URACION DE TOMOS DEL REGISTRO CIVIL MEXICANO
REGISTRO CIVIL APUNTES
TUXPAN, JALISCO, (BI).- Se recibieron 162 libros como parte de la renovación del archivo de nacimientos de este municipio, mismos que guardaban un estado degradado con el tiempo y que por el uso de los mismos eran imposible manejarlos, además de reponerse en ellos las actas faltantes y así quedar completos, ya que algunos se destruyeron pero con este complemento y reempastado ya están listos para consulta para sumar 230 libros nuevos los cuales en su totalidad estarán la semana próxima.
Esto de acuerdo a la Oficial del Registro Civil, Lic. Claudia Azucena Montaño quien se dio a la tarea de complementar los archivos con actas se solo se tenían en el archivo de la dirección general de Registro Civil y realizar la encuadernación con fojas consecutivas y sus respectivos índices.
Dada la importancia del Registro Civil, en sus archivos se hace constar de los actos o hechos concernientes al estado civil de los ciudadanos; atendiendo a su finalidad, es un instrumento concebido para constancia oficial de la existencia, estado civil y condición de las personas, de ahí la importancia de esta oficialía y su operación.
De acuerdo a esto, se inició ya la publicidad de la última campaña de registros extemporáneos y reconocimiento de hijos en este año 2009, que será durante el mes de Agosto, dirigida a las personas que no tengan registro siendo mayores de seis meses, aun no cuenten con acta de nacimiento o hayan sido registrados por uno solo de sus progenitores, por lo que los interesados deberán presentarse a la citada oficialia de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 horas de lunes a viernes a pedir informes.
viernes, 24 de julio de 2009
RECHAZAN CERTIFICACIONES DIGITALIZADAS DEL REGISTRO CIVIL MEXICANO
Claudia Bolaños
El Universal
Sábado 10 de enero de 2009
claudia.bolanos@eluniversal.com.mx
Dependencias federales, principalmente la Secretaría de la Defensa Nacional (Sedena), se niegan a dar validez a las nuevas actas expedidas por el Registro Civil de la ciudad de México.
Desde el año pasado se inició el trabajo de digitalizar el archivo de dicho Registro, con el objetivo de eficientar sus servicios, y expedir con mayor agilidad documentos.
No obstante, la Sedena, el Instituto Federal Electoral (IFE) y la Secretaría de Educación Pública (SEP), exige los documentos antiguos.
Con una inversión de 40 millones de pesos, el Gobierno del Distrito Federal captura y fotografía cada una de las 27 millones de actas de nacimiento, matrimonio y defunción, registradas desde 1861 a los habitantes del Distrito Federal, informó el director del Registro Civil, Hegel Cortés. Día y noche 523 personas se encargan de esta labor que se espera concluir este año.
Con ello, el 85% de las solicitudes de actas tramitadas en la sede de la institución, se entregan en 40 minutos, pues se imprimen tras ser pagadas en las cajas ubicadas en el mismo lugar.
Sin embargo, algunas dependencias entorpecen esta modernidad.
El año pasado se hicieron 31 mil cien aclaraciones de actas, contra 15 mil del año anterior y 7 mil de 2006.
“Las diferentes instancias donde se presentan actas de nacimiento como puede ser la Sedena, IFE, Pasaportes (Secretaría de Relaciones Exteriores), SEP, IMSS, ISSSTE, entre otras, solicitan que el documento al que antes habían dado validez, y con el cual se hizo el trámite, sea el mismo”, indicó Hegel Cortés.
Por ejemplo, las nuevas actas son de diferente color, acompañadas de otros logos, y de firma electrónica.
“No aceptan las copias sistematizadas y piden que sea firma autógrafa, no reconocen la firma digital”, dijo Cortés.
Con esta situación, la ciudadanía se ve obligada a hacer hasta dos veces el trámite. De esta manera el Registro Civil debe buscar el libro en el que está el acta original, y fotocopiarla, con lo que los interesados deben esperar dos días para obtener el documento.
El Universal
Sábado 10 de enero de 2009
claudia.bolanos@eluniversal.com.mx
Dependencias federales, principalmente la Secretaría de la Defensa Nacional (Sedena), se niegan a dar validez a las nuevas actas expedidas por el Registro Civil de la ciudad de México.
Desde el año pasado se inició el trabajo de digitalizar el archivo de dicho Registro, con el objetivo de eficientar sus servicios, y expedir con mayor agilidad documentos.
No obstante, la Sedena, el Instituto Federal Electoral (IFE) y la Secretaría de Educación Pública (SEP), exige los documentos antiguos.
Con una inversión de 40 millones de pesos, el Gobierno del Distrito Federal captura y fotografía cada una de las 27 millones de actas de nacimiento, matrimonio y defunción, registradas desde 1861 a los habitantes del Distrito Federal, informó el director del Registro Civil, Hegel Cortés. Día y noche 523 personas se encargan de esta labor que se espera concluir este año.
Con ello, el 85% de las solicitudes de actas tramitadas en la sede de la institución, se entregan en 40 minutos, pues se imprimen tras ser pagadas en las cajas ubicadas en el mismo lugar.
Sin embargo, algunas dependencias entorpecen esta modernidad.
El año pasado se hicieron 31 mil cien aclaraciones de actas, contra 15 mil del año anterior y 7 mil de 2006.
“Las diferentes instancias donde se presentan actas de nacimiento como puede ser la Sedena, IFE, Pasaportes (Secretaría de Relaciones Exteriores), SEP, IMSS, ISSSTE, entre otras, solicitan que el documento al que antes habían dado validez, y con el cual se hizo el trámite, sea el mismo”, indicó Hegel Cortés.
Por ejemplo, las nuevas actas son de diferente color, acompañadas de otros logos, y de firma electrónica.
“No aceptan las copias sistematizadas y piden que sea firma autógrafa, no reconocen la firma digital”, dijo Cortés.
Con esta situación, la ciudadanía se ve obligada a hacer hasta dos veces el trámite. De esta manera el Registro Civil debe buscar el libro en el que está el acta original, y fotocopiarla, con lo que los interesados deben esperar dos días para obtener el documento.
domingo, 19 de julio de 2009
CONMEMORAN 125 AÑOS DEL ANIVERSARIO DEL REGISTRO CIVIL CHILENO
Conmemoran 125 años del Registro Civil e Identificación de Chile
18.07.2009 Actualizado a las 14:42:29
SANTIAGO, 17 jul (Xinhua) -- El Registro Civil e Identificación de Chile conmemoró hoy el 125 aniversario de su nacimiento, en la cual el director del servicio, Christian Behm, entregó la "Cuenta Pública de Gestión 2009".
El funcionario reseñó además aspectos esenciales que han marcado su trabajo y el de los 2 mil 984 funcionarios de las 469 oficinas que existen del Registro Civil en todo el país, con el objetivo de consolidar el organismo en los años venideros.
Aludiendo a los desafíos tecnológicos que está desarrollando la entidad, Behm señaló que se trabaja en dos grandes proyectos: la nueva cédula de identidad y pasaporte; y la implementación de una nueva Plataforma Tecnológica.
Respecto a las nuevas cédulas de identidad y pasaporte, el funcionario explicó que ambos instrumentos estarán operativos en el 2011, con un micro chip que brindará mayor seguridad y mejor funcionalidad para las personas.
En el caso del pasaporte, su carácter electrónico y biométrico estará a la par de países desarrollados, lo que brindará una mayor interoperabilidad mundial, al momento de verificar la autenticidad del documento.
Sobre la plataforma tecnológica, Behm manifestó que el objetivo es "dotar al Servicio de una nueva infraestructura computacional, que responda a los estándares tecnológicos actuales", convirtiéndose en la red de comunicaciones más modernas del país y una de las mejores de Sudamérica.
"Estamos conscientes de que debemos persistir en la senda de satisfacción de los requerimientos de la ciudadanía y, por ende, fortalecer la atención de los usuarios y el desarrollo del país", expresó el titular del Registro Civil.
La ceremonia conmemorativa contó con la presencia del subsecretario de Justicia, Jorge Frei; así como de autoridades de diferentes entidades públicas y privadas.
18.07.2009 Actualizado a las 14:42:29
SANTIAGO, 17 jul (Xinhua) -- El Registro Civil e Identificación de Chile conmemoró hoy el 125 aniversario de su nacimiento, en la cual el director del servicio, Christian Behm, entregó la "Cuenta Pública de Gestión 2009".
El funcionario reseñó además aspectos esenciales que han marcado su trabajo y el de los 2 mil 984 funcionarios de las 469 oficinas que existen del Registro Civil en todo el país, con el objetivo de consolidar el organismo en los años venideros.
Aludiendo a los desafíos tecnológicos que está desarrollando la entidad, Behm señaló que se trabaja en dos grandes proyectos: la nueva cédula de identidad y pasaporte; y la implementación de una nueva Plataforma Tecnológica.
Respecto a las nuevas cédulas de identidad y pasaporte, el funcionario explicó que ambos instrumentos estarán operativos en el 2011, con un micro chip que brindará mayor seguridad y mejor funcionalidad para las personas.
En el caso del pasaporte, su carácter electrónico y biométrico estará a la par de países desarrollados, lo que brindará una mayor interoperabilidad mundial, al momento de verificar la autenticidad del documento.
Sobre la plataforma tecnológica, Behm manifestó que el objetivo es "dotar al Servicio de una nueva infraestructura computacional, que responda a los estándares tecnológicos actuales", convirtiéndose en la red de comunicaciones más modernas del país y una de las mejores de Sudamérica.
"Estamos conscientes de que debemos persistir en la senda de satisfacción de los requerimientos de la ciudadanía y, por ende, fortalecer la atención de los usuarios y el desarrollo del país", expresó el titular del Registro Civil.
La ceremonia conmemorativa contó con la presencia del subsecretario de Justicia, Jorge Frei; así como de autoridades de diferentes entidades públicas y privadas.
martes, 14 de julio de 2009
LATINOAMERICA UNIDA POR EL REGISTRO DE NACIMIENTO
Latinoamérica unida por el registro de nacimiento
1 de cada 6 niños que nacen en la región no existe legalmente
ASUNCION / PARAGUAY, 28 de agosto, 2007 - Por primera vez los Gobiernos, Organismos Internacionales y Organizaciones de la Sociedad Civil de las Américas, se reúnen en Paraguay, del 28 al 30 de agosto, bajo el lema "Regístrame, Hazme visible", para garantizar los derechos, la seguridad y las oportunidades de millones de niñas y niños latinoamericanos que no tienen certificado de nacimiento.
Las cifras absolutas revelan la escala del problema que enfrenta el continente, 1 de cada 6 niños que nacen en la región no existe legalmente porque no es registrado al nacer y no tiene identidad formal. Se estima que cerca de 2 de los 11 millones de nacimientos anuales en la región quedan sin registro. Las poblaciones indígenas y afrodescendientes son las más afectadas por este fenómeno.
"Marcos Alejandro, tiene diez años, vive en el Estado de Chiapas en México y se acaba de integrar a la escuela tras inscribirse en el registro. En Paraguay, se estima que sólo el 35% de niños y niñas se registra durante el primer año de vida, por lo tanto los demás no existen como ciudadanos", relata Nils Kastberg, Director de la Oficina Regional de UNICEF para América Latina y el Caribe. "Y es que cuando no registramos a nuestros niños y niñas, les creamos trabas para acceder a derechos básicos como ir a la escuela, a un hospital, tener un pasaporte o integrar una familia, y les dejamos mas desprotegidos ante crímenes tan graves como el tráfico infantil".
La 1ª Conferencia Regional Latinoamericana sobre el Derecho a la Identidad y Registro Universal de Nacimiento está organizada de forma conjunta por el Gobierno de Paraguay, a través del Ministerio de Justicia y Trabajo, el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF), la Organización de Estados Americanos (OEA) y Plan International, organización no gubernamental líder en niñez. Participan delegaciones de 18 países* que integran altas autoridades políticas y del gobierno, directores, técnicos o encargados de los Registros Civiles, organizaciones de la sociedad civil y representantes y líderes de grupos indígenas y afrodescendientes.
