ANALISIS DE LAS LEYES Y REGLAMENTACIONES QUE RIGEN EL REGISTRO CIVIL
A. Porque es necesario analizar las leyes y reglamentaciones
Los Registros Civiles no pueden hacer todo lo que los administradores quisieran que se desarrollara, existen requisitos sobre el funcionamiento de los Registros, la información que es preciso inscribir quien debe realizarla, como esta se inscribe.
Todo esto esta establecido en las leyes y reglamentos que rigen o regulan el Registro Civil.
En algunos casos están leyes especifican actividades que son totalmente ajenos a la Política Pública; en consecuencia la noción no obtiene beneficio alguno de ella.
Utilizar equipos modernos para acelerar procesos establecidos por esta ley pero que carecen de sustentación, es oneroso y poco eficaz que eliminar ese procedimiento.
A veces los Registros no pueden utilizar tecnología moderna para resolver problemas porque la legislación especifica o detalla una norma o técnica que no se ajusta a la nueva tecnología.
Los problemas de esta naturaleza se resuelven de manera eficaz reformando a la ley que haciendo a un lado el uso de nueva tecnología o estableciendo dos sistemas paralelos.
B. Leyes Relativas al Sistema del Registro Civil.
El cumplimiento de muchas leyes depende de referencias en el Registro Civil, Herencias, mayoría de edad, relación entre miembros de la familia, etc.
Estas leyes deben ser analizadas detalladamente por su contenido político público particularmente a lo que se refiere a los medios alternativos de establecer registros validos y el costo de restituir registros perdidos, estas medidas incluyen un análisis de las repercusiones de política pública que tiene cada ley, especialmente en tanto afectar el tiempo requerido, la complejidad del proceso legal y otros posibles cargos, en términos mas generales los códigos tales como El Código de Procedimiento Civil y el de Procedimiento Penal deben ser examinados en detalle para determinar que establece la legislación al respecto, es notable cuantos proyectos de reforma del Registro Civil adoptan Sistemas Modernísimos será que se haya modificada las leyes que estipulan que conforme a la ley solo se pueden aceptar registros en papel.
C. Legislación que rige el Registro Civil.
Además de la legislación que se refiere al registro civil, algunas leyes y reglamentaciones pertinentes rigen directamente el funcionamiento del Registro Civil, esas normas inciden directamente en la determinación de tecnología a utilizar y en la determinación de si los nuevos procesos y tecnologías mejoran efectivamente el funcionamiento del Registro. Podría producirse una situación en que los antiguos procedimientos dispuestos por ley sencillamente coexistan con las nuevas tecnologías reduciendo considerablemente el efecto de la reforma.
En general la mayoría de las leyes sobre Registro Civil destacan de muchos años antes de los sistemas del Registro moderno, en particular se refieren a técnicas de registro en papel e inscripciones manuales, pluma sello, máquina de escribir, los que formulan las leyes sobre registro lo hicieron basándose en la disponibilidad de los archivos de papel y la garantía que estos ofrecían la confianza implícita en el papel ha llevado a leyes y reglamentos que determinan gran parte de la aparente ineficiencia de los actuales sistemas de Registro en particular
*Duplicación física de archivos de otras instituciones.
* Copias múltiples de documentos en la misma institución.
*Retención indefinida en la documentación en la misma institución.
* La entrada manual de información en libros con páginas numeradas consecutivamente.
D. Requisitos para que varias instituciones tengan acceso a los Registros o datos del Registro Civil.
Conforme al antiguo sistema en papel dos instituciones pueden mantener copia de documentos solo si existen dos copias en papel, igualmente usará una copia fotográfica o fotocopiada requiere un sistema de seguridad diferente del sistema de firma personal, para que dos instituciones tengan documentados archivos en un sistema basado en papel, debe haber por lo menos dos opias del original o debe haber un sistema de sancionado legalmente
E. Requisitos para la seguridad de las copias.
Sin embargo en un sistema computarizado el sistema de convalidación se produce antes de procesar la información al sistema y la segunda institución solo necesita acceso al sistema de computación de la primera los métodos de acceso a la información pueden ser seguros de diversas formas mas eficaces que las copias a mano, por ejemplo: los documentos pueden codificarse para lectura solamente y pueden archivarse en diskets, CD room o cintas de computadoras y pasarse de un departamento u organismo a otro.
Asimismo los métodos de acceso a la información pueden incluir conexiones de lectura solamente para redes de áreas locales o de gran amplitud con acceso y tiempo real a la información del organismo donde se origina la información para establecer tales procedimientos, sin embargo las leyes y reglamentaciones deben cambiarse a fin de permitir que los registros electrónicos satisfagan los requisitos legales, un país puede contemplar planes complejos de automatización cuando su legislación claramente establece que un documento es legalmente valido solo si esta escrito en papel y consta en un libro encuadernado.
En ese país la automatización producirá en el mejor de los casos un sistema paralelo que acelerara algunos tramites extraoficiales.
F. Requisitos de acceso público.
La política del Registro Civil en cuanto al acceso público tiene un efecto importante sobre la seguridad de los documentos en los casos que el acceso al público es amplio generalmente existen múltiples copias de documentos en el registro puesto que es redituable hacer copias y circularlos.
Algunos requisitos ponen la información a disposición en diferentes dispositivos de almacenamiento, por tal motivo la información que requiere el registro debe ser objeto de cuidadoso análisis de la política pública.
G. Requisitos de Retención de documentos.
Las leyes que rigen la mayoría de los sistemas de Registro basado en papel no tienen ninguna regulación clara respecto a la destrucción de archivos , a excepción de Honduras que en su legislación lo regula. Esto ha producido una crisis en el almacenamiento de archivos en muchos registros civiles latinoamericanos.
Como el número de personas que vive en un país latinoamericano solo puede aumentar cada día hay mayor número de archivos de papel que mantener .
Se guardan en locales que son caros y están dilapidados. Los registros raramente cumple su cometido legal de salvaguardar archivos que por lo común están en proceso de deterioro debido a la presencia de insectos, humedad o descomposición del papel , la fusión de tecnologías viejos y nuevos puede agravar el daño por ejemplo los tomos enormes que deberán abrirse con sumo cuidado e inscribirse con una pluma ahora se abren con descuido y se vuelcan boca abajo para fotocopiar, muchos registros civiles han deteriorado los tomos al no poseer la tecnología adecuada de microfilm para procesar los folios sin desencuadernarlos ya que el efecto es traumático porque habrá que encuadernarlo nuevamente proceso lento y que se cuenta con escaso personal para esa tarea.
Los méritos de la disposición de los archivos se han argumentado ampliamente. Todo el mundo esta de acuerdo en que debe retenerse los archivos de actualidad en algunos casos la decisión es fácil porque los archivos tienen una utilidad limitada, principio que no se ajusta ya que no importa tan antiguo documento pero tiene igual importancia para el Registro civil que una reciente .
El valor jurídico e histórico de los archivos del Registro civil es irrefutable bajo tal circunstancia ninguna autoridad del registro civil podrá limitar después de cierto período su valor legal ni mucho menos eliminar estos archivos o inscripciones.
Favorablemente las tecnologías han cambiado sustancialmente los costos y beneficios, la indudable importancia de estos archivos en el corto plazo y la necesidad de compartirlos entre instituciones hace preciso transformarlos en imagen de computadora.
Mediante lector óptico o ingresarlos a la computadora en forma digital para lectura a máquina, así es más barato discernir los datos de un
CD-ROOM o disco óptico, aunque se estima que la vida de estos medios de almacenamiento es de 50 años es simple y práctico mantener un programa práctico para renovarlos, además en el área de informática donde la descripción anual de los componentes es de alrededor el cincuenta por ciento la única producción segura sobre la tecnología del almacenamiento dentro de cincuenta años es que será más barata.
Es importante recomendar que si los sistemas de Registro Civil tiene respaldada la información de las inscripciones en microfilm se recomiendan los siguientes aspectos técnicos:
1) Conservar en un ambiente adecuado el archivo general de documentos microfilmados.
2) Conservar los equipos lecturas para evacuar consultas.
3) Realizar la transferencia de la información microfilmada.
4) Conservar un duplicado del Archivo de microfilm en un área física distante del archivo general de datos microfilmados, previendo situaciones de calamidad o fortuitos que dañara la documentación del Registro Civil o la primera copia del microfilm.
Requisitos de obtención de información
Toda la información que recoge el Registro Civil tiene un costo que incluye los recursos del Registro para recoger y archivar esa información y el costo a los ciudadanos en términos de su tiempo en dar información y el retraso de otras actividades mientras obtienen información del Registro Civil.
Un Sistema de Registro Civil bien diseñado tomaría en cuenta las distintas necesidades de información de las instituciones públicas, pero economizaría en el tiempo de los ciudadanos en registrar y obtener información. En tal sistema una vez que se obtuvo información en un lugar, esta estaría disponible en todas las otras etapas del sistema de Registro que lo requieran así por ejemplo, si se requiere un huella digital para el Registro Civil la oficina de vehículos automotores que expide licencias de conducir o la institución financiera que necesita confirmar la identidad de un cliente o usuario del banco debe poder acceder a ese registro de huellas dactilares y no requerir un nuevo procedimiento y conformar un archivo independiente.
En conclusión un Registro Civil cuyo archivado estén integrados documentalmente, procesado digital y electrónicamente y con la suscripción de convenios con instituciones públicas y privadas contribuirá a mejorar los procesos administrativos y se constituirá en una fuente de ingreso por la venta de servicios con las restricciones establecidas en las leyes y reglamentos que rigen de los Registros Civiles.
Elaborado por: Lic. Jorge Fernando Martínez Gabourel
Oficial de capacitación Registro Civil
ahrbom@ yahoo.com
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