ESTRUCTURA ORGANICA DEL REGISTRO CIVIL,EN COSTA RICA

ESTRUCTURA ORGANICA DEL REGISTRO CIVIL Y REQUISITOS PARA LA INSCRIPCION DE LOS HECHOS Y ACTOS DEL ESTADO CIVIL EN COSTA RICA.

El Registro Civil tendrá su asiento en la capital de la Republica y dependerá en forma exclusiva del Tribunal Supremo de Elecciones. Se compone de dos Departamentos; uno civil y el otro electoral, bajo la autoridad de un Director General.

Cada Departamento tendrá un Oficial Mayor encargado de extender certificaciones, de ejecutar las órdenes de la Dirección, sobre disciplina y distribución de trabajo, además de las facultades que expresamente le confieran las leyes y reglamentos.

La Dirección contará con un Secretario General, con facultades para expedir certificaciones y a quien corresponderá; además de las funciones propias de su cargo, vigilar por el debido cumplimiento de las disposiciones que emanen del Tribunal o de la Dirección.

DOCUMENTOS QUE SE DEBEN CUSTODIAR EN LA SECCION DE ARCHIVO.

En la sección de archivo se depositaran para sus conservación y custodia, todos los documentos y expedientes que den a las inscripciones practicadas en el departamento civil o en el electoral, así como cualquier libro o documento que por disposición de la Ley del Tribunal Supremo de Elecciones o del Director del Registro Civil debe ser custodiado en esta sección.

LOS DOCUMENTOS NO DEBEN SALIR DE ARCHIVO

En ningún caso se permitirá que salgan del archivo los expedientes, libros o documentos en el depositador, salvo que el Tribunal, el Director, los oficiales mayores o los jefes de sección del registro los piden por escrito. En estos casos se exigirá el recibo correspondiente, el cual se conservará hasta tanto no se verifique la devolución.

INCINERACION DE EXPEDIENTES CORRESPONDIENTES A ELECTORES FALLECIDOS O EXCLUIDOS.

Los expedientes electorales de ciudadanos que por defunción han sido excluidos de las listas. Serán incinerados dos años después de haberse producido la exclusión.

DE LA SECCION DE PERSONAL

La Sección de Personal tendrá a su cargo lo relativo al personal del registro, para lo cual actuará de conformidad con las disposiciones legales atinentes y los reglamentos.
Entre sus funciones principales estará la de tramitar lo propio a efecto de que el ingreso de nuevos servidores al registro lo sea a base de idoneidad y capacidad, previamente comprobados mediante prueba que deberán rendir los candidatos.

Esta sección tendrá a su cargo, además todos aquellos relativos al personal que le sean encomendados por el Tribunal Supremo de Elecciones o por el Director General del Registro Civil.
DEPARTAMENTO DEL REGISTRO CIVIL

El Departamento del Registro Civil comprende:

1) La Sección del Estado Civil y
2) La Sección de Adopciones y Naturalizaciones.

SECCION DEL ESTADO CIVIL

Se inscribirán en el Departamento Civil mediante asientos debidamente numerados, los nacimientos, los matrimonios y las defunciones, además se anotarán al margen del respectivo asiento, las legitimaciones, los reconocimientos, las adopciones, las enmancipaciones, las investigaciones, impugnaciones de paternidad, los divorcios, las separaciones judiciales, las nulidades de matrimonio, de muerte las interdicciones judiciales, los actos relativos a la adquisición o modificación de la nacionalidad y la defunción de la persona en el asiento de su nacimiento o de su naturalización.

DOCUMENTOS CON LOS CUALES SE PRACTICAN LOS ASIENTOS

Las inscripciones se practicarán con fundamento en los documentos que para el caso deben expedir los funcionarios que por ley actúen como registradores auxiliares del Registro Civil o quienes estén investidos de ese carácter; por los párrocos o autoridades eclesiásticos con respecto a las actuaciones propias de su ministerio; por los funcionarios diplomáticos o consulares acreditados ante el gobierno de Costa Rica, que de acuerdo con los tratados puedan hacerlo; por los funcionarios judiciales o administrativos o por el Patronato Nacional de la Infancia u otra institución competente, cuando en el ejercicio de sus cometidos dictaren resoluciones firmes, con respecto a hechos del estado civil; por los notarios con respecto a los instrumentos públicos ante ellos otorgados, cuando se refieran también a hechos relativos al estado civil o con los documentos oficialmente expedidos en otros países siempre que estén debidamente autenticados.

PRUEBA DE LOS HECHOS RELATIVOS AL REGISTRO CIVIL

Lo referente al estado civil se prueba con la correspondiente inscripción practicada en el Departamento Civil.

PRUEBA SUPLETORIA DE LOS HECHOS REFERENTES AL ESTADO CIVIL

No hallándose registrado las actas referentes al estado civil o no estándolo en la debida forma, se admitirá cualquier especie de prueba conforme lo disponga la ley.

REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS INSCRIPCIONES

Toda inscripción debe expresar:

a) El lugar, hora, día, mes y año en que se haga; y
b) Las declaraciones contenidas en el documento exigido por la ley para la especie de inscripciones.
Además deberá ser firmada por el funcionario que la practique.

INSCRIPCION DE NACIMIENTOS OCURRIDOS DENTRO Y FUERA DEL PAIS.

Todo nacimiento que ocurra en el territorio Costarricense debe inscribirse en el departamento civil; también se inscribirá el nacimiento ocurrido en el extranjero del hijo de padre o madre Costarricense, si así lo solicita la parte interesada.

OBLIGACION DE DECLARAR LOS NACIMIENTOS

Tanto el padre como la madre del recién nacido estar en la obligación de declarar el nacimiento de su hijo, ya sea personalmente o por medio de autorización escrita corresponde también esa obligación:

a) A la persona a cuyo cargo esta el niño.
b) Al jefe del establecimiento público o de la casa donde el nacimiento haya ocurrido;
c) A los abuelos tíos y hermanos del recién nacido ; y
d) A quien encontrare un recién nacido abandonado.

TERMINO PARA DECLAR LOS NACIMIENTOS

Dentro del término de un mes de nacida una persona, debe hacerse la declaración ante cualquier registrador del estado civil.

La declaración de nacimiento se hará mediante la presentación de la fé de bautismo expedida por sacerdote católico o la constancia extendida por el medico obstetra o enfermera que atendió el parto; a falta de esos documentos, se aceptara la manifestación escrita que harán las personas a quienes corresponda hacer la declaración.

La inscripción del nacimiento de personas mayores de 10 años no se practicara sino en virtud de resolución dictada por el registro, previa comprobación del hecho del nacimiento conforme lo establezca el reglamento del Registro Civil. Dicha resolución será consultada con el Tribunal.

REQUISITOS DE LA INSCRIPCION DE NACIMIENTO.

En la inscripción de nacimientos, además de las declaraciones generales, deberá procurarse que consten los siguientes datos:

a) El lugar, hora día mes y año de nacimiento
b) El sexo y nombre del recién nacido
c) Los nombres y apellidos, estado civil, profesión u oficio, nacionalidad y domicilio de los padres, cuando ambos hubieren de ser declarados y solo los del progenitor que hiciere la declaración en los demás casos.

Si la persona de cuya inscripción se trata, hubiere tenido uno o más hermanos del mismo nombre, se declarará su orden en la filiación y se anotaran las partidas de muerte en las inscripciones de nacimiento correspondientes a los hermanos anteriores que llevaren el mismo nombre.
Requisitos de la inscripción de nacimiento del expósito.
En la inscripción de nacimiento del expósito se mencionará:

a) El lugar, hora, día, mes y año en que fue hallado y el nombre de la persona que lo encontró;
b) El sexo
c) Su edad, aparente
d) Cualquier señal o defecto de conformación que lo distinga.
e) Cualquier declaración que lo acompañe
f) Los vestidos o ropas con que fue hallado
g) Cualquier otro detalle que pueda servir para su identificación.

No se admitirá declaración en contrario, respecto del hijo nacido durante el matrimonio, o en tiempo en que legalmente debe reportarse como nacido dentro de aquí en la inscripción de nacimiento de hijos habidos fuera de matrimonio se consignarán la paternidad y maternidad, si la declaración es hecha por las dos personas que se atribuyen la calidad de progenitores y la firmaren; si solo un progenitor hace la declaración y la firma, se omitirá indicar el nombre de la otra persona con quien se hubo el hijo.

MATRIMONIOS

Todo matrimonio que de acuerdo con la ley se celebre en el territorio Costarricense, debe inscribirse en el Departamento Civil; las que se celebren en el extranjero, entre Costarricense o centre un Costarricense y un extranjero pueden inscribirse a solicitud de parte interesada.

MATRIMONIOS CELEBRADOS POR LA IGLESIA CATOLICA, OBLIGACION DE DECLARARLOS.

Tanto las autoridades de la iglesia católica, apostólica y Romana, como los funcionarios competentes para celebrar matrimonios, están en la obligación de declararlos al Registro Civil en el curso del mes siguiente.

REQUISITOS DE LA INSCRIPCION DE MATRIMONIOS:

En la inscripción del matrimonio, además de las declaraciones generales, deben consignarse:

a) Nombres, apellidos y generales de los cónyuges con indicación de su estado civil anterior.

b) Nombres y apellidos y nacionalidad de los progenitores de los contrayentes si fueren conocidos.

c) Nombres y apellidos y generales del funcionario y testigos ante quien se hubiere celebrado el matrimonio ; y

d) Lugar, hora, día, mes y año, edificio público o particular en que el matrimonio se hubiere celebrado.

Si hubiere habido dispensa o hubiere sido necesario el consentimiento de quien ejerce la patria potestad o la tutela, se harán constar esas circunstancias.

INSCRIPCION DE DEFUNCIONES OCURRIDAS DENTRO Y FUERA DEL PAIS.

Toda defunción que ocurra en el territorio nacional debe inscribirse en el Departamento
Civil; la que ocurriere en el extranjero de un Costarricense, de su cónyuge, de sus hijos o de sus padres consanguíneos o afines se inscribirán también, a solicitud de parte interesada.

OBLIGACION DE DECLARAR LAS DEFUNCIONES.

Están en la obligación de declarar las defunciones a la mayor brevedad posible o de comunicarlo en su caso:

a) Los registradores auxiliares del Departamento Civil y los tesoreros de las juntas de protección social, con respecto a las que se les declaren o informen en razón de sus cargos.

b) Los parientes más próximos de la persona fallecida; cónyuge, padres, hijos y hermanos.

c) Las personas que tengan noticia cierta del fallecimiento, así como autoridades civiles militares, fiscales y eclesiásticas que tuvieren conocimiento de inhumaciones practicadas en lugares distintos a los cementerios autorizados, y

d) Los capitanes de naves y las personas que las presenciaren, con respecto a los que ocurrieren a bordo, durante la navegación; si hubiere sido en la jurisdicción de la Republica o viaje hacia ella, la declaración se hará ante un registrador del Registro Civil; y si el viaje fuere con destino al extranjero, la declaración se hará ante un agente diplomático consular de Costa Rica, si se tratare de un Costarricense.

REQUISITOS DE LA INSCRIPCION DE DEFUNCIONES.

La inscripción de defunción, además de las declaraciones generales, mencionará si fuere posible:

a) El lugar, hora, día, mes y año del fallecimiento.

b) El nombre, sexo, apellidos, edad, nacionalidad, numero de cedula y domicilio correspondiente al difunto.

c) Los nombres, domicilio, nacionalidad y profesión de los padres del muerto, si de ello hubiere noticia.

d) El nombre del cónyuge, consignándose si vive o no, y

e) La enfermedad o causa de la muerte, si fuere conocido.


REQUISITOS DE LA INSCRIPCION DE DEFUNCION DE PERSONA NO IDENTIFICADA.

Si se tratare de la defunción de persona no identificada, la inscripción expresará:

a) El lugar, hora, día, mes y año en que fue hallado el cadáver.

b) El estado en que se hallare.

c) El sexo y la edad, que represente.

d) Los datos referentes al vestido que tenia y cualesquiera otra circunstancia o indicio que pudieran servir para identificarlo.

Si posteriormente se identificare la persona fallecida se completará la inscripción con los nuevos datos.

ANOTACION MARGINAL DE LOS ACTOS DE LEGITIMACION, RECONOCIMIENTO, ENMANCIPACION, DIVORCIO, ETC.

Los actos de legitimación, reconocimiento, filiación, divorcio, separación judicial, nulidad de matrimonio, ausencia, presunción de muerte, interdicción judicial, adopción, naturalización y opción o cancelación de nacionalidad, se inscribirán de oficio, a solicitud del interesado o de quien lo represente o por mandamiento de la autoridad competente y deben constar al margen del respectivo asiento.

RECTIFICACIONES DE LOS ASIENTOS DEL REGISTRO CANCELACION.

Las inscripciones hechas en el registro, cuando resultare la evidencia de haberse recurrido en algún vicio que implique nulidad o de que los datos que sirven para practicar el asiento contenían alguna falsedad, deberán ser canceladas por el Director del Registro, de oficio, o a solicitud de parte interesada.

Para que sea procedente la cancelación es indispensablemente que previamente se consigue al margen del asiento respectivo una nota de advertencia, la cancelación no perjudicara a tercero de buena fé, sino a partir de la fecha indicada anotación marginal. La resolución del Registro de no ser apelada se elevara en consulta al Tribunal Supremo de Elecciones.

FORMA DE HACER MODIFICACIONES EN EL DEPARTAMENTO DEL ESTADO CIVIL.

Las enmiendas en las inscripciones del Departamento del Estado Civil se harán en virtud de sentencia dictada por el Tribunal Supremo de Elecciones, en vía de ocurso o por sentencia dictada por los Tribunales Civiles en juicio ordinario.
No obstante el Registrador General rectificará mediante resolución los errores puramente materiales o de copias de asientos, cuando en el despacho exista original que demuestre el error, pero la rectificación podrá ser revocada a su vez si parte interesada demuestra al registrador motivo justo.

Igualmente el Registrador General rectificará a petición de parte interesada los asuntos referentes a esta, causantes o a quienes represente legalmente, siempre que se trate de simples errores ortográficos o de errores en los nombres, apellidos, sexo, si de las alegaciones que se le hicieren o documentos que se le presentaren fuere evidente que se trata de una simple equivocación. La rectificación deberá ordenarse por resolución que publicara en el Diario Oficial; podrá revocarse en cualquier momento, si parte interesada se opusiere a ella y en ningún caso perjudicará a tercero, cualquiera que sea el tiempo transcurrido, la rectificación se hará constar al margen del asiento respectivo, con indicación de la resolución que la ordenó.

RECTIFICACION DE ERRORES Y SU TRAMITACION EN EL REGISTRO CIVIL.

Cuando el Registrador tuviere conocimiento de un error no relacionado con lo señalado anteriormente pondrá en el asiento una nota marginal de advertencia y publicará por tres veces en el Diario Oficial un aviso sobre el particular para que los interesados dentro de ocho días posteriores a la primera publicación, aleguen sus derechos.

Vencido el término indicado se agregará a las diligencias en todo caso una certificación del asiento; y si los hubiere documentos o alegatos presentados por los interesados asi como las indicaciones que estimen pertinentes el Director, el cual enviará al Tribunal las actas para su resolución definitiva.
La resolución que dicte el Director elevando los autos al conocimiento del Tribunal, se notificará a los interesados que se hubieren apersonado.

TERMINO PARA RESOLVER EL OCURSO EN EL TRIBUNAL EFECTOS DE LA RESOLUCION.

Dentro de los 15 días siguientes al recibo de lo actuado y las certificaciones de los asientos conducentes del Registro, el Tribunal dictará la resolución que corresponda.
Dictada la resolución por el Tribunal, se devolverán los autos al registro para su ejecución.

INTERVENCION DE REPRESENTANTES EN CASOS DE MENORES O INHABILES.

Si hubiere menores interesados en los casos anteriores, se dará audiencia al respectivo representante y al Patronato Nacional de la Infancia. Si se tratare de inhábiles se dará audiencia a su representante o en su defecto a la Procuraduría General de la Republica, para que se apersonen en su nombre.

SUSPENSION DE LA INSCRIPCION O ANOTACION DE DOCUMENTOS RECURSOS.

El Registrador General podrá suspender la inscripción o anotación marginal de los documentos que se le presenten cuando a su juicio no reúnan los requisitos y formalidades necesarios y lo avisara por el periódico oficial a los interesados si el interesado no se conformare con la suspensión podrá en cualquier tiempo solicitar por escrito en papel sellado correspondiente y exponiendo los motivos en que se apoye, la revocatoria de la orden o la denegación formal de la inscripción.

El Registrador resolverá lo que estuviere conveniente. Si accede a la revocatoria, mandará practicar el asiento; en caso contrario remitirá el expediente al Tribunal, previa notificación a las partes que hubieren indicado caso con ese objeto.

TRAMITE DE ESTOS ASIENTOS EN TRIBUNAL

Dentro de los ochos días siguientes al recibo del documento y actuaciones, el Tribunal dictara la resolución que corresponda.

SOLICITUDES ANTE LA SECCION DE OPCCIONES Y NATURALIZACIONES.

Todas las actuaciones relativas a adquisición, recuperación, modificación o pérdida de nacionalidad, se tramitaran en la Sección de Opciones y Naturalizaciones.

DEPARTAMENTO ELECTORAL

El Departamento Electoral comprende las siguientes secciones:

a) De estudios y resoluciones
b) De cedulas y fotografías
c) De padrones e índices.

FUNCIONES DEL DE DEPARTAMENTO ELECTORAL

Tiene a su cargo las siguientes funciones:

a) Expedir las cedulas de identidad.
b) Empadronar a todos los electores.
c) Formar la lista general de electores o padrón Nacional Electoral.
d) Confeccionar el padrón Registro y el padrón Fotográfico para cada junta receptora de votos.
e) Dar cumplimiento a las sentencias judiciales en cuanto afecten los derechos políticos y resolver las gestiones para reclamarlos cuando se compruebe la extinción de la responsabilidad penal.
f) Prepara el material electoral para toda elección o plebiscito;
g) Llevar el registro de tarifas y de las horas de trabajo de las radioemisoras para la propaganda político electoral de los partidos políticos inscritos y de las imprentas de Servicio Público y periódicos que no sean órganos oficiales de un partido político determinado , de acuerdo con lo que disponga el código electoral.
h) Mantener libre de inexactitudes y deficiencias el Padrón Nacional Electoral.
i) Llevar un registro correspondiente a la presentación de solicitudes de cedula y a las solicitudes que impliquen modificación en las listas de electores y
j) Cualquier otra que le encomiende la Ley.


FUNCIONES DE LA SECCION DE ESTUDIOS Y RESOLUCIONES

Corresponde a esta sección el estudios de las solicitudes tendientes a la expedición de cedulas de identidad y a las inclusiones, exclusiones o traslados de electores y a la revisión constante de las listas de electores a efecto de mantenerlas depuradas, asimismo le incumbe dictar las resoluciones interlocutorias y definitivas.

SOLICITUDES DE CEDULA, DE INSCRIPCION Y TRASLADOS
REQUISITOS:

La solicitud de cedula de identidad firmada por el interesado y sino supiere o no pudiere hacerlo a su ruego por otra persona, ha de ser autenticada con su firma y sello, por un Abogado, por la autoridad política del lugar o por el Jefe de la Oficina regional del domicilio del peticionario.

Tanto la autoridad política como el Jefe de la oficina regional están obligados a extender la autenticación si conocen al solicitante, o si lo identifican dos testigos del mismo domicilio del interesado que firmen la solicitud y exhiban sus cedulas para que se deje razón del numero de ellos. En este último caso la autenticación comprenderá también las firmas de los testigos.

Si la persona a quien se le expide la cedula de identidad no estuviere inscrita en los listados electorales, el registro incluirá su nombre de oficio en el domicilio que indique la solicitud, si procede tal inclusión.
El elector inscrito que cambie de domicilio podrá solicitar al registro directamente o por medio de la oficina regional o autoridad política del lugar el formulario especial y solo para “solicitud de cambio de domicilio” suministrado por el registro, que se traslade la inscripción electoral al nuevo domicilio, para lo cual deberá indicar su nombre y numero de cedula de identidad, el distrito electoral de su inscripción y a la cual desea ser trasladado, la autenticación en este caso deberá ser hecha por la autoridad política, el Sindico Municipal y el Jefe de la regional, todos del nuevo domicilio del solicitante o por un abogado con la firma y sello de quien autentica. Para obtener la autenticación el interesado deberá identificar con su ceda o mediante testigos de su mismo nuevo domicilio electoral que firmen con el y exhiban sus cedulas de cuyo numero se dejará razón en la solicitud misma.
La autoridad política reside en los Gobernadores en las cabeceras y provincias, en los Jefes de Políticos en la cabecera de cantón y en los agentes de policía en los distritos.
La autenticación de la firma implica su certeza y conocimiento de la identidad de la persona a quien corresponde, así como su domicilio y en su caso que se ha presenciado su solicitud a otra persona para que firme por ella. En los casos de traslado implica, además, que se da fe de que el solicitante ha adquirido el nuevo domicilio.
Las autoridades y oficinas regionales están obligados a recibir de cedula o de traslado de un elector y a enviarlos inmediatamente al registro. Deberán extender recibo en el que conste la hora y fecha de la presentación de los formularios que al efecto les suministrará el Tribunal.
El Registro llevara un registro de firmas de las autoridades que autentican solicitudes electorales, al efecto las referidas autoridades deben remitir las tarjetas donde consignen su firma autentica y el sello de su oficina para los efectos consiguientes. El Poder Ejecutivo comunicará al registro los nombres de los referidos funcionarios.

INSCRIPCION CONDICIONAL DE ELECTORES

Quienes hayan de cumplir dieciocho años de edad a la fecha de una elección de Presidente y Vicepresidente de La República, podrán, si han alcanzado ya la edad de dieciséis años solicitar anticipadamente su cedula y su inscripción como elector, tales inscripciones no quedaran firmes sino hasta que la persona alcance la referida edad de dieciocho años, momento a partir del cual podrá ser retirado. Los Costarricenses naturalizados que cumplan los doce meses de haber obtenido su naturalización dentro de los seis meses anteriores a una elección, se inscribirán como electores, si ya les hubiere sido expedida su cedula de identidad.


Recopilado por Abogado Jorge Fernando Martinez Gabourel
Oficial capacitacion Registro Civil Honduras

ahrbom@yahoo.com