Recomendaciones Para La Conservación y Almacenamiento de Los Documentos del Registro Civil
Las actas relativas al Estado Civil y los informes de las estadísticas vitales constituyen un recurso para las autoridades civiles de la zona donde se producen los sucesos, para las personas a quienes se refieren las inscripciones, algunas tienen interés concreto en un hecho o acto del estado civil y para los que realizan investigaciones que toman la información que se encuentran a partir de estos documentos, estos en la mayoría de los casos son la única fuente de información oficial sobre hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales, por consiguiente los que tienen la responsabilidad de custodiar estos documentos y de protegerlos y conservarlos, así como a todo duplicado de respaldo de manera que se ajuste a los requerimientos actuales y del futuro en lo relativo al respaldo documental del registro civil.
Algunas naciones han emitido leyes sobre la conservación de las inscripciones, la forma y el tiempo en que deberán archivarse estos documentos, es oportuno elaborar un cronograma de retención o de la remisión al archivo central de los documentos del registro civil que se archivaran permanentemente que no eliminaran por su antigüedad.
Las actas se conservaran para utilizarse cuando las circunstancias lo requieran y que se realice en concordancia con la política nacional del estado, cuando se han dictado disposiciones legales sobre la conservación de los documentos, es importante que se reconozca el principio de retención o conservación de los documentos del registro civil y de su custodia. Que se establezca claramente este concepto tanto ante otros funcionarios públicos y el personal encargado de estas actividades de conservación y respaldo (archivo central y municipal.
Los archivos anuales de las inscripciones de los hechos y actos del estado civil se utilizan con mas constancia el año inmediato de su creación y luego de acuerdo al tipo de inscripción su utilización progresivamente solo en momentos determinados por ejemplo existirá un incremento del uso o emisión de certificación de las inscripciones del registro civil cuando los menores de edad deban acreditar tener la edad requisito para ingresar a la escuela primaria, para contraer nupcias; Esto conlleva que se requiera definir estrategias para conservar las actas que se utilizaran con mayor constancia y para las inscripciones de mayor antigüedad que su consulta es menor o eventual.
En virtud de la necesidad de conservación de los documentos del estado civil, las instituciones que rectoran el proceso del registro civil y la identificación personal deberán realizar en forma permanente las acciones de protección y conservación de estos documentos para evitar el deterioro físico que se pueda generar de su antigüedad, manejo inadecuado, humedad, excesiva sequedad, plagas y desastres como incendios, terremotos o inundaciones. Una vez deterioradas total o parcialmente es difícil y oneroso y en algunos casos reponer esos documentos y su valor probatorio o documental de los hechos y actos relativos al estado civil disminuyen por esta causa. Por estas circunstancias se recomienda conservar el tomo original y el duplicado de estos documentos manteniendo uno en las oficinas del registro civil de la localidad y el otro en la oficina central del registro civil. En muchas oportunidades los archivos dañados pueden ser repuestos a partir del otro juego o duplicado pero se destaca que no podrán reemplazar las firmas autógrafas inscritas en el periodo del hecho o acto.
Es de destacar que el Registro Civil Hondureño prevé en su ley como reponer por la vía administrativa las inscripciones y los hechos del estado civil en caso de deterioro total o parcial o casos de sustracción para lo cual el registrador civil revisara periódicamente las inscripciones y en caso de deterioro solicitara al director del registro civil la solicitud de reposición de oficio y de existir respaldo documental que obre en poder de la institución ya sea en papel o medio magnético o películas de microfilm se emitirá una resolución ordenando la inscripción correspondiente y conservando el numero de tarjeta de identidad o numero de identificación personal y todos los datos inherentes a la inscripción deteriorada.
Se ha observado en la práctica registral que la forma más conveniente de conservar documentos importantes de papel es sellarlos en un depósito o bodega con temperatura y humedad regulada, protegido contra los factores ultravioletas de la luz. Pero a pesar de dicho proceso se puede ampliar o alargar considerablemente la vida de las inscripciones utilizando como medida preventiva la fumigación de los libros del registro civil con bromuro de metilo.
Se constituye como una limitante para este objetivo el uso inadecuado y que no existan en los archivos del registro civil las condiciones físicas de preservación ni los presupuestos asignados para tal fin o en el peor de los casos ningún interés de las autoridades del registro civil.
Por lo tanto conviene establecer compromisos institucionales del organismo del registro civil para asegurar el desarrollo de estas recomendaciones.
Las actas del registro civil son documentos oficiales con valor jurídico que necesita de una conservación permanente, esa política institucional se aplicara tanto para la preservación del documento original y de la copia de respaldo ( tomo copiador).
Estos requisitos de conservación permanentes de las actas del registro civil no se aplican a los reportes estadísticos que la institución del registro civil debe remitir al instituto nacional de estadística.
Cuando se utilizan formularios múltiples lo más común es autorizar que las oficinas locales o municipales del registro civil organicen su archivo municipal y los duplicados deberán remitirlos a un depósito o archivo central en las oficinas centrales del organismo del registro civil.
Cuando las instituciones de registro civil y de las estadísticas vitales son organismos independientes los reportes estadísticos serán remitidos periódicamente por las autoridades del registro civil.
Cuando las actas del estado civil se inscriben en libros o tomos preimpresos debe prepararse como respaldo una copia exacta del libro que se enviara al archivo general del registro civil, estas copias pueden ser al carbón o con un procedimiento químico que contribuye a este proceso que genera el tomo duplicado.
La destrucción de las copias de los tomos del registro civil por parte de los encargados de su custodia que consideran que no es conveniente su conservación es totalmente inadmisible para cualquier sistema nacional del registro civil ya que estos documentos tienen vigencia permanente en el ámbito registral, jurídico, genealógico e histórico; constituyéndose los archivos del registro civil en patrimonio nacional.
Lo que sí es conveniente es crear con la mayor brevedad posible todo los procesos de conservación de tan valiosa información.
Los documentos complementarios que obran en poder del registro civil tales como reportes u otro tipo de documentos que podrían considerarse su eliminación física o incinerarse una vez microfilmada o escaneada esta información.
Se hace referencia de lo anterior a los siguientes documentos:
1. Reportes emitidos por las autoridades hospitalarias, publicas o privadas o autoridad civil competente sobre nacimientos y defunciones.
2. Expedientes matrimoniales.
3. Resoluciones administrativas, sentencias judiciales.
4. Comunicaciones de anotaciones marginales.
5. Documentos de identificación de personas fallecidas.
Las autoridades del registro civil deben establecer procedimientos técnicos que aseguren la integridad de los datos que se conserven legibles, existe una mala experiencia en el registro civil hondureño donde los duplicados de los tomos del registro civil de lo que se denomina sistema nuevo (1984 en adelante) con el paso del tiempo la información de las copias de las inscripciones del duplicado se vuelven tenues y al final totalmente ilegibles.
En algunos países se han organizado procesos electrónicos para las inscripciones de los hechos y actos del estado civil de las personas naturales, las actas de papel han sido reemplazadas por los datos que se digitan en el sistema computarizado, estos datos se procesan ingresando al sistema de informática del registro civil.
En base a las digitaciones de las actas de papel a archivos electrónicos se requieren procesos diseñados para asegurar la integridad y seguridad de la información, en Honduras la legislación del registro civil destaca se mantendrán las actas en tomo o papel o en una base de datos electrónico de los datos relativos al estado civil.
La seguridad y confidencialidad son requisitos básicos que se deben implementar en los sistemas del registro civil. Funcionarios y empleados corruptos pueden acceder a la base de datos y modificar la información que no es congruente o respaldado estos datos con la información fuente que constituye los tomos que contienen las inscripciones del registro civil.
En igual circunstancia se deberá asegurar guardar o mantener confidencialidad de aquellos datos contenidos en la información del registro civil que no deben revelarse por mandato de la ley, como es el caso de las inscripciones de adopción y aquellas otras situaciones jurídicas que pueden causar perjuicio como causales de divorcio, ya que en los documentos que dan origen a las inscripciones o anotaciones marginales detallan o contiene en la parte resolutiva estos datos los cuales deben estar restringidas para conocimiento de terceras personas.
Es necesario que los accesos a la base de datos este restringido a los que tengan acceso a través de claves y establecer los niveles de accesibilidad y que como contraparte técnica legal que asegure la integridad de los datos que periódicamente se establezca auditorias de informática convalidando los datos con la información fuente (inscripciones del registro civil), sobre este tema es importante señalar que los registros civiles informatizados o mecanizados hay una gran debilidad de estos procesos debido a que el personal técnico o empleados de los registros civiles adulteren o modifiquen la información.
Deben de tomarse medidas de auditorias señaladas anteriormente, que reciban salarios justos, que los procesos técnico- registrales sean eficientes, estos procesos se consideran integrales para verificar todas las modificaciones o correcciones desde las fechas en que se realizaron, se pueden establecer tareas con la información completa de un periodo o a través de un muestreo de esta información.
Los respaldos documentales del sistema del registro civil deben de estar sustentados en los siguientes aspectos:
1. Actas en papel.
2. Microfilm.
3. Discos ópticos.
4. Archivos electrónicos.
En cada institución del registro civil pueden haber variantes.
Un registro civil respaldado en papel puede estar conformado en una serie de actas o fichas o tomos encuadernados, manuales o preimpresos.
Cualquiera que sea el sistema adoptado se deberá cumplir u observar principios generados para los archivos de respaldo tale como:
1. Es importante tener un duplicado para cada tipo de inscripciones de los hechos y actos del estado civil y conservar íntegramente estos datos.
2. Las copias deben conservarse en un lugar diferente geográficamente de la oficina municipal del registro civil.
3. Estos duplicados deben ser actualizados periódicamente en base a las modificaciones que posterior a la inscripción ocurren y generan modificaciones al estado civil del titular de la inscripción.
4. La validez del duplicado es permanente.
BENEFICIOS DE LA MICROFILMACION EN EL REGISTRO CIVIL
1- AHORRO DE ESPACIO
Los registros de microfilm requieren solo el 2% del espacio que se requiere para archivar la misma información en papel.
El espacio que se requiere para archivar es tan reducido que se puede tener un archivo central o varios archivos de consulta y su expansión no representa ningún problema.
2- RAPIDEZ Y COMODIDAD EN LA LOCALIZACION
Unos cuantos segundos son necesarios para localizar un dato o documento entre los millones de ellos que están al alcance de la mano de un operador que se encuentra cómodamente sentado.
3- REDUCCIÓN EN LOS COSTOS DE OPERACIÓN
Valiosas horas-hombres que se emplean en clasificar, archivar y localizar registros en papel se ahorran y canalizan hacia labores mas productivas.
4- COMPATIBILIDAD CON LOS SISTEMAS DE COMPUTADORAS.
El microfilm es un medio seguro y económico para conservar datos que no requieren las técnicas de procesamiento costosas de los sistemas electronicos. A diferencia de estos, el microfilm también proporciona imágenes de los documentos originales con tareas con todas sus anotaciones y graficas.
El microfilm se puede generar de cintas magneticas a través de microfilmadoras de alta velocidad para salida de computadora, y se puede localizar la imagen desesada mediante el empleo de terminales o de un índice generado por la computadora. Existen microfilmadoras especiales capaces de filmar las tiras continuas de papel que utilizan los equipos impresores de las computadoras.
5- SEGURIDAD
Se puede hacer un duplicado de los archivos en microfilm para conservarlo fuera del local y proteger en esa forma la información vital contra la perdida y destrucción.
6- MEJOR SERVICIO PARA LOS CLIENTES
Las consultas de los consumidores y clientes se satisfacen con toda precisión y sin la demora de buscar en archivo de papel.
7- CONTINUIDAD FIJA DE LOS ARCHIVOS
Los registros que se archivan en microfilm se encuentran en una secuencia fija que evita sean archivados incorrectamente, alterados o extraviados.
8- UNIFORMIDAD DIMENSIONAL
Sin importar el tamaño original del documento, las imágenes se reducen para adecuarse a las dimensiones del microfilm para lograr un manejo mas conveniente.
9- BAJOS COSTOS DE DISTRIBUCIÓN
Los microfilmes se duplican económica y rápidamente y se envían por correo a un costo muy bajo.
10- AHORROS EN EL EQUIPO DE ARCHIVO
Se requieren menos unidades de archivo para los registros en microfilm que para los que se conservan en papel.
11- FÁCIL REVERSION AL PAPEL
Si urge la necesidad, se puede producir en pocos segundos una copia del documento original en papel, a partir de la imagen en microfilm.
12- VERSATILIDAD
El microfilm puede reemplazar o complementar los sistemas existentes de manejo de información con modificaciones minimas en los procedimientos que se estén utilizando y con una interrupción mínima de las operaciones.
13- RECONOCIMIENTO LEGAL
La legislación existente ha previsto el reconocimiento de los registros en microfilm como evidencia primaria ante los organismos administrativos y de justicia en Honduras se legaliza en 1980 mediante decreto ley 1050 de la Junta Militar de Gobierno
Estas observaciones tienen el propósito de contribuir a que los sistemas de registro civil adopten estas recomendaciones para consolidar el proceso registral y la conservación de sus respaldos documentales.
Elaborado por abogado jorge fernando martinez gabourel
Oficial Capacitacion Registro Civil Honduras
ahrbom@yahoo.com
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