"Estamos extremadamente complacidos porque los gobiernos de la región han mostrado verdadero compromiso asistiendo a este evento que tomó largo tiempo organizar y, por el entusiasmo de su respuesta, sabemos que valió la pena. Este es un problema sumamente importante y es un gran primer paso para garantizar los derechos de cada niño en América Latina", dijo Pia Stavås-Meier, Directora de la Oficina Regional de Plan para las Américas. "Cada día se niega a millones de niños el acceso a derechos básicos y oportunidades que para muchos de nosotros son un hecho. Sólo con el esfuerzo conjunto, trabajando unidos, esos derechos y oportunidades serán reconocidos."
El evento ha sido diseñado para consensuar y sentar las bases de planes nacionales y regionales que permitan alcanzar el registro universal, gratuito y oportuno de todos los niños y niñas antes del 2015. Además, busca sensibilizar a la opinión pública sobre la importancia del registro como puerta de acceso a los demás derechos de la niñez. El certificado de nacimiento no es una garantía en sí mismo, sin embargo ayuda a identificar y proteger a la niñez marginada y vulnerable.
El registro de nacimiento no es solamente esencial para la seguridad y el desarrollo de la niñez, sino también para el desarrollo de los países. Los niños y niñas que tienen acceso a los servicios de salud y educación crecen en un ambiente de participación y ejercicio pleno de su ciudadanía. A nivel nacional, el registro proporciona información específica a los gobiernos sobre sus poblaciones y les permite hacer un uso adecuado de los recursos limitados, asegurando que los recursos estatales lleguen a los lugares más necesitados.
Desde 2005, OEA, Plan y UNICEF han venido uniendo esfuerzos y articulando distintas acciones para apoyar a los gobiernos y a la sociedad civil y conseguir que este "Regístrame, hazme visible" se haga realidad a nivel universal, y se "asegure su pleno disfrute como un elemento principal en la construcción de ciudadanía", recalca Marie Claire Acosta, Directora del Programa de Universalización de la Identidad Civil en las Américas de la OEA. "Tal ciudadanía implica precisamente el ejercicio de derechos y constituye uno de los pilares de la gobernabilidad democrática".
Esta conferencia, cuyos resultados se materializarán en un conjunto de conclusiones y recomendaciones, se replicará el próximo año para el Caribe Anglófono y Haití, aunque todavía no se conoce la fecha exacta.
Nota para los editores:
Por orden alfabético las delegaciones son: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Uruguay, Venezuela.
Acerca de UNICEF
UNICEF trabaja sobre el terreno en más de 150 países y territorios para ayudar a los niños y niñas a sobrevivir y avanzar en la vida desde la primera infancia hasta la adolescencia. El mayor proveedor de vacunas para los países en desarrollo, UNICEF apoya la salud y la nutrición de la infancia, el abastecimiento de agua y saneamiento de calidad, la educación básica de calidad para todos los niños y niñas, y la protección de los niños y las niñas contra la violencia, la explotación y el SIDA. UNICEF está financiado en su totalidad por las contribuciones voluntarias de individuos, empresas, fundaciones y gobiernos.
Para mayor información:
Natalia Echagüe, Comunicación, UNICEF Paraguay, nechague@unicef.org, (595-971) 177 800
Isabel Benlloch, Comunicación Oficina Regional de UNICEF para América Latina y el Caribe, ibenlloch@unicef.org, (595-971) 177 800
Ronalth Iván Ochaeta Arguet, Director OEA Paraguay, rochaeta@oas.org
Rosanna Menchaca, Comunicación, Plan Paraguay, rosanna.menchaca@plan-international.org (595-971) 223-773
Camilo Palacios, Comunicación Oficina Regional para las Américas, Plan Internacional, camilo.palacios@plan-international.org (507-66770958)
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1a Conferencia Regional Latinoamericana sobre el Derecho a la Identidad y Registro Universal de Nacimiento
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29 de agosto de 2007:
La corresponsal de UNICEF Carolina Ramírez informa sobre la 1a Conferencia Regional Latinoamericana sobre Derecho a la Identidad y Registro Universal de Nacimiento.
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Latinoamérica unida por el registro de nacimiento
1 de cada 6 niños que nacen en la región no existe legalmente
ASUNCION / PARAGUAY, 28 de agosto, 2007 - Por primera vez los Gobiernos, Organismos Internacionales y Organizaciones de la Sociedad Civil de las Américas, se reúnen en Paraguay, del 28 al 30 de agosto, bajo el lema "Regístrame, Hazme visible", para garantizar los derechos, la seguridad y las oportunidades de millones de niñas y niños latinoamericanos que no tienen certificado de nacimiento.
Las cifras absolutas revelan la escala del problema que enfrenta el continente, 1 de cada 6 niños que nacen en la región no existe legalmente porque no es registrado al nacer y no tiene identidad formal. Se estima que cerca de 2 de los 11 millones de nacimientos anuales en la región quedan sin registro. Las poblaciones indígenas y afrodescendientes son las más afectadas por este fenómeno.
"Marcos Alejandro, tiene diez años, vive en el Estado de Chiapas en México y se acaba de integrar a la escuela tras inscribirse en el registro. En Paraguay, se estima que sólo el 35% de niños y niñas se registra durante el primer año de vida, por lo tanto los demás no existen como ciudadanos", relata Nils Kastberg, Director de la Oficina Regional de UNICEF para América Latina y el Caribe. "Y es que cuando no registramos a nuestros niños y niñas, les creamos trabas para acceder a derechos básicos como ir a la escuela, a un hospital, tener un pasaporte o integrar una familia, y les dejamos mas desprotegidos ante crímenes tan graves como el tráfico infantil".
La 1ª Conferencia Regional Latinoamericana sobre el Derecho a la Identidad y Registro Universal de Nacimiento está organizada de forma conjunta por el Gobierno de Paraguay, a través del Ministerio de Justicia y Trabajo, el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF), la Organización de Estados Americanos (OEA) y Plan International, organización no gubernamental líder en niñez. Participan delegaciones de 18 países* que integran altas autoridades políticas y del gobierno, directores, técnicos o encargados de los Registros Civiles, organizaciones de la sociedad civil y representantes y líderes de grupos indígenas y afrodescendientes.
"Estamos extremadamente complacidos porque los gobiernos de la región han mostrado verdadero compromiso asistiendo a este evento que tomó largo tiempo organizar y, por el entusiasmo de su respuesta, sabemos que valió la pena. Este es un problema sumamente importante y es un gran primer paso para garantizar los derechos de cada niño en América Latina", dijo Pia Stavås-Meier, Directora de la Oficina Regional de Plan para las Américas. "Cada día se niega a millones de niños el acceso a derechos básicos y oportunidades que para muchos de nosotros son un hecho. Sólo con el esfuerzo conjunto, trabajando unidos, esos derechos y oportunidades serán reconocidos."
El evento ha sido diseñado para consensuar y sentar las bases de planes nacionales y regionales que permitan alcanzar el registro universal, gratuito y oportuno de todos los niños y niñas antes del 2015. Además, busca sensibilizar a la opinión pública sobre la importancia del registro como puerta de acceso a los demás derechos de la niñez. El certificado de nacimiento no es una garantía en sí mismo, sin embargo ayuda a identificar y proteger a la niñez marginada y vulnerable.
El registro de nacimiento no es solamente esencial para la seguridad y el desarrollo de la niñez, sino también para el desarrollo de los países. Los niños y niñas que tienen acceso a los servicios de salud y educación crecen en un ambiente de participación y ejercicio pleno de su ciudadanía. A nivel nacional, el registro proporciona información específica a los gobiernos sobre sus poblaciones y les permite hacer un uso adecuado de los recursos limitados, asegurando que los recursos estatales lleguen a los lugares más necesitados.
Desde 2005, OEA, Plan y UNICEF han venido uniendo esfuerzos y articulando distintas acciones para apoyar a los gobiernos y a la sociedad civil y conseguir que este "Regístrame, hazme visible" se haga realidad a nivel universal, y se "asegure su pleno disfrute como un elemento principal en la construcción de ciudadanía", recalca Marie Claire Acosta, Directora del Programa de Universalización de la Identidad Civil en las Américas de la OEA. "Tal ciudadanía implica precisamente el ejercicio de derechos y constituye uno de los pilares de la gobernabilidad democrática".
Esta conferencia, cuyos resultados se materializarán en un conjunto de conclusiones y recomendaciones, se replicará el próximo año para el Caribe Anglófono y Haití, aunque todavía no se conoce la fecha exacta.
Nota para los editores:
Por orden alfabético las delegaciones son: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Uruguay, Venezuela.
Acerca de UNICEF
UNICEF trabaja sobre el terreno en más de 150 países y territorios para ayudar a los niños y niñas a sobrevivir y avanzar en la vida desde la primera infancia hasta la adolescencia. El mayor proveedor de vacunas para los países en desarrollo, UNICEF apoya la salud y la nutrición de la infancia, el abastecimiento de agua y saneamiento de calidad, la educación básica de calidad para todos los niños y niñas, y la protección de los niños y las niñas contra la violencia, la explotación y el SIDA. UNICEF está financiado en su totalidad por las contribuciones voluntarias de individuos, empresas, fundaciones y gobiernos.
Para mayor información:
Natalia Echagüe, Comunicación, UNICEF Paraguay, nechague@unicef.org, (595-971) 177 800
Isabel Benlloch, Comunicación Oficina Regional de UNICEF para América Latina y el Caribe, ibenlloch@unicef.org, (595-971) 177 800
Ronalth Iván Ochaeta Arguet, Director OEA Paraguay, rochaeta@oas.org
Rosanna Menchaca, Comunicación, Plan Paraguay, rosanna.menchaca@plan-international.org (595-971) 223-773
Camilo Palacios, Comunicación Oficina Regional para las Américas, Plan Internacional, camilo.palacios@plan-international.org (507-66770958)
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29 de agosto de 2007:
La corresponsal de UNICEF Carolina Ramírez informa sobre la 1a Conferencia Regional Latinoamericana sobre Derecho a la Identidad y Registro Universal de Nacimiento.
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lunes, 13 de julio de 2009
PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE INSCRIPCIONES
El Registro Nacional de las personas durante 25 año de vida institucional ha realizado varios procesos de actualización de la base de datos de las inscripciones de nacimiento que por la modificación frecuente de la información relativa a los hechos y actos del Estado Civil se desactualiza tal como corresponde a los siguientes procesos de actualización:
1.-Inventario de inscripciones realizado en 1983
Elaboración de un índice conteniendo información en orden cronológico de nacimientos, ordenada por departamento y municipio detallando número de tomo, folio, número de acta, nombres y apellidos del inscrito, fecha de inscripción y nacimiento, sexo, claves de referencia (período 1880-1983).
2.- Inventario de inscripción de nacimiento realizado 1989-1990 a través del proyecto de actualización del Registro civil PARC, que contiene la siguiente información: número de tomo, folio, acta, fecha de inscripción y del suceso, nombre y apellidos del inscrito, nombres y apellidos de los padres, abuelos maternos y paternos. Período 1880-1983.
3.-En 1998 se realizo la última actualización general de la información de las inscripciones de nacimiento a través del programa denominado DEPUR que consistió en verificar un listado emitido de la base de datos de inscripción de nacimiento que contiene toda la información básica relativa a nacimiento y un espacio pre impreso para adicionar o actualizar los datos que no aparecen en el tomo original de inscripciones con el cual es cotejado el listado y en base a este ejercicio actualizar posteriormente los datos en la base de datos de nacimientos. Período (1880-1983).
Actualmente a través de la información del DEPUR Y PARC se esta procediendo a actualizar los datos relativos a las inscripciones de nacimientos con una serie de limitantes como contar con una cantidad reducida de personal y que la información fuente para este proceso de actualización constituye un valioso respaldo documental del RNP pero que esta relativamente desactualizada por lo que es importante realizar una nueva propuesta integral de actualización de datos de las inscripciones de nacimientos a nivel nacional. Período 1880-1983.
NUEVO PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE LAS INSCRIPCIONES DE NACIMIENTOS
Para tener las condiciones integrales para que el desarrollo del proceso de actualización de la información relativa a la inscripción de nacimiento lo más viable constituye la digitalización de las inscripciones de nacimientos proceso ya validado en virtud que con apoyo de la Organización de Estados Americanos a través de la Unidad para la Promoción de la Democracia (UPD) apoyo técnica y financieramente la digitalización de las inscripciones de nacimientos de los tomos copiadores de inscripciones de nacimiento que se encuentran depositados en el Departamento del archivo central.
El nuevo proceso de actualización de la información relativa a las inscripciones de nacimientos se realizara en dos fases que a continuación detallamos:
1.-Fase de digitalización de imágenes de las inscripciones de nacimiento. Período 1880-1983.
Este proceso será realizado por la unidad de digitalización de imágenes del Departamento del archivo central o personal asignado y adiestrado para desarrollar esta labor. Los equipos fotográficos y accesorio para la digitalización de imágenes fueron donados al RNP por la Organización de Estados Americanos (OEA) y en cada oficina municipal se doto con una cámara fotográfica digital lo que hace más viable esta labor.
Este proceso de preferencia debe ser desarrollada en cada Oficina de registro civil municipal o en local debidamente adecuado en la cabecera departamental que asegure un traslado y rápido y una vez procesada la digitalización de los tomos de inscripciones de nacimiento remitidos a la Oficina de registro civil que corresponda.
2.-Fase de actualización de la información digitalizada de las inscripciones de nacimiento.
El departamento de Registro y Oficialia civil a través de la sección de transcripción procede a actualizar la base de datos de inscripciones de nacimientos utilizando el programa de imágenes digitalizadas, el transcriptor verificara los datos consignados en las imagen de la inscripción y los que corresponden a la base de datos. Realizando las correcciones o adiciones de acuerdo a lo verificado en la información fuente (Archivo de imágenes digitalizadas) una vez , procesada esta información la sección de transcripción realizará la verificación o control de calidad para asegurar la integridad de la actualización de la información en la base de datos.
INFORMACIÓN POR ACTUALIZAR DE LAS INSCRIPCIONES DE NACIMIENTO
Inscripciones de nacimiento Período 1880-1983
Tomos 17,000
Inscripciones 5 millones
Actualización Parcial 1935-1983
1.-Inventario de inscripciones realizado en 1983
Elaboración de un índice conteniendo información en orden cronológico de nacimientos, ordenada por departamento y municipio detallando número de tomo, folio, número de acta, nombres y apellidos del inscrito, fecha de inscripción y nacimiento, sexo, claves de referencia (período 1880-1983).
2.- Inventario de inscripción de nacimiento realizado 1989-1990 a través del proyecto de actualización del Registro civil PARC, que contiene la siguiente información: número de tomo, folio, acta, fecha de inscripción y del suceso, nombre y apellidos del inscrito, nombres y apellidos de los padres, abuelos maternos y paternos. Período 1880-1983.
3.-En 1998 se realizo la última actualización general de la información de las inscripciones de nacimiento a través del programa denominado DEPUR que consistió en verificar un listado emitido de la base de datos de inscripción de nacimiento que contiene toda la información básica relativa a nacimiento y un espacio pre impreso para adicionar o actualizar los datos que no aparecen en el tomo original de inscripciones con el cual es cotejado el listado y en base a este ejercicio actualizar posteriormente los datos en la base de datos de nacimientos. Período (1880-1983).
Actualmente a través de la información del DEPUR Y PARC se esta procediendo a actualizar los datos relativos a las inscripciones de nacimientos con una serie de limitantes como contar con una cantidad reducida de personal y que la información fuente para este proceso de actualización constituye un valioso respaldo documental del RNP pero que esta relativamente desactualizada por lo que es importante realizar una nueva propuesta integral de actualización de datos de las inscripciones de nacimientos a nivel nacional. Período 1880-1983.
NUEVO PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE LAS INSCRIPCIONES DE NACIMIENTOS
Para tener las condiciones integrales para que el desarrollo del proceso de actualización de la información relativa a la inscripción de nacimiento lo más viable constituye la digitalización de las inscripciones de nacimientos proceso ya validado en virtud que con apoyo de la Organización de Estados Americanos a través de la Unidad para la Promoción de la Democracia (UPD) apoyo técnica y financieramente la digitalización de las inscripciones de nacimientos de los tomos copiadores de inscripciones de nacimiento que se encuentran depositados en el Departamento del archivo central.
El nuevo proceso de actualización de la información relativa a las inscripciones de nacimientos se realizara en dos fases que a continuación detallamos:
1.-Fase de digitalización de imágenes de las inscripciones de nacimiento. Período 1880-1983.
Este proceso será realizado por la unidad de digitalización de imágenes del Departamento del archivo central o personal asignado y adiestrado para desarrollar esta labor. Los equipos fotográficos y accesorio para la digitalización de imágenes fueron donados al RNP por la Organización de Estados Americanos (OEA) y en cada oficina municipal se doto con una cámara fotográfica digital lo que hace más viable esta labor.
Este proceso de preferencia debe ser desarrollada en cada Oficina de registro civil municipal o en local debidamente adecuado en la cabecera departamental que asegure un traslado y rápido y una vez procesada la digitalización de los tomos de inscripciones de nacimiento remitidos a la Oficina de registro civil que corresponda.
2.-Fase de actualización de la información digitalizada de las inscripciones de nacimiento.
El departamento de Registro y Oficialia civil a través de la sección de transcripción procede a actualizar la base de datos de inscripciones de nacimientos utilizando el programa de imágenes digitalizadas, el transcriptor verificara los datos consignados en las imagen de la inscripción y los que corresponden a la base de datos. Realizando las correcciones o adiciones de acuerdo a lo verificado en la información fuente (Archivo de imágenes digitalizadas) una vez , procesada esta información la sección de transcripción realizará la verificación o control de calidad para asegurar la integridad de la actualización de la información en la base de datos.
INFORMACIÓN POR ACTUALIZAR DE LAS INSCRIPCIONES DE NACIMIENTO
Inscripciones de nacimiento Período 1880-1983
Tomos 17,000
Inscripciones 5 millones
Actualización Parcial 1935-1983
BORRADOR REFORMAS LEY DEL REGISTRO CIVIL
Poder Legislativo
Decreto №
El Congreso Nacional,
Considerando que los conceptos normativos del Registro de los acto del estado civil, así como los procedimientos inherentes a ello como norma de carácter secundario por la Ley del Registro Nacional de las Personas contenido en el decreto №62-2004 de fecha 15 de Mayo de 2004.
Considerando: que el proceso registral debe ser de amplia cobertura, gratuito y con procedimientos agiles que coadyuven a eficientar la función registral que desarrolla en forma permanente el Registro Nacional de las Personas.
Considerando: que la población hondureña usuaria del sistema registral donde se encuentra inscritos los hechos actos relativos al Estado Civil requiere simplificación de procesos administrativos, ampliación de plazos, autorización de cambio de apellidos o nombres a la ciudadanía en general y a los migrantes hondureños en especial.
Considerando: que es atribución de este Congreso Nacional crear, interpretar, reformar y derogar las leyes por tanto;
Decreta:
Reformar los artículos 53 y 68, adicionar los artículos 52-A y 63-A de la Ley del Registro Nacional de las Personas.
Artículo 52-A
Los ciudadanos mayores de edad podrán solicitar autorización al Director General del Registro Nacional de las Personas por una sola vez en su vida el cambio de sus nombres o apellidos en los siguientes casos:
1. Que los nombres sean ridículos, risibles o menoscaben moral o materialmente.
2. Cuando se ha conocido con nombres o apellidos consignados en otro orden al que corresponde de acuerdo a la ley.
3. Para traducir nombres y apellidos en idiomas extranjeros.
La solicitud de modificación de nombres o apellidos no deberá ser motivada para evadir responsabilidades civiles o penales.
El Director general del Registro Nacional de las Personas una vez verificadas las pruebas documentales que justifiquen el cambio de nombres, u orden de los apellidos emitirá la resolución correspondiente ordenando al Registro Civil Municipal para que proceda a elaborar la anotación marginal correspondiente.
Previa publicación en la oficina del Registro Civil Municipal donde se encuentre registrado el nacimiento del peticionario por el término de quince días hábiles.
Sección I
Inscripción de nacimientos
Artículo 53. Plazo de Inscripción de nacimiento
Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional, se inscribirá civil, dentro del plazo de cinco años siguiente al nacimiento transcurrida al término legal establecido en el párrafo anterior, los interesados deberán hacer uso del trámite de reposición por omisión ante cualquier oficial civil departamental o seccional.
Artículo 63-A
Todas las instituciones educativas del nivel primario, medio y superior deberán establecer los procedimientos administrativos y técnicos necesarios para facilitar y simplificar los procesos de matricula conjuntamente con el Registro Nacional de las Personas en lo inherente a la información relativa a las inscripciones de nacimiento y numero de tarjeta de identidad como información requerida para este proceso y que el Registro Nacional de las Personas emite a través de las certificaciones de nacimiento.
Artículo 68. Obligaciones y plazos para inscribir defunciones
Están obligados a inscribir la defunción, ante el registrador civil dentro de un año de haber sucedido el deceso, por su orden cualquiera de los siguientes:
1. El conyugue o compañero de hogar, sobreviviente.
2. Los ascendientes y descendientes mayor de edad
3. Los parientes mas cercanos que habitaban en la casa del difunto
4. El cabeza de familia en cuya casa ocurrió la muerte
5. El medico que asistió a la persona de cuya defunción se trata
6. Los alcaldes auxiliares
7. Las autoridades eclesiásticas
8. Los médicos forenses del Ministerio Publico.
9. Los directores o administradores de los centros de salud, clínicas y hospitales públicos o privados.
10. Los administradores de hoteles, moteles, hospicios, pensiones, guarderías, asilos y similares.
11. Los administradores o encargados de los cementerios
12. La autoridad civil o militar que tenga conocimiento del hecho.
13. Los directores de los centros educativos
14. Los directores de los centros de reclusión
15. Los agentes diplomáticos o consulares
16. Los capitanes de barcos y aeronaves en su caso, y
17. Los conductores de vehículos de transporte terrestre.
Artículo 2. El presente decreto entrara en vigencia a partir del dia de su publicación en el diario oficial La Gaceta.
Dado en la ciudad de Tegucigalpa, Municipio del Distrito Central, en el Salón de Sesiones del Congreso Nacional, a los diecisiete días del mes de junio de 2009.
Presidente
Secretario
Al poder Ejecutivo
Por tanto ejecútese.
Tegucigalpa MDC
Presidente
Secretario de Estado en los Despachos de Gobernación y Justicia
Decreto №
El Congreso Nacional,
Considerando que los conceptos normativos del Registro de los acto del estado civil, así como los procedimientos inherentes a ello como norma de carácter secundario por la Ley del Registro Nacional de las Personas contenido en el decreto №62-2004 de fecha 15 de Mayo de 2004.
Considerando: que el proceso registral debe ser de amplia cobertura, gratuito y con procedimientos agiles que coadyuven a eficientar la función registral que desarrolla en forma permanente el Registro Nacional de las Personas.
Considerando: que la población hondureña usuaria del sistema registral donde se encuentra inscritos los hechos actos relativos al Estado Civil requiere simplificación de procesos administrativos, ampliación de plazos, autorización de cambio de apellidos o nombres a la ciudadanía en general y a los migrantes hondureños en especial.
Considerando: que es atribución de este Congreso Nacional crear, interpretar, reformar y derogar las leyes por tanto;
Decreta:
Reformar los artículos 53 y 68, adicionar los artículos 52-A y 63-A de la Ley del Registro Nacional de las Personas.
Artículo 52-A
Los ciudadanos mayores de edad podrán solicitar autorización al Director General del Registro Nacional de las Personas por una sola vez en su vida el cambio de sus nombres o apellidos en los siguientes casos:
1. Que los nombres sean ridículos, risibles o menoscaben moral o materialmente.
2. Cuando se ha conocido con nombres o apellidos consignados en otro orden al que corresponde de acuerdo a la ley.
3. Para traducir nombres y apellidos en idiomas extranjeros.
La solicitud de modificación de nombres o apellidos no deberá ser motivada para evadir responsabilidades civiles o penales.
