EL FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO CIVIL EN VENEZUELA

La Organización y el Funcionamiento del
Registro Civil en Venezuela

1. Introducción
2. El Registro Civil
3. Personas que intervienen en la formación de las actas del estado civil
4. Organización del Registro del estado civil. Normas generales
5. Rectificación de las partidas del estado civil
6. Actas del estado civil
7. Conclusión

I. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo, titulado "La Organización y el Funcionamiento del Registro del Estado Civil en Venezuela"; contiene la información más resaltante e importante que da vida a una institución del Derecho Público, contemplada en el Derecho Privado (Derecho Civil) denominada Registro Civil o Registro del Estado Civil, el cual tiene por objetivo servir de fuente de información sobre el estado (civil) de las personas y suministrar medios probatorios de fácil obtención y señalada eficacia para demostrar el estado de las mismas. Conocidos los numerosos e importantes efectos del estado civil se comprenderá la enorme importancia de contar con una fuente de información y con unos medios probatorios que permitan al Estado, a los terceros y al propio sujeto conocer el estado civil de las personas y probarlo sin tener que recurrir a pesquisas y pruebas de dudoso valor. Por lo demás debe destacarse que el Registro Civil, bien organizado, puede y debe prestar grandes servicios, tanto en la esfera del Derecho Público, como del Derecho Privado.
La metodología de la investigación de tipo documental, tuvo su fuente en las siguientes leyes (Derecho Positivo): Código Civil de Venezuela, Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolescente (LOPNA), Ley Orgánica de Identificación, mención especial merece el texto del ilustre jurista civilista venezolano José L. Aguilar Gorrondona denominado Derecho Civil Personas, por ser una fuente de obligatoria consulta, para toda persona que desea profundizar el tema de los Registros del Estado Civil.
En cada párrafo, con la información detallada he señalado entre paréntesis, los artículos de las normas jurídicas con las cuales se puede corroborar la información legal.
El concepto de Registro Civil, su organización, funcionamiento, la intervención de las personas para su funcionamiento, así como los documentos que se insertan dentro de este Registro del Estado Civil, son algunos de los tópicos que se encuentran en el presente trabajo. Nos hemos limitado a señalar los aspectos más importantes de esta Institución, ya que existen extensas definiciones de otros autores, menos conocidos.
Debo señalar, que históricamente en Venezuela se introdujo el registro secularizado de modelo francés en 1873 por Decreto del entonces presidente, Antonio Guzmán Blanco. Por lo demás, los Registros Parroquiales católicos se siguen llevando y las partidas eclesiásticas conservan valor legal porque sirven para probar los actos y hechos correspondientes ocurridos antes de 1873.
Un buen sistema de Registro Civil debe ser completo, centralizado y público. Debe ser completo, en el sentido de comprender todos los actos y hechos que puedan tener relevancia en materia de estado civil. No se trata pues de registrar sólo los nacimientos, matrimonios y defunciones sino toda la serie de actos y hechos determinantes y modificativos del estado civil de las personas.
Debe ser centralizado en el sentido de que toda la información relativa al estado civil de una personas se encuentre registrada en una misma oficina y, si es posible, en un mismo expediente o el sistema de anotaciones marginales en cada partida del resto de la información inserta en los Libros del Registro Civil de las demás oficinas, la formación de un expediente civil único para cada persona, mediante el sistema de fichas o tarjetas movibles y la formación de las llamadas cartillas familiares, que se abrirían a cada matrimonio y donde se anotarían las informaciones que ulteriormente se registrarán respecto de los cónyuges y sus hijos. Debe ser público en el sentido de que todas las personas tengan acceso al Registro Civil y puedan obtener las copias de las actas que estimen convenientes.

II. CAPITULO I: EL REGISTRO CIVIL
II.A. Concepto de registro civil
Un concepto de Registro Civil en sentido amplio es el siguiente:
Es la institución que con carácter de servicios administrativos, tiene a su cargo la inscripción de los hechos afectantes al estado de las personas, para que públicamente conste la versión oficial sobre la existencia, estado y condición civil de cada individuo. (La Roche, 1984:120)
Se define como “El Registro Civil o Registro del Estado Civil que tiene como finalidad servir de fuente de información sobre el estado de las personas y suministrar medios probatorios de fácil obtención y señalada eficacia para demostrar el estado de las mismas” (Aguilar, 2002:107)
II.B. Antecedentes históricos
En Venezuela, se introdujo el registro secularizado de modelo francés en 1873 por Decreto de Guzmán Blanco.
Por lo demás, los Registros Parroquiales católicos se siguen llevando y las partidas eclesiásticas conservan valor legal porque: a.- sirven para probar los actos y hechos correspondientes ocurridos antes de 1873, con la advertencia de que sus certificaciones requieren ser expedidas por el Juez de Parroquia o Municipio para que produzcan efectos civiles (C.C. Art. 463) y b.- tienen valor de presunción en los juicios dirigidos a obtener prueba supletoria de la partida (estatal) de estado civil.

III. CAPITULO II: PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA FORMACIÓN DE LAS ACTAS DEL ESTADO CIVIL
III.A. Los funcionarios públicos (o quienes hicieren sus veces)
En principio, la redacción de las partidas del estado civil está encomendada a funcionarios públicos. Algunos funcionarios tienen competencia para redactar toda clase de partidas o actas y otros sólo determinada clase.
1. Para redactar toda clase de actas o partidas sólo está autorizada la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio. Cuando se trate de hechos o actos ocurridos en las Dependencias Federales, se aplicarán las normas de su Ley Especial.
2. Para la redacción de las partidas de nacimiento son competentes además:
A. Los comisarios o el funcionario público más próximo, cuando el lugar donde ocurra el nacimiento diste más de tres kilómetros del lugar del Despacho de la Primera Autoridad Civil (L.O.P.N.A., Art. 20, ap. único).
B. Cuando el nacimiento ocurra en hospital, clínica, maternidad u otra institución de salud pública, la máxima autoridad pública de dicha institución (L.O.P.N.A., Art. 19, encab.), o los funcionarios de las mismas instituciones en quienes haya delegado dicha atribución la máxima autoridad. (L.O.P.N.A., Art. 19 parág. segundo).
C. El respectivo funcionario Diplomático o Consular de la República, cuando el niño naciere en el exterior. (C.C. art. 470, ap. 1º).
D. El jefe, capitán o patrón del buque, cuando el niño nace durante el viaje de mar. (C.C. Art. 471)
3. Para la redacción de las partidas de matrimonio son competentes todos los funcionarios (o personas llamadas a hacer sus veces) que son competentes para presenciar el matrimonio y que son:
A. Los funcionarios y personas autorizadas que se precisan en el curso del Derecho de Familia.
B. Tres personas, mayores de edad, que no estén ligadas a ninguno de los contrayentes por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, siempre que una de ellas sepa leer y escribir, cuando se trata de matrimonio en artículo de muerte y no sea fácil e inmediata la concurrencia de alguno de los funcionarios autorizados para presenciar el matrimonio. (C.C., Art. 98).
C. Los Jefes de Cuerpos Militares en campaña, cuando se trate de matrimonio en artículo de muerte de individuos pertenecientes a cuerpos sometidos a su mando. (C.C. Art. 101, encab.).
D. Los comandantes de buques de guerra y los Capitanes de buques mercantes, cuando se trate de matrimonios celebrados a bordo en artículo de muerte. (C.C. Art. 101, ap. 1º)
4. Para la redacción de las partidas de defunción son competentes además de la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, el Comisario del Caserío, cuando la muerte ocurra en un lugar que diste más de tres kilómetros de la cabecera de la Parroquia o Municipio, si en jurisdicción de la Comisaría hubiera algún lugar habilitado para dar sepultura a cadáveres (C.C. Art. 476); el jefe, capitán o patrón del buque, cuando la muerte ocurra en viaje de mar (C.C. Art. 483) y los oficiales que designen los reglamentos especiales cuando se trate de defunciones de militares en campaña o de personas empleadas en el Ejército de la República. (C.C. Art. 488).
5. Además debe tenerse en cuenta que si por incomunicación, epidemia u otro motivo semejante, fuere notoria la dificultad de llegar al despacho de la autoridad competente se podrá efectuar el acto ante otra autoridad competente de la misma Parroquia o Municipio, y aún de otra jurisdicción, haciéndose constar en el acta la causa por la cual no se ocurrió ante el funcionario a quien correspondía autorizar el acto. (C.C. Art. 454, encab.)
III.B. Las partes
Las partes son aquellas personas a quienes se refiere el hecho o acto que la partida hace constar. Así, en el caso de partida de nacimiento, parte es el recién nacido; en el caso de partida de matrimonio, partes con los contrayentes, y en el caso de partida de defunción, parte es el difunto.
1° En la partida de nacimiento, no interviene propiamente la parte, aunque en principio debe de estar presente, ya que la ley obliga a la presentación del niño ante la Autoridad, salvo que el funcionario dispense de ello conforme a lo previsto en el aparte 2° del artículo 464 del Código Civil. (que es lo que ocurre de ordinario)
2° En la partida de matrimonio, es esencial la intervención de las partes, quienes deben declarar tomarse por marido y mujer (C.C. Art. 89, ord. 3º), sea personalmente, sea por medio de apoderados especiales debidamente constituidos.
3° En la partida de defunción la parte no tiene intervención por razones obvias.
III.C. Los declarantes
Declarantes son aquellas personas que comunican al funcionario respectivo el acontecimiento del cual se deja constancia en la partida.
1. En el caso de las partidas de nacimiento, la L.O.P.N.A. dispone que "Los padres representantes o responsables deben inscribir a quienes se encuentran bajo su patria potestad, representación o responsabilidad", norma que lejos de derogar al Código Civil en dicha materia, más bien desarrolla el precepto de la Ley Orgánica al precisar que la declaración del nacimiento debe hacerse por el padre o la madre, por sí (personalmente) o por mandatario especial de cualquiera de ellos; en su efecto, por el médico-cirujano, o por la partera, o por cualquier otra persona que haya asistido el parto, o por el jefe de la casa donde tuvo lugar el nacimiento (C.C. Art. 465, encab.). Cuando se trata de declarar el hallazgo de un recién nacido dejado en lugar público o privado, hará la declaración quien lo haya encontrado (C.C. Art. 469, encab.). En el caso de nacimientos extrahospitalarios la inscripción se hará con la declaración jurada del partero, médico, párroco o jefe de la junta de vecinos comunal, "de no ser así, se solicitará la declaración de 3 testigos mayores de edad, quienes serán notificados de la sanción penal (Código Penal) de incurrir en falso testimonio"
2. En el caso de la partida de matrimonio, los declarantes son los propios contrayentes o sus apoderados.
3. En el caso de la partida de defunción, cualquier persona puede ser declarante; pero si la muerte ocurre en colegio, hospital, cárcel u otro establecimiento público, su jefe o encargado está obligado a hacer la declaración. (C.C. Art. 482)
III.D. Los testigos
Nuestra legislación requiere además la presencia de testigos de la redacción de la partida (no necesariamente del acontecimiento del cual se deja constancia en ésta). Estos testigos instrumentales , en principio, deben ser dos personas mayores de edad y vecinos de la Parroquia o Municipio donde se levanta el acta, pudiendo ser presentados por las partes, hecho que deberá hacerse constar en el acta (C.C. Art. 448, encab. In fine).
En el caso de la celebración de un matrimonio fuera del Despacho del funcionario, se exige, por excepción, la presencia de un mínimo de cuatro testigos, mayores de edad y de los cuales por lo menos dos no han de estar ligados con ninguno de los futuros contrayentes por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad (C.C. Art. 87, ap. 2º)

IV. CAPITULO III: ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL. NORMAS GENERALES
IV.A. Los libros
1. Los nacimientos, matrimonios y defunciones se harán constar, en la jurisdicción en que ocurran, en registros especialmente destinados a este objeto (C.C. art. 445) que serán llevados por duplicado en tres libros: uno de nacimientos, otro de matrimonios, y el otro de defunciones. (C.C. art. 446).
2. A reserva de las novedades que puedan introducirse conforme a la Constitución de 1999, los Concejos Municipales entregarán a la Primera Autoridad Civil de las Parroquias o Municipios comprendidos dentro de su jurisdicción, los dos ejemplares de cada uno de los tres libros en los primeros quince días del mes de diciembre de cada año. Para los matrimonios que se celebren en el Concejo Municipal o en presencia de los demás funcionarios autorizados por la ley, cada Concejo llevará un libro destinado a ese efecto y entregará otro a cada uno de dichos funcionarios. (C.C. art. 477, encab.)
3. Todos los libros deberán:
A. Estar en papel florete de orilla.
B. Contener en sus primeras hojas las disposiciones del Código Civil sobre las partidas que se han de insertar y sus respectivos modelos.
C. Tener todas sus hojas marcadas con el sello del Concejo Municipal.
D. Llevar en la última hoja la constancia, firmada por el Presidente del Concejo, del número de folios que contenga el libro, del objeto de éste y del año en que ha de emplearse. (C.C. art. 447, apartes)
IV.B. Partidas o actas
1. Las partidas se extenderán numerándolas sucesivamente en los libros respectivos, con letra clara, sin dejar espacios, salvándose específicamente al fin, de la misma letra y antes de las firmas, toda palabra borrada, interlineada o enmendada. No se podrán usar abreviaturas ni guarismos, ni aún en las fechas. (C. C. Art. 449)
2. Las partidas del estado civil deberán expresar :
A. El nombre y apellido del funcionario que las autorice, con la mención del carácter con que actúa.
B. El día, mes y año, en que se extiendan.
C. El día, mes y año, la hora, si es posible, y la casa o sitio en que acaeció o se celebró el acto que se registra.
D. Las circunstancias correspondientes a la clase de acto.
E. El nombre, apellido, edad, profesión y domicilio o residencia de las personas que figuren en la partida, como partes, declarantes o testigos.
F. Los documentos presentados (en los casos en que la ley exige presentación de documentos para levantar la partida).
3. En ninguna partida se podrá insertar ni aún indicar, sino únicamente lo que la ley exige. (C.C. art. 451).
4. Toda partida debe leerse a las partes y a los testigos, expresándose al final de la misma haberse llenado esta formalidad. (C.C. art. 450).
5. Las partidas deberán ser firmadas por:
A. El funcionario o persona autorizada, y su secretario.
B. Los testigos que sepan escribir
C. Las partes que comparezcan y puedan hacerlo.
D. Los declarantes, en su caso.
Deberá expresarse la causa por la cual deje de firmar cualquiera de los obligados a ellos. (C.C. art. 448)
6. Los documentos o comprobantes que se presenten para extender las partidas del registro, deberán ser firmadas en el acto por la parte que los presente y por el funcionario del Registro Civil, y, en su caso, por la persona autorizada para presenciar el matrimonio. (C.C. art. 452).
7. Si después de cerrados los libros, quien los lleva recibe partidas que debían insertarse en ellos, hará la inserción en los libros nuevos; y avisará inmediatamente al Juez de Primera Instancia, a quien enviará en la misma oportunidad la partida que sirvió de original (C.C. art. 454). Como se observa esta disposición no se refiere al caso de que se trate de redactar una partida, sino al caso de que una vez redactada sea necesario por mandato de la ley insertarla en otros libros.
8. Los funcionarios que hayan autorizado cualquier acto jurídico que se refiera a partidas constantes en los libros del Registro Civil, y que deba insertarse o anotarse en ellos, darán aviso al Juez de Primera Instancia del lugar en que debe hacerse la inserción o anotación. (C.C. art. 455)
IV.C. Inspección de los registros de estado civil
La inspección de los registros del estado civil corresponde al Síndico Procurador Municipal de la jurisdicción. (C.C. art. 461)
IV.D. Remisión, revisión y archivo de los libros
1. El día último de diciembre de cada año se cerrarán los libros de registro, expresándose en diligencia que firmarán el funcionario competente y su secretario, el número de las partidas que cada uno contenga. (C.C. art. 491)
2. Dentro de los primeros quince días del mes de enero, la autoridad remitirá al Juez de Primera Instancia que ejerza la jurisdicción civil en al respectiva circunscripción, uno de los ejemplares de cada registro, junto con el legajo de comprobantes correspondientes (C.C. arts. 492 y 460).
3. Los Jueces de Primera Instancia examinarán cuidadosa y atentamente los registros y:
A. Si notaren faltas u omisiones materiales que pueda salvarse sin necesidad de hacer alteración o modificación en el texto del acta, devolverán los libros al funcionario respectivo para que subsane la falta u omisión (C.C. art. 493).
B. Si por cualquier medio, notare que no se hizo en un libro de inserción ordenada de alguna acta, documento o sentencia, mandará efectuar las inserciones en los dos libros en curso del registro correspondiente (C.C. art. 494, encab.).
C. Si notaren la omisión de alguna nota marginal, devolverán los libros necesarios para que se la estampe (C.C. art. 494, ap. único). Si notaren faltas u omisiones que no puedan subsanarse conforme a las reglas anteriores, el Juez promoverá las correcciones del caso, previa averiguación sumaria de las circunstancias y con citación de las partes interesadas, si lo estimare conveniente y fuere posible. La corrección ordenada se estampará al margen de la partida respectiva, o en los nuevos libros, si el margen no fuere suficiente para contenerla, haciéndose en este caso, la correspondiente anotación en la partida (C.C. art. 495).
D. El Juez pondrá al final de cada libro nota de las actas, documentos o sentencias que han debido aparecer en él, y que por cualquier motivo fueron insertadas en los libros nuevos del registro respectivo; y transcribirá dicha nota a la Primera autoridad Civil de la Parroquia o Municipio para que la copie inmediatamente al final del libro que conserva en su poder (C.C: art. 496). Si el aviso de la Primera Autoridad Civil de haber recibido una partida que debía haberse asentado en un libro ya cerrado, llegare después de que el Juez ha remitido el libro al Registrador Principal, como se indicará "infra", el Juez ordenará a este funcionario y a la Primera Autoridad Civil que extiendan en el libro archivado en que debió insertarse la partida, la constancia arriba indicada, con la inserción del expresado decreto del Juez (C.C. art. 497).
E. Terminada la revisión, el Juez remitirá al Registrador Principal, para su archivo, los libros que recibió de las parroquias o municipios, salvo los que deba retener a los efectos de las correcciones previstas en el artículo 495 del Código Civil, lo cual avisará al mismo funcionario (C.C. art. 498). El propio Código Civil reglamenta los detalles de la remisión, incluso de la que posteriormente haya de hacerse de los libros retenidos.
IV.E. Registro de los actos anteriores a 1873
Los libros de las Iglesias Parroquiales, correspondientes a los bautismos, matrimonios y defunciones, llevados por los párrocos hasta el primero de enero de 1873, permanecerán en los archivos de las respectivas Iglesias; pero las certificaciones de sus partidas, para efectos civiles, no podrán expedirse sino por el Juez de Parroquia o Municipio. (C.C. art. 463).

V. CAPITULO IV: RECTIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS DEL ESTADO CIVIL
1. Para que sea procedente la acción de rectificación de partidas se requiere que sea necesario modificar el texto de la partida. Ello sucede en tres casos:
A. Cuando el acta está incompleta (o sea, cuando le falta una de las menciones exigidas por la ley).
B. Cuando el acta contiene inexactitudes .
C. Cuando el acta contiene menciones prohibidas es decir, toda mención no exigida por la ley es mención prohibida .
Si la partida no contiene errores, omisiones ni menciones prohibidas, s u rectificación no es procedente. Así, por ejemplo, la jurisprudencia ha establecido que no puede rectificarse el nombre o apellido del niño en la partida de nacimiento, cuando no hubo error en el momento de extender la partida, aunque se alegue que posteriormente la persona de que se trata haya usado otro nombre o apellido durante el transcurso de su vida.
2. Por otra parte, para que sea procedente la acción de rectificación de partidas es necesario que sólo se persiga la modificación de l partida. En consecuencia, es improcedente dicha acción:
A. Cuando no exista partida, caso en el cual lo que procede es obtener una prueba supletoria del estado civil.
B. Cuando la reforma de la partida produzca los mismos efectos que una acción de estado (p. Eje.: cuando se pretendiera subsanar la omisión del nombre del padre natural en una partida de nacimiento, lo que produciría los mismos efectos de una sentencia de reconocimiento), caso en el cual lo que procede es intentar la acción de estado correspondiente.
3. En consecuencia de lo expuesto puede afirmarse que son rectificables, entre otros, los siguientes datos de la partida:
A. Los datos referentes al acta en sí (p. Ej.: la fecha en que fue levantada).
B. La fecha y lugar de los hechos que acredita la partida (p. Eje.: la fecha del matrimonio, nacimiento o defunción de que se trata).
C. Los datos de identificación de las personas mencionadas en la partida, cuando no haya dudas sobre la identidad de las mismas (p. Eje.: el nombre o el sexo señalado al recién nacido).
D. La filiación o matrimonio indicado en la partida, cuando exista prueba legal de uno u otro, independientemente de la partida cuya rectificación se trate (p. Eje.: si en una partida cualquiera se ha mencionado a alguien como soltero, puede rectificarse la partida, si mediante partida de matrimonio de dicha persona se prueba que era casado).
V.A. Personas que pueden pedir la rectificación
1. Pueden pedir la rectificación de una partida, todos los interesados, o sea, todos aquellos a quienes afecten las menciones omitidas inexactas o prohibidas de la partida, bastando para ello el simple interés moral de ser designado exactamente. Así, pueden intentar la rectificación las partes por temor de que la partida tenga menos eficacia probatoria, los terceros que teman perjuicios por las omisiones, inexactitudes o menciones prohibidas que contenga el acta; e incluso los funcionarios del estado civil que intervinieron en la formación de la partida y que teman ver comprometida su responsabilidad.
2. Se discute si el Ministerio Público puede pedir la rectificación de oficio. En Francia se ha resuelto el problema afirmativamente por considerar que hay interés público en la rectificación.
V.B. Vía administrativa
Extendido y firmado un asiento, no podrá ser rectificado o adicionado, sino en virtud de sentencia judicial, salvo el caso de que estando todavía presentes el declarante y testigos, alguno de éstos o el funcionario mismo, se dieren cuenta de alguna inexactitud o de algún vacío, pues entonces podrá hacer la corrección o adición inmediatamente después de las firmas, suscribiendo todos los intervinientes la modificación (Art. 462 C.C.).
V.C. Vía judicial
Ninguna partida de los registros del estado civil podrá reformarse después de extendida y firmada, salvo el caso previsto en el artículo 462, sino en virtud de sentencia ejecutoriada, y por orden del Tribunal de Primera Instancia a cuya jurisdicción corresponda la Parroquia o Municipio donde se extendió la partida (C.C. art. 501).
V.D. Competencia judicial
El Juez competente para conocer y decidir en primera instancia del juicio de rectificación de partidas es el Juez Civil de Primera Instancia que tenga jurisdicción en la Parroquia o Municipio donde se extendió la partida de cuya rectificación se trata (C.C. art. 501).
Si la partida fue extendida en el exterior y luego se transcribió al país, el Juez competente es el Juez Civil de Primera Instancia que tenga jurisdicción en el lugar donde se transcribió la partida.
V.E. Procedimiento especial previsto en el artículo 773 del código de procedimiento civil en cuanto al juicio de rectificación
En lo casos de errores materiales cometidos en las actas del Registro Civil, tales como cambio de letras, palabras mal escritas o escritas con errores ortográficos, trascripción errónea de apellidos, traducciones de nombre, y otros semejantes, el procedimiento se reducirá a demostrar ante el Juez la existencia del error, por los medios de prueba admisibles y el Juez con conocimiento de causa resolverá lo que considere conveniente
V.F. Nota marginal
Es una trascripción que se realiza al margen del acta o partida, y que tiene por objeto señalar la ocurrencia de un hecho o acto relativo a la condición civil de la persona y el cual está estrechamente vinculado con otro hecho o acto que brevemente se ha asentado o insertado en los libros del Registro del Estado Civil. Por lo general, esta anotación marginal se produce por disposición de la ley.
V.G. Nota marginal de reconocimiento al acta de nacimiento
El reconocimiento del hijo hecho posteriormente al registro de la partida de nacimiento ante la primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio, se hará en los libros de registro de nacimientos, en acta que contendrá el nombre, apellidos, cédula de identidad, edad, estado civil, profesión, domicilio de la persona o personas que hacen el reconocimiento; el nombre del hijo y su apellido; el lugar de nacimiento, la fecha de su presentación o la de su nacimiento; la manifestación del reconocimiento; la fecha del acto, al cual concurrirán dos (2) testigos mayores de edad, vecinos de la Parroquia o Municipio.
Esta acta será firmada por el funcionario, los interesados, los testigos y el secretario. Si el interesado o testigos no supieran o no pudieran firmar, así se hará constar.
El funcionario hará constar el reconocimiento al margen de la partida de nacimiento, si se encontrara en su archivo; o lo oficiará para este fin a la Primera Autoridad Civil de la Parroquia o Municipio donde se asentó aquella partida; y en uno y otro caso, oficiará igualmente del reconocimiento al Registrador Principal en cuyo archivo se encuentre también la mencionada partida, para que en ella se estampe la correspondiente nota marginal.
Igual anotación se hará del reconocimiento otorgado en un acta de matrimonio, en testamento o cualquier documento auténtico y de los decretos de adopción. A este fin, el funcionario que autorizó el acta dará aviso al correspondiente funcionario en cuyo archivo se encuentre el duplicado del libro en que ha de estamparse la nota marginal.
El funcionario que no cumpliere con las obligaciones establecidas en este artículo, será sancionado con una multa de cinco mil bolívares (Bs. 5.000).

VI. CAPITULO V: ACTAS DEL ESTADO CIVIL
VI.A. Nulidad de las actas del estado civil
Ni en nuestro Código Civil ni en el Código Civil francés existe ninguna disposición expresa que establezca la nulidad de las actas del estado civil. Los trabajos preparatorios del Código Civil francés revelan que el silencio en la materia fue deliberado. En realidad, hubiera sido muy grave anular documentos tan importantes para probar el estado civil en razón de irregularidades que casi siempre son imputables a quien redacta la partida. De allí que la jurisprudencia francesa y venezolana consideran como regla general que las irregularidades de las actas del estado civil no producen la nulidad de las mismas sino que pueden ser subsanadas mediante el procedimiento de rectificación de partidas. Este principio ha sido aplicado hasta en casos en que parecería que jurídicamente hubiera debido considerarse que no había partida, como es el caso en que falta, aunque involuntariamente, la firma del funcionario y de los testigos.
Sin embargo, excepcionalmente, se admite que las actas del estado civil son nulas en los siguientes casos:
1. Cuando falta la firma del funcionario, compareciente o parte que debía firmar el acta, siempre que ello se deba a negativa de la persona correspondiente. A este propósito debe destacarse que la sola falta de firma no crea ni siquiera la presunción de que haya habido negativa a firmar, ya que es perfectamente verosímil que la falta de firma se deba a inadvertencia.
2. Cuando no ha intervenido el funcionario llamado por la ley, lo que no se presume por el solo hecho de que falte su firma. Los casos que más verosímilmente se pueden presentar no son los de que no haya intervenido nadie a título de funcionario, sino: A) el de que la persona que intervino como tal no estaba legalmente investido de la función correspondiente, caso en el cual procede aplicar la teoría de los funcionarios de hecho; y B) el de que el funcionario que haya intervenido sea incompetente para ello. En el caso de incompetencia del funcionario, si se trata de matrimonio, debe tenerse en cuenta la norma especial del artículo 117 del Código Civil, que sólo aparece aplicable al caso de incompetencia territorial.
3. Cuando no han intervenido los testigos requeridos por la ley, lo que no se presupone por la sola falta de firmas. En el caso de que el testigo no reúna las condiciones de ley, los tribunales franceses suelen examinar el caso concreto antes de pronunciarse acerca de la nulidad o validez del acta, de acuerdo con la convicción que se formen sobre la trascendencia de la irregularidad de que se trate.
4. Cuando las partidas han sido extendidas en hojas volantes.
5. Cuando las partidas han sido redactadas tardíamente. Sin embargo, entre nosotros, se ha sido muy tolerante en este aspecto por la fuerza de los hechos. La propia jurisprudencia francesa dominante es que, en caso de redacción tardía no se pronunciará la nulidad del acta sino cuando, conforme a las circunstancias del caso concreto, haya motivos para dudar de la buena fe de los comparecientes.
VI.B. Valor probatorio de las actas del estado civil
El valor probatorio de las partidas debidamente registradas está determinado por tres reglas legales (C.C. art. 457).
1. Respecto de los actos presenciados por la autoridad, las partidas tienen carácter de prueba auténtica. En consecuencia, mientras no sean declaradas falsas, hacen plena fe erga omnes: 1) de los hechos que el funcionario declara haber efectuado, si tenía la facultad de efectuarlos; y 2) de los hechos que el funcionario declara haber visto u oído, si tenía facultad de hacerlos constar (C .C. art. 1359). Así, por ejemplo, hacen plena fe erga omnes, mientras no sean declaradas falsas, en las respectivas partidas de nacimiento, entre otras, las declaraciones del funcionario de que le impuso un determinado nombre a un niño por no haberlo hecho el presentante y de que éste compareció ante él.
A su vez, para que las partidas puedan ser declaradas falsas, se requiere intentar la tacha de falsedad, la cual sólo procede por causales taxativamente señaladas por la ley en el Código Civil articulo 1380, “El instrumento público o que tenga las apariencias de tal, puede tacharse con acción principal o redargüirse incidentalmente como falso, cuando se alegare cualquiera de las siguientes causales”:
A. Que no ha habido la intervención del funcionario público que aparezca autorizándolo, sino que la firma de éste fue falsificada.
B. Que aun cuando sea auténtica la firma del funcionario público, la del que apareciere como otorgante del acto fue falsificada.
C. Que es falsa la comparecencia del otorgante ante el funcionario, certificada por éste, sea que el funcionario haya procedido maliciosamente o que se le haya sorprendido en cuanto a la identidad del otorgante.
D. Que aun siendo auténtica la firma del funcionario público y cierta la comparecencia del otorgante ante aquél, el primero atribuya al segundo declaraciones que éste no ha hecho; pero esta causal no podrá alegarse por el otorgante que haya firmado el acta, ni respecto de él.
E. Que aun siendo ciertas las firmas del funcionario y del otorgante, se hubiesen hecho, con posterioridad al otorgamiento, alteraciones materiales en el cuerpo de la escritura capaces de modificar su sentido o alcance. Esta causal puede alegarse aun respecto de los instrumentos que sólo aparezcan suscritos por el funcionario público que tenga la facultad de autorizarlos.
F. Que aun siendo ciertas las firmas del funcionario y los otorgantes, el primero hubiese hecho constar falsamente y en fraude de la Ley o perjuicio de terceros, que el acto se efectuó en fecha o lugar diferentes de los de su verdadera realización.) y se tramite por un procedimiento especial, muy riguroso (C.P.C., arts. 438 al 443).
Ahora bien, como en la práctica no suelen producirse las propias partidas sino sus copias, deben tenerse en cuenta que: a) las copias hacen fe si son expedidas por el funcionario competente (C.C. art. 1384) y b) se exime de la presentación original en el juicio, cuando ese original o su copia se encuentra en una Oficina Pública (lo cual ocurre precisamente con las partidas del Estado Civil); pero se permite entonces a la otra parte exigir la confrontación de la copia producida con el original o copia depositada en la Oficina Pública (C.C. art. 1385).
2. Las declaraciones de los comparecientes sobre hecho relativos al acto se tendrán como ciertas hasta prueba en contrario. Así pues, hacen plena prueba si no se las impugna; pero en caso de impugnación basta promover y evacuar pruebas contrarias a dichas declaraciones, sin necesidad de intentar la tacha de falsedad. Debe advertirse que el valor atribuido a las declaraciones de los comparecientes se refiere a sus declaraciones sobre "hechos relativos al acto mismo que es objeto de la declaración". Las menciones que "no tienen relación íntima con el acto"; pero que al mismo tiempo son ordenadas por la ley, sólo tiene valor de principio de prueba, o de indicios, de los cuales el Juez podrá deducir presunciones más o menos graves, que serán presunciones simples (llamadas también hominis), sin llegar a ser presunciones legales. Tal sería el caso, por ejemplo, del as menciones referentes al nombre de los padres de los contrayentes que figuren en la partida del matrimonio. Así, por ejemplo, mientras no se impugne la partida de nacimiento y se prueba lo contrario, se tendrán como ciertas, entre otras, las declaraciones del presentante acerca de la hora, fecha y lugar del nacimiento, de si el parto fue de gemelos y del orden de nacimiento en caso de parto múltiple.
3. Las indicaciones extrañas al acto no tendrán ningún valor, salvo disposición especial. Esta regla constituye la sanción efectiva de la norma de que en ninguna partida se podrá insertar, ni aún indicar sino lo que la misma ley exige (C.C. art. 451) y constituye una excepción al principio general, de que las enunciaciones extrañas al acto hechas en un instrumento público pueden servir de principio de prueba (C.C. art. 1361, ap. Único). Un ejemplo de mención prohibida sería la designación del padre cuando se trata de la partida de nacimiento de un hijo nacido de unión no matrimonial, si éste no es presentado por el propio padre, o por mandatario de éste debidamente constituido.
Debe tenerse muy presente que las menciones de las actas del estado civil sólo tienen el valor probatorio señalado, respecto del acto o hecho que se propone constatar el acta correspondiente. Así la indicación de su propio estado civil hecha por un testigo no goza del beneficio de considerarse como cierta hasta prueba en contrario ni tampoco constituye prueba de filiación la mención del nombre delos pares en la partida de defunción del pretendido hijo, ni la partida de matrimonio sirve de prueba de la filiación de los contrayentes.
Con ironía se ha señalado que la ley ha dado el mayor valor probatorio a menciones casi siempre falsas, como la declaración del funcionario de que ha reconocido el cadáver, mientras que niega todo valor probatorio a las menciones extrañas del acto, como las relativas al carácter de filiación, que casi siempre son exactas.

VII. CONCLUSIÓN
Al finalizar la presente monografía, podemos terminar concluyendo que el Registro de Estado Civil en Venezuela no está perfectamente organizado como un solo registro, sino que la función registral le es otorgada a diferentes órganos administrativos, siendo la primera autoridad de la parroquia su funcionamiento natural; pero al mismo tiempo, las oficinas a su cargo deben cumplir otras funciones de naturaleza muy diferente (así tenemos las Intendencias encargadas de vigilar el Orden Público); ello crea un cierto "desorden" al momento de unificar en una sola persona una función tan esencial para la vida de los ciudadanos de un país.
La materia registral es sumamente delicada y sutil, en algunos países su normativa ha alcanzado tal grado de desarrollo y perfección que por sí misma constituye una rama especial del derecho.
Difícilmente en Venezuela se darán las condiciones para que todo el complejo denominado "Registro del Estado Civil" pueda integrarse en un solo cuerpo de carácter administrativo que tenga bajo su responsabilidad todos y cada uno de los acontecimientos que puedan ocurrir en el ámbito civil de una persona. Tendríamos que comenzar por reorganizar las funciones de las antiguas Jefaturas Civiles (hoy Intendencias Parroquiales) y asignarles en sí, una tarea específica: la registral. Además, esto sin tomar en cuenta que no tenemos en Venezuela una norma jurídica o ley que regule el funcionamiento específico y determinado de estos entes administrativos. No debemos confundir la Ley de Registros y Notarías Públicas, la cual, se encuentra falla en ciertos aspectos. Es decir, carecemos de una Ley de Registros de Estado Civil. Pero para hacer esto, debemos comenzar por asignar funciones a cada ente de la administración pública, pues a raíz de la promulgación de la Constitución de 1999, la antigua Primera Autoridad Civil (Prefecto del Municipio) de ser tal, para pasar dicha responsabilidad a los Alcaldes de Municipio es decir, serían ellos a partir de esta nueva norma jurídica, los encargados de dirigir los registros de la vida civil de los ciudadanos de cada municipio. Ello sin contar, que debido a las diferentes posiciones políticas, sería sumamente difícil, por no decir imposible, lograr crear un organismo administrativo de carácter homogéneo que posea todos los datos civiles de cada uno de los ciudadanos del país.
Otros aspectos del Registro del Estado Civil, como la extinta obligatoriedad para redactar las actas de nacimiento en papel sellado; ha eliminado un peso engorroso para las personas que acudían a tramitar este documento, ya que en la mayoría de las veces, era difícil por no decir imposible, conseguir el mencionado papel sellado. Pero a su vez, esto trate como consecuencia que es más fácil la falsificación de este documento por parte de la delincuencia organizada en este tipo de delito.
Aunado a todo lo anterior, debemos considerar los costos económicos y financieros que significaría crear un ente de semejante magnitud. Debemos tomar como ejemplo, que aún con todo el esfuerzo existente, no ha sido posible la reestructuración de la Oficina Nacional de Identificación, la cual todavía hoy, a plena luz del siglo XXI, no cuenta con los recursos económicos ni la tecnología de avanzada, que deja a Venezuela en el ámbito de la comunidad internacional como uno de los países más atrasados en materia de Registro Civil.
Capítulo aparte merece el tema de la reforma o de la creación de un Nuevo Código Civil que pueda ser adaptado a las exigencias de la era moderna. Nuestro Código nace en 1942 y su última reforma es de 1982, en la cual sólo se modificaron ciertos artículos referente a la materia matrimonial. Debemos considerar además, la existencia de la novísima Constitución de 1999, que en ciertos aspectos, contradice al Código Civil; siendo la norma Constitucional por supremacía, la que en todo caso, debe aplicarse y quedando ciertos artículos del Código Civil al margen de la ley, por ser inconstitucionales.


Autor:
MSc. José G. Contreras
Br. Dimas A. Vizcaino
vizcainodimas@cantv.net

Universidad Gran Mariscal de Ayacucho
Vicerectorado Académico
Facultad De Derecho
Escuela De Derecho
Núcleo Cumaná