ROMPIENDO LA MURALLA DE PAPEL

REGISTRO CIVIL APUNTES
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Revista De Bibliotecologia y Ciencias de la Información - UMSA • Vol. 8 N° 13. Die. 2003
Rompiendo la muralla del papel
Fernando Granler*
Introducción
Mientras que hasta el siglo XIX tomaba varias generaciones ver cambios importantes, en el
mundo actual una sola generación observa cambios vertiginosos en todos los ámbitos, esto re-
quiere de un mejor acceso a la información.
La tecnología para acceder y distribuir la información está disponible; el ahorro en almacena-
je y distribución de información por medios electrónicos se paga a corto plazo.
Para ilustrar dicho concepto se ha estructurado el documento en las siguientes partes:
El papel nuestro gran amigo. Una breve reseña histórica de la evolución de la manera en la
cual la humanidad ha preservado y transmitido información.
La necesidad de un cambio. Las fuerzas que están impulsando mejores prácticas para preser-
var y distribuir información.
La tecnología actual. Las herramientas que tiene la sociedad a su disposición para transmitir
información.
Factores críticos de un sistema de administración de documentos electrónico. Los componen-
tes básicos necesarios para lograr un sistema de administración electrónica de documentos ade-
cuada.
Legalidad. Cuales son los requisitos acordados internacionalmente para que un sistema de
administración electrónica de documentos sea legalmente aceptado.
Arquitectura de los sistemas de archivo digital. Cómo deben estar conformados los progra-
mas para cumplir con el marco legal y sus requisitos.
Factores económicos. La infraestructura existente a nivel mundial permite la transmisión de
información a menor costo que los medios tradicionales.
Rompiendo la muralla del papel. Debemos poder acceder a la información local y respaldar la
información que obtenemos del resto del mundo a la misma velocidad.
El papel nuestro gran amigo:
A) Distribución:
El hombre desde sus orígenes ha buscado maneras de expresar sus pensamientos o vivencias
para comunicarlas a terceros. A lo largo de la historia, surgen la piedra, esencialmente difícil para
* Director Técnico
C. G. S. VAR autorizado por LaserFiche para Bolivia
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grabar y difícil de transportar, luego la madera, el papiro, diversas telas y otro tipo de medios,
algunos muy originales como el quipus, para resolver parcialmente el problema del grabado, su
comprensión y su transporte.
La invención del papel se remonta hasta el año 105 AC en la China, demorando varios siglos
en llegar a occidente. En el año 793 se encuentra la primera industria de papel en Bagdad y recién
en el siglo XIV hallamos diversas industrias del papel en Europa Central. En 1450, la demanda
del papel se incrementa con la invención de la imprenta. Para la época se resuelve el tema de
distribución y transporte. Ya no es necesario transcribir libros, éste es un gran salto.
En el 1800 se empieza a producir papel de pulpa de madera y otros vegetales. Antes de este
invento las tintas debían ser fijarse con gomas vegetales o animales. Al mismo tiempo se moder-
niza la imprenta, se introducen los rodillos y se logra imprimir 250 hojas por hora.
En la actualidad la capacidad de producir papel es mucho mayor, el impacto del teletipo,
esténcil, las computadoras, las fotocopiadoras hacen que la distribución masiva sea factible a
bajo costo. Las fotocopiadoras de 50 o 100 ppm (3,000 a 6,000 por hora) son comunes en la
industria. Cualquier oficina tiene d spositivos para fotocopiado de 20 ppm. Obviamente esto trae
problemas de los derechos de autor y de la propiedad intelectual, así como en la seguridad de la
información.
B) Seguridad:
Para preservar la seguridad informática basada en papel se han creado también una serie de
mecanismos. El más simple es el sobre cerrado, evita que terceros no lean el contenido del sobre
mientras es transportado; otro, fue y es el almacenaje de documentos en bóvedas cerradas. Tam-
bién se tomaron medidas extremas como la quema de libros durante la inquisición o sin ir lejos, el
estado Ruso tuvo el monopolio de la imprenta, incluido el fotocopiado hasta mediados de los
años 80 con la presidencia de Mikhail Gorbachev y es durante la Glasnost cuando se liberalizan
estos medios. Ninguno de estos mecanismos ha impedido o controlado la información al 100%.
No se quemaron todos los libros "nocivos" en la inquisición; los panfletos "secretos" eran repar-
tidos por las calles rusas; e información confidencial se filtra en la actualidad de los archivos de
grandes empresas con secretos de producción etc. Más cercano aún, miles de libros piratas se
venden en las calles de la ciudad de La Paz.
C) Administración:
Los sistemas de archivo de documentos históricos nos han permitido preservar, analizar el
conocimiento de la humanidad y consecuentemente desarrollar la tecnología actual. La buena
clasificación de los sistemas de archivo con reglas claras de ubicación, permanencia y acceso
mediante índices temáticos, facilitaron la búsqueda de información. Tanto el papel como los
sistemas de archivo garantizaron la integridad, veracidad y accesibilidad de la información.
Las ventajas que tiene el papel son: su versatilidad, fácil acceso y en bajo volumen su bajo
costo.
Soporta múltiples formatos para comunicar ideas, dibujos, pinturas, escritura, imprenta, foto-
grafías y la combinación de todos 1 as anteriores en una sola hoja.
Se ha ganado la confianza de la sociedad: los originales firmados son innegables por el autor.
Un original firmado es un documer to valido para resolver disputas entre partes.
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Las desventajas del papel comúnmente aceptadas son: ocupa un espacio físico importante; su
distribución masiva es costosa, lenta e insegura; su fragilidad, el papel es fácil de destruir, se
desgasta con el uso; y finalmente el costo de reconstruir la información en papel es muy alto y en
muchos casos la información se pierde, a pesar de los grandes esfuerzos de la ciencia forense del
papel.
D) El nuevo entorno:
Hasta hace no muchos años no existía un punto de comparación para evaluar al papel, este
era, sin lugar a dudas, el medio más fácil y adecuado para preservar, analizar, crear y distribuir las
ideas de la humanidad.
En la era digital estamos ante un fenómeno similar a cuando el papel empezó a reemplazar a
los otros medios utilizados. El nuevo entorno requiere poner al papel a la dura prueba de la
obsolescencia.
Desde la invención de las computadoras se vio que por si solas eran de gran utilidad, las
mismas podían realizar cálculos en segundos que de otra manera hubiesen tomado mucho tiem-
po. El siguiente paso fue comunicar varias computadoras para que puedan intercambiar informa-
ción sobre los cálculos realizados. Los tiempos para realizar cálculos disminuyeron considerable-
mente. La condición para poder intercambiar información entre dos maquinas era que hablen el
mismo idioma, se normalizó el código ASCII y con este código los seres humanos y las compu-
tadoras se comunican desde el origen de la era digital. La velocidad de crecimiento de esta tecno-
logía no tiene par en la historia. Según la ley de Moore (Gordon Moore 1965) la capacidad de los
microprocesadores se duplicara cada 2 años. Mientras que el papel se demoró siglos y lo mismo
ocurrió con la imprenta.
Las computadoras con su velocidad de crecimiento y bajo costo han cambiado la manera
como expresamos nuestras ideas. Los procesadores de palabras, las hojas de cálculo, los progra-
mas gráficos y más recientemente la capacidad de transmitir imágenes y sonidd se han vuelto
herramientas comunes de expresión. La gran ventaja sobre los medios tradicionales (papel) es la
capacidad de transmitir información a bajo costo, en poco tiempo y en un formato comprensible
por muchos. La información digital, es fácil de producir, transportar y distribuir.
Los tres atributos que debe tener la información para ser de utilidad a la sociedad son disponi-
bilidad, confidencialidad, y veracidad.
Estos tres atributos se pueden hasta cierto punto garantizar aún con el papel. Pero es cada vez más
difícil preservar los mismos ya que el avance tecnológico, que nos facilitó la distribución de documen-
tos en papel, también permite violar cualquiera de los atributos inherentes a la información.
Tenemos dos mundos de información que se mueven a velocidades distintas y que requieren
sincronizarse: Por un lado, los documentos impresos lentos de transportar y distribuir, y la infor-
mación digital por el otro, que se transporta a bajo costo y se distribuye con gran facilidad.
El papel contiene información valiosísima pero de difícil acceso, alto costo de mantenimiento
y almacenaje. Requiere de ambientes secos bien cerrados con protección contra incendios e inun-
daciones. Bajo los cánones actuales se ha convertido en una muralla.
Se puede sostener que el futuro se sincronizará por si solo, ya que cada vez más información
se produce en forma digital y más personas tienen acceso a computadoras, el acceso a los papeles
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a más la información digital accesible a través de la red o de
tiempo observamos paradójicamente que nuestra historia, las
ones gubernamentales y los negocios se continúan realizando
igitalizan, serán obsoletos porque se encuentran dentro de la
se reduce por comodidad y se utili
bibliotecas digitales, pero al mism a
actividades actuales de las institue ¡
sobre papel. Si los mismos no se c
muralla.
La necesidad de un cambio:
Es necesario romper la muralla del papel. Los volúmenes de documentos originales conserva-
bles que se producen en el mundo hacen imposible que la información que dichos documentos
contienen fluya acorde a las exige! cias modernas. Podemos obtener información actual sobre el
Ultimo invento en cuestión de seg indos pero no podemos saber de nuestra historia. El mundo
clama por mayor transparencia en las actividades de las instituciones públicas y privadas. Para
romper la muralla del papel es nece sario encontrar los mecanismos adecuados para mantener sus
atributos.
A) Los documentos:
Con los volúmenes de produce ón de documentos actuales, 7.5 mil millones de documentos
originales archivables y 15 trillones de copias al año (Merylin Dunn SIMS Berckley); la variedad
temática del inundo moderno y la fa ilidad de duplicación existente; la tarea de mantener un archivo
que garantice la disponibilidad, la confidencialidad y la veracidad de la información, se vuelve
sumamente compleja. Se requiere d 2 herramientas especiales para administración del archivo. Las
herramientas de administración de a chivo deben resolver varios problemas, no solo la clasificación
de archivo, también el seguimiento ie los documentos cuando estos salen del mismo.
Eventos como el ataque terroris a a las torres gemelas en Nueva York, la destrucción intencio-
nal de documentos por ejecutivos e la ENRON y otras empresas, y más cerca, los disturbios en
las ciudades de La Paz y el Alto han demostrado que ya no podemos confiar en nuestro fiel amigo
como lo hacíamos en el pasado. Se debe contar con planes de contingencia para salvaguardar la
integridad de la información que se encuentra en papel.
La sociedad necesita estar bien i nformada para evitar que se produzcan hechos que la perjudi-
quen. Se debe incrementar la trans parencia de las empresas e instituciones públicas. La única
manera de lograr este objetivo, es rr ejorar la preservación, distribución y sobre todo el acceso a la
información.
B) La correspondencia:
Los sistemas tradicionales de archivo también guardan las cartas y las empresas controlan la
comunicación en papel que entra y sale de las mismas. El e-mail ha roto estos mecanismos de
control y archivo. Durante el 2002 e enviaron 30 mil millones de e-mails, se proyecta que para el
año 2006 se enviaran 60 mil millones de e-mails. Si se considera que el contenido de estos tiene
algún valor documental, se deben lasificar y archivar. Los sistemas de correo electrónico son
una replica del sistema de correo e papel, no sirven para almacenar información en forma per-
manente. Son casillas en una ofici n a postal que sirven para depositar mensajes. El no tener una
buena política de administración de sistema de correo puede tener consecuencias muy graves, lo
mismo que archivar notas inconek sas. Una nota inconclusa puede mal interpretarse o mostrar
intenciones no deseadas. El correo electrónico ha perdido la formalidad que tenían las cartas, es
de Fácil generación, sirve tanto par t comunicaciones breves interpersonales como para comuni-
cación Formal. Por otra parte existe duplicidad de documentos en múltiples casillas.
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C) El archivo:
Los archivos y su sistema de catalogación permiten hacer referencias a documentos. El lector
podía remitirse a las citas sin mucha dificultad. Es muy difícil hacer referencia a información que
se encuentra en un sitio en la red de redes (web) ya que a diferencia de un libro la página web es
dinámica y la información que esta contiene cambia rápidamente.
Se requiere de sistemas de administración electrónica de documentos que tengan la formali-
dad de un archivo físico y que permitan administrar ambos mundos, la información electrónica y
la información que se encuentra en papel. Debemos proteger la información en papel sin restrin-
8 ir su acceso.
La tecnología actual:
A) Microficha y microfilm:
En las bibliotecas durante las décadas de 70 y el 80 ganaron popularidad la microficha, y el
microfilm. Estos dispositivos de alto costo nunca llegaron a los hogares y no se masificó dicha
tecnología. Los costos de mantenimiento de las películas son muy altos, similares a los del papel.
Si una empresa quería actualizar su catálogo debía generar un nuevo juego de microfíchas o
microfilm, solamente la industria automotriz y algunas otras que tenían catálogos muy extensos
de repuestos y partes podían justificar su uso ya que era mas barata para estos fines la distribución
de la información.
Los equipos para la lectura de microfilm o microfíchas eran específicos para dicha tarea. La
conversión de microfíchas o microfilm a imágenes digitales en un computador es un proceso que
requiere de equipos especiales. Ambas tecnologías en su momento resolvieron problemas pero no
lograron una penetración lo suficientemente alta en la sociedad como para durar muchos años y
hoy están obsoletas.
B) Procesamiento gráfico de imágenes:
Durante la última década han proliferado los sistemas de procesamiento grafico y de imáge-
nes en computadora, se pueden comprar cámaras fotográficas digitales de alta resolución que no
requieren película para guardar fotografías, se hacen películas enteramente digitales, estas imá-
genes se pueden almacenar y distribuir a muy bajo costo.
Al poder almacenar imágenes en formato digital y al poder tomar fotografías digitales no
existe un impedimento para fotografiar digitalmente un documento y guardarlo. La primera apli-
cación de esta tecnología fueron las fotocopiadoras, luego se conectó una fotocopiadora con otra
usando una línea telefónica. El fax si bien de muy baja resolución, básicamente restringida por la
velocidad eliminó al telex. El fax no alcanzó a madurar ya que fue remplazado por el correo
electrónico. El fax no llego a convertirse en un instrumento legal para respaldar una transacción
comercial, los esfuerzos para lograr que esto ocurra han sido abandonados.
C) Transacciones legales:
Las transacciones monetarias ya no se realizan en documentos firmados, una tarjeta de crédito
y acceso a Internet permiten comprar desde artículos de uso masivo hasta acciones de bolsa o
minerales. Todas estas transacciones están en bases de datos estructuradas con reglas muy claras
de lo que debe tener cada casilla o campo para que la transacción sea válida. Los sistemas conta-
bles de la mayoría de las empresas están en bases de datos estructuradas que incluyen inventarios,
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activos fijos, planillas, órdenes de -"reducción, órdenes de compra, órdenes de venta y todo aque-
II o que representa un hecho contable. Para que esta información, que esta en bases de datos
estructuradas, tenga algún valor se han desarrollado herramientas de búsqueda en base a operado-
res lógicos y aritméticos.
D) Internet la gran biblioteca:
Internet en su estado infantil era un sistema de intercomunicación entre bibliotecas. Se crea-
ron índices temáticos que incluíar los resúmenes de los artículos que debían ser transcritos al
introducir el artículo o documento z,n la biblioteca. La cantidad de palabras clave por artículo era
li mitada. Las plantillas incluían autor, fecha, titulo y un índice rígido de temas y sub-temas. Las
búsquedas se hacían en base a ope -adores lógicos entre los campos de las plantillas y la serie de
palabras claves del resumen. El us 3 de esta herramienta tenia un costo por consulta.
Al abrirse Internet al sector comercial, Internet actual o la red de redes se ve que la metodolo-
9 ía estricta que se utiliza para el intercambio de información entre bibliotecas es ineficiente. Lo
cual obliga a facilitar la búsqueda temática para que cualquier ciudadano pueda utilizar la red
para obtener lo que necesita saber o comprar; no todos tenemos el mismo conocimiento y tene-
mos distintas maneras de estructurar nuestras preguntas. Se mejoran día a día los buscadores de
información para información no estructurada y en la actualidad a la red de redes le pueden
utilizar millones de personas.
E) Caos de formatos - ASCII y TIFF prevalecen:
El gran problema que tiene la era de la información digital es la velocidad a la que cambian
los formatos y medios de almacer aje. Las aplicaciones que hace unos pocos años estaban de
moda ya no existen. Los documen :os que se crearon en dicho formato pueden ser inaccesibles.
Dentro de este aparente caos de formatos existen estándares que han servido para el desarrollo de
la era digital estos son el código ASCII para texto y el código TIFF para imágenes. Estos códigos
se han extendido para permitir malejar mayor número de caracteres o colores manteniendo su
compatibilidad con los anteriores. Los medios magnéticos que se usaron en un origen han sido
remplazados por medio ópticos de mayor capacidad, durabilidad y velocidad que brindan la se-
guridad necesaria de acceso. El costo de conversión de medio de almacenaje es bajo comparado
con otras tecnologías que se utilizaron en otras épocas.
F) La seguridad del CD:
La seguridad de los medios ópticos es muy similar a la del papel, esta en el medio y no en el
envase del mismo. La superficie del CD se graba y no puede volverse a grabar. La superficie que
soporta a la información queda inerte después de la primera grabación.
La seguridad en los medios magnéticos dependía del envase, con una simple alteración al
envase se podía volver a escribir en el mismo alterando la información. EL CD se puede duplicar
igual que se puede fotocopiar un libro.
G) Escáneres:
Por muy básicos que sean los escáneres nos permiten llevar imágenes de documentos a la
pantalla del computador o imprimirlas en forma remota y almacenarlas en un disco duro para
consulta posterior. Hace un tiempo atrás adquirir un escáner era un lujo solo para aquellos que los
necesitaban, hoy en día son de bajo costo y están siendo utilizados en los hogares y empresas para
disminuir el costo de comunicaciones. Un e-mail es más barato que un fax.
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H) Sub-utilización de la tecnología:
La infraestructura básica para procesar información digital ya existe en la mayoría de las
empresas o instituciones publicas. Lamentablemente toda esta infraestructura esta subutilizada
ya que no permite obtener toda la información sobre las actividades propias a la institución o
empresa. Las computadoras son utilizadas para procesar palabras, hacer cálculos y presentacio-
nes. Las redes se utilizan para intercambiar archivos y acceso a servidores donde se encuentran
los sistemas transaccionales y servidores de información externos en la red de redes. Los docu-
mentos con información vital para la gestión adecuada de la empresa siguen pasando de escrito-
rio en escritorio. El mundo del papel y el mundo digital conviven cotidianamente.
La tecnología actual con alta penetración en la sociedad nos permite capturar, almacenar,
transportar y distribuir en forma segura información electrónica a bajo costo..
Pero a pesar de ello, estos factores no logran aún que la sociedad confíe plenamente en los
archivos digitales ya que el argumento base es que los documentos electrónicos son alterables sin
dejar rastro. Sin embargo, la falsificación es un delito penado por la ley, esto implica que no es un
mal nuevo, el riesgo existe desde hace siglos, ya sea en papel o en forma digital. Es más un
problema cultural, o de resistencia al cambio, que uno tecnológico per se.
Factores críticos de un sistema de administración de documentos electrónico:
El correcto uso de la tecnología actual nos permite crear un sistema de administración de
archivo electrónico que cumpla con los requisitos modernos y facilite la distribución y almacena-
je de información. El componente que se añade a un archivo físico es la digitalización, al cambiar
de medio es bueno también mirar a los otros aspectos de los componentes de un archivo que son
almacenaje, indexado y clasificación, mecanismos de búsqueda y control de acceso.
A) Digitalización:
Conversión de un documento en papel en una imagen (fotografía digital) a un formato no
propietario que garantice la durabilidad y portabilidad de las imágenes. Por lo expuesto anterior-
mente este formato debe ser el TIFF. Pocos son los equipos y programas que no soportan dicho
formato. Al igual que en un archivo físico se debe regular quien puede digitalizar la información,
o quien ingresa documentos al archivo.
Para preservar el valor de un documento se debe mantener la imagen sin alteraciones, o aña-
dirle o quitarle información. Una imagen bien digitalizada permitirá que se pueda procesar la
información que dicha página contiene. Los equipos para digitalización actuales permiten proce-
sar grandes volúmenes de documentos por día.
B) Almacenaje:
Para analizar el tema de almacenaje debemos tocar dos puntos, el medio en el que se almace-
nara la información y la estructura que se le dará al medio para que tenga un orden que permita
administrar los documentos.
Medio
Para acceso rápido las imágenes se archivan en discos duros que son veloces y de alta capaci-
dad pero de lectura y escritura múltiples. Para un almacenaje permanente se deben usar otros
medios, el más acepado hoy en día ya que se ha logrado un estándar para su grabación son los
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CDs. Los DVDs que si bien tiene n mayor capacidad casi al mismo costo no han logrado un
estándar de grabación y existen do tecnologías que compiten.
Estructura
Para poder administrar la info nación, se deben crear volúmenes, al igual que en un archivo
físico son la estructura primaria pa a contener documentos. El tamaño de los volúmenes lo deter-
mina el medio de almacenaje perm anente. El contenido del volumen lo determinan las reglas de
administración de archivo.
C) Indexado y Clasificación:
La clasificación temática de la ir formación. El uso de plantillas con una estructura definida es la
herramienta más común. La desventaja es la rigidez que tiene dicha estructura. La tecnología que
está ganando cada vez más aceptación es el indexado de página completa utilizando reconocimiento
óptico de caracteres, más conocido como OCR (Optical Character Recognition). Se convierten los
caracteres en su representación en código ASCII que luego pueden ser reconocidos por cualquier
procesador de texto. Si bien se ha preservado el nombre se ha cambiado muchísimo la manera de
reconocer caracteres. Hoy en día se utilizan algoritmos inteligentes para reconocer los caracteres.
Con esta tecnología las palabras clave del documento son todas las palabras que el documento
contiene y no solo unas cuantas cue debían ser transcritas manualmente. La combinación de
plantillas de clasificación y el texto producido por el proceso de OCR son la combinación ideal
para clasificar los documentos..Para lograr un buen resultado con el OCR muchos documentos
requieren que se mejore la imagel digital antes de procesarlos. Hoy es fácil eliminar líneas,
oscurecer o aclarar el texto, quitar manchas, alinear la imagen, agrandar o achicar la imagen o
finalmente elegir un área especifica de un documento. Todo esto nos permite tener una replica
exacta del documento original y un archivo en texto que nos sirve para facilitar la clasificación
temática del documento. La imagen TIFF que se digitalizó debe ser inalterable, el procesamiento
previo al OCR se hace en la memoria del computador y no sobre la imagen del documento.
I)) Mecanismos de Búsqueda:
Las herramientas de búsqueda deben permitir al usuario encontrar la información que necesita
en base a sus conocimientos. Mediante operadores lógicos utilizando la información de las planti-
llas o las palabras que el individuo conoce se puede encontrar información en uno o varios docu-
mentos permitiendo al usuario seleccionar el documento que necesita. Adicionalmente se pueden
buscar palabras que tienen escritura similar. La herramienta matemática que permite hacer esta
tarea es la lógica difusa, el usuario define el grado de similitud de una manera porcentual o cantidad
aceptable de caracteres que pueden ser distintos. De esta manera se pueden encontrar palabras que
fueron mal escritas. Sistemas más modernos y amigables también permiten navegar por carpetas al
igual que lo haría una persona en ura oficina en los gabinetes o el directorio de su PC.
E) Control de Acceso:
Al igual que en un archivo físico, hay niveles de autorización para la información o documen-
tos que dicho archivo contiene. En un sistema electrónico se puede lograr mayor especificidad en
el control de la información, secciones de un documento se pueden ocultar aun cuando estén en la
misma página que datos confidenciales. Por otra parte los accesos a cada documento quedan
registrados en forma automática. No existe el problema de dónde se encuentra el documento ya
que este nunca sale del archivo. El usuario ve una copia electrónica del mismo en su computador.
Si se guarda un documento en una caja fuerte en un edificio que requiere muchas llaves y contra-
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señas para llegar a la caja fuerte solo algunas personas tendrán acceso y podrán leer el documen-
to. Se garantiza la confidencialidad y la integridad a expensas de la accesibilidad. Se debe encon-
trar un balance adecuado para el tipo de información que se esta guardando. Este balance es
mucho más fácil de crear en el ambiente digital. Con estos componentes básicos podemos trans-
formar la información que esta en papel en información electrónica y crear un sistema de admi-
nistración electrónica de documentos efectivo sin la pérdida de los atributos esenciales de la
información tradicional basada en el papel.
Legalidad:
Los requisitos para que un archivo digital se pueda considerar como documento oficial son
simples ya que imitan a las reglas que soportan la legalidad del papel:
a) Se debe almacenar en un medio que permita una sola escritura. (CD o DVD),
ti) El sistema debe tener un control razonable de acceso que garantice la confidencialidad,
integridad y accesibilidad de la información.
c) El sistema debe tener un registro de actividad.
d) Se debe poder transferir los documentos a otro medio.
e) Se debe tener un mecanismo para detectar el deterioro de los documentos.
f) Mecanismos de indexación que permitan encontrar los registros.
g) El sistema debe poder hacer referencias cruzadas con otros sistemas digitales.
h) El sistema debe estar bien documentado en cuanto a su configuración y operación.
Estos principios se extrapolaron al mundo digital de un sistema de archivo tradicional. Estos
requisitos han sido aceptados por organismos que aseguran los depósitos de los ahorristas en el
sistema bancario de estados unidos (FDIC), regulan la actividad de las sociedades anónimas que
se transan en la bolsa de Nueva York (SEC), son parte del reglamento que exige la confidenciali-
dad de los registros médicos de los ciudadanos de Estados Unidos (HIPPA).
Desde los eventos de las torres gemelas, tanto en Estados Unidos como en Europa, se esta
empezando a exigir que la información que se encuentra en papel sea respaldada en un medio
digital y que las empresas tengan políticas de seguridad informática que incorporen a los docu-
mentos en papel.
Las quiebras por fraude de empresas multinacionales que han afectado a los trabajadores y
ahorristas de Europa y Estados Unidos están impulsando medidas como Sarbans-Oxley Act que
exigen metodologías más estrictas en el control de archivo y los registros de las actividades de las
sociedades anónimas. Todas ellas apuntan a tener respaldos digitales con planes de contingencia
rigurosos para poder obtener copias físicas si es necesario.
En el entorno nacional y latino americano el marco legal solo nos permite dar mayor seguri-
dad y preservar mejor los documentos que se encuentran en el papel:
\i Prevenir perdida de documentos
i Ahorrar en espacio físico para almacenamiento de documentos.
\i Administrar los documentos de una manera más simple.
Facilitar la distribución de la información.
Se debe promover y actuar en el marco nacional para que las leyes nacionales se actualicen y
permitan que las imágenes digitales de documentos sean legales en nuestro medio. Las mismas
fuerzas que están impulsando estos cambios en Europa y Estados Unidos sumados a la estrecha
Ea
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vinculación económica que tiene el mundo ayudaran a que estas leyes se promulguen en periodos
relativamente cortos.
Arquitectura de los sistemas de
Solo sistemas con una arquite
capturadas logrará cumplir con los
Una arquitectura abierta quiere
núcleo del programa. Mientras qu
Bando funcionalidad al sistema a
La preservación de documento'
estabilidad a largo plazo. La indu
con equipos de investigación y de»
informática, equipos de control de
res legales. La experiencia colectiv
tria se incline por este tipo de arqu
de programas modulares que se pu
Factores Económicos:
A) Costo de distribución y alma
El costo de distribuir y almac
con su par en el mundo digital. Los
que se almacenarán y cantidad de
rchivo digital:
tura modular y abierta que no permita alterar las imágenes
requisitos legales básicos de un sistema de archivo digital.
decir que se puede conectar a otros sistemas sin modificar el
una arquitectura modular quiere decir que se puede ir agre-
edida que los requerimientos cambian.
es un objetivo a largo plazo y se debe buscar la continuidad y
tría especializada en sistemas de archivo electrónico cuenta
arrollo, alianzas estratégicas con otros actores de la industria
alidad, comunidad de usuarios, grupos de discusión y aseso-
acumulada a lo largo de los años ha hecho que toda la indus-
tectura y abandone los programas hechos a medida a cambio
dan conectar con otras aplicaciones.
enaje:
ar información en papel es sumamente elevado comparado
factores que se deben considerar son cantidad de documentos
ersonas a las cuales se les dará acceso a la información.
En el caso del papel la línea de costo versus personas a las cuales se les distribuirá es ascen-
dente a unos 45 grados si se consi era la depreciación del equipo que se utilizará para hacer las
copias y el mecanismo de distribu
dos en peso. Por lo tanto por cada
unidad de costo. Por otra parte la e
el papel podrá ser reciclado si se b
En el caso de una imagen digit,
informática que ya se justificó con
bres. mensajeros, sellos postales u
ón que se usará. Los mecanismos de distribución están basa-
unidad adicional que se quiera distribuir se debe añadir una
pia que se distribuye utilizará espacio físico o se descartará y
tó en el lugar adecuado.
el costo de distribución es casi cero, utiliza la infraestructura
otros motivos. No requiere medios adicionales como ser so-
tros que son de un solo uso.
El tiempo de transmisión se m e en segundos y no días como es el caso del papel tiene un
impacto positivo en el rendimiento de las personas.
B) Inversión - equipo:
El costo de conversión del pap
programa. El costo del equipo se c
o imprimir. Costo inicial de compr.
no requieren insumos por lo tanto s
do o impresión. El costo de adqui
impresión y fotocopiado.
1 a imágenes digitales tiene dos componentes, el equipo y el
Icula de la misma manera que el del equipo para copiar papel
, costo de operación y costo de mantenimiento. Los escáneres
costo de operación es más bajo que los equipos de fotocopia-
ición y mantenimiento es similar al de sus contrapartes de
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C) Inversion - programas:
El costo de los programas se debe comparar contra el costo del sistema actual de administra-
ción de documentos, incluyendo gabinetes, tiempos de búsqueda, espacio físico que ocupan y
otros menores como ser carpetas colgantes y grampas. Los programas al igual que los equipos
tienen tres componentes, costo inicial, costo de operación y costo de mantenimiento. Un progra-
ma sólido y bien programado no debería tener costo de operación, el costo de mantenimiento de
los programas parece elevado pero no lo es. El mantenimiento de los programas, garantiza la
disponibilidad en el tiempo ante una tecnología mejor. A diferencia de su contraparte física: los
equipos, los programas mantienen su valor en el tiempo, los equipos por muy bien mantenidos
que estén tienen un desgaste físico, los programas por el contrario se mejoran. El valor comercial
se mantiene mientras su funcionalidad aumenta.
D) Plan de contingencia:
Un costo que normalmente no se incorpora en el costo de administración de un archivo físico
es el costo de reposición de documentos perdidos y el plan de contin 9encias para evitar perdidas
en caso de un acto fortuito, inundación, incendio, ataque terrorista, vandalismo o cualquier otro
origen. Un plan de contingencia en un archivo en papel implica tener copias en sitios remotos que
no puedan ser afectados por el mismo acto fortuito y que a mismo tiempo estén lo suficientemen-
te conectados para minimizar la perdida en productividad. El lograr este objetivo en el mundo
digital es sumamente simple y de bajo costo, esta en las fracciones de centavos por documento.
Rompiendo la muralla del papel:
Se ha podido ver que la tecnología y la presión por tener mejores sistemas de control de
archivo y mejorar la distribución de información han llegado a un punto de convergencia. Es
económicamente factible el digitalizar la información para mejorar la preservación y distribu-
ción.
Si bien aún se deben mantener los originales en papel bien custodiados, ya que la regulación
legal vigente así lo exige, la tendencia mundial nos muestra que en un plazo no muy largo, por la
cantidad de documentos producidos, por los motivos anteriormente
señalados de acceso y distribución, y la seguridad que tecnológicamente se está desarrollan-
do, este tipo de archivos también sea digitalizado con normas propias y el papel pase definitiva-
mente a un segundo plano.
Al digitalizar la información histórica y crear un archivo electrónico de documentos se crea la
base para poder almacenar de manera correcta la información que se genera en forma digital. De
esta manera se puede administrar correctamente el contenido de páginas web y dar continuidad a
la formalidad de los archivos y bibliotecas para que la información que se genera en la actualidad
sea de utilidad para las generaciones futuras.
La piedra angular del sistema que permite hacer esta tarea es la digitalización de documentos
en papel a formatos no propietarios (ASCII y TIFF) que garanticen la durabilidad de la informa-
ción. Sobre esta piedra angular se acoplan los sistemas de comunicaciones actuales, los medios
de almacenaje que garantizan la integridad de las imágenes (CD o DVD), sistemas de búsqueda
inteligentes, y una interfaz hombre máquina amigable con herramientas que permitan una ade-
cuada administración del archivo.
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Carrera de Biblio ecología y Ciencias de la Información - UM S A
La tecnología nos permite emular las buenas prácticas de archivo que permitieron que el
papel actué de catalizador en el progreso de la humanidad sin ser una sobrecarga para los depar-
tamentos de sistemas, sin crear una dualidad en la función de administración de archivo y simpli-
ficando el plan de contingencia de la institución o empresa. La capacidad de almacenaje y la
velocidad de procesamiento de las computadoras es cada vez mayor y su consumo energético es
menor.
Si bien la inversión puede parecer elevada se debe comparar con el costo real del papel,
incluyendo almacenaje, distribución y planes de contingencia.
Finalmente, una mirada retrospectiva al inicio de estas deliberaciones: Los papiros, telas, y
cueros utilizados a lo largo del camino histórico de la comunicación también inicialmente pare-
cían más baratos, prácticos, y eficientes para los fines que el papel.