El Director general del Registro Nacional de las Personas una vez verificadas las pruebas documentales que justifiquen el cambio de nombres, u orden de los apellidos emitirá la resolución correspondiente ordenando al Registro Civil Municipal para que proceda a elaborar la anotación marginal correspondiente.
Previa publicación en la oficina del Registro Civil Municipal donde se encuentre registrado el nacimiento del peticionario por el término de quince días hábiles.
Sección I
Inscripción de nacimientos
Artículo 53. Plazo de Inscripción de nacimiento
Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional, se inscribirá civil, dentro del plazo de cinco años siguiente al nacimiento transcurrida al término legal establecido en el párrafo anterior, los interesados deberán hacer uso del trámite de reposición por omisión ante cualquier oficial civil departamental o seccional.
Artículo 63-A
Todas las instituciones educativas del nivel primario, medio y superior deberán establecer los procedimientos administrativos y técnicos necesarios para facilitar y simplificar los procesos de matricula conjuntamente con el Registro Nacional de las Personas en lo inherente a la información relativa a las inscripciones de nacimiento y numero de tarjeta de identidad como información requerida para este proceso y que el Registro Nacional de las Personas emite a través de las certificaciones de nacimiento.
Artículo 68. Obligaciones y plazos para inscribir defunciones
Están obligados a inscribir la defunción, ante el registrador civil dentro de un año de haber sucedido el deceso, por su orden cualquiera de los siguientes:
1. El conyugue o compañero de hogar, sobreviviente.
2. Los ascendientes y descendientes mayor de edad
3. Los parientes mas cercanos que habitaban en la casa del difunto
4. El cabeza de familia en cuya casa ocurrió la muerte
5. El medico que asistió a la persona de cuya defunción se trata
6. Los alcaldes auxiliares
7. Las autoridades eclesiásticas
8. Los médicos forenses del Ministerio Publico.
9. Los directores o administradores de los centros de salud, clínicas y hospitales públicos o privados.
10. Los administradores de hoteles, moteles, hospicios, pensiones, guarderías, asilos y similares.
11. Los administradores o encargados de los cementerios
12. La autoridad civil o militar que tenga conocimiento del hecho.
13. Los directores de los centros educativos
14. Los directores de los centros de reclusión
15. Los agentes diplomáticos o consulares
16. Los capitanes de barcos y aeronaves en su caso, y
17. Los conductores de vehículos de transporte terrestre.
Artículo 2. El presente decreto entrara en vigencia a partir del dia de su publicación en el diario oficial La Gaceta.
Dado en la ciudad de Tegucigalpa, Municipio del Distrito Central, en el Salón de Sesiones del Congreso Nacional, a los diecisiete días del mes de junio de 2009.
Presidente
Secretario
Al poder Ejecutivo
Por tanto ejecútese.
Tegucigalpa MDC
Presidente
Secretario de Estado en los Despachos de Gobernación y Justicia
sábado, 23 de mayo de 2009
ROMPIENDO LA MURALLA DE PAPEL
REGISTRO CIVIL APUNTES
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Revista De Bibliotecologia y Ciencias de la Información - UMSA • Vol. 8 N° 13. Die. 2003
Rompiendo la muralla del papel
Fernando Granler*
Introducción
Mientras que hasta el siglo XIX tomaba varias generaciones ver cambios importantes, en el
mundo actual una sola generación observa cambios vertiginosos en todos los ámbitos, esto re-
quiere de un mejor acceso a la información.
La tecnología para acceder y distribuir la información está disponible; el ahorro en almacena-
je y distribución de información por medios electrónicos se paga a corto plazo.
Para ilustrar dicho concepto se ha estructurado el documento en las siguientes partes:
El papel nuestro gran amigo. Una breve reseña histórica de la evolución de la manera en la
cual la humanidad ha preservado y transmitido información.
La necesidad de un cambio. Las fuerzas que están impulsando mejores prácticas para preser-
var y distribuir información.
La tecnología actual. Las herramientas que tiene la sociedad a su disposición para transmitir
información.
Factores críticos de un sistema de administración de documentos electrónico. Los componen-
tes básicos necesarios para lograr un sistema de administración electrónica de documentos ade-
cuada.
Legalidad. Cuales son los requisitos acordados internacionalmente para que un sistema de
administración electrónica de documentos sea legalmente aceptado.
Arquitectura de los sistemas de archivo digital. Cómo deben estar conformados los progra-
mas para cumplir con el marco legal y sus requisitos.
Factores económicos. La infraestructura existente a nivel mundial permite la transmisión de
información a menor costo que los medios tradicionales.
Rompiendo la muralla del papel. Debemos poder acceder a la información local y respaldar la
información que obtenemos del resto del mundo a la misma velocidad.
El papel nuestro gran amigo:
A) Distribución:
El hombre desde sus orígenes ha buscado maneras de expresar sus pensamientos o vivencias
para comunicarlas a terceros. A lo largo de la historia, surgen la piedra, esencialmente difícil para
* Director Técnico
C. G. S. VAR autorizado por LaserFiche para Bolivia
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Carrera de Bibliolecología y Ciencias de la Información - UMSA
grabar y difícil de transportar, luego la madera, el papiro, diversas telas y otro tipo de medios,
algunos muy originales como el quipus, para resolver parcialmente el problema del grabado, su
comprensión y su transporte.
La invención del papel se remonta hasta el año 105 AC en la China, demorando varios siglos
en llegar a occidente. En el año 793 se encuentra la primera industria de papel en Bagdad y recién
en el siglo XIV hallamos diversas industrias del papel en Europa Central. En 1450, la demanda
del papel se incrementa con la invención de la imprenta. Para la época se resuelve el tema de
distribución y transporte. Ya no es necesario transcribir libros, éste es un gran salto.
En el 1800 se empieza a producir papel de pulpa de madera y otros vegetales. Antes de este
invento las tintas debían ser fijarse con gomas vegetales o animales. Al mismo tiempo se moder-
niza la imprenta, se introducen los rodillos y se logra imprimir 250 hojas por hora.
En la actualidad la capacidad de producir papel es mucho mayor, el impacto del teletipo,
esténcil, las computadoras, las fotocopiadoras hacen que la distribución masiva sea factible a
bajo costo. Las fotocopiadoras de 50 o 100 ppm (3,000 a 6,000 por hora) son comunes en la
industria. Cualquier oficina tiene d spositivos para fotocopiado de 20 ppm. Obviamente esto trae
problemas de los derechos de autor y de la propiedad intelectual, así como en la seguridad de la
información.
B) Seguridad:
Para preservar la seguridad informática basada en papel se han creado también una serie de
mecanismos. El más simple es el sobre cerrado, evita que terceros no lean el contenido del sobre
mientras es transportado; otro, fue y es el almacenaje de documentos en bóvedas cerradas. Tam-
bién se tomaron medidas extremas como la quema de libros durante la inquisición o sin ir lejos, el
estado Ruso tuvo el monopolio de la imprenta, incluido el fotocopiado hasta mediados de los
años 80 con la presidencia de Mikhail Gorbachev y es durante la Glasnost cuando se liberalizan
estos medios. Ninguno de estos mecanismos ha impedido o controlado la información al 100%.
No se quemaron todos los libros "nocivos" en la inquisición; los panfletos "secretos" eran repar-
tidos por las calles rusas; e información confidencial se filtra en la actualidad de los archivos de
grandes empresas con secretos de producción etc. Más cercano aún, miles de libros piratas se
venden en las calles de la ciudad de La Paz.
C) Administración:
Los sistemas de archivo de documentos históricos nos han permitido preservar, analizar el
conocimiento de la humanidad y consecuentemente desarrollar la tecnología actual. La buena
clasificación de los sistemas de archivo con reglas claras de ubicación, permanencia y acceso
mediante índices temáticos, facilitaron la búsqueda de información. Tanto el papel como los
sistemas de archivo garantizaron la integridad, veracidad y accesibilidad de la información.
Las ventajas que tiene el papel son: su versatilidad, fácil acceso y en bajo volumen su bajo
costo.
Soporta múltiples formatos para comunicar ideas, dibujos, pinturas, escritura, imprenta, foto-
grafías y la combinación de todos 1 as anteriores en una sola hoja.
Se ha ganado la confianza de la sociedad: los originales firmados son innegables por el autor.
Un original firmado es un documer to valido para resolver disputas entre partes.
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Revista De Bibliotecologia y Ciencias de la Información - UMSA • Vol. 8 N° 13. Die. 2003
Las desventajas del papel comúnmente aceptadas son: ocupa un espacio físico importante; su
distribución masiva es costosa, lenta e insegura; su fragilidad, el papel es fácil de destruir, se
desgasta con el uso; y finalmente el costo de reconstruir la información en papel es muy alto y en
muchos casos la información se pierde, a pesar de los grandes esfuerzos de la ciencia forense del
papel.
D) El nuevo entorno:
Hasta hace no muchos años no existía un punto de comparación para evaluar al papel, este
era, sin lugar a dudas, el medio más fácil y adecuado para preservar, analizar, crear y distribuir las
ideas de la humanidad.
En la era digital estamos ante un fenómeno similar a cuando el papel empezó a reemplazar a
los otros medios utilizados. El nuevo entorno requiere poner al papel a la dura prueba de la
obsolescencia.
Desde la invención de las computadoras se vio que por si solas eran de gran utilidad, las
mismas podían realizar cálculos en segundos que de otra manera hubiesen tomado mucho tiem-
po. El siguiente paso fue comunicar varias computadoras para que puedan intercambiar informa-
ción sobre los cálculos realizados. Los tiempos para realizar cálculos disminuyeron considerable-
mente. La condición para poder intercambiar información entre dos maquinas era que hablen el
mismo idioma, se normalizó el código ASCII y con este código los seres humanos y las compu-
tadoras se comunican desde el origen de la era digital. La velocidad de crecimiento de esta tecno-
logía no tiene par en la historia. Según la ley de Moore (Gordon Moore 1965) la capacidad de los
microprocesadores se duplicara cada 2 años. Mientras que el papel se demoró siglos y lo mismo
ocurrió con la imprenta.
Las computadoras con su velocidad de crecimiento y bajo costo han cambiado la manera
como expresamos nuestras ideas. Los procesadores de palabras, las hojas de cálculo, los progra-
mas gráficos y más recientemente la capacidad de transmitir imágenes y sonidd se han vuelto
herramientas comunes de expresión. La gran ventaja sobre los medios tradicionales (papel) es la
capacidad de transmitir información a bajo costo, en poco tiempo y en un formato comprensible
por muchos. La información digital, es fácil de producir, transportar y distribuir.
Los tres atributos que debe tener la información para ser de utilidad a la sociedad son disponi-
bilidad, confidencialidad, y veracidad.
Estos tres atributos se pueden hasta cierto punto garantizar aún con el papel. Pero es cada vez más
difícil preservar los mismos ya que el avance tecnológico, que nos facilitó la distribución de documen-
tos en papel, también permite violar cualquiera de los atributos inherentes a la información.
Tenemos dos mundos de información que se mueven a velocidades distintas y que requieren
sincronizarse: Por un lado, los documentos impresos lentos de transportar y distribuir, y la infor-
mación digital por el otro, que se transporta a bajo costo y se distribuye con gran facilidad.
El papel contiene información valiosísima pero de difícil acceso, alto costo de mantenimiento
y almacenaje. Requiere de ambientes secos bien cerrados con protección contra incendios e inun-
daciones. Bajo los cánones actuales se ha convertido en una muralla.
Se puede sostener que el futuro se sincronizará por si solo, ya que cada vez más información
se produce en forma digital y más personas tienen acceso a computadoras, el acceso a los papeles
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Carrera de Biblio ecología y Ciencias de la Información - UMSA
a más la información digital accesible a través de la red o de
tiempo observamos paradójicamente que nuestra historia, las
ones gubernamentales y los negocios se continúan realizando
igitalizan, serán obsoletos porque se encuentran dentro de la
se reduce por comodidad y se utili
bibliotecas digitales, pero al mism a
actividades actuales de las institue ¡
sobre papel. Si los mismos no se c
muralla.
La necesidad de un cambio:
Es necesario romper la muralla del papel. Los volúmenes de documentos originales conserva-
bles que se producen en el mundo hacen imposible que la información que dichos documentos
contienen fluya acorde a las exige! cias modernas. Podemos obtener información actual sobre el
Ultimo invento en cuestión de seg indos pero no podemos saber de nuestra historia. El mundo
clama por mayor transparencia en las actividades de las instituciones públicas y privadas. Para
romper la muralla del papel es nece sario encontrar los mecanismos adecuados para mantener sus
atributos.
A) Los documentos:
Con los volúmenes de produce ón de documentos actuales, 7.5 mil millones de documentos
originales archivables y 15 trillones de copias al año (Merylin Dunn SIMS Berckley); la variedad
temática del inundo moderno y la fa ilidad de duplicación existente; la tarea de mantener un archivo
que garantice la disponibilidad, la confidencialidad y la veracidad de la información, se vuelve
sumamente compleja. Se requiere d 2 herramientas especiales para administración del archivo. Las
herramientas de administración de a chivo deben resolver varios problemas, no solo la clasificación
de archivo, también el seguimiento ie los documentos cuando estos salen del mismo.
Eventos como el ataque terroris a a las torres gemelas en Nueva York, la destrucción intencio-
nal de documentos por ejecutivos e la ENRON y otras empresas, y más cerca, los disturbios en
las ciudades de La Paz y el Alto han demostrado que ya no podemos confiar en nuestro fiel amigo
como lo hacíamos en el pasado. Se debe contar con planes de contingencia para salvaguardar la
integridad de la información que se encuentra en papel.
La sociedad necesita estar bien i nformada para evitar que se produzcan hechos que la perjudi-
quen. Se debe incrementar la trans parencia de las empresas e instituciones públicas. La única
manera de lograr este objetivo, es rr ejorar la preservación, distribución y sobre todo el acceso a la
información.
B) La correspondencia:
Los sistemas tradicionales de archivo también guardan las cartas y las empresas controlan la
comunicación en papel que entra y sale de las mismas. El e-mail ha roto estos mecanismos de
control y archivo. Durante el 2002 e enviaron 30 mil millones de e-mails, se proyecta que para el
año 2006 se enviaran 60 mil millones de e-mails. Si se considera que el contenido de estos tiene
algún valor documental, se deben lasificar y archivar. Los sistemas de correo electrónico son
una replica del sistema de correo e papel, no sirven para almacenar información en forma per-
manente. Son casillas en una ofici n a postal que sirven para depositar mensajes. El no tener una
buena política de administración de sistema de correo puede tener consecuencias muy graves, lo
mismo que archivar notas inconek sas. Una nota inconclusa puede mal interpretarse o mostrar
intenciones no deseadas. El correo electrónico ha perdido la formalidad que tenían las cartas, es
de Fácil generación, sirve tanto par t comunicaciones breves interpersonales como para comuni-
cación Formal. Por otra parte existe duplicidad de documentos en múltiples casillas.
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Revista De Bibliotecologia y Ciencias de la Información - UMS A • Vol. 8 N° 13. Die. 2003
C) El archivo:
Los archivos y su sistema de catalogación permiten hacer referencias a documentos. El lector
podía remitirse a las citas sin mucha dificultad. Es muy difícil hacer referencia a información que
se encuentra en un sitio en la red de redes (web) ya que a diferencia de un libro la página web es
dinámica y la información que esta contiene cambia rápidamente.
Se requiere de sistemas de administración electrónica de documentos que tengan la formali-
dad de un archivo físico y que permitan administrar ambos mundos, la información electrónica y
la información que se encuentra en papel. Debemos proteger la información en papel sin restrin-
8 ir su acceso.
La tecnología actual:
A) Microficha y microfilm:
En las bibliotecas durante las décadas de 70 y el 80 ganaron popularidad la microficha, y el
microfilm. Estos dispositivos de alto costo nunca llegaron a los hogares y no se masificó dicha
tecnología. Los costos de mantenimiento de las películas son muy altos, similares a los del papel.
Si una empresa quería actualizar su catálogo debía generar un nuevo juego de microfíchas o
microfilm, solamente la industria automotriz y algunas otras que tenían catálogos muy extensos
de repuestos y partes podían justificar su uso ya que era mas barata para estos fines la distribución
de la información.
Los equipos para la lectura de microfilm o microfíchas eran específicos para dicha tarea. La
conversión de microfíchas o microfilm a imágenes digitales en un computador es un proceso que
requiere de equipos especiales. Ambas tecnologías en su momento resolvieron problemas pero no
lograron una penetración lo suficientemente alta en la sociedad como para durar muchos años y
hoy están obsoletas.
B) Procesamiento gráfico de imágenes:
Durante la última década han proliferado los sistemas de procesamiento grafico y de imáge-
nes en computadora, se pueden comprar cámaras fotográficas digitales de alta resolución que no
requieren película para guardar fotografías, se hacen películas enteramente digitales, estas imá-
genes se pueden almacenar y distribuir a muy bajo costo.
Al poder almacenar imágenes en formato digital y al poder tomar fotografías digitales no
existe un impedimento para fotografiar digitalmente un documento y guardarlo. La primera apli-
cación de esta tecnología fueron las fotocopiadoras, luego se conectó una fotocopiadora con otra
usando una línea telefónica. El fax si bien de muy baja resolución, básicamente restringida por la
velocidad eliminó al telex. El fax no alcanzó a madurar ya que fue remplazado por el correo
electrónico. El fax no llego a convertirse en un instrumento legal para respaldar una transacción
comercial, los esfuerzos para lograr que esto ocurra han sido abandonados.
C) Transacciones legales:
Las transacciones monetarias ya no se realizan en documentos firmados, una tarjeta de crédito
y acceso a Internet permiten comprar desde artículos de uso masivo hasta acciones de bolsa o
minerales. Todas estas transacciones están en bases de datos estructuradas con reglas muy claras
de lo que debe tener cada casilla o campo para que la transacción sea válida. Los sistemas conta-
bles de la mayoría de las empresas están en bases de datos estructuradas que incluyen inventarios,
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Camera de Biblio :ecología y Ciencias de la Información - UMSA
activos fijos, planillas, órdenes de -"reducción, órdenes de compra, órdenes de venta y todo aque-
II o que representa un hecho contable. Para que esta información, que esta en bases de datos
estructuradas, tenga algún valor se han desarrollado herramientas de búsqueda en base a operado-
res lógicos y aritméticos.
D) Internet la gran biblioteca:
Internet en su estado infantil era un sistema de intercomunicación entre bibliotecas. Se crea-
ron índices temáticos que incluíar los resúmenes de los artículos que debían ser transcritos al
introducir el artículo o documento z,n la biblioteca. La cantidad de palabras clave por artículo era
li mitada. Las plantillas incluían autor, fecha, titulo y un índice rígido de temas y sub-temas. Las
búsquedas se hacían en base a ope -adores lógicos entre los campos de las plantillas y la serie de
palabras claves del resumen. El us 3 de esta herramienta tenia un costo por consulta.
Al abrirse Internet al sector comercial, Internet actual o la red de redes se ve que la metodolo-
9 ía estricta que se utiliza para el intercambio de información entre bibliotecas es ineficiente. Lo
cual obliga a facilitar la búsqueda temática para que cualquier ciudadano pueda utilizar la red
para obtener lo que necesita saber o comprar; no todos tenemos el mismo conocimiento y tene-
mos distintas maneras de estructurar nuestras preguntas. Se mejoran día a día los buscadores de
información para información no estructurada y en la actualidad a la red de redes le pueden
utilizar millones de personas.
E) Caos de formatos - ASCII y TIFF prevalecen:
El gran problema que tiene la era de la información digital es la velocidad a la que cambian
los formatos y medios de almacer aje. Las aplicaciones que hace unos pocos años estaban de
moda ya no existen. Los documen :os que se crearon en dicho formato pueden ser inaccesibles.
Dentro de este aparente caos de formatos existen estándares que han servido para el desarrollo de
la era digital estos son el código ASCII para texto y el código TIFF para imágenes. Estos códigos
se han extendido para permitir malejar mayor número de caracteres o colores manteniendo su
compatibilidad con los anteriores. Los medios magnéticos que se usaron en un origen han sido
remplazados por medio ópticos de mayor capacidad, durabilidad y velocidad que brindan la se-
guridad necesaria de acceso. El costo de conversión de medio de almacenaje es bajo comparado
con otras tecnologías que se utilizaron en otras épocas.
F) La seguridad del CD:
La seguridad de los medios ópticos es muy similar a la del papel, esta en el medio y no en el
envase del mismo. La superficie del CD se graba y no puede volverse a grabar. La superficie que
soporta a la información queda inerte después de la primera grabación.
La seguridad en los medios magnéticos dependía del envase, con una simple alteración al
envase se podía volver a escribir en el mismo alterando la información. EL CD se puede duplicar
igual que se puede fotocopiar un libro.
G) Escáneres:
Por muy básicos que sean los escáneres nos permiten llevar imágenes de documentos a la
pantalla del computador o imprimirlas en forma remota y almacenarlas en un disco duro para
consulta posterior. Hace un tiempo atrás adquirir un escáner era un lujo solo para aquellos que los
necesitaban, hoy en día son de bajo costo y están siendo utilizados en los hogares y empresas para
disminuir el costo de comunicaciones. Un e-mail es más barato que un fax.
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H) Sub-utilización de la tecnología:
La infraestructura básica para procesar información digital ya existe en la mayoría de las
empresas o instituciones publicas. Lamentablemente toda esta infraestructura esta subutilizada
ya que no permite obtener toda la información sobre las actividades propias a la institución o
empresa. Las computadoras son utilizadas para procesar palabras, hacer cálculos y presentacio-
nes. Las redes se utilizan para intercambiar archivos y acceso a servidores donde se encuentran
los sistemas transaccionales y servidores de información externos en la red de redes. Los docu-
mentos con información vital para la gestión adecuada de la empresa siguen pasando de escrito-
rio en escritorio. El mundo del papel y el mundo digital conviven cotidianamente.
La tecnología actual con alta penetración en la sociedad nos permite capturar, almacenar,
transportar y distribuir en forma segura información electrónica a bajo costo..
Pero a pesar de ello, estos factores no logran aún que la sociedad confíe plenamente en los
archivos digitales ya que el argumento base es que los documentos electrónicos son alterables sin
dejar rastro. Sin embargo, la falsificación es un delito penado por la ley, esto implica que no es un
mal nuevo, el riesgo existe desde hace siglos, ya sea en papel o en forma digital. Es más un
problema cultural, o de resistencia al cambio, que uno tecnológico per se.
Factores críticos de un sistema de administración de documentos electrónico:
El correcto uso de la tecnología actual nos permite crear un sistema de administración de
archivo electrónico que cumpla con los requisitos modernos y facilite la distribución y almacena-
je de información. El componente que se añade a un archivo físico es la digitalización, al cambiar
de medio es bueno también mirar a los otros aspectos de los componentes de un archivo que son
almacenaje, indexado y clasificación, mecanismos de búsqueda y control de acceso.
A) Digitalización:
Conversión de un documento en papel en una imagen (fotografía digital) a un formato no
propietario que garantice la durabilidad y portabilidad de las imágenes. Por lo expuesto anterior-
mente este formato debe ser el TIFF. Pocos son los equipos y programas que no soportan dicho
formato. Al igual que en un archivo físico se debe regular quien puede digitalizar la información,
o quien ingresa documentos al archivo.
Para preservar el valor de un documento se debe mantener la imagen sin alteraciones, o aña-
dirle o quitarle información. Una imagen bien digitalizada permitirá que se pueda procesar la
información que dicha página contiene. Los equipos para digitalización actuales permiten proce-
sar grandes volúmenes de documentos por día.
B) Almacenaje:
Para analizar el tema de almacenaje debemos tocar dos puntos, el medio en el que se almace-
nara la información y la estructura que se le dará al medio para que tenga un orden que permita
administrar los documentos.
Medio
Para acceso rápido las imágenes se archivan en discos duros que son veloces y de alta capaci-
dad pero de lectura y escritura múltiples. Para un almacenaje permanente se deben usar otros
medios, el más acepado hoy en día ya que se ha logrado un estándar para su grabación son los
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Carrera de Bibliotecología y Ciencias de la Información - UMSA
CDs. Los DVDs que si bien tiene n mayor capacidad casi al mismo costo no han logrado un
estándar de grabación y existen do tecnologías que compiten.
Estructura
Para poder administrar la info nación, se deben crear volúmenes, al igual que en un archivo
físico son la estructura primaria pa a contener documentos. El tamaño de los volúmenes lo deter-
mina el medio de almacenaje perm anente. El contenido del volumen lo determinan las reglas de
administración de archivo.
C) Indexado y Clasificación:
La clasificación temática de la ir formación. El uso de plantillas con una estructura definida es la
herramienta más común. La desventaja es la rigidez que tiene dicha estructura. La tecnología que
está ganando cada vez más aceptación es el indexado de página completa utilizando reconocimiento
óptico de caracteres, más conocido como OCR (Optical Character Recognition). Se convierten los
caracteres en su representación en código ASCII que luego pueden ser reconocidos por cualquier
procesador de texto. Si bien se ha preservado el nombre se ha cambiado muchísimo la manera de
reconocer caracteres. Hoy en día se utilizan algoritmos inteligentes para reconocer los caracteres.
Con esta tecnología las palabras clave del documento son todas las palabras que el documento
contiene y no solo unas cuantas cue debían ser transcritas manualmente. La combinación de
plantillas de clasificación y el texto producido por el proceso de OCR son la combinación ideal
para clasificar los documentos..Para lograr un buen resultado con el OCR muchos documentos
requieren que se mejore la imagel digital antes de procesarlos. Hoy es fácil eliminar líneas,
oscurecer o aclarar el texto, quitar manchas, alinear la imagen, agrandar o achicar la imagen o
finalmente elegir un área especifica de un documento. Todo esto nos permite tener una replica
exacta del documento original y un archivo en texto que nos sirve para facilitar la clasificación
temática del documento. La imagen TIFF que se digitalizó debe ser inalterable, el procesamiento
previo al OCR se hace en la memoria del computador y no sobre la imagen del documento.
I)) Mecanismos de Búsqueda:
Las herramientas de búsqueda deben permitir al usuario encontrar la información que necesita
en base a sus conocimientos. Mediante operadores lógicos utilizando la información de las planti-
llas o las palabras que el individuo conoce se puede encontrar información en uno o varios docu-
mentos permitiendo al usuario seleccionar el documento que necesita. Adicionalmente se pueden
buscar palabras que tienen escritura similar. La herramienta matemática que permite hacer esta
tarea es la lógica difusa, el usuario define el grado de similitud de una manera porcentual o cantidad
aceptable de caracteres que pueden ser distintos. De esta manera se pueden encontrar palabras que
fueron mal escritas. Sistemas más modernos y amigables también permiten navegar por carpetas al
igual que lo haría una persona en ura oficina en los gabinetes o el directorio de su PC.
E) Control de Acceso:
Al igual que en un archivo físico, hay niveles de autorización para la información o documen-
tos que dicho archivo contiene. En un sistema electrónico se puede lograr mayor especificidad en
el control de la información, secciones de un documento se pueden ocultar aun cuando estén en la
misma página que datos confidenciales. Por otra parte los accesos a cada documento quedan
registrados en forma automática. No existe el problema de dónde se encuentra el documento ya
que este nunca sale del archivo. El usuario ve una copia electrónica del mismo en su computador.
Si se guarda un documento en una caja fuerte en un edificio que requiere muchas llaves y contra-
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Revista De Bibliotecologia y Ciencias de la Información - UMSA • Vol. 8 N° 13. Die. 2003
señas para llegar a la caja fuerte solo algunas personas tendrán acceso y podrán leer el documen-
to. Se garantiza la confidencialidad y la integridad a expensas de la accesibilidad. Se debe encon-
trar un balance adecuado para el tipo de información que se esta guardando. Este balance es
mucho más fácil de crear en el ambiente digital. Con estos componentes básicos podemos trans-
formar la información que esta en papel en información electrónica y crear un sistema de admi-
nistración electrónica de documentos efectivo sin la pérdida de los atributos esenciales de la
información tradicional basada en el papel.
Legalidad:
Los requisitos para que un archivo digital se pueda considerar como documento oficial son
simples ya que imitan a las reglas que soportan la legalidad del papel:
a) Se debe almacenar en un medio que permita una sola escritura. (CD o DVD),
ti) El sistema debe tener un control razonable de acceso que garantice la confidencialidad,
integridad y accesibilidad de la información.
c) El sistema debe tener un registro de actividad.
d) Se debe poder transferir los documentos a otro medio.
e) Se debe tener un mecanismo para detectar el deterioro de los documentos.
f) Mecanismos de indexación que permitan encontrar los registros.
g) El sistema debe poder hacer referencias cruzadas con otros sistemas digitales.
h) El sistema debe estar bien documentado en cuanto a su configuración y operación.
Estos principios se extrapolaron al mundo digital de un sistema de archivo tradicional. Estos
requisitos han sido aceptados por organismos que aseguran los depósitos de los ahorristas en el
sistema bancario de estados unidos (FDIC), regulan la actividad de las sociedades anónimas que
se transan en la bolsa de Nueva York (SEC), son parte del reglamento que exige la confidenciali-
dad de los registros médicos de los ciudadanos de Estados Unidos (HIPPA).
Desde los eventos de las torres gemelas, tanto en Estados Unidos como en Europa, se esta
empezando a exigir que la información que se encuentra en papel sea respaldada en un medio
digital y que las empresas tengan políticas de seguridad informática que incorporen a los docu-
mentos en papel.
Las quiebras por fraude de empresas multinacionales que han afectado a los trabajadores y
ahorristas de Europa y Estados Unidos están impulsando medidas como Sarbans-Oxley Act que
exigen metodologías más estrictas en el control de archivo y los registros de las actividades de las
sociedades anónimas. Todas ellas apuntan a tener respaldos digitales con planes de contingencia
rigurosos para poder obtener copias físicas si es necesario.
En el entorno nacional y latino americano el marco legal solo nos permite dar mayor seguri-
dad y preservar mejor los documentos que se encuentran en el papel:
\i Prevenir perdida de documentos
i Ahorrar en espacio físico para almacenamiento de documentos.
\i Administrar los documentos de una manera más simple.
Facilitar la distribución de la información.
Se debe promover y actuar en el marco nacional para que las leyes nacionales se actualicen y
permitan que las imágenes digitales de documentos sean legales en nuestro medio. Las mismas
fuerzas que están impulsando estos cambios en Europa y Estados Unidos sumados a la estrecha
Ea
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Carrera de Biblio
cología y Ciencias de la Información - UMSA
vinculación económica que tiene el mundo ayudaran a que estas leyes se promulguen en periodos
relativamente cortos.
Arquitectura de los sistemas de
Solo sistemas con una arquite
capturadas logrará cumplir con los
Una arquitectura abierta quiere
núcleo del programa. Mientras qu
Bando funcionalidad al sistema a
La preservación de documento'
estabilidad a largo plazo. La indu
con equipos de investigación y de»
informática, equipos de control de
res legales. La experiencia colectiv
tria se incline por este tipo de arqu
de programas modulares que se pu
Factores Económicos:
A) Costo de distribución y alma
El costo de distribuir y almac
con su par en el mundo digital. Los
que se almacenarán y cantidad de
rchivo digital:
tura modular y abierta que no permita alterar las imágenes
requisitos legales básicos de un sistema de archivo digital.
decir que se puede conectar a otros sistemas sin modificar el
una arquitectura modular quiere decir que se puede ir agre-
edida que los requerimientos cambian.
es un objetivo a largo plazo y se debe buscar la continuidad y
tría especializada en sistemas de archivo electrónico cuenta
arrollo, alianzas estratégicas con otros actores de la industria
alidad, comunidad de usuarios, grupos de discusión y aseso-
acumulada a lo largo de los años ha hecho que toda la indus-
tectura y abandone los programas hechos a medida a cambio
dan conectar con otras aplicaciones.
enaje:
ar información en papel es sumamente elevado comparado
factores que se deben considerar son cantidad de documentos
ersonas a las cuales se les dará acceso a la información.
En el caso del papel la línea de costo versus personas a las cuales se les distribuirá es ascen-
dente a unos 45 grados si se consi era la depreciación del equipo que se utilizará para hacer las
copias y el mecanismo de distribu
dos en peso. Por lo tanto por cada
unidad de costo. Por otra parte la e
el papel podrá ser reciclado si se b
En el caso de una imagen digit,
informática que ya se justificó con
bres. mensajeros, sellos postales u
ón que se usará. Los mecanismos de distribución están basa-
unidad adicional que se quiera distribuir se debe añadir una
pia que se distribuye utilizará espacio físico o se descartará y
tó en el lugar adecuado.
el costo de distribución es casi cero, utiliza la infraestructura
otros motivos. No requiere medios adicionales como ser so-
tros que son de un solo uso.
El tiempo de transmisión se m e en segundos y no días como es el caso del papel tiene un
impacto positivo en el rendimiento de las personas.
B) Inversión - equipo:
El costo de conversión del pap
programa. El costo del equipo se c
o imprimir. Costo inicial de compr.
no requieren insumos por lo tanto s
do o impresión. El costo de adqui
impresión y fotocopiado.
1 a imágenes digitales tiene dos componentes, el equipo y el
Icula de la misma manera que el del equipo para copiar papel
, costo de operación y costo de mantenimiento. Los escáneres
costo de operación es más bajo que los equipos de fotocopia-
ición y mantenimiento es similar al de sus contrapartes de
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C) Inversion - programas:
El costo de los programas se debe comparar contra el costo del sistema actual de administra-
ción de documentos, incluyendo gabinetes, tiempos de búsqueda, espacio físico que ocupan y
otros menores como ser carpetas colgantes y grampas. Los programas al igual que los equipos
tienen tres componentes, costo inicial, costo de operación y costo de mantenimiento. Un progra-
ma sólido y bien programado no debería tener costo de operación, el costo de mantenimiento de
los programas parece elevado pero no lo es. El mantenimiento de los programas, garantiza la
disponibilidad en el tiempo ante una tecnología mejor. A diferencia de su contraparte física: los
equipos, los programas mantienen su valor en el tiempo, los equipos por muy bien mantenidos
que estén tienen un desgaste físico, los programas por el contrario se mejoran. El valor comercial
se mantiene mientras su funcionalidad aumenta.
D) Plan de contingencia:
Un costo que normalmente no se incorpora en el costo de administración de un archivo físico
es el costo de reposición de documentos perdidos y el plan de contin 9encias para evitar perdidas
en caso de un acto fortuito, inundación, incendio, ataque terrorista, vandalismo o cualquier otro
origen. Un plan de contingencia en un archivo en papel implica tener copias en sitios remotos que
no puedan ser afectados por el mismo acto fortuito y que a mismo tiempo estén lo suficientemen-
te conectados para minimizar la perdida en productividad. El lograr este objetivo en el mundo
digital es sumamente simple y de bajo costo, esta en las fracciones de centavos por documento.
Rompiendo la muralla del papel:
Se ha podido ver que la tecnología y la presión por tener mejores sistemas de control de
archivo y mejorar la distribución de información han llegado a un punto de convergencia. Es
económicamente factible el digitalizar la información para mejorar la preservación y distribu-
ción.
Si bien aún se deben mantener los originales en papel bien custodiados, ya que la regulación
legal vigente así lo exige, la tendencia mundial nos muestra que en un plazo no muy largo, por la
cantidad de documentos producidos, por los motivos anteriormente
señalados de acceso y distribución, y la seguridad que tecnológicamente se está desarrollan-
do, este tipo de archivos también sea digitalizado con normas propias y el papel pase definitiva-
mente a un segundo plano.
Al digitalizar la información histórica y crear un archivo electrónico de documentos se crea la
base para poder almacenar de manera correcta la información que se genera en forma digital. De
esta manera se puede administrar correctamente el contenido de páginas web y dar continuidad a
la formalidad de los archivos y bibliotecas para que la información que se genera en la actualidad
sea de utilidad para las generaciones futuras.
La piedra angular del sistema que permite hacer esta tarea es la digitalización de documentos
en papel a formatos no propietarios (ASCII y TIFF) que garanticen la durabilidad de la informa-
ción. Sobre esta piedra angular se acoplan los sistemas de comunicaciones actuales, los medios
de almacenaje que garantizan la integridad de las imágenes (CD o DVD), sistemas de búsqueda
inteligentes, y una interfaz hombre máquina amigable con herramientas que permitan una ade-
cuada administración del archivo.
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La tecnología nos permite emular las buenas prácticas de archivo que permitieron que el
papel actué de catalizador en el progreso de la humanidad sin ser una sobrecarga para los depar-
tamentos de sistemas, sin crear una dualidad en la función de administración de archivo y simpli-
ficando el plan de contingencia de la institución o empresa. La capacidad de almacenaje y la
velocidad de procesamiento de las computadoras es cada vez mayor y su consumo energético es
menor.
Si bien la inversión puede parecer elevada se debe comparar con el costo real del papel,
incluyendo almacenaje, distribución y planes de contingencia.
Finalmente, una mirada retrospectiva al inicio de estas deliberaciones: Los papiros, telas, y
cueros utilizados a lo largo del camino histórico de la comunicación también inicialmente pare-
cían más baratos, prácticos, y eficientes para los fines que el papel.
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Rompiendo la muralla del papel
Fernando Granler*
Introducción
Mientras que hasta el siglo XIX tomaba varias generaciones ver cambios importantes, en el
mundo actual una sola generación observa cambios vertiginosos en todos los ámbitos, esto re-
quiere de un mejor acceso a la información.
La tecnología para acceder y distribuir la información está disponible; el ahorro en almacena-
je y distribución de información por medios electrónicos se paga a corto plazo.
Para ilustrar dicho concepto se ha estructurado el documento en las siguientes partes:
El papel nuestro gran amigo. Una breve reseña histórica de la evolución de la manera en la
cual la humanidad ha preservado y transmitido información.
La necesidad de un cambio. Las fuerzas que están impulsando mejores prácticas para preser-
var y distribuir información.
La tecnología actual. Las herramientas que tiene la sociedad a su disposición para transmitir
información.
Factores críticos de un sistema de administración de documentos electrónico. Los componen-
tes básicos necesarios para lograr un sistema de administración electrónica de documentos ade-
cuada.
Legalidad. Cuales son los requisitos acordados internacionalmente para que un sistema de
administración electrónica de documentos sea legalmente aceptado.
Arquitectura de los sistemas de archivo digital. Cómo deben estar conformados los progra-
mas para cumplir con el marco legal y sus requisitos.
Factores económicos. La infraestructura existente a nivel mundial permite la transmisión de
información a menor costo que los medios tradicionales.
Rompiendo la muralla del papel. Debemos poder acceder a la información local y respaldar la
información que obtenemos del resto del mundo a la misma velocidad.
El papel nuestro gran amigo:
A) Distribución:
El hombre desde sus orígenes ha buscado maneras de expresar sus pensamientos o vivencias
para comunicarlas a terceros. A lo largo de la historia, surgen la piedra, esencialmente difícil para
* Director Técnico
C. G. S. VAR autorizado por LaserFiche para Bolivia
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Carrera de Bibliolecología y Ciencias de la Información - UMSA
grabar y difícil de transportar, luego la madera, el papiro, diversas telas y otro tipo de medios,
algunos muy originales como el quipus, para resolver parcialmente el problema del grabado, su
comprensión y su transporte.
La invención del papel se remonta hasta el año 105 AC en la China, demorando varios siglos
en llegar a occidente. En el año 793 se encuentra la primera industria de papel en Bagdad y recién
en el siglo XIV hallamos diversas industrias del papel en Europa Central. En 1450, la demanda
del papel se incrementa con la invención de la imprenta. Para la época se resuelve el tema de
distribución y transporte. Ya no es necesario transcribir libros, éste es un gran salto.
En el 1800 se empieza a producir papel de pulpa de madera y otros vegetales. Antes de este
invento las tintas debían ser fijarse con gomas vegetales o animales. Al mismo tiempo se moder-
niza la imprenta, se introducen los rodillos y se logra imprimir 250 hojas por hora.
En la actualidad la capacidad de producir papel es mucho mayor, el impacto del teletipo,
esténcil, las computadoras, las fotocopiadoras hacen que la distribución masiva sea factible a
bajo costo. Las fotocopiadoras de 50 o 100 ppm (3,000 a 6,000 por hora) son comunes en la
industria. Cualquier oficina tiene d spositivos para fotocopiado de 20 ppm. Obviamente esto trae
problemas de los derechos de autor y de la propiedad intelectual, así como en la seguridad de la
información.
B) Seguridad:
Para preservar la seguridad informática basada en papel se han creado también una serie de
mecanismos. El más simple es el sobre cerrado, evita que terceros no lean el contenido del sobre
mientras es transportado; otro, fue y es el almacenaje de documentos en bóvedas cerradas. Tam-
bién se tomaron medidas extremas como la quema de libros durante la inquisición o sin ir lejos, el
estado Ruso tuvo el monopolio de la imprenta, incluido el fotocopiado hasta mediados de los
años 80 con la presidencia de Mikhail Gorbachev y es durante la Glasnost cuando se liberalizan
estos medios. Ninguno de estos mecanismos ha impedido o controlado la información al 100%.
No se quemaron todos los libros "nocivos" en la inquisición; los panfletos "secretos" eran repar-
tidos por las calles rusas; e información confidencial se filtra en la actualidad de los archivos de
grandes empresas con secretos de producción etc. Más cercano aún, miles de libros piratas se
venden en las calles de la ciudad de La Paz.
C) Administración:
Los sistemas de archivo de documentos históricos nos han permitido preservar, analizar el
conocimiento de la humanidad y consecuentemente desarrollar la tecnología actual. La buena
clasificación de los sistemas de archivo con reglas claras de ubicación, permanencia y acceso
mediante índices temáticos, facilitaron la búsqueda de información. Tanto el papel como los
sistemas de archivo garantizaron la integridad, veracidad y accesibilidad de la información.
Las ventajas que tiene el papel son: su versatilidad, fácil acceso y en bajo volumen su bajo
costo.
Soporta múltiples formatos para comunicar ideas, dibujos, pinturas, escritura, imprenta, foto-
grafías y la combinación de todos 1 as anteriores en una sola hoja.
Se ha ganado la confianza de la sociedad: los originales firmados son innegables por el autor.
Un original firmado es un documer to valido para resolver disputas entre partes.
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Las desventajas del papel comúnmente aceptadas son: ocupa un espacio físico importante; su
distribución masiva es costosa, lenta e insegura; su fragilidad, el papel es fácil de destruir, se
desgasta con el uso; y finalmente el costo de reconstruir la información en papel es muy alto y en
muchos casos la información se pierde, a pesar de los grandes esfuerzos de la ciencia forense del
papel.
D) El nuevo entorno:
Hasta hace no muchos años no existía un punto de comparación para evaluar al papel, este
era, sin lugar a dudas, el medio más fácil y adecuado para preservar, analizar, crear y distribuir las
ideas de la humanidad.
En la era digital estamos ante un fenómeno similar a cuando el papel empezó a reemplazar a
los otros medios utilizados. El nuevo entorno requiere poner al papel a la dura prueba de la
obsolescencia.
Desde la invención de las computadoras se vio que por si solas eran de gran utilidad, las
mismas podían realizar cálculos en segundos que de otra manera hubiesen tomado mucho tiem-
po. El siguiente paso fue comunicar varias computadoras para que puedan intercambiar informa-
ción sobre los cálculos realizados. Los tiempos para realizar cálculos disminuyeron considerable-
mente. La condición para poder intercambiar información entre dos maquinas era que hablen el
mismo idioma, se normalizó el código ASCII y con este código los seres humanos y las compu-
tadoras se comunican desde el origen de la era digital. La velocidad de crecimiento de esta tecno-
logía no tiene par en la historia. Según la ley de Moore (Gordon Moore 1965) la capacidad de los
microprocesadores se duplicara cada 2 años. Mientras que el papel se demoró siglos y lo mismo
ocurrió con la imprenta.
Las computadoras con su velocidad de crecimiento y bajo costo han cambiado la manera
como expresamos nuestras ideas. Los procesadores de palabras, las hojas de cálculo, los progra-
mas gráficos y más recientemente la capacidad de transmitir imágenes y sonidd se han vuelto
herramientas comunes de expresión. La gran ventaja sobre los medios tradicionales (papel) es la
capacidad de transmitir información a bajo costo, en poco tiempo y en un formato comprensible
por muchos. La información digital, es fácil de producir, transportar y distribuir.
Los tres atributos que debe tener la información para ser de utilidad a la sociedad son disponi-
bilidad, confidencialidad, y veracidad.
Estos tres atributos se pueden hasta cierto punto garantizar aún con el papel. Pero es cada vez más
difícil preservar los mismos ya que el avance tecnológico, que nos facilitó la distribución de documen-
tos en papel, también permite violar cualquiera de los atributos inherentes a la información.
Tenemos dos mundos de información que se mueven a velocidades distintas y que requieren
sincronizarse: Por un lado, los documentos impresos lentos de transportar y distribuir, y la infor-
mación digital por el otro, que se transporta a bajo costo y se distribuye con gran facilidad.
El papel contiene información valiosísima pero de difícil acceso, alto costo de mantenimiento
y almacenaje. Requiere de ambientes secos bien cerrados con protección contra incendios e inun-
daciones. Bajo los cánones actuales se ha convertido en una muralla.
Se puede sostener que el futuro se sincronizará por si solo, ya que cada vez más información
se produce en forma digital y más personas tienen acceso a computadoras, el acceso a los papeles
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Carrera de Biblio ecología y Ciencias de la Información - UMSA
a más la información digital accesible a través de la red o de
tiempo observamos paradójicamente que nuestra historia, las
ones gubernamentales y los negocios se continúan realizando
igitalizan, serán obsoletos porque se encuentran dentro de la
se reduce por comodidad y se utili
bibliotecas digitales, pero al mism a
actividades actuales de las institue ¡
sobre papel. Si los mismos no se c
muralla.
La necesidad de un cambio:
Es necesario romper la muralla del papel. Los volúmenes de documentos originales conserva-
bles que se producen en el mundo hacen imposible que la información que dichos documentos
contienen fluya acorde a las exige! cias modernas. Podemos obtener información actual sobre el
Ultimo invento en cuestión de seg indos pero no podemos saber de nuestra historia. El mundo
clama por mayor transparencia en las actividades de las instituciones públicas y privadas. Para
romper la muralla del papel es nece sario encontrar los mecanismos adecuados para mantener sus
atributos.
A) Los documentos:
Con los volúmenes de produce ón de documentos actuales, 7.5 mil millones de documentos
originales archivables y 15 trillones de copias al año (Merylin Dunn SIMS Berckley); la variedad
temática del inundo moderno y la fa ilidad de duplicación existente; la tarea de mantener un archivo
que garantice la disponibilidad, la confidencialidad y la veracidad de la información, se vuelve
sumamente compleja. Se requiere d 2 herramientas especiales para administración del archivo. Las
herramientas de administración de a chivo deben resolver varios problemas, no solo la clasificación
de archivo, también el seguimiento ie los documentos cuando estos salen del mismo.
Eventos como el ataque terroris a a las torres gemelas en Nueva York, la destrucción intencio-
nal de documentos por ejecutivos e la ENRON y otras empresas, y más cerca, los disturbios en
las ciudades de La Paz y el Alto han demostrado que ya no podemos confiar en nuestro fiel amigo
como lo hacíamos en el pasado. Se debe contar con planes de contingencia para salvaguardar la
integridad de la información que se encuentra en papel.
La sociedad necesita estar bien i nformada para evitar que se produzcan hechos que la perjudi-
quen. Se debe incrementar la trans parencia de las empresas e instituciones públicas. La única
manera de lograr este objetivo, es rr ejorar la preservación, distribución y sobre todo el acceso a la
información.
B) La correspondencia:
Los sistemas tradicionales de archivo también guardan las cartas y las empresas controlan la
comunicación en papel que entra y sale de las mismas. El e-mail ha roto estos mecanismos de
control y archivo. Durante el 2002 e enviaron 30 mil millones de e-mails, se proyecta que para el
año 2006 se enviaran 60 mil millones de e-mails. Si se considera que el contenido de estos tiene
algún valor documental, se deben lasificar y archivar. Los sistemas de correo electrónico son
una replica del sistema de correo e papel, no sirven para almacenar información en forma per-
manente. Son casillas en una ofici n a postal que sirven para depositar mensajes. El no tener una
buena política de administración de sistema de correo puede tener consecuencias muy graves, lo
mismo que archivar notas inconek sas. Una nota inconclusa puede mal interpretarse o mostrar
intenciones no deseadas. El correo electrónico ha perdido la formalidad que tenían las cartas, es
de Fácil generación, sirve tanto par t comunicaciones breves interpersonales como para comuni-
cación Formal. Por otra parte existe duplicidad de documentos en múltiples casillas.
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C) El archivo:
Los archivos y su sistema de catalogación permiten hacer referencias a documentos. El lector
podía remitirse a las citas sin mucha dificultad. Es muy difícil hacer referencia a información que
se encuentra en un sitio en la red de redes (web) ya que a diferencia de un libro la página web es
dinámica y la información que esta contiene cambia rápidamente.
Se requiere de sistemas de administración electrónica de documentos que tengan la formali-
dad de un archivo físico y que permitan administrar ambos mundos, la información electrónica y
la información que se encuentra en papel. Debemos proteger la información en papel sin restrin-
8 ir su acceso.
La tecnología actual:
A) Microficha y microfilm:
En las bibliotecas durante las décadas de 70 y el 80 ganaron popularidad la microficha, y el
microfilm. Estos dispositivos de alto costo nunca llegaron a los hogares y no se masificó dicha
tecnología. Los costos de mantenimiento de las películas son muy altos, similares a los del papel.
Si una empresa quería actualizar su catálogo debía generar un nuevo juego de microfíchas o
microfilm, solamente la industria automotriz y algunas otras que tenían catálogos muy extensos
de repuestos y partes podían justificar su uso ya que era mas barata para estos fines la distribución
de la información.
Los equipos para la lectura de microfilm o microfíchas eran específicos para dicha tarea. La
conversión de microfíchas o microfilm a imágenes digitales en un computador es un proceso que
requiere de equipos especiales. Ambas tecnologías en su momento resolvieron problemas pero no
lograron una penetración lo suficientemente alta en la sociedad como para durar muchos años y
hoy están obsoletas.
B) Procesamiento gráfico de imágenes:
Durante la última década han proliferado los sistemas de procesamiento grafico y de imáge-
nes en computadora, se pueden comprar cámaras fotográficas digitales de alta resolución que no
requieren película para guardar fotografías, se hacen películas enteramente digitales, estas imá-
genes se pueden almacenar y distribuir a muy bajo costo.
Al poder almacenar imágenes en formato digital y al poder tomar fotografías digitales no
existe un impedimento para fotografiar digitalmente un documento y guardarlo. La primera apli-
cación de esta tecnología fueron las fotocopiadoras, luego se conectó una fotocopiadora con otra
usando una línea telefónica. El fax si bien de muy baja resolución, básicamente restringida por la
velocidad eliminó al telex. El fax no alcanzó a madurar ya que fue remplazado por el correo
electrónico. El fax no llego a convertirse en un instrumento legal para respaldar una transacción
comercial, los esfuerzos para lograr que esto ocurra han sido abandonados.
C) Transacciones legales:
Las transacciones monetarias ya no se realizan en documentos firmados, una tarjeta de crédito
y acceso a Internet permiten comprar desde artículos de uso masivo hasta acciones de bolsa o
minerales. Todas estas transacciones están en bases de datos estructuradas con reglas muy claras
de lo que debe tener cada casilla o campo para que la transacción sea válida. Los sistemas conta-
bles de la mayoría de las empresas están en bases de datos estructuradas que incluyen inventarios,
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activos fijos, planillas, órdenes de -"reducción, órdenes de compra, órdenes de venta y todo aque-
II o que representa un hecho contable. Para que esta información, que esta en bases de datos
estructuradas, tenga algún valor se han desarrollado herramientas de búsqueda en base a operado-
res lógicos y aritméticos.
D) Internet la gran biblioteca:
Internet en su estado infantil era un sistema de intercomunicación entre bibliotecas. Se crea-
ron índices temáticos que incluíar los resúmenes de los artículos que debían ser transcritos al
introducir el artículo o documento z,n la biblioteca. La cantidad de palabras clave por artículo era
li mitada. Las plantillas incluían autor, fecha, titulo y un índice rígido de temas y sub-temas. Las
búsquedas se hacían en base a ope -adores lógicos entre los campos de las plantillas y la serie de
palabras claves del resumen. El us 3 de esta herramienta tenia un costo por consulta.
Al abrirse Internet al sector comercial, Internet actual o la red de redes se ve que la metodolo-
9 ía estricta que se utiliza para el intercambio de información entre bibliotecas es ineficiente. Lo
cual obliga a facilitar la búsqueda temática para que cualquier ciudadano pueda utilizar la red
para obtener lo que necesita saber o comprar; no todos tenemos el mismo conocimiento y tene-
mos distintas maneras de estructurar nuestras preguntas. Se mejoran día a día los buscadores de
información para información no estructurada y en la actualidad a la red de redes le pueden
utilizar millones de personas.
E) Caos de formatos - ASCII y TIFF prevalecen:
El gran problema que tiene la era de la información digital es la velocidad a la que cambian
los formatos y medios de almacer aje. Las aplicaciones que hace unos pocos años estaban de
moda ya no existen. Los documen :os que se crearon en dicho formato pueden ser inaccesibles.
Dentro de este aparente caos de formatos existen estándares que han servido para el desarrollo de
la era digital estos son el código ASCII para texto y el código TIFF para imágenes. Estos códigos
se han extendido para permitir malejar mayor número de caracteres o colores manteniendo su
compatibilidad con los anteriores. Los medios magnéticos que se usaron en un origen han sido
remplazados por medio ópticos de mayor capacidad, durabilidad y velocidad que brindan la se-
guridad necesaria de acceso. El costo de conversión de medio de almacenaje es bajo comparado
con otras tecnologías que se utilizaron en otras épocas.
F) La seguridad del CD:
La seguridad de los medios ópticos es muy similar a la del papel, esta en el medio y no en el
envase del mismo. La superficie del CD se graba y no puede volverse a grabar. La superficie que
soporta a la información queda inerte después de la primera grabación.
La seguridad en los medios magnéticos dependía del envase, con una simple alteración al
envase se podía volver a escribir en el mismo alterando la información. EL CD se puede duplicar
igual que se puede fotocopiar un libro.
G) Escáneres:
Por muy básicos que sean los escáneres nos permiten llevar imágenes de documentos a la
pantalla del computador o imprimirlas en forma remota y almacenarlas en un disco duro para
consulta posterior. Hace un tiempo atrás adquirir un escáner era un lujo solo para aquellos que los
necesitaban, hoy en día son de bajo costo y están siendo utilizados en los hogares y empresas para
disminuir el costo de comunicaciones. Un e-mail es más barato que un fax.
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H) Sub-utilización de la tecnología:
La infraestructura básica para procesar información digital ya existe en la mayoría de las
empresas o instituciones publicas. Lamentablemente toda esta infraestructura esta subutilizada
ya que no permite obtener toda la información sobre las actividades propias a la institución o
empresa. Las computadoras son utilizadas para procesar palabras, hacer cálculos y presentacio-
nes. Las redes se utilizan para intercambiar archivos y acceso a servidores donde se encuentran
los sistemas transaccionales y servidores de información externos en la red de redes. Los docu-
mentos con información vital para la gestión adecuada de la empresa siguen pasando de escrito-
rio en escritorio. El mundo del papel y el mundo digital conviven cotidianamente.
La tecnología actual con alta penetración en la sociedad nos permite capturar, almacenar,
transportar y distribuir en forma segura información electrónica a bajo costo..
Pero a pesar de ello, estos factores no logran aún que la sociedad confíe plenamente en los
archivos digitales ya que el argumento base es que los documentos electrónicos son alterables sin
dejar rastro. Sin embargo, la falsificación es un delito penado por la ley, esto implica que no es un
mal nuevo, el riesgo existe desde hace siglos, ya sea en papel o en forma digital. Es más un
problema cultural, o de resistencia al cambio, que uno tecnológico per se.
Factores críticos de un sistema de administración de documentos electrónico:
El correcto uso de la tecnología actual nos permite crear un sistema de administración de
archivo electrónico que cumpla con los requisitos modernos y facilite la distribución y almacena-
je de información. El componente que se añade a un archivo físico es la digitalización, al cambiar
de medio es bueno también mirar a los otros aspectos de los componentes de un archivo que son
almacenaje, indexado y clasificación, mecanismos de búsqueda y control de acceso.
A) Digitalización:
Conversión de un documento en papel en una imagen (fotografía digital) a un formato no
propietario que garantice la durabilidad y portabilidad de las imágenes. Por lo expuesto anterior-
mente este formato debe ser el TIFF. Pocos son los equipos y programas que no soportan dicho
formato. Al igual que en un archivo físico se debe regular quien puede digitalizar la información,
o quien ingresa documentos al archivo.
Para preservar el valor de un documento se debe mantener la imagen sin alteraciones, o aña-
dirle o quitarle información. Una imagen bien digitalizada permitirá que se pueda procesar la
información que dicha página contiene. Los equipos para digitalización actuales permiten proce-
sar grandes volúmenes de documentos por día.
B) Almacenaje:
Para analizar el tema de almacenaje debemos tocar dos puntos, el medio en el que se almace-
nara la información y la estructura que se le dará al medio para que tenga un orden que permita
administrar los documentos.
Medio
Para acceso rápido las imágenes se archivan en discos duros que son veloces y de alta capaci-
dad pero de lectura y escritura múltiples. Para un almacenaje permanente se deben usar otros
medios, el más acepado hoy en día ya que se ha logrado un estándar para su grabación son los
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CDs. Los DVDs que si bien tiene n mayor capacidad casi al mismo costo no han logrado un
estándar de grabación y existen do tecnologías que compiten.
Estructura
Para poder administrar la info nación, se deben crear volúmenes, al igual que en un archivo
físico son la estructura primaria pa a contener documentos. El tamaño de los volúmenes lo deter-
mina el medio de almacenaje perm anente. El contenido del volumen lo determinan las reglas de
administración de archivo.
C) Indexado y Clasificación:
La clasificación temática de la ir formación. El uso de plantillas con una estructura definida es la
herramienta más común. La desventaja es la rigidez que tiene dicha estructura. La tecnología que
está ganando cada vez más aceptación es el indexado de página completa utilizando reconocimiento
óptico de caracteres, más conocido como OCR (Optical Character Recognition). Se convierten los
caracteres en su representación en código ASCII que luego pueden ser reconocidos por cualquier
procesador de texto. Si bien se ha preservado el nombre se ha cambiado muchísimo la manera de
reconocer caracteres. Hoy en día se utilizan algoritmos inteligentes para reconocer los caracteres.
Con esta tecnología las palabras clave del documento son todas las palabras que el documento
contiene y no solo unas cuantas cue debían ser transcritas manualmente. La combinación de
plantillas de clasificación y el texto producido por el proceso de OCR son la combinación ideal
para clasificar los documentos..Para lograr un buen resultado con el OCR muchos documentos
requieren que se mejore la imagel digital antes de procesarlos. Hoy es fