, se realizan en contubernio con notarios públicos, funcionarios judiciales, de las instituciones que rectoran la política de protección de niñez, Registradores Civiles u Oficiales, según la denominación que tienen en cada país en América Latina. MODIFICACION IRREGULAR DE LA INFORMACION CONTENIDA EN LAS INSCRIPCIONES DE LOS HECHOS Y ACTOS DEL ESTADOS CIVIL. Existen diversas causas que generan esta irregularidad, de carácter jurídico familiar, por situaciones migratorias, obvias, procesos legales, entre otros. A continuación detallamos algunas situaciones que consideramos se generan con más frecuencia: a) Hoy más que nunca, el tema de los inmigrantes Latinoamericanos, a los Estados Unidos de Norteamérica, Canadá y Europa, tiene diferentes matices desde los derechos de los inmigrantes, su situación y vulnerabilidad, por su situación de ilegales que no tienen permiso de residencia y otro estatus. b) En el ámbito Registral, muchos Latinoamericanos que residen en el exterior y de manera particular en las aéreas geográficas antes referidas, tienen una serie de situaciones que les genera un drama humano, como producto de malas asesorías, dolosas en la declaración de nuestros hermanos, ciertos datos personales inherentes a la información relativa a su estado civil, información diferente a la que formal y legalmente, corresponde en sus asientos o inscripciones del Registro Civil, desde cambiarse el nombre, el orden de los apellidos, fecha de nacimiento en forma total ó modificar el mes ó el año de nacimiento, declaran otro padre, madre o ambos por datos que corresponde a otros parientes ó particulares, al recibir beneficios legales de inmigración, en el país que residen las autoridades de inmigración y naturalización del país donde residen, le soliciten ó requieren de su país de origen, pasaporte emitido, tarjeta de identidad, certificación de nacimiento del titular e hijos, certificación de matrimonio, entre otros documentos, pero que deben ser coincidentes con la información declarada en estos órganos de inmigración y naturalización. Los ciudadanos que han declarado datos que no corresponden a la información existente en el Registro Civil del país de origen, al gestionar en el país la documentación requerida, se encontraran con un panorama desolador que los expondrá a ser sancionados administrativamente y judicialmente, por haber declarado bajo juramento, información falsa bajo este panorama, muchos ciudadanos en su desesperación son presa fácil de gestores, abogados y funcionarios del Registro Civil, corruptos que en muchos casos les facilitaran documentos del Estado Civil falsificados ó con datos adulterados al momento de expedir ó emitir manualmente ó en la base de datos electrónica, su información relativa, ó realizar otras inscripciones para tratar de homologar sus datos con lo que declararon en el país que residen. Algunos países en América Latina han flexibilizado la ley del Registro Civil, al permitir cambios de nombres ó modificar ó invertir el orden de los apellidos, en cambio otros países como Honduras hasta ahora establecen prohibiciones expresas para cambio de nombres y de apellidos y apenas existe beneficios administrativos de uso de apellidos para fines de identificación ciudadana, cuando al ciudadano se le ha emitido su tarjeta de identificación ciudadana, con datos que difieren con los de su inscripción de nacimiento. Para disminuir esta situación irregular es necesario orientar a los inmigrantes sobre la importancia de proporcionar información fidedigna de su estado civil, que evite sanciones por dar información falsa ó no congruente. Que conozcan aspectos básicos de la legislación del Registro Civil de su país de origen y que opten por el uso social o profesional, para modificar sus nombres y orden de sus apellidos específicamente ó que procedimientos legales existen en el país donde residen para aclarar que se trata de la misma persona, que no se les penalice ó pierdan sus estatus migratorios ó sean deportados. IRREGULARIDADES EN LA INFORMACION REGISTRAL Y DE IDENTIFICACION CIUDADANA. En las irregularidades que nuestros connacionales intenten realizar, en el sistema nacional del Registro Civil, tales como: 1. Modificación de fechas de nacimiento para acceder a una oportunidad de trabajo, donde se debe acreditar que el ciudadano no tiene la mayoría de edad. • En el ámbito político electoral para ejercer el sufragio. • Para obtener, un ascenso en los cuerpos de seguridad del estado y la edad mínima o máxima en un referente, además de otros meritos. • Para pensionarse ó jubilarse antes de cumplir la edad biológica establecida de manera irregular. • Para viajar al exterior y acreditando la mayoría de edad, no requieran la autorización legal de sus padres, en la misma circunstancia para contraer matrimonio. En los aspectos enumerados anteriormente se requiere de la ayuda de funcionarios del Registro Civil, notarios y gestores que faciliten resoluciones y documentos falsos ó inscritos con aparente formalidades en el Registro Civil. En el tema del tráfico ilegal, personas y delincuentes, vinculados al crimen organizado, es frecuente por muchos de los medios descritos en este documento, la obtención irregular de certificaciones relativas a los hechos y actos del estado civil y de documentos de identificación personal que les faciliten posteriormente la obtención de un pasaporte, esto conlleva en muchos casos la usurpación de la identidad de personas naturales que están fuera del país ó ya han fallecido, que no han tramitado ó obtuvieron en vida su documento de identificación personal. Hemos procurado describir de manera amplia, la problemática y los factores que promueven la comisión de actos irregulares en los registros civiles de la región. Los factores que generan la corrupción no es aislado, en el caso de la institución del Registro, es un flagelo que abate diversos sectores de la sociedad. En la medida que se consolide institucionalmente el Registro Civil en el ámbito jurídico, técnico, generara confianza a sus usuarios e instituciones públicas y privadas receptoras de la información de los documentos relativos al Estado civil y como subproducto los documentos de identificación ciudadana y de identificación de menores. Un registro Civil consolidado profesional, técnico y eficiente, será el mejor referente y promotor de buenas prácticas en el sistema del Registro Civil en el área y disminuirán ostensiblemente los índices de irregularidades o corrupción en el Registro Civil. Elaborado por Abog. JORGE FERNANDO MARTINEZ GABOUREL Técnico Registral, Honduras ahrbom@yahoo.com

AUTO ACORDADO HONORABLE CORTE SUPREMA DE JUSTICA REGISTRO CIVIL HONDURAS 1984

Poder Judicial de Honduras Centro Electrónico de Documentación e Información Judicial (1984) AUTO ACORDADO (182) 9 de Marzo de 1984. REGISTRO DE LAS PERSONAS Instrucciones a los Jueces de Letras y Jueces de Paz en Materia Civil y Criminal, por solicitud del Director General del Registro Nacional de las Personas para obtener de dichos Tribunales información Registral que manejan sobre las personas. REGISTRO DE LAS PERSONAS ACTA No. 52.- Sesión celebrada el día viernes 9 de marzo de 1984.-1º……19º.- Se dio lectura al Oficio No. 26 DG 84, suscrito por el Director General del Registro Nacional de las Personas, Lic. Héctor Guillermo Dubón Bueso, que dice: Señor Presidente, Honorable Corte Suprema de Justicia, Abogado Carlos Manuel Arita Palomo, su Despacho. Honorable Señor Presidente: ..... Al mismo tiempo conociendo el celo por el estricto cumplimiento de la ley que caracteriza al Poder Judicial, y dado que es necesario difundir entre las dependencias del mismo las obligaciones de los Registradores Civiles Municipales, que hoy, con arreglo a la Ley del Registro Nacional de las Personas dependen de esta Dirección General, obligaciones que, en muchos casos deberán cumplir con la colaboración del Poder Judicial, me permito solicitar a esa Honorable Corte Suprema de Justicia, emitir una CIRCULAR dirigida a todos los Tribunales de la República en la que, para dar cumplimiento a la Ley, se ordene la aplicación de las sugerencias siguientes: En virtud de que este Registro desea conservar un archivo ordenado de las comunicaciones recibidas que ordena inscripciones en los Libros de Registro Civil, Poder Judicial de Honduras Centro Electrónico de Documentación e Información Judicial veríamos con mucho agrado que las comunicaciones se acompañaran de una copia al carbón de las mismas con el objeto de conservar constancia de ellas y del cumplimiento de las inscripciones ordenadas en el Archivo de este despacho. Ruego también a esa Honorable Corte Suprema de Justicia en virtud de las exigencias de nuestra Ley respecto a las inscripciones de defunciones, que las inserciones que contengan las comunicaciones respectivas, consignen cuando ello resulte de Autos, los datos que se detallan a continuación: a) Que se consigne el nombre del Forense y el Número de registro del Colegio Médico que le corresponde que haya efectuado el examen Pericial del cadáver y determinado la causa de la muerte, que deberá considerarse en la inserción de manera suscinta, b) Nacionalidad, edad, y estado, civil del occiso siempre que conste en autos, así como el nombre y apellidos del cónyuge sobreviviente, padres del occiso, el lugar de su nacimiento, y si apareciere agregar a las diligencias el certificado de nacimiento del occiso o cualquier información adicional que permita la localización del libro de nacimientos correspondientes en virtud de que según lo dispone la Ley del Registro Nacional de las Personas en su artículo 24 párrafo último y el artículo 69 párrafo último del mismo cuerpo de normas, las defunciones deben anotarse al márgen de la inscripción de nacimiento y matrimonio del occiso como notas marginales de referencia al libro de defunciones. A parte de las recomendaciones anteriores, a efecto de constar con información que permita algunas verificaciones en relación con las inscripciones de Reposiciones de Partidas de Nacimiento que ordenan los Juzgados de Letras, esta Dirección, desearía contar con un listado de Reposiciones de Asientos de Nacimiento en el Registro Civil, en toda la República tomado de los Archivos Judiciales, en el que se especifique: 1No. Nombre del ciudadano peticionario. 2No. Juzgado que ordenó la Reposición, con indicación del asiento del mismo por Municipio y Departamento y 3No. Fecha de la sentencia. En relación con dicho listado, sabemos que no sería posible obtenerlo completo, pero si nos gustaría Poder Judicial de Honduras Centro Electrónico de Documentación e Información Judicial Que el mismo comprendiera los años: 1979, 1980, 1981 y 1982. Ya que al poseerlo permitiría a este Organismo ejercer las acciones de nulidad que permitan la cancelación de tarjetas de identidad a extranjeros que estando registrados como tales en los Archivos de la Dirección General de Migración, haya obtención de una Nacionalidad Hondureña que no les corresponde. También sería útil dicho listado para establecer el asiento del cual debería generarse el Número de tarjetas de identidad que debe asignarse a ciudadanos hondureños con inscripciones múltiples de nacimiento, como ocurre en los casos de personas que, estando ya inscritos en el Registro Civil sin saberlo repusieron sus Asientos por la Vía Judicial una o más veces. Por lo antes expuesto al señor Presidente y por su digno medio a todos los miembros de la Honorable Corte Suprema de Justicia, solicito tengan a bien admitir las sugerencias que se contienen en la presente nota en lo que se estime procedente emitiendo la CIRCULAR solicitada y ordenando la elaboración del mencionado listado, por lo cual quedaré altamente agradecido. Sin otro particular, me suscribo....." SE DISPUSO. Acusar recibo, e indicarle al Director General del Registro Nacional de las Personas que este Tribunal impartirá las instrucciones que solicita, asimismo líbrese Circular a los Jueces de Letras y de Jueces de Paz en materia Civil y Criminal de toda la República a efecto de que le den estricto cumplimiento al artículo 24 y 69 de la Ley del Registro Nacional de las Personas.

MANUAL PARA COMBATIR LAS PLAGAS Y LOS MALOS MANEJOS QUE AFECTAN NUESTROS ARCHIVOS

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS HONDURAS, C. A. MANUAL PARA COMBATIR LAS PLAGAS Y LOS MALOS MANEJOS QUE AFECTAN NUESTROS ARCHIVOS DEPARTAMENTO DE FORMACION INTEGRAL Y ESTUDIOS REGISTRALES 2014 INDICE GENERAL 1.- INTRODUCCION 3 2.- PERSPECTIVA DE LA LUCHA CONTRA LAS PLAGAS DEL ARCHIVO 4 3.- PROBLEMAS QUE AFECTAN A UN ARCHIVO 5 4.- FACTOR ECOLOGICO 6 5.- HONGOS 8 6.- ROEDORES 10 7.- PECECILLOS DE PLATA 13 8.- CUCARACHAS 15 9.- TERMITAS 17 10.- POLVO 19 11.- FACTOR HUMANO 20 12.- SISTEMA DE ESTANTERIAS Y ARCHIVO 24 13.- MEDIDAS FISICAS Y MECANICAS PARA EVITAR LA PROLIFERACION DE PLAGAS 26 14.- MODIFICACION DEL HABITAT 27 INTRODUCCION El Departamento de Formación Integral y Estudios Registrales del Registro Nacional de las Personas ha elaborado el presente manual para dar a conocer los problemasque ocasionan las apariciones de plagas en nuestros archivos. Los temas tratados serán las plagas que podrían infestar el archivo,los daños que pueden ocasionar a los archivos de libros y demás documentos, a las personas que ahí trabajan así como las técnicas y procedimientos para evitar su aparición y como combatirlas. Según lo estipulado en el Art. 87 de la Ley del RNP, “El Registrador Civil deberá revisar trimestralmente las inscripciones y anotaciones del Registro Civil de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley, con la finalidad de revisar el estado de la información. Si se cumple lo dispuesto en este artículo es fácil detectar cualquier indicio de plagas. Igual disposición deberá ser acatada por el personal de Archivo Central. PERSPECTIVA DE LUCHA CONTRA LAS PLAGAS EN EL ARCHIVO El Personal del Archivo Central del Registro Nacional de las Personas de Honduras deben tener un cuidado especialpor la aparición de insectos, mohos, polvo y otras plagas, que atacan fácilmente a los Libros Copiadores y demás Documentos, causando daños irreparables, es importante conservarlos en buen estado ya que representan el respaldo nacional de las inscripciones de hechos y actos, solicitudes de tarjeta de identidad, etc. Igual recomendación aplica a los Registradores Civiles Municipales y su Personal, con el cuidado de sus Libros Originales y demás Documentos, ya que de ellos se saca la información que es solicitada por los ciudadanos. Los insectos, los roedores, el moho, el polvo, la manipulación de los libros,restos de alimentos, un lugar infestado de cualquiera de estos problemas, atraen a los diversos tipos de microorganismos, los mismos, pueden convertir toda o parte de una colección de libros en un montón de basura, arrasar folios de libros descolorándolos y plagándolos de hongos y acabar con encuadernaciones, tapas y por ultimo con todo el libro. Otro punto que se debe tener en cuenta es la presencia en los archivos de pedazos de madera, hierros, restos de muebles, cajas, etc., que además de traer diversos tipos de plagas, causan una desagradable impresión a las personas que acuden a solicitar algún trámite como a los mismos empleados. PROBLEMAS QUE AFECTAN LOS ARCHIVOS 1.- FACTOR ECOLOGICO Goteras en el techo Filtraciones de agua por ventanas 2.- PLAGAS Humedad Hongos Ratas Pececillos de Plata Cucarachas Polvo Termitas FACTOR HUMANO QUE AFECTAN UN ARCHIVO Comidas Manoseo Constante Mal Manejo SISTEMA DE ESTANTERIAS Ubicación Señalización Tipo de Muebles SISTEMA DE ARCHIVO Espacio Físico FACTOR ECOLOGICO Goteras en el Techo y Filtraciones de Agua por las Ventanas Si existen filtraciones de agua por el techo y ventanas, mojando las estanterías que contienen libros u otros documentos se podrán convertir en un verdadero problema. Daños que causan a los Libros y demás Documentos Al terminar el goteo o las filtraciones de agua, el espacio ya queda húmedo y si no se atiende a tiempo, la humedad en un archivo puede resultar más peligroso y perjudicial que todas las plagas existentes juntas, ya que si se humedecen los libros u otros documentos puede llegar a pegarse los folios, a borrar parcial o por completo informacióne incluso mancharlos destruyéndolos en poco tiempo, así como también con la humedad al cabo de un tiempo aparecerán hongos que a su vez atraen todo tipo de microorganismos. FOTO DE UN LIBRO AFECTADO POR HUMEDAD FOTO DEACTA AFECTADA POR HUMEDAD SUGERENCIA Por falta de espacio muy difícilmente se puede mover un archivo a un lugar donde no haya ni goteo ni filtraciones de agua, por lo que es recomendable que en época de verano revisar y reparar estas fallas para que con la llegada del invierno no exista el problema y así evitar daño en los libros y demás documentos. RECUERDE QUE UN LIBRO O DOCUMENTO DAÑADO POR ESTE FACTOR NO SE PUEDE RECUPERAR. FOTO DE UNA PARED AFECTADA POR HUMEDAD HONGOS Daños que causan a los Libros y demás Documentos La presencia de hongos puede afectar tanto a las tapas como a las hojas manchándolas o rompiéndolas que con el tiempo y por cada manoseo se irá deteriorándo hasta que al final se pierda parte o toda la información contenida. FOTOS DE EJEMPLOS DE COMO EL HONGO (MOHO) DAÑA LOS LIBROS SUGERENCIA Una forma de retardar y erradicar la aparición de hongos, de manera que los libros y demás documentos no terminen siendo afectos, es modificar el entorno que da origen a las condiciones de su surgimiento, esto se logra de una forma fácil ya que se debe combatir la humedad, se debe mantener una temperatura ambiente y evitar cualquier recipiente que contenga agua (vasos, floreros, plantas en macetera, etc.) en el lugar donde se trabaja con libros y documentos, así como también se debe evitar el consumo de alimentos, ya que las migas caen dentro de los libros y con el tiempo se crea el hábitat perfecto para la proliferación de hongos. ROEDORES Daños que causan a los Libros y demás Documentos El más común es el ratón casero, generalmente hacen su nido en el exterior y mordisquean el papel, para obtener el material con que construyen sus nidos, fácilmente se esconden y suelen aparecer por las noches razón por la cual solo se detecta su presencia por el olor a orines, por el excremento y sobre todo por el daño causado. Es típico de estos animales orinar y defecar sobre los documentos, manchándolos y destruyéndolos, en muy poco tiempo y sin darnos cuenta ya se ha perdido valiosa información. FOTO DEL RATON COMÚN FOTO DE PULGA DE ROEDORES FOTO DE DEFECACION DE ROEDORES FOTO DE ACTAS MASTICADAS POR ROEDORES Enfermedades que transmiten los Roedores Varias enfermedades peligrosas pueden ser transmitidas porlos roedores:1.- Peste Bubónica (patológicamente es conocida también como Muerte Negra) y la sintomatología consiste en la inflación de la Ingle, debilidad en el cuerpo, tos, dolor de cabeza y hemorragias internas. La transmisión puede ser por roedores infestados o por las pulgas de los roedores. 2.- Peste Septicémica si no se trata a tiempo puede resultar mortal el mismo día de su contagio ya que se infecta la sangre y rápidamente afecta varios órganos del cuerpo humano y el contagio ocurre igual que el caso anterior. 3.- Leptoespirosis el contagio ocurre por la orina de los roedores, dañando el hígado y los riñones. Las complicaciones incluyen insuficiencia renal, complicaciones hepáticas y problemas cardiovasculares. Aproximadamente la mitad de los casos reportados resultan fatales. 4.- Cori meningitisLinfocitico se transmite a través de la saliva, orina y heces de los roedores y aparte de los síntomas de los casos anteriores pueden afectar el sistema nerviosocentral y se puede llegar a contraer Meningitis o Encefalitis. 5.- Hantavirus los roedores son transmisores de este virus a través de la orina y heces que pueden causar síndrome renal o síndrome pulmonar con una taquicardia y taquipnea. SUGERENCIA El roedor acostumbra a vivir en un territorio a escasa distancia de su nido y recorre un circulo de unos 9 metros, los machos son muy territoriales, motivo por lo cual habrá que tomar las medidas necesarias en las zonas donde se encuentren sus excrementos. Por lo general la mayor parte del año vive en los patios y solares baldíos pero acostumbran a invadir casas y edificios en el otoño (en los meses de septiembre, octubre y noviembre). Alcanzan la madurez sexual a los 35 días y cada hembra pare una camada de 6 crías, pudiendo parir cada 50 días (una sola hembra puede parir entre 40 y 45 críasal año), razón por la cual es urgente erradicarlos en cuanto se detecte su presencia. Lo Negativo de utilizar algunos venenos. En ningún caso se debe utilizar cebos en el exterior de un archivo, por varias razones. Con frecuencia penetran microorganismos al archivo por medio de los cebos para roedores, los huevos eclosionan, las larvas se comerán el cebo y los individuos adultos se trasladaran volando o caminando a otras zonas del archivo, en las que infestaran los materiales, los cebos también sirven de alimento para las cucarachas sobre todo las de gran tamaño. Si se utiliza matarratas en el interior del archivo sus cadáveres resultaran una fuente de alimento a otra clase de plaga. Lo positivo de sistemas de caza de roedores. En el interior del archivo se deberá utilizar trampas o papeles con pegamento, gracias a los cuales se pueden recoger y eliminar los cadáveres de los animales atrapados, las trampas y papeles con pegamento se deberán colocar en lugares apartados y sobre todo en los lugares donde se encontraron excrementos de roedores y en los lugares donde se encuentren materiales para construir sus nidos. FOTOS DE TRAMPAS COMUNES PARA ATRAPAR ROEDORES PECECILLOS DE PLATA Insectos de los materiales, es muy común encontrarlos en cualquier parte de una casa o edificio sobre todo en los lugares donde está la presencia de papeles. Estos insectos no poseen un aparato bucal desarrollado y desgastan suave y lentamente una superficie hasta que la quiebran. Pueden llegar a vivir 5 años y las hembras ponen unos 20 huevos a lo largo de su vida. FOTO DE PECECILLOS DE PLATA QUE HABITAN ENTRE LOS LIBROS DE UN ARCHIVO Daños que causan a los Libros y demás Documentos Esta especie es uno de los insectos de los materiales de bibliotecas y archivos que con más frecuencia aparece en el interior de casas y edificios, se alimenta y daña directamente al papel impreso. El pececillo de plata deteriora los productos de papel al alimentarse de ellos desgastándolos haciendo desaparecer lo escrito, en algunas de las zonas dañadas produce agujeros irregulares. También se alimenta de materiales utilizados en la encuadernación de los lomos de los libros, como pegamento blanco, hilos y tejidos. Este animal una vez que localiza la fuente de su alimentación permanece en los libros desbastándolos y su presencia puede pasar desapercibida ya que no deja residuos a su alrededor. SUGERENCIA Los pececillos de plata son animales que se desarrollan mas en lugares húmedos y con la modificación de su hábitat es la forma más sencilla y eficaz de combatirlos, de manera que se mantener la humedad relativa a un 40% para evitar su rápido desarrollo. Pueden llegar a ser una verdadera plaga en lugares donde se apilan cajas de cartón ya que en sus ondulaciones encuentran el lugar ideal para poner sus huevos y aunque los adultos no se alimentan de cartón si es frecuente que lo hagan del pegamento que se utiliza para la unión. Por lo que es recomendable desechar las cajas de cartón tanto dentro del archivo como de su alrededor. CUCARACHAS Daño que causan a los Libros y demás Documentos Son probablemente las que causan el mayor daño a los libros y en general, a los productos de papel por las múltiples mordeduras; producen grandes huecos en las tapas, en los lomos de los libros y en cualquier papel; como también es común que defequen sobre documentos que resultaran con el tiempo manchados y destruidos. En un archivo es común encontrarlas si no son eliminadas cuando se descubre su presencia, y estos insectos se caracterizan por su rápida reproducción y si no se les erradica pueden llegar a infestar una casa o edificio y se vuelve una plaga molesta y repugnante su presencia ya que pueden habitar en cualquier lugar. FOTO DE UNA CUCARACHA COMUN FOTO DE DEFECACION DE CUCARACHA CUCARACHA ENCONTRADA EN MAMPARA Enfermedades transmitidas por las Cucarachas Se conoce a las cucarachas por los daños que producen a los alimentos que tocan y el problema no está en el material que comen, sino en la contaminación de estos alimentos por sus secreciones, con un olor desagradable característico y las bacterias, virus y protozoos que transporta que fácilmente adquiera en las alcantarillas que es donde anidan. En el caso especifico de las bacterias se han encontrado más de treinta (30) relacionadas con las cucarachas, es cierto que estos insectos son transmisores de enfermedades, pero no existe una relación directa entre una enfermedad y una especie de cucaracha determinada, además se ha comprobado por medio de investigaciones que pueden llevar, ya sea en su aparato digestivo como en la superficie de su cuerpo diferentes tipos de bacterias contaminantes residentes en la basura, heces por donde pasan y comen, produciendo enfermedades como: Lepra, Tuberculosis, Peste Bubónica, Disentería, Diarrea Infantil, Infecciones Urinarias e Intestinales, Inflamación yFormación de Pus, Gastroenteritis, Fiebre Entérica y Tifoidea. SUGERENCIA Si se detecta la presencia de cucarachas en un archivo, es necesario eliminarlas en todas las áreas afectadas para poder erradicarlas por completo, caso contrario pueden infestar nuestro archivo. Es recomendable utilizar los productos de la Gama de Piretroides (variedad de productos químicos para diferentes insectos) FOTOS DE DIFERENTES TIPOS DE TRAMPAS PARA CUCARACHAS TERMITAS Daños que causan a los Libros y demás Documentos Generalmente comienzan con destruir las tapas de los libros formando galerías dentro de ellas y como viven en colonias hacen varias galerías, destruyendo rápidamente las tapas desplazándose luego a todo el libro. Una vez que aparecen en un lugar, pueden propagarse muy rápido, viven en grandes colonias y existen varios tipos de termitas: De madera seca,de madera húmeda,de los muebles,del polvo ysubterráneos. Viven en galerías para resguardarse de la luz solar y protegidos para no perder la humedad adecuada. Las termitas obreros muerden pequeños fragmentos de madera y la digieren utilizando una variedad de hongos y bacterias. Luego vomita la materia digerida, con la que alimentan al resto de la colonia que está compuesta por una reina, por un rey, obreros y soldados. Los materiales a base de celulosa forman parte de la dieta de las termitas. Como los documentos y libros en un archivo están formados por celulosa estos son una verdadera delicia para la colonia, razón por la cual no solo se alimentan de la madera y rápidamente pueden infestar un archivo y posteriormente su destrucción. FOTO DE UNATERMITA DE MADERA SECA FOTO GALERIA DE TERMITAS EN MADERA SUGERENCIA La presencia de termitas requiere una fumigación con gases tóxicos debido a la profundidad a que excavan sus galerías en las paredes, muebles, mamparas, pisos, documentos. De ser posible se debe eliminar todos los estantes y demás muebles de madera o curarlos para evitar ser infestados por las termitas. PARA MEJORES RESULTADOS SE DEBE REALIZAR FUMIGACIONES POR EXPERTOS EN ELIMINACION DE PLAGA DE TERMITAS. Enfermedades que causan Las termitas pueden crear sus nidos con su saliva en el suelo y en la madera siempre evitando la luz solar y al elevarse con el aire las partículas de las termitas y de sus nidos pueden provocar alergias y asma. FOTO GALERIA DE TERMITAS EN UN LIBRO FOTO DE UN LIBRO DAÑADO POR TERMITAS POLVO Daños que causan a los Libros y demás Documentos El polvo es otro factor que se debe tomar en cuenta, para la conservación de Libros y Documentos, ya que la acumulación del mismo sumado a la presencia de una elevada humedad, aparte que favorecen el crecimiento de moho, también produce vapor acido que penetran en los libros y documentos y hará que se empiecen a manchar y luego a que se deterioren. SUGERENCIA Debe evitar utilizarescobas para el aseo del archivo, porque al barrer se levanta el polvo y fácilmente penetrara en libros, caerá sobre los documentos y se irá acumulando en ellos y en los estantes. Es recomendable utilizar aspiradoras y en un archivo es de suma importancia para recoger el polvo del piso, de los libros y de los estantes. SE RECOMIENDA SOLICITAR A LA ADMINISTRACION DEL RNP LA COMPRA DE ESTE EQUIPO. FOTO DE LIBROS CON POLVO MANERA CORRECTA DE LIMPIAR EL POLVO FACTOR HUMANO QUE PUEDE AFECTAR UN ARCHIVO COMIDAS El consumo de alimentos en un archivo es dañino, porque los sobrantes de comida caídas en los muebles, pisos y en libros, por lo general atraen a insectos, roedores y microorganismos, que puede transformarse en una infestación en el archivo. Los restos de comida cuando se quedan entre los libros al descomponerse con el tiempo puede aparecer moho. Además después de ingerir sus alimentos los empleados deben de lavarse bien las manos porque los restos de comida ya sea grasa o dulce, estropean el papel al ser hojeado un libro. SUGERENCIA Se deben consumir los alimentos fuera del archivo y se tiene que disponer de un espacio para tal efecto, como también recoger los restos de comida a diario quedeberán ser depositados en el basurero ubicado fuera de la casa o del edificio. MANOSEO CONSTANTE El manoseo constante hace que disminuya la vida útil del papel, especialmente si los dedos son mojados con listerina ya que la parte mojada quedara húmeda, como también es muy frecuente con la saliva, esta costumbre es extremadamente dañina por la cantidad de sal que contiene. SUGERENCIA Se recomienda elaborar un programa en la computadora de los índices de cada libro para facilitar la búsqueda y de esta forma se evita el constante manoseo de los libros. MAL MANEJO La forma de guardar los libros en los estantes es muy importante porque con este hábito, se evitara el maltrato y la rotura de los mismos tanto en los lomos como en las tapas. SUGERENCIA Se debe guardar los libros en los estantes de manera que no queden muy apretados, para evitar maltratos de los mismos cuando son retirados o colocados en su lugar. Tampoco se debe permitir archivar los libros a personas que no estén encargadas de los mismos, se recomienda nombrar a determinado grupo de personas para este trabajo. También se debe contar en el archivo con escaleras para cuando los libros sean sacados o depositados de manera correcta en la parte alta de los estantes. Además de tomar los métodos necesarios para el manejo de los libros. FOTOS DE MANERA INCORRECTA DE MANEJO Y ARCHIVO DE LIBROS DOCUMENTOS SUELTOS Frecuentemente se encuentran documentos sueltos o archivados de una manera desordenada en cajas sin ninguna etiqueta sobre su contenido. Estos documentos deben ser guardados en bolsas plásticas transparentes, de esta forma se evita cambios de temperatura y de humedad, no se acumula polvo y las plagas de insectos no pueden entrar. SUGERENCIA Lo más recomendable en este caso es la elaboración de un programa en la computadora para tener un índice de documentos por bolsa y por estante, como también al desechar las cajas de cartón se evita la plaga de pececillo de plata y nos encontraremos en el archivo con más espacio, una mejor apariencia y un mejor ordenamiento. DOCUMENTOS SUELTOS Y MAL ARCHIVADOS FACTORES QUE HACEN QUE LOS LIBROS ANTIGUOS SE DETERIOREN 1.- LUZ SOLAR La Luz Solar es la más dañina (Luz Ultravioleta) porque causan deterioro, reacciones químicas y oxidación. 2.- TEMPERATURA Se debe mantener una Temperatura entre 18 a 20 grados centígrados. 3.- HUMEDAD Un ambiente con mucha humedad ayuda a que aparezcan hongos, insectos y bacterias. Lo más recomendable es mantener una humedad controlada entre 30% a 50%. MUEBLES DE MADERA Las maderas que no son curadas atraen a las termitas, que una vez que infestan las maderas pueden trasladarse a los libros. SUGERENCIA Se deben eliminar todos los estantes y todos los muebles de madera y cambiarlos por estantes y muebles de metal. FOTO DE ARCHIVO DE MADERA SISTEMA DE ESTANTES La ubicación de los estantes debe permitir una circulación sin obstáculos en medio de ellos por tres razones básicas: 1.- Para evitar la formación de nido de insectos y facilitar la aireación, la limpieza. 2.- Para acceder a los extintores en cualquier punto según su necesidad. 3.- Para facilitar el servicio, ahorrando largos rodeos para encontrar libros y documentos situados en los extremos de los estantes. Los libros deben acomodarse de modo que estén cómodos, nunca se forzará su formato, ni se debe guardar en posición que pueda sufrir deterioros mientras esta archivado o cuando se desplaza de sitio para su consulta. La cantidad de estantes está sujeta a la cantidad de libros y documentos archivados así como al espacio físico donde está el archivo. SEÑALIZACION Los estantes deben ir numerados correlativamente por tipo de libro, por año y por municipio y departamento en el caso del archivo central, en casos de Registros Civiles Municipales será por tipo de libro y por año. En los casos de libros muy antiguos es recomendable estar en la parte de abajo de otro estante para un mejor manejo de ellos. TIPO DE MUEBLES Generalmente en los archivos se utilizan los muebles de madera, se debe tener en cuenta que estos muebles no deben tener contacto con la humedad porque esto favorece la aparición de hongos e insectos, un mueble que constantemente tiene contacto con la humedad hace que los mismos se abulten y se hinchen, incluso se corre el riesgo de agrietarse y sufrir roturas, por ello necesitan sean protegidos previamente, aunque lo más recomendable es cambiarlos por muebles y estantes de metal. SUGERENCIA Para proteger los muebles y estantes de madera se debe tener en cuenta: • Que no afecte las propiedades de la madera • Que no deje olores residuales • Que no afecte el medio ambiente • Que sea efectivo contra los insectos (insecticida) • Que sea eficaz contra los hongos (fungicida) • Que sea efectivo contra la humedad (hidrófugo) • Que el producto utilizado tenga duración. SISTEMA DE ARCHIVO ESPACIO FISICO Un problema común en los archivos es su espacio físico por aglomeración de libros en los estantes, más lo que se acrecienta al paso de cada año. SUGERENCIA Siempre se debe planificar y dejar espacios suficientes para futuros estantes por el incremento que representa los libros de cada año. También es recomendable separar los libros más antiguos de los nuevos en vista que los más antiguos deben ser manipulados con mayor cuidado, para alargar su vida útil. MEDIDAS FISICAS Y MECANICAS PARA EVITAR LA PROLIFERACION DE PLAGAS Se deben utilizar específicas medidas para impedir que roedores e insectos logren pasar hasta el interior del archivo, de la casa o del edificio, con la instalación de tamiz en las entradas, ventanas y sanitarios con esta simple medida se puede evitar una infestación. METODOS PARA ERRADICAR DIFERENTES TIPOS DE PLAGAS La forma más eficaz es atacando la capacidad de roedores e insectos de mudar, madurar y reproducirse. • Los Roedores: eliminando al adulto, localizar su nido y eliminar sus crías y las fuentes de alimentación (todo tipo de comida). • Las Cucarachas: eliminación de los adultos, las crías y las vainillas que contienen sus huevos y su fuente de alimentación (todo tipo de comida). • Los Pececillos de Plata: modificación del ambiente (luz, temperatura y humedad). MODIFICACION DEL HABITAT En algunos casos se pueden combatir las plagas que infestan un archivo con solo modificar el entorno y si se logra la eliminación de dichas plagas, entonces se debe mantener ese entorno constantemente, algunas plagas como el pececillo de plata, moho, se desarrollan mas en ambientes húmedos, por lo que si se mantiene los niveles de humedad requeridos en un archivo se alteraran tanto la rapidez con que se desarrollan como la fuente de alimentación de estos insectos. Es recomendable el uso de aparatos de aire acondicionado o ventiladores para hacer circular el aire, esto ayudara a suprimir la humedad que pueden aparecer en los estantes, libros y en el nivel del suelo. Para mantener una adecuada preservación de libros y documentos, se debe mantener el ambiente limpio, iluminado, las paredes en buen estado, pintadas sin manchas de humedad o suciedad, temperatura y humedad adecuada por lo que se recomienda mantener en el archivo un termómetro. EL EMPLEO DE LOS FUMIGANTES PARA COMBATIR PLAGAS No eliminan los mohos ni las manchas de humedad. Solo dos tipos de plagas en los archivos requieren ser fumigados por gases tóxicos: la polilla de los libros y las termitas de madera seca debido a la profundidad a que excavan sus galerías en paredes, suelos, techos y documentos que dañan. CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LA UTILIZACION INCONSIENTES DE LOS FUMIGANTES También se debe tener en cuenta, las consecuencias negativas que tiene en los libros el fumigar en un archivo con gases que destruyen la vida útil del material de que está compuesto un libro (celulosa, tinta y pegamento) estos perderán su adhesividad de la goma arábiga y las colas, una mayor descoloración de algunas tintas y una reacción en cadena, provoca vejez prematura y resquebrajamiento en las hojas. SIEMPRE QUE SE COMBATA LAS PLAGAS EN UN ARCHIVO DEBE SER REALIZADO POR ESPECIALISTAS DE FUMIGACIONES EN ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. RECOMENDACIONES Se sugiere a la Administración General del RNP o a quien corresponda tome en consideraciónde todas las recomendaciones que a continuación se le plantean para el buen manejo de la información existente en nuestras oficinas: 1. Luz adecuada por la humedad 2. Botiquín de Primeros auxilios 3. Termómetro 4. Aspiradora 5. Gel de mano 6. Mascarillas 7. Que los anaqueles sean de metal y que vayan sujetos al piso 8. Empresa especialista en fumigación de archivos Elaboración y Supervisión Noviembre, 2014 Iris Elizabeth Vigil Luis Bogran Rivera BIBLIOGRAFIA  Plagas y Manejos que Afectan a los Archivos Rep. de Paraguay  Control de Archivos de Rep. de Colombia  Archivo de La Alcaldía Bananera Rep. de Colombia

LOS NOMBRES DEL ALMANAQUE SE RESISTEN A DESAPARECER

COMO CAMBIAR DE IDENTIDAD

COMO CAMBIAR LA IDENTIDAD DE UNA PERSONA Es muy difícil cambiar por completo tu identidad. Para hacerlo, necesitas la ayuda del gobierno, que únicamente ayuda a asumir nuevas identidades a testigos que necesitan protección de la justicia y a esposas abusadas. No puedes cambiar tu identidad para escapar de los acreedores, evitar la pensión alimenticia de tus hijos u ocultar un pasado judicial. Debido a que muchos registros están sistematizados, tu nueva identidad se podría cruzar con la información de tu antigua identidad. Pasos 1. 1 Convence a la autoridad competente que tu vida estará en peligro a menos que te den una nueva identidad, y que necesitas su ayuda para asumir esta nueva identidad. Aunque no es fraudulento cambiarte tu nombre por cualquier motivo, necesitaras una razón para justificar el cambio de tu número de seguro social. La policía te puede proporcionar la evidencia documentada que necesitas para llevar a la Administración del Seguro Social. 2. 2 Considera la adopción de un nombre que sugiera que tu origen es diferente. Por ejemplo, puedes elegir un nombre y un apellido asociado a un determinado país. 3. 3 Aléjate de amigos, familiares y empleadores. No le digas a nadie cuál es tu nuevo nombre o dónde estás. Corta todo contacto con tu antigua vida para reducir la posibilidad de que alguien que conozca tu identidad anterior accidentalmente exponga tu nueva identidad. 4. 4 Práctica el presentarte a tí mismo con tu nuevo nombre y la firma de tu nuevo nombre para que no cometas el error de usar tu nombre anterior. Del mismo modo, práctica las mentiras que debe decir acerca de tu familia, historia personal y los lugares donde has vivido o has visitado. 5. 5 Debes estar preparado para empezar de cero. No tendrás un historial de crédito o experiencia laboral certificada. No tendrás un puesto de trabajo ni referencias personales, y no habrá registros de ningún tipo de educación o formación especial. Cualquier persona que compruebe tu experiencia laboral o historial de crédito es posible que sospeche cuando no encuentre nada. 6. 6 Adopta nuevos gestos, formas de vestir y otros comportamientos. Renuncia a tus viejas aficiones y toma otras nuevas. Es posible que desees cambiar tu color de cabello, usar lentes de contacto de color o reemplázalos por unos anteojos para evitar ser reconocido. Puede que tengas que elegir una nueva línea de trabajo. 7. 7 Mantén un bajo perfil. Hay una serie de agencias gubernamentales y privadas que tienen un registro de tu cambio de identidad, y tu vieja identidad podría hacerse pública si eres arrestado, demandado o atraes la atención de los medios de comunicación.

IMPORTANCIA MANEJO DE ARCHIVOS EN UNA EMPRESA

Importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa González García Olga Lizeth atishnap@hotmail.com 1. El archivo 2. El archivo físico 3. Sistemas de información 4. Tipologías de archivos 5. La organización de archivos 6. El archivo desde el punto de vista legal 7. El archivo y la gestión documental Empresa que se va a consultar: Sonora Electricidad S.A. de C.V. Necesidad de la empresa: Esta requiere ser evaluada por un especialista, para determinar un método específico para el control de registros. La compañía ha perdido varios clientes, además se han extraviado algunos documentos que son de suma importancia para la empresa. Objetivo de la consultoría: Poder determinar los motivos por los cuales una determinada área de la empresa esta teniendo problemas, buscar una solución óptima al problema y hacérselo saber al responsable en el momento adecuado para que se tomen medidas correctivas o preventivas dependiendo de la magnitud del problema. Determinación del área a revisar: Administrativa Alcance de la auditoria: Control de registros. • Clasificación y registro de documentos. • Descripción y ordenación de documentos. • Instalación de documentos. • Manual de archivo. Procedimientos a realizar: Se pretende dar las bases al responsable para solucionar el problema, sugiriendo algún sistema contable en el cual se pueda llevar un almacenamiento virtual de información primaria de la empresa, así como determinar áreas donde se deberá guardar de forma ordenada la información física con la que cuente la empresa. Contenido del Curso El objetivo de este curso es la inducción de los empleados, hacia la importancia y manejo de gestión y organización de archivos y documentación en la empresa. El curso tendrá una duración de 40 hrs., en un periodo de cuatro semanas de lunes a sábado dos horas diarias, en las cuales se abordara cada punto del contenido teórico, que a continuación se presenta: TEMARIO 1. El archivo. 1.1. El archivo y el documento. 1.2. Soportes documentales. 1.3. Funciones del archivo. 2. El archivo físico. 2.1. El archivo físico. El edificio de archivo. 2.2. Mobiliario de archivo. 2.3. Condiciones ambientales y de seguridad. 3. Sistemas de información. 3.1. Tipos de sistemas de archivo. 3.2. Aplicación de los sistemas de archivo. 4. Tipologías de archivos. 4.1. El archivo tradicional. 4.2. Las nuevas tecnologías de archivo. 4.3. Otros tipos de archivo. 5. La organización de archivos. 5.1. Clasificación y registro de documentos. 5.2. Descripción y ordenación de documentos. 5.3. Instalación de documentos. 5.4. Manual de archivo. 6. El archivo desde el punto de vista legal. 6.1. Los archivos en la empresa. 6.2. Custodia legal de documentos. 6.3. Normativa aplicable. 7. El archivo y la gestión documental. 7.1. Fases y tratamiento del documento. 7.2. Las transferencias de documentos. 7.3. La conservación y el expurgo A continuación se presenta los módulos a desarrollar en este curso, con el respectivo material a utilizar, consta de una presentación de “power point” para cada modulo, con sus respectivas dinámicas y evaluaciones correspondientes para el curso que se desea impartir para la empresa. 1.1 El archivo y documentación: Concepto de archivo: La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.: • Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan). • La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de los fines anteriormente mencionados. • También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. • Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario. El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc. • Clases de archivos: Según el grado o frecuencia de utilización: • Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. • Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. • Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental. Según el lugar de emplazamiento: • Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. • Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: • Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este. • Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos. Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí. Concepto de documento: Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas. El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades: • En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí. • La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados; • Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar. El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente. 1.2 Soporte Documental Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. El término “conservación”, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible. Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservation, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservation, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados. Después de esta aclaración terminológica sobre los conceptos conservación, preservación y restauración, nos vamos a centrar en el papel que han desempeñado estas disciplinas en el campo de las Ciencias de la Documentación. 1.3 Funciones del archivo: La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo. 2. El archivo físico. 2.1. El archivo físico. Son aquellos que en forma permanente van almacenar información en el disco. Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro de longitud fija. Puede tener una vía de acceso en secuencia por claves para presentar los datos en una secuencia distinta del orden en que se añadieron los registros Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información. El proceso consiste en la recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento, administración y transporte los archivos físicos. Contamos con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios para cumplir con requisitos de conservación y garantizar su seguridad. El edificio de archivo. La protección y preservación del patrimonio documental, bibliográfico y hemerográfico implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control físico y su control intelectual. Por un lado, es menester procurar las condiciones básicas que permitan la conservación de los soportes originales de la información; por otro, es preciso contar con instrumentos de consulta que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha información. Esto ocurre porque, por distintas razones, dicho patrimonio ha padecido condiciones de descuido imputables en muchos casos al escaso interés institucional en aquello que constituye nada menos que su propia memoria; más aun, la memoria colectiva de la nación. En lo que hace a la conservación propiamente dicha, el combate de los problemas habituales que se derivan de las condiciones climáticas, de la humedad, de las plagas, del deterioro natural del papel, especialmente por su fabricación con celulosa desde hace dos siglos, es una constante que, pese a sus avances, no ha encontrado soluciones definitivas. Por ende, una preocupación común a los archivos y bibliotecas, e incluso en museos, es encontrar remedios prácticos y asequibles para asegurar la preservación de sus acervos. De lo anterior se desprende la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el establecimiento de políticas y normas sobre conservación en las instituciones públicas y privadas dedicadas a la protección del patrimonio. 2.2 Mobiliario de archivo • Mobiliario de archivo: Mobiliario de archivo metálico, Mobiliario de archivo modular, Mobiliario de archivo modular ArchivoTec, Mobiliario de archivo Multiuso, Mobiliario de archivo plano. • Carritos • Lámparas: Lámparas de pie, Lámparas de sobremesa. • Mesas: Mesas de centro, Mesas para impresora, Mesas de oficina, Mesas para ordenador. • Postes • Protectores de suelo • Sillas: Sillas de conferencias, Sillas de contacto permanente, Sillas de dirección, Sillas de espera, Sillas standard, SIllas sincronizadas. • Taburetes • Carretilla • Cestas de almacenamiento 2.3. Condiciones ambientales y de seguridad. • Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo. • Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada. • Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente. • Donde exista una estrategia global de protección contra incendios, preferentemente con un sistema de extinción automático mediante rociadores de agua o un gas homologado (en las tres bibliotecas nacionales –la británica, la escocesa y la galesa- se ha instalado rociadores de agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecológico) • Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada que queden minimizados todos los riesgos de incendios e inundaciones, especialmente los derivados de las salas de máquinas de los sistemas de climatización. • Donde cada tipo de material se almacene en el entorno más apropiado (requisitos específicos para los materiales fotográficos, sobre todo respecto a su aclimatación antes de una consulta) 3. SISTEMA DE INFORMACIÓN El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente. Elementos de un sistema de información Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos, estos elementos son de 4 tipos: • Personas. • Datos. • Actividades o técnicas de trabajo. • Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente). Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, estos son el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es más amplio que el de sistema de información informático. No obstante un sistema de información puede estar basado en el uso de computadoras, según la definición de Langefors1 este tipo de sistemas son: • Un medio implementado tecnológicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones lingüísticas, • así como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones. 3.1Tipos de sistemas de información Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: (esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial) • Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización. • Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general. • Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. • Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. • Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización. • Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto. Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada). 3.2 Aplicación de los sistemas de información Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización. En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso. El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización 4. TOPOLOGÍAS DE ARCHIVOS Los sistemas de archivos, estructuran la información guardada en una unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro) de una computadora, que luego será representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos. Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a los datos como una cadena de bloques de un mismo tamaño, a veces llamados sectores, usualmente de 512 bytes de longitud. El software del sistema de archivos es responsable de la organización de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro de qué sectores pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido utilizados. En la práctica, un sistema de archivos también puede ser utilizado para acceder a datos generados dinámicamente, como los recibidos a través de una conexión de red (sin la intervención de un dispositivo de almacenamiento). 4.1 EL ARCHIVO TRADICIONAL Los sistemas de archivos tradicionales proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres (".." en Unix). • Enlace duro En los ordenadores, un 'enlace duro' es una referencia, o indicador a los datos físicos sobre un sistema de archivos. En la mayoría de los sistemas de archivos todos los ficheros (archivos) son enlaces duros. El nombre asociado al archivo es simplemente una etiqueta que apunta en el sistema operativo a los datos reales. Así, se puede asociar más de un nombre a los mismos datos. Aunque se llamen de distinta forma, cualquier cambio realizado afectará a los datos reales, sin importar si la modificación se hace usando el enlace o el archivo. Los enlaces duros sólo pueden apuntar a datos que estén en el mismo sistema de archivos. El proceso de eliminación de un enlace desvincula un nombre de los datos reales. Los datos todavía estarán accesibles mientras quede algún enlace. Cuando se elimina el último enlace duro, el espacio que ocupaban los datos se considera disponible. Existe un procedimiento de recuperación de archivos borrados, que permite la reconstrucción de un enlace a datos que ya no estén asociados con un nombre. Sin embargo este proceso no está disponible en todos los sistemas y a menudo no es seguro que funcione. • Contador de enlaces En la mayoría de los sistemas de archivos que soporten enlaces duros, se almacena un valor entero con cada sección física de los datos. Este número entero representa el número total de los enlaces duros que apuntan a los datos. Cuando se crea un nuevo enlace, este valor aumenta en uno. Cuando se quita un enlace, el valor disminuye en uno. El mantenimiento de este valor ayuda a los usuarios a prevenir las pérdidas de datos. Es también la manera más simple para que el sistema controle el uso del disco duro, pues cuando el valor es cero indica que el espacio esta libre y los valores distintos a cero indican que el espacio está en uso. Ejemplo Una ilustración del concepto enlace duro En la figura a la derecha, hay dos enlaces duros llamados "ENLACE 1.TXT" y "ENLACE 2.TXT". Ambos enlaces apuntan a los mismos datos físicos. Si el nombre de fichero "ENLACE 1.TXT" se abre en un procesador de texto, se modifica y se guarda, esos cambios serán visibles incluso en el fichero "ENLACE 2.TXT". Igual que si realizáramos los cambios en "ENLACE 2.TXT" serían visibles desde el otro fichero. Esto es debido a que apuntan a los mismos datos. Se pueden crear enlaces extra para los mismos datos físicos. El usuario sólo necesita especificar el nombre de algún enlace duro existente; el sistema operativo se encarga de que apunte a localización física exacta de los datos. Si uno de los enlaces se quita (por ejemplo, con el comando Unix rm), los datos siguen siendo accesibles desde cualquier otro enlace existente. Si todos los enlaces se quitan y ningún proceso tiene el archivo abierto, el espacio ocupado por los datos será considerado disponible, permitiendo que sea reutilizado en el futuro para otros archivos. Este proceso permite suprimir archivos abiertos sin afectar el proceso que los utiliza -- una acción que sería imposible en un sistema de archivos con una relación 1-1 entre las entradas en la guía y los datos. El acceso seguro a sistemas de archivos básicos puede estar basado en los esquemas de lista de control de acceso o capacidades. Las listas de control de acceso hace décadas que demostraron ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales aún funcionan con listas de control de acceso. 4.2 LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE ARCHIVOS Archivo moderno Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos SOPORTES ELECTRÓNICOS La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en los procesos de organización, descripción y valoración de los documentos No obstante, en la utilización práctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son: • Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar la información. Capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la información es lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada, pero no es total. Por estas razones, el disquete es útil sólo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente. • Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir contraseñas. • Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb o 12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento. • CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el caso de CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es útil para conservar documentos con texto, sonidos e imágenes. Tiempo de acceso rápido. Son útiles para conservar información que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de descripción del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de añadir, borra y actualizar la información. Los no modificables son útiles para conservar información definitiva. • DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb o 132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rápido. Permite controlar la posibilidad de añadir, modificar y eliminar. Es útil para conservar ficheros de texto, sonidos e imágenes. Estos soportes tecnológicos han supuesto una revolución en el mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una parte su generalización como soporte documental ha supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los principios de organización a estos nuevos soportes. HARWARE Y SOFTWARTE No podemos dejar de mencionar en este momento las características particulares de las computadoras y los programas existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los procesos archivísticos, aplicados a los documentos y en la prestación del servicio. • El Ordenador Personal: La revolución tecnológica para los archivos llegó con el ordenador personal, desde su aparición han evolucionado mucho, y en poco tiempo, han ganando en capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo indispensable, también en los archivos. La computadora ha permitido la automatización paulatina de algunas de las tareas archivísticas, desde la elaboración de informes y estadísticas pasando por el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de los instrumentos de descripción y la posibilidad de contar con programas informáticos para la gestión integral de los documentos. También aumentan las posibilidades de acceso y comunicación. todos los archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por: CPU, pantalla, teclado, ratón, impresora, lector de Cd-Rom y DVD, servidor y varias terminales, modem. • La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión documental es la digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos. • La Microfilmación: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste en tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de película, es una tecnología muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la información. LAS REDES En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios. • El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los proveedores. • La Intranet: Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa de una institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc. • Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros usuarios. 4.3 OTROS TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVOS Sistemas de archivos de disco: Un sistema de archivo de disco está diseñado para el almacenamiento de archivos en una unidad de disco, que puede estar conectada directa o indirectamente a la computadora. Sistemas de archivos de red: Un sistema de archivos de red es un sistema de archivos que accede a sus archivos a través de una red. Dentro de esta clasificación encontramos dos tipos de sistemas de archivos: los sistemas de archivos distribuidos (no proporcionan E/S en paralelo) y los sistemas de archivos paralelos (proporcionan una E/S de datos en paralelo). Sistemas de archivos de propósito especial: Los sistemas de archivos de propósito especial son básicamente aquellos que no caen en ninguna de las dos clasificaciones anteriores. 5. La organización de archivos. La “Administración de Documentos” es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente. En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos es el desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control; así por ejemplo, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se incorpora a una carpeta se considera como tal aunque no sea así. Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por tanto en la rendición de cuentas y en la transparencia de la gestión. Con los presentes criterios se pretenden difundir las técnicas y prácticas útiles para el manejo de los archivos, con el propósito de lograr su estandarización y facilitar, más adelante, el uso de tecnologías de la información en el control documental. Así, se incluyen temas relativos a conceptos, la definición del expediente de archivo y su diferencia con otro tipo de documentos de apoyo informativo, el registro y descripción de un expediente de archivo, así como su clasificación. 5.1. Clasificación y registro de documentos. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la administración de documentos. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades y que permanecen en él hasta su destino final. Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. Asunto: Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo, expediente), serie documental o rubro temático que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados: tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Carátula: Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido. Carpeta: Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como “fólder”. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final. Ciclo vital de los documentos: Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación: etapa activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de trámite, etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración), etapa histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico. 5.2. Descripción y ordenación de documentos. La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido. Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: .- Por orden cronológico, alfabético y numérico .- Por grupos de documentos La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen. Elección del tipo de ordenación Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenación. Es obvia la elección del sistema alfabético onomástico para las "Relaciones de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema alfabético-geográfico si se trata de expedientes de un negociado de Forestal; o la elección del sistema alfabético de materias para expedientes de una Asesoría Jurídica. Operaciones relacionadas con la ordenación Existen operaciones de tipo mecánico en íntima relación con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un técnico de archivos. Desdoble o despliegue Nos referimos en primer lugar al desdoble o despegue de documentos que se hace necesario en documentación histórica, fundamentalmente del XWI y XIX, en que fue práctica frecuente que los documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran en tamaño cuarto. No hay duda que para una mejor conservación y sobre todo para una más fácil ordenación hay que extenderlos a su tamaño natural. No es frecuente el problema para documentación más antigua ni para los fondos actuales. Pero sí es preciso insistir en llevar a cabo esta operación en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos. Signaturación y sellado Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotación, pero por otra parte la conservación del documento requiere el control y existen una serie de operaciones como son la signaturación y el sellado que hay que realizar. Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y signatura caigan sobre parte escrita. En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una Única signaturación y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también en el primer folio de dicha pieza; en los mapas y planos deben indicarse al dorso. Datación Insistimos en que es reprobable la indicación de cualquier escrito sobre el documento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicación de la data en la parte superior, desde luego a lápiz, para evitar la desordenación por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho más conveniente la utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalación que tropieza con el espacio restringido. Foliación y numeración Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales. La tendencia a microfilmar hoy series completas determina la conveniencia sobre todo de la foliación. La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas, la foliación es la numeración corrida de todos los folios escritos de una unidad de instalación. El número 2 puede corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al 32. Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse también a lápiz en cada documento en los ángulos superiores, reservando el izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningún término como pueden ser "número" o "folio". Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse en consideración en la documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad de instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estén total- mente ordenadas todas las unidades de instalación que integren una serie documental completa. La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocación en otras unidades de instalación haría precisa con excesiva reincidencia la duplicación, no s610 de números de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la duplicación de los números de la foliación. Agregación Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detectación de documentos mal colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregación ha de hacerse de una sección a otra sección. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios, encontrada entre los fondos del Hospital del Espíritu Santo, refiriéndome a las Secciones del Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla. La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de las series y de la d ó n. Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por la documentación, en segundo lugar la práctica usual de archivación mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que tomar como referencia el asunto o materia. También como recomendación insisto en que las agregaciones no deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una sección. La agregación exige la colocación de “testigos” en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripción de la pieza y la sección y número del legajo a donde se incorpora. 5.3. Instalación de documentos. Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos. Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc. En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene. 5.4. Manual de archivo. Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar. Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas con más de un elemento del sistema de la calidad. El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización individual depende de las circunstancias de esa organización, pero usualmente comienza con el desarrollo de la política y objetivos de la calidad de la organización. 6. El archivo desde el punto de vista legal En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía. 6.1. Los archivos en la empresa. ¿Papeles encima del escritorio? Cartas, folletos, documentos legales, documentos comerciales, financieros, hojas de vida, proyecciones de ventas etc.…. Eso no es nada comparado con los cientos de miles de archivos que tiene en su computador en diferentes formatos; más los ires y venires de emails que se convierten en decenas de documentos diferentes porque no depuramos, esto sin contar los CDs, DVDs. y las populares tarjetas de memoria, donde tenemos duplicados miles de estos… la pregunta es ¿quién organiza todo esto? Desde hace unos diez años estamos hablando de gestión del conocimiento y memoria corporativa y sigue sucediendo que cuando se va un funcionario de la empresa se van con el cientos de detalles como ¿dónde está determinada información?, ¿cuál de los documentos es el válido para el proceso? El día a día nos absorbe y almacenamos tantos archivos como capacidad tengamos disponible en los medios de almacenamiento, si hay archivos mal clasificados, repetidos, desactualizados o documentos basura no nos importa. Tenemos mayor cuidado cuando un documento es el soporte de otro pero si el proceso no está organizado y respaldado por un sistema informático los documentos de soporte pueden estar dispersos y los trámites demorados. La eficacia de la empresa está en juego por nuestra informalidad en la organización, flujo y almacenamiento de los documentos claves para los procesos y para los negocios. No somos estratégicos en el cuidado de los documentos incluso de aquellos útiles para diversos proyectos o de los que son base para la toma de decisiones. Este es un llamado a la reflexión, el flujo de documentos no se detiene y crece como una gran bola de nieve, por lo tanto hay que ponerle orden al tema o tendremos un gran caos. 6.2. Custodia legal de documentos. La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones. El incremento de documentación en las empresas, y la necesidad de conservar físicamente algunos originales como contratos, escrituras, pólizas etc., induce a considerar espacios alternativos a las propias oficinas con precios mucho menores, ya que el coste del metro cuadrado, sobre todo en el centro de las ciudades, supone un gasto elevado. Para solucionar este problema existen empresas que cuenta con un servicio de custodia de alta calidad, garantizando un tiempo de entrega de la documentación requerida, entre 2 y 24 horas, según las necesidades del cliente ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal. Ventajas: - Gracias al hábitat seguro su empresa eliminará el riesgo de extravío o robo de documentos importantes para usted. Al mismo tiempo dispondrá de una rápida reacción ante consultas de estos documentos. - Le permitirán almacenar y administrar grandes cantidades de documentos valorados, logrando ubicar fácilmente cualquier documento requerido. - Tendrá una completa protección a sus documentos valorados ante siniestros de la naturaleza como incendios, terremotos e inundaciones. 6.3. Normativa aplicable. NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Las presentes normas técnicas tienen como objetivo regular la administración, custodia y conservación de los documentos y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las políticas archivísticas. Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los documentos emitidos o recibidos deben mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo. Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los documentos deben agruparse manteniendo su integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma, cualquiera que ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada dependencia de la institución, de manera que el sistema de clasificación y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y aplicado por otras personas si así se requiere. Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito. Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso. Norma No. 5.- Asignación de plazos de retensión y transferencia.- Corresponde a los responsables de los archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente. Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso a la documentación bajo la responsabilidad de cada dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de inventarios, índices, catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un tiempo prudencial. Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al responsable de la unidad definir al encargado del archivo, los niveles, plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su custodia. El archivo y la gestión documental. 7.1. Fases y tratamiento del documento FASE 1. ARCHIVO DE OFICINA En esta fase han de permanecer los documentos en trámite. Si éste ha finalizado, el año o a los 2 años, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar el plazo máximo de 5 años que establece la Ley. TRATAMIENTO: • Iniciación en el Registro General • Formación de expedientes • Identificación • Clasificación • Ordenación • Descripción Básica • Recuperación de la información • Instalación • Transferencia de acciones • Divisiones de fondos de archivo FASE 2. ARCHIVO CENTRAL. Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en función de la frecuencia de uso por el gestor: uso muy frecuente. Esto variará en cada institución dependiendo de muchos factores, pero documentos con 1,2 ó 3 años desde la finalización de su trámite, que no se usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo máximo de 10 años que establece la Ley. TRATAMIENTO: • Control: Cotejo y recepción de los documentos transferidos por las oficinas. • Identificación • Análisis de la Clasificación • Ordenación • Control: Descripción básica • Posible descripción en • profundidad • Normalización • Recuperación de la información • Instalación • Control de Depósitos e Instalaciones • Primer análisis y valoración de series documentales • Reserva / Accesibilidad • Transferencia de fracciones 7.2. Las transferencias de documentos. Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa unidad. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo. Organización de los documentos para su transferencia Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes criterios: Criterio 1: Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los denominados “documentos con valor archivístico”. Las copias, o documentos de apoyo informativo, quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que contienen. Criterio 2: Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrán la información necesaria para identificar de manera clara y directa la documentación que contienen: • 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los • documentos. • 2.- Código de clasificación: código funcional, con las • subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes). • 3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la • documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando, • en su caso, inicio y cierre. • 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica • un orden secuencial dentro de la documentación que los integra. Criterio 3: Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en primer lugar. Criterio 4: Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente año natural o curso académico) respetarán en su ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la clasificación de los documentos. Criterio 5: Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores (antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar la documentación en las cajas de archivo normalizadas. Criterio 6: Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible, para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única anotación que efectúen las unidades remitentes en las cajas. 7.3. La conservación y el expurgo La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento. • Las facturas o documento sustitutivo que hallan emitido • Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos • Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación • Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación para los empresarios de conservar “libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”. Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección. Razones para expurgar: • Superar la limitación del espacio de almacenamiento • Mejorar la actualidad de la colección • Mejorar la accesibilidad de los fondos • Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc. UNIDAD Abril Mayo 21 22 23 24 25 26 28 29 30 1 6 7 8 9 10 12 13 14 15 16 17 19 20 21 22 23 24 26 27 28 1 2 3 4 5 6 7 CRONOGRAMA Autores: González García Olga Lizeth Lazcano Salazar Laura Lopez Paz Lisset Parra González Francisca Perez García Francisco Javier Tenopala Quijano Karla Gabriela Yrigollen Bracamontes Cynthia atishnap@hotmail.com Profesora: Martha Sanchez Soto Instituto Tecnológico de Hermosillo Licenciatura en Administración