ASPECTOS RELATIVOS A EL LIBRO DEL REGISTRO CIVIL Y LOS REGISTROS DE
HOJAS SUELTAS Ó FICHAS
1) El Libro Registro.
En un Libro Registro se contienen juntos formularios de Registros Preimpresos, normalmente pegados ó cosida en forma de bisagra y encuadernados con tapa dura, de manera que las actas del Registro Civil se inscriben consecutivamente a medida que se van comunicando los datos las actas, del Estado Civil se archivan siguiendo el orden en que se han registrado y no el orden en que ha acaecido los hechos a pesar de su dimensión en general y de la dificultad de su manejo, el Libro Registro mantiene todas las actas juntas y evita la posibilidad de que se pierdan o se coloquen fuera de su lugar, las actas individuales inmediatamente debe inscribirse una copia del acta del estado civil en un libro registro duplicado, una vez que se prepara el acta original, ambas actas tienen que ser firmadas por el Declarante y el Registrador Civil, para atestiguar la autenticidad de la información, como el libro registro ya esta encuadernada, solo se pueden llevar a mano, y se debe prever la utilización de tinta imborrable, cuando el libro registro se utiliza para anotar actas del estado civil.
El Libro Registro es utilizado en la mayor parte de los países, manifiestamente como un legado del Registro Parroquial, de los países donde el libro siempre se ha utilizado.
2) Registros de Hojas Sueltas o Fichas.
Los procedimientos de registro en hojas sueltas o en fichas son idénticos, solo difieren en la forma de almacenar las actas, cada suceso vital, se registra en un formulario único. El Registrador Civil puede utilizar una maquina de escribir o cualquier otro medio mecánico o electrónico para llenar los formularios, con lo que mejora su legibilidad, se pueden preparar duplicados de los Registros en hojas sueltas utilizando papel carbón, o medios de fotocopiar, según la disponibilidad de recursos de la oficina del Registrador Civil Local.
Los duplicados de la ficha se pueden hacer utilizando máquina de escribir, fotocopias u otro equipo de copiar mecánico ó electrónico, si están adecuadamente diseñadas los Registro de hojas sueltas y de fichas pueden satisfacer las necesidades de información del Registro Civil y de las Estadísticas Vitales es decir el acta de registro se puede también utilizar como informe estadístico en ese caso, la carga de trabajo del Registrador Civil Local se reduce considerablemente.
Los registros en hojas sueltas y en fichas se pueden archivar según diferentes métodos de clasificación: número índice, índice alfabético, índice cronológico etc. Pueden encontrarse mas fácilmente que los Registros encuadernados, las autoridades del Registro Civil deben adoptar disposiciones nacionales para impedir que las actas del estado civil inscritas en hojas únicas se desplacen, pierdan ó coloquen en un lugar indebido.
Por ejemplo los registros en hojas sueltas se mantienen mejor en archivadores de dos o tres anillas; para las actas del estado civil preparadas en fichas es preferible utilizar cajas o armarios metálicos cerrados.
En el reglamentos del Registro Civil es conveniente incluir disposiciones concretas para indicar que un duplicado del acta de Registro tiene el mismo valor jurídico que le original, se reconoce que la decisión de adoptar un tipo especifico de documento de Registro Civil, es una cuestión importante, puesto que cada tipo de documento de registro es una cuestión importante, puesto que cada tipo de documentos tiene ventajas y desventajas, la concepción y elección de los muebles donde se va a tener los documentos deben tomarse en consideración simultáneamente.
Seguridad de los tipos de Documentos del Registro Civil.
Existe escasa diferencia entre los tres tipos de documentos de Registro en lo que se refiere a la conservación segura de los actos. Los tres tipos de pueden perder o deteriorar con el tiempo, el almacenamiento de fichas en Armarios Metálicos, normalmente cerrados es indudablemente más seguro que el almacenamiento de libros ó carpetas en estanterías abiertas, la seguridad guarda relación no solo con el robo ó colocación en un lugar indebido si no también con el peligro de incendio además todos los tipos de documentos se pueden alterar la posibilidad de que las actas incorporadas a un libro se alteren es mayor a nivel local que a nivel administrativo superior del sistema, puesto que el libro se mantiene en la Oficina del Registro Local hasta que ha quedado completado.
La colocación en un lugar indebido de las actas del Registro Civil, no se producirá en el Libro Registro, pero esa posibilidad está siempre presente cuando se utilizan hojas sueltas individuales o fichas, además existe el peligro de que las actas en hojas sueltas o fichas puedan ser sustituidas, si no se adoptan medidas adecuadas.
Costo.
En principio el Registro en fichas es mas costoso que el Registro en Libro ó en formularios de hojas sueltas debido al especial tipo de papel que se necesita además la custodia de las fichas exige muebles costosos por otro lado, los libros Registros pueden requerir encuadernación periódica debido al deterioro causado por el uso cotidiano.
Los libros requieren así mismo papeles adicionales para la apertura y cierre de los Libros y para los índices, además como el libro se suele cerrar al final de cada año civil es posible que queden muchas páginas sin llenar, las fichas son fáciles de ordenar con arreglo a un método de archivar que permita la clasificación periódica.
Los Libros Registros y las actas en hojas sueltas conservadas en carpetas requieren índices adicionales y considerable trabajo y costos complementarios que es preciso dedicar a esos índices, a largo plazo el costo de la ficha puede efectivamente ser inferior al del libro o al de la carpeta de hojas sueltas, no obstante la posibilidad de colocación errónea de las fichas a menudo crea problemas muy difíciles que no se plantean con los libros ó con los Registros en hojas sueltas.
Flexibilidad de manejo.
Las fichas y las actas en hojas sueltas se pueden almacenar y encontrar individualmente por lo que su manejo es más flexible que el del Libro esta flexibilidad se muestra de la siguiente manera:
a) No existe procedimiento de apertura y cierre de los libros y los índices correspondientes a cada libro .
b) La Ficha y el acta en hoja suelta se pueden llevar utilizando máquinas de escribir u otros medios mecánicos. Este método acelera el proceso de Registro y atenúa o elimina el grave problema de la Ilegibilidad que siempre plantea la escritura a mano en el Libro Registro.
c) Las fichas y los formularios en hojas sueltas pueden fotocopiarse fácilmente para acelerar el proceso de emisión de certificados; en cambio los libros no permiten fotocopiar las actas individuales.
d) Según el tipo de papel que se este utilizando las copias de las actas de Registro hecha en fichas y en formularios de hojas sueltas pueden complementarse simultáneamente (Formulario Multicopiados), mientras que esa posibilidad no existe con el Libro Registro.
Elaborado por La Unidad de Capacitación del R.N.P. Abogado jorge fernando martinez oficial de capacitacion registro civil honduras ahrbom@yahoo.com
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