Recomendaciones de Carácter Técnico Jurídico sobre el Proceso Registral
1. En virtud de la existencia de una cantidad considerable de inscripciones relativas a los hechos y actos del Estado Civil realizadas después del la vigencia de la ley del RNP que no fueron firmadas y selladas por los Registradores Civiles Municipales y que fallecieron en el período en que se desempeñaban en el cargo , situación que genera un problema jurídico al no tener el debido sustento legal las inscripciones que corresponden a estos casos.
Por lo que es necesario instruir a los Registradores Civiles Municipales que en el caso anterior se deberá observar a lo establecido en los artículos 9 y 10 del Reglamento de la ley del RNP y que se identifican dos situaciones :
a) Si las inscripciones no fueron firmadas por el Registrador Civil Municipal . pero existe el respaldo documental o esta firmado por el declarante , el Directorio del RNP ordenara a los Registradores Civiles Municipales que consiguen notas técnicas convalidando las inscripciones.
b) Y en los casos que las inscripciones carezcan de las firmas del declarante y el Registrador Civil Municipal que los Registradores Civiles Municipales soliciten al Oficial Civil Departamental o Seccional la reposición por omisión y que dicha inscripción constituirá indicio de prueba para los efectos de esta gestión administrativa y subsanar con ello la falta de legalidad de la inscripción en referencia al ordenar al Oficial Civil una nueva inscripción con las formalidades legales que no se observaron cuando se realizó la inscripción.
2. Actualmente la Secretaría General de la Institución solo admite las solicitudes de reposición de oficio de las inscripciones de Registro Civil en forma individualizada aún cuando todo el tomo de inscripciones este totalmente destruido o deteriorado, práctica no muy efectiva en virtud que vuelve complejo y lento el proceso de la solicitud de reposición de oficio en virtud que los Registradores Civiles Municipales no tienen desde hace muchos años listados en orden alfabético y cronológico de las personas a las cuales corresponden las inscripciones por lo que el Directorio del RNP debe instruir a la Secretaría General en los siguientes términos:
a) Que los Registradores Civiles Municipales realicen las solicitudes de reposición de oficio en forma individualizada únicamente en los casos de deterioro parcial de algunas inscripciones que corresponden a un tomo.
b) Cuando un tomo este totalmente destruido o desaparecido bastara que el Registrador Civil Municipal elabore una solicitud de reposición de oficio de todas las inscripciones que corresponden al tomo detallando básicamente los siguientes datos:
1. Número de tomo
2. Tipo de inscripciones que corresponde
3. Período al cual corresponden las inscripciones
Y que en base a los respaldos documentales documento papel, microfilms y bases de datos electrónicas que tiene el RNP se proceda a realizar las reposiciones de oficio atendiendo el principio de economía administrativa Registral, tal como se realiza en el ámbito judicial debiendo la Secretaría General redactar las resoluciones en forma individualizada para reponer de oficio las inscripciones
3. Actualmente la Secretaría General ha modificado algunos requisitos relativos a las solicitudes presentadas por los Registradores Civiles Municipales o de parte interesada relativo a las solicitudes de cancelación por doble inscripción de nacimientos.
Y resulta que en una inscripción esta consignada la información relativa a la madre del inscrito y en la otra inscripción aparecen los datos relativos a la madre y al padre.
Siendo ambas inscripciones coincidentes todos los datos relativos al inscrito a excepción de los datos de los padres tal como se ilustro anteriormente.
Para emitir la resolución que corresponde actualmente se requiere a los interesados a tramitar en la instancia judicial una información ad perpetuam para acreditar que ambas inscripciones corresponden a la misma persona .
Sin observar por parte de la Secretaría General lo establecido en el Reglamento de la ley del RNP donde se consigna que en estos casos se dejara vigente la inscripción que más favorezca al inscrito y en el caso de los menores de edad corresponde la inscripción donde hay mención de padre y madre y esto se realiza en virtud del interés superior del niño.
4. Actualmente en la Secretaria General cuando los ciudadanos solicitan el trámite de autenticas de las firmas de los Registradores Civiles Municipales que aparecen en los documentos relativos a las certificaciones de las inscripciones de Registro civil se requiere a los interesados para realizar este trámite la presentación de una copia fotostática de la inscripción original que corresponde a la certificación que se pretende legalizar, siendo este requerimiento totalmente arbitrario en virtud que la Secretaria General solo verifica que las firmas que aparecen en estos documentos corresponden a los Registradores Civiles Municipales por lo que recomendamos se instruya al Departamento de Informática e Identificación la instalación de una base de datos de las inscripciones de nacimiento para que se pueda verificar además del registro de firmas que el contenido de estos documentos es coincidente con el que aparece en la base de datos. En los casos de no existir ninguna coincidencia con la información que aparece en las certificaciones que este sea el caso excepcional donde se exija al interesado la presentación de la copia fotostática de la inscripción original refrendada por el Registrador Civil Municipal correspondiente.
5. Desde hace varios años se ha desnaturalizado totalmente el proceso de solicitudes de reposición de oficio en virtud que los interesados se presentan a las oficinas centrales a presentar la solicitud de reposición de oficio que elabora el Registrador Civil Municipal. El personal de la Secretaria General requiere a los ciudadanos que se avoquen al Departamento de Archivo Central a obtener toda la documentación de respaldo cuando este proceso de acuerdo a la ley debe ser interno y por consiguiente realizado por personal de la institución y el interesado limitarse solo a presentar la solicitud respectiva y se le indique la fecha probable de la entrega de la certificación de la resolución.
Una queja generalizada de los Registradores Civiles Municipales en todo el país es que existe una mora de más de tres años en cuanto al envío de resoluciones de reposición de oficio de inscripciones de nacimiento. Por lo que es urgente revisar los procedimientos actuales y fortalecer la unidad encargada de estos trámites que actualmente esta muy limitada de personal de apoyo. civil a coordinar esfuerzos por mantener actualizadas las bases de
6. Desde hace algunos meses la Secretaria General aplica en forma errónea en las solicitudes de reposición de oficio el criterio que una vez evacuados el proceso interno de la consulta de los respaldos documentales y se determina que los datos del inscrito están incompletos se emite la resolución indicando que no procede la reposición de oficio si no por omisión, cuando por el contrario debe ordenarse la reposición de oficio con los datos que existen en la Institución y si estos resultan incompletos como se señaló anteriormente una vez inscrita la reposición de oficio el interesado deberá solicitar ante el Oficial Civil Departamental o Seccional que se le adicionen los datos que no aparecen en la inscripción presentando las pruebas documentales y testifícales que procedan en este caso.
Aplicando este criterio se evita la cancelación de la emisión de la tarjeta de identidad del ciudadano que se encuentre en esta situación
7. Existe una queja generalizada de los Registradores Civiles Municipales debido a que el Departamento de Registro de Oficialía Civil no remiten en forma expedita los dictámenes técnicos sobre problemas de asignación de números de acta y de otra índole que han sido solicitadas por ellos.
Por lo que es urgente que el Directorio del RNP acuerde la creación de la Sección de Estudios y Resoluciones para que realice esta labor de la emisión de dictámenes de carácter técnico en forma expedita.
8. Actualmente la Sección de Control de documentos del Departamento de Informática e Identificación están procediendo a la devolución a los Registros Civiles Municipales de las solicitudes de tarjetas de identidad por primera vez de aquellos ciudadanos inscritos recientemente mediante reposición por omisión y cuya información de sus inscripciones de nacimiento no están actualizadas en las bases de datos por lo que es necesario que el Directorio del RNP instruya a los jefes de los departamentos de Informática e Identificación y Registros y Oficialia datos para evitar con ello la devolución innecesaria de estas solicitudes de tarjetas de identidad a los Registros Civiles Municipales y la actualización de la base de datos de inscripciones de nacimientos.
9. debido al incremento de solicitudes de certificaciones de nacimientos especialmente en los Registros Civiles Municipales de ciudades de mayor concentración poblacional durante los primeros meses del año, servicio que se ha visto limitado por la falta de insumos en las oficinas de registro civil automatizadas por las limitaciones presupuestarias que actualmente tiene la institución, es necesario buscar mecanismos que aun con las limitaciones señaladas anteriormente coadyuven a dar un servicio eficaz a los usuarios del registro civil con la utilización del recurso de informatica que tienen algunas dependencias del RNP tal como El Departamento de Informatica e identificación que deben darle todo el apoyo logistico y técnico parar asegurar una atención expedita en la emisión de certificaciones en el menor tiempo posible y no como actualmente sucede en los Registros Civiles Municipales del Distrito Central y San Pedro sula donde la ciudadania forma enormes filas y debe esperar varias horas para obtener estos documentos , es evidente la inoperancia de la oficina de gestion de calidad que no logro consolidar un equipo de oficiales de información que orientara a los usuarios del registro civil en cuanto a los requisitos e información precisa de las oficinas donde deben avocarse a realizar los tramites, no existe tampoco iniciativa en el caso de los responsables del Registro Civil Municipal del Distrito Central para aun con las limitaciones ya descritas se pueda atender a los usuarios en forma expedita habilitando en forma alterna otras terminales que permitan que empleados de la institución tomen los datos mientras los usuarios hacen fila y minutos después se les haga entregua del documento y si existe una inconsistencia orientarlo a la ventanilla u oficina que le podra resolver algun problema de caracter registral, es destacar que ademas de la falta de insumos se refleja la falta de iniciativa de los responsables de estas areas de trabajo y el poco compromiso institucional para que asegure un buen servicio a los usuarios del registro civil.
Es necesario la distribución racional de los equipos de informatica e impresoras de mayor capacidad de impresión al area del registro civil municipal y los insumos existentes que en muchas ocasiones son utilizados para procesos internos que no tienen la prioridad de los servicios de emisión de documentos.
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