PROCESOS PARA INSCRIPCIONES EN EL REGISTRO CIVIL

Procesos para inscripciones del Registro Civil
Jorge Martínez Gabourel (ahrbom@yahoo.com)

1. Protección de la confidencialidad
2. Uso de los datos del Registro Civil por parte de instituciones
3. Bases jurídicas y administrativas para garantizar la confidencialidad de la información del Registro Civil
4. Disposiciones de confidencialidad que se recomiendan para una ley del Registro Civil
5. Análisis de la prestación pública y privada de servicios del Registro Civil en Latinoamérica.

Procesos recomendados para regular la información de carácter personal, que se encuentra en los hechos y actos relativos a las inscripciones del Registro Civil.

Las actas son los asuntos de hechos y actos que se inscriben como parte de un sistema integrado del Registro Civil, tales como:
a) Nacimientos vivos
b) Matrimonios
c) Defunciones
d) Las Adopciones
e) Reconocimientos
f) Naturalizaciones
Los sistemas de Registro Civil se crean mediante leyes para atender las necesidades especificas del Gobierno y de la población sujeta a la jurisdicción de la normativa relativa al Registro Civil, estas necesidades son variables y completas y tienen muchas utilidades, pero en todo integral, el atender las demandas de los usuarios del Registro Civil conformación la justificación del Registro Civil.
Las actas que se realizan como requisito del proceso Registral tienen dos clases de aplicaciones principales:
1) Estos son importantes como inscripción legal que legaliza los hechos y actos del Estado Civil, en ese sentido cada acta tiene una importancia propia e intrínseca.
2) Las inscripciones puede adicionarse para establecer un conjunto de estadísticas vitales que en su conjunto facilitan datos importantes de las personas que se establecen en los reportes de este tipo de información para los institutos nacionales de estadística de cada país.
En el caso de las personas naturales, las inscripciones de nacimiento en el Registro civil se convierten en una prueba para acreditar la existencia legal del inscrito y de su estado civil, incluyendo nombre, su edad, lugar de nacimiento, nacionalidad. Estos asientos afectan a su vez una amplia gama de derechos que puede tener una persona, en especial los que dependen de la edad, de la ciudadanía, o de los antecesores en los aspectos relativos a derechos sucesoriales, las actas de defunción acreditan una prueba de utilidad jurídica para los derechos de herencia de bienes, beneficios de seguros de vida, el derecho que establece la legislación de familia de un conyugue para casarse nuevamente.
Las inscripciones de matrimonio y divorcio, son básicas para los derechos a excensiones impositivas, los de la herencia, pensión en concepto de alimentos y el derecho a volver a contraer matrimonio.
Es de destacar que las inscripciones de los hechos y actos vitales facilitan la estrategia de la salud pública de cada país, como la atención postnatal de la madre y el niño, la vacunación de los niños recién nacidos y los programas de seguridad alimentaría de los lactantes, los actos defunción sirven también para determinar las enfermedades que aquejan a la población y causan este hecho, estos datos que se derivan de las inscripciones, las autoridades sanitarias dan seguimiento a traves del sistema de salud y en el ámbito cívico-electoral, se utilizan periódicamente estos datos para la exclusión del padrón electoral de los ciudadanos fallecidos, para los registros de matrimonio y disolución de este acto sirven para la protección jurídica de derechos familiares y para modificación o aclarar determinados situaciones en el caso de programas sociales en los cuales el estado civil es condición de participación.
Cuando los países tienen un registro de población, las actas oficiales de los sucesos vitales, como nacimientos, defunciones, matrimonios, divorcios, anulaciones, adopciones y legitimaciones, son elementos básicos para mantener los registros actualizados y exactos, estos archivos contienen datos personales de cada una de las partes incluida historial familiar.
Las inscripciones relativas al estado civil son documentos legales que tienen utilidad no en el acto en que se inscribe el acto o hecho si no que se preservan y se utilizan por períodos amplios, se presentan para diferentes aplicaciones como por ejemplo:
a) Para acreditar la edad
b) Para matricularse en la Escuela
c) Acreditar el lugar de nacimiento
d) Para obtener pasaporte
e) Autorización o solicitud para contraer matrimonio o disolución del vinculo matrimonial
f) Para reclamar derechos hereditarios.
Saber que los registros de los hechos pueden ser accesados por otras personas fuera del ámbito oficial, puede incidir en la forma que acceda a dar información que se considere confidencial o embarazosa tal como:
1) La legitimación del matrimonio
2) Causa de defunción en una inscripción de defunción
3) Causales de divorcio
4) Impugnación de paternidad o maternidad
5) Datos relativos al proceso de adopción
6) Perdida de patria potestad, etc.
Puede contribuir a distorsionar la manera en que se facilitan los datos al sistema de acceso público de los datos relativos a las inscripciones de los hechos y actos del estado civil, si se permite puede afectar relativamente la exactitud e integridad de estos datos.
En algunas jurisdicciones los archivos de los registros civiles están abiertos al público, mientras en otras inscripciones en cuanto a las personas que pueden acceder a las actas y obtener certificaciones de la misma.

PROTECCIÓN DE LA CONFIDENCIALIDAD.
Esta protección tiene 3 objetivos al proteger la confidencialidad de la información de las actas del Registro Civil que a continuación detallamos:
1) Proteger la privacidad de las personas.
2) Mejorar la integridad e información fidedigna de las inscripciones.
3) Mejorar los procesos de investigación sustentado en los documentos de inscripciones del Registro Civil.
En la medida en que los usuarios del Registro Civil comprendan la utilización que se le hará a las inscripciones y la seguridad de que la información que suministre de datos personales y confidenciales generan que esta información sea fidedigna, de los usuarios que realmente existe esta seguridad en cuanto a sus datos personales, es factible consolidar en el ámbito del Registro Civil datos demográficos, médicos para fines de investigación científica, mediante un método eficiente y no oneroso que si tuviese que obtenerlos por diversas fuentes de información
No obstante es importante establecer que el sistema del Registro Civil es básicamente un sistema legal para la inscripción de los hechos y actos del estado civil, si no existe legislación sobre protección de la confidencialidad de los datos o si los usuarios del Registro Civil no perciben o mal entienden estas situaciones y muchos de los datos obtenidos serán menos confiables y que las aplicaciones para diversos fines de estudio resulten incompletos o sea muy precario sus datos en relación a la cantidad de estos.
La protección de la confiabilidad de estos datos es un proceso complejo que genera muchas limitaciones vinculadas entre ellas como por ejemplo:
1) Requisitos legales
2) Normas sobre confidencialidad de datos de parte de los encargados de los archivos del Registro Civil.
3) O de los declarantes o informantes.
4) Tratamiento de las solicitudes de información o copia de documentos (heliográficos, microfilm, etc)

USO DE LOS DATOS DEL REGISTRO CIVIL POR PARTE DE INSTITUCIONES QUE HAN CELEBRADO CONVENIOS CON EL REGISTRO CIVIL, SALUD PUBLICA E INSTITUTOS DE ESTADISTICAS VITALES.
Se deben establecer los siguientes procesos:
a) Protección física de las inscripciones
b) Acceso a la información pública
c) Divulgación inintencional por medio de la publicación de datos de estadísticas vitales.
d) Divulgación potencial por la entrega o acceso de archivos de informática para fines de investigación.
e) Acceso ilegal de la información personal o confidencial durante el envío o la transmisión digital o en línea física entre las oficinas municipales del registro a las de la oficina central.

BASES JURÍDICAS Y ADMINISTRATIVAS PARA GARANTIZAR LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL REGISTRO CIVIL.
Debe resguardarse la confidencialidad de la información personal que contiene, pero en forma que concuerde con el uso de esos datos para tareas administrativas y estadísticas vitales deben estar accesibles para la mayor cantidad de aplicaciones posibles legítimas.
De acuerdo a las necesidades de confidencialidad y que lo permita cada país, ese fundamento toma en consideración el derecho que un individuo tiene a suponer que un datos vital facilitado al encargado del Registro Civil o a un receptor de estos datos es única y exclusivamente para fines estadísticos y administrativos, es importante reiterar la importancia de la confidencialidad de esta información que se propone que no se limite indebidamente al empleo de estos datos para fines estadísticos se debe garantizar que los datos identificables se darán a conocer a quien tenga un interés legitimo antes de facilitar estas garantías legales se deben analizar varias opciones de aplicación de los posibles datos:
a) Que los usos legales serán dependiendo el tipo de inscripción y que elementos jurídicos son necesarios y deben aparecer en las certificaciones de las actas del estado civil.
b) Que datos son los que se reciben solo para fines de investigación o de salud pública.
c) Cuales tienen importancia para fines jurídicos y para fines de investigación.
d) Quienes tendrán acceso a los archivos de los documentos del Registro Civil.
e) Los análisis de la información la harán los empleados públicos o los usuarios externos o investigadores de universidades.
f) Los beneficios de la confidencialidad para la persona son evidentes si se requiere información delicada o potencialmente embarazosa, puede asegurarse que la información del denunciante no será difundida, si no hay medidas de protección de la confidencialidad ni se facilitan garantías a tal caso.
g) El beneficio de la confiabilidad se concreta en el mejoramiento del proceso de la calidad de la función registral.
h) La promesa de mantener la confiabilidad no se hará a la ligera, debe realizarse sobre una base de garantizar la confidencialidad desde el ámbito jurídico.
i) La normativa legal establecerá las clases de usos que tendrán las actas del Registro Civil.
Las autoridades del Registro Civil deben asegurar que toda la información que se considere confidencial, su acceso sea limitado de acuerdo a los casos señalados en la leyes y reglamentos.

DISPOSICIONES DE CONFIDENCIALIDAD QUE SE RECOMIENDAN PARA UNA LEY DEL REGISTRO CIVIL.
Las regulaciones jurídicas que se señalan a continuación son conceptos relacionados a la confidencialidad que se sugiere incorporar en la legislación sobre el Registro Civil u otros documentos que se apliquen a los sistemas del Registro Civil y las estadísticas vitales, es posible que haya necesidad de adecuarlos a otras regulaciones que están en otras leyes, así como a las costumbres y practicas nacionales pero su objetivo es para producir un concepto nacional apropiado, es importante que esta regulación haga referencia a toda la información relativa a un suceso vital individual que se realiza en un formulario único o en varios, con el propósito de establecer en forma básica el hecho o acto.
Para lograr este propósito la legislación del Registro Civil debe establecer los siguientes aspectos:
a) Que se asegure su uso adecuado y eficiente y correcto en el sistema del Registro Civil.
b) Establecer prohibiciones y sanciones para los responsables que divulguen los datos que figuren en información ilegal.
c) Las disposiciones deberán establecer que el Director local o Municipal del Registro Civil, Sistema Informatizados o el Archivo General del Registro Civil, es el responsable de las inscripciones del estado civil y todo dato derivado de esta información y que puede delegar a su asistente o adjunto, a los Jefes del área municipal u otros niveles del sistema registral. Cuando los informes establecidos y otros datos se remiten a una institución diferente con el fin de que cumplan las estadísticas vitales, en estos casos se debe asegurar una declaración por parte de este organismo para evitar la fuga de información
d) El Director del Registro Civil es responsable de aplicar cumplir todas las disposiciones acerca de la confidencialidad y de tomar las medidas necesarias para verificar su estricto cumplimiento en todo el sistema de Registro Civil.
e) Los datos que pueden identificar a una persona nombrada en un acta o informe solo se revelaran de conformidad con las reglamentaciones que exigen, la presente solicitud por escrito parte de los investigadores y la celebración de acuerdos de investigación que protejan la confidencialidad de la información proporcionada en dichos convenios, se debe prohibir que el investigador divulgue la información proporcionada, salvo que pueda darse a conocer según lo establecido en el acuerdo.
f) Cuando haya transcurrido 100 años después de la fecha de nacimiento o 50 años después de la fecha de defunción, matrimonio, divorcio, disolución de matrimonio o anulación, las actas de estos sucesos estarán a disposición del público sin restricción alguna de conformidad con las reglamentaciones que regulan la custodia permanente de las inscripciones.
g) El organismo nacional responsable de las estadísticas vitales podrán recibir copias de las inscripciones, informes, archivos magnéticos, microfilm o en cualquier formato proveniente del sistema del Registro Civil y estarán reguladas por las disposiciones aplicables y de confidencialidad y divulgación de datos establecidos en las actas o formatos de información relativa a estadísticas vitales.
h) Las autoridades del Registro Civil u otros custodios autorizados de la información relativa al Registro Civil no accederán a que otras personas fuera de las institución inspeccionen y divulguen la información de los actos o de una copia; a menos que se haya corroborado a satisfacción que el peticionario tenga derecho a acceder legalmente a la información para obtener una copia o extracto de la misma.
i) Los miembros de la familia que realicen estudios genealógicos y los especialistas en esta disciplina pueden acceder para obtener copias de las actas que requieren para sus estudios salvo que haya fallecido, la persona a la que corresponde el acta, será necesario obtener autorización adecuada de esta o de su conyugue, hijos, padres, tutores o representantes legales.
j) La expresión apoderado legal comprenderá, un apoderado, Médico, Director de casa fúnebre, Agente designado que gestione en nombre de la persona a que corresponde el acta y su familia.
k) Los padres naturales de los niños adoptados legalmente, cuando ninguno de ellos tenga custodia legal y las empresas comerciales u organismos que soliciten listados de nombres y direcciones, no estarán autorizados para obtener copias ni extractos de actos relativos al estado civil.
l) En el caso de las adopciones, la información del acta original de nacimiento, de los niños adoptados suele ser confidencial y mantener en un archivo sellado.
En resumen todas estas recomendaciones tienen como propósito establecer mecanismos, operativos y jurídicos que aseguren la confiabilidad de los datos de las inscripciones de los hechos y actas del estado civil y que no se vulnere los sistemas de seguridad que aseguran la integridad de la información del sistema del registro civil.

ANÁLISIS DE LA PRESTACIÓN PÚBLICA Y PRIVADA DE SERVICIOS DEL REGISTRO CIVIL EN LATINOAMÉRICA.
¿Quién debe proporcionar los servicios del Registro Civil? ¿El Gobierno o el Sector Privado? De ser el Sector Privado, ¿Debe reglamentarse el servicio o prestarse en forma competitiva? De estar reglamentado ¿Cómo debe reglamentarlo el Gobierno?
Estas son preguntas difíciles, antes de considerarla permítasenos descartar la respuesta simplista: cambiar el equipo de los registros actuales y aumentar sus presupuestos. Aunque no se han hechos estudios cuidadosos al respecto, la observación casual indica que conforme a parámetros norteamericanos y europeos, la mayoría de los Registros Públicos latinoamericanos tienen un exceso enorme de personal, pocos registros en América Latina emplean justo el personal que requieren. Reducir el numero de funcionarios en estos registros fácilmente libraría fondos suficientes para automatizarlos sin embargo esto no sucede ¿Por qué? Hay solo dos explicaciones posibles: Primero, no se ha permitido realizar las reformas legales y consecuentemente técnicas en los Registros Civiles. Segundo, los operadores de los registros enfrentan presiones e incentivos enormes, internos y externos, para contratar un exceso de personal para los registros civiles. Es necesario reflexionar sobre el plan necesario para que los funcionarios del Registro Civil operen el registro de modo congruente con el interés publico, no existe una respuesta inmediata a los requerimientos de los usuarios del Registro Civil especialmente en la emisión efectiva y rápida de las certificaciones de los hechos y actos del estado civil y el deficiente proceso para la entrega de la tarjeta de identificación a los ciudadanos.
La prestación de servicios privado del proceso registral, posiblemente si se concesionaran los servicios del Registro Civil al sector privado estos procurarían en mejorar los servicios para obtener ganancias por la prestación de esos servicios, el deseo de generar ganancias se manifiesta de dos formas:
1) Reducción de costos
2) Reducción de Personal
3) Aumento de ingresos.
A través del proceso actual de globalización pudiera animar a los gobiernos a concesionar o privatizar los servicios del Registro Civil violentando el principio sugerido en la primera reunión interamericana sobre registro civil celebrado en Santiago de Chile en 1962 relativa a la “Gratuidad de las Inscripciones del Estado Civil”.
¿Qué debemos plantear para mejorar los servicios del Registro Civil? Los Registros Civiles latinoamericanos deben fortalecerse institucionalmente a traves de una reforma legislativa que lo transforme en un ente público técnico e independiente para eficientar sus servicios y someter a un proceso de evaluación riguroso al personal técnico y administrativo que actualmente labora, la ingerencia política en un elemento que ha minado la propuesta de una carrera administrativa para los funcionarios y empleados de los Registros Civiles Latinoamericanos que se puede obtener a traves de un estatuto o Regimen de carrera registral, donde se estableciera todo lo relativo a la regulación de prestación de servicios, escalafón, meritos requeridos de ascenso, etc..
La modernización de los servicios del registro civil es tarea de suma importancia pero que irremediablemente pasa por esfuerzos de actualización y dinamizar el flujo de la información que permanentemente debe ser ejecutada.
Nefasta ha sido la experiencia en la República Dominicana donde el Tribunal Supremo Electoral sometió a un proceso de modernización del Registro Civil, dotando de una cantidad de equipos de informática, aplicación de programas, pero obviando el proceso de actualizar la información de las inscripciones de los hechos y actos del estado civil.
Por consiguiente los latinoamericanos debemos seguir en el plano técnico y legal la no, conveniencia de la privatización de los servicios del Registro Civil, para garantizar la gratuidad de los servicios y que toda la ciudadanía y población en general acceda a los servicios del Registro Civil, la prestación de los servicios del Registro Civil es pública debe ser organizada para todo el país o localmente, a traves de la institución estatal encargada del sistema del registro civil, ¿ Existirá la posibilidad de generar fondos al estado a traves de las actividades del Registro Civil en Latinoamérica?
Si, es factible establecer un arancel por los servicios que prestan los Registros Civiles, pero observando las siguientes condiciones:
1) Excluir del cobro por las inscripciones de los hechos y actos del estado civil.
2) Garantizar la gratuidad de las certificaciones de inscripción de nacimiento de los menores de edad.
Tomando la recomendación anterior es factible a conveniencia de cada país en Latinoamérica, el establecimiento de cobro o el arancel registral sobre este tema es interesante que la Republica de Honduras en la ley del Registro Civil cumpla con estas recomendaciones.
En lo relativo a la gratuidad de los servicios del Registro Civil y los alcances de los servicios que se cobran que establece el arancel registral.
Para que estos cambios se realicen se deben de contemplar reformas a las leyes y elaboración de reglamentos y hacerse un análisis de prestación optima de servicios.
¿Se requiere de financiamiento para reformar los Registros Civiles en América Latina?
No, lo que se requiere es voluntad política de los estados, para realizar una vez consolidado este proceso, el financiamiento para tareas como:
1) Actualización de la información del Registro Civil a medios electrónicos
2) Capacitación del personal del Registro Civil.
3) Conservación y digitalización de los documentos del Registro Civil.
4) Dotar de equipo de informática de última generación para la prestación de servicios automatizados en el área registral y de identificación ciudadana y la ejecución de procesos de auditoria en las bases de datos relativa a los hechos y actos del estado civil.
Es importante que las autoridades de los organismos del Registro Civil en América Latina realicen los esfuerzos institucionales con el Gobierno Central, para que sus Ministros de Finanzas sean entusiastas para obtener créditos o financiamiento para las reformas institucionales del Registro Civil y que sea considerado como hasta ahora como un “desperdicio de fondos públicos”.
¿Qué arreglos institucionales podrán coadyuvar para el financiamiento de proyectos de los registros civiles para su reforma?
El ámbito de un proyecto bien conceptualizado incorpora varios aspectos de verificación para obtener una eficiente aplicación y asegurar la reforma:
· El estudio en el ámbito jurídico reduce el volumen de información que deba obtenerse y conservarse simplifica el sistema registral y reduce sus costos operativos en forma general
· Se le podrá proveer de información al sector público y privado, observando que no se violenten los principios de protección sobre los datos confidenciales cuyo servicio se cobrara por parte de los registros civiles a traves del arancel registral.
· Fortalecimiento institucional para la consolidación de un sistema registral técnico que coadyuve a transformarlo en un institución pública, modelo eficiente del estado.
Concluimos ratificando que los registros civiles Latinoamericanos deben ser rectorados a traves del Estado bajo los parámetros establecidos anteriormente, ya que solo la organización del Registro Civil garantiza el cumplir en forma integral con el principio de gratuidad de algunos servicios del Registro Civil y a traves de la reforma institucional profesionalizar al personal y eficientar los servicios del Registro Civil Latinoamericano.


Elaborado por:
Abog. Jorge Fernando. Martínez Gabourel
Oficial de Capacitación – Registro Civil Honduras
ahrbom@yahoo.com