EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS.

El proceso de archivar ha existido en una u otra forma, desde que la historia comenzó a escribir. Muchas piedras, pergaminos y manuscritos de gran valor histórico se han conservado, actualmente se encuentran debidamente guardados y protegidos en los diferentes museos del Mundo.

Para nuestros ante pasados, en su vida primitiva, los Registros jugaban una parte muy insignificante comparada con la importancia que estos tienen en la actualidad. A estos métodos de archivar siguieron otros, como:
A. Gancho o Espigon. El cual comenzó a utilizarse alrededor del siglo XV, consistía en un clavo o gancho con base de metal a fin de que descansara sobre la mesa o escritorio, o en una placa con gancho que se colgaba en una pared, los papeles se colocaban en el gancho a medida que se recibían.
B. Nido de Palomas. Que consiste en un mueble de madera que se podía colocar sobre la pared o una mesa. Este constaba de varias divisiones pequeñas con suficientes fondos para guardar en ellos papeles de tamaño corriente. Este método lo encontramos en los correos, hoteles y ciertas oficinas o instituciones para facilitar la distribución de correspondencia.
C. Carpeta o Acordeón. Esta forma de guardar documentos surgió alrededor de 1860. Es una carpeta en forma de acordeón con varias divisiones, las cuales por lo regular están clasificadas en orden alfabético. Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de las divisiones, este fue el primer sistema en que se hizo el archivo de documentos en posición vertical.
D. Archivo Horizontal. En 1868 se introdujo el Archivo Horizontal y el uso de gavetas para esos fines, era un mueble de madera con una serie de gavetas, cada una con dimensiones apropiados para guardar en posición horizontal documentos o cartas sin necesidad de doblarlas. Las cartas se colocaban una encima de otra. A cada gaveta se le asignaba una letra del alfabeto y se conservaba en ella toda la correspondencia con personas cuyos apellidos empezaban con dicha letra.
E. Archivo de Caja. En 1875 se ideo una caja de archivar en forma de libro contenía un índice completo con todas las letras del alfabeto. Dentro de esa caja se guardaba la correspondencia, colocando detrás de cada letra las cartas o papeles correspondientes a aquellas personas o firmas cuyos nombres empezaban con dicha letra. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia.
F. Tabla Shannon. Este sistema lleva el nombre de su inventor, se comenzó a usar en el año 1880. Era una tabla con ganchos o con una plancha de presión para sostener documentos. Hoy día esta tabla se utiliza en los hospitales para conservar la hoja clínica de una enfermo mientras permanece en el hospital, los ingenieros, agrimensores, capataces y toda persona que tenga que tomar notas o hacer apuntes fuera de su escritorios o al aire libre, utilizan estas tablas para sostener el papel en el cual escriben.
G. Archivo Vertical. El Doctor Nathaniel S. Rosenau, Secretario de la Charity organización Society de Búfalo Nueva York fue la primera persona en sugerir el archivo de papeles en posición vertical, en un mueble. El lanzo la idea en 1862, al año siguiente varias firmas exhibieron archivos verticales en la Feria Mundial de Chicago.
H. Anaqueles. En algunas Instituciones Estatales y Privada desde inicios del siglo XIX utilizan anaqueles para el archivo de documentos, en área contable libro de Resoluciones, inscripciones etc. En América Latina la de los países los han utilizado especialmente en las oficinas centrales y Municipales del Registro Civil para depositar en ese tipo de archivo los tomos de inscripción de acuerdo u observando el contenido en ese orden de los tomos de inscripciones.
I. Microfilmación. La microfilmación es considerada la primera forma moderna de archivar por las numerosas ventajas que brinda sobre los métodos antes mencionados. Este sistema consiste en tomar fotografías en miniatura de los documentos. Los retratos se toman en películas de 16 o 35mm. (Milímetros) similares a las que se usan en cámaras cinematográficas. Los rollos de microfilme se guardan en un magazín o en una cajita plástica o de carta, debidamente rotulada en su exterior dentro de un archivador metálico ya sea de seis (6) a diez (10) gavetas.
J. Imágenes. Digitalizadas. Con el avance en todas las expresiones que en la actualidad se manifiesta la informática es posible que las personas y empresas de naturaleza privada o publica, puedan consolidar sus Registros Electrónicos de la Información mas importante de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y a la vez las imágenes de la información fuerte que sirve de base para el procesamiento electrónico de datos:

De acuerdo a las actuales especificaciones técnicas, estas imágenes digitalizadas tienen iguales márgenes en lo relativo a la inviolabilidad de la formación en el sentido de que no es fácil realizar modificaciones a lo originalmente procesado y cuyo proceso consulta tiene facilidades de acceder sin mayor problema a la información requerida y en menor tiempo en relación a los archivos de Microfilm. Estos datos pueden ser transferidos a diferentes usuarios a través de modens o Red Electrónica de comunicación en Informática, los respaldos de esta información y las copias requeridas se realizan en discos ópticos, desde los últimos 10 años esta tecnología incorporada en diversas partes del mundo y en particular en América Latina.





RECOPILADO POR ABOGADO JORGE FERNANDO MARTINEZ GABOUREL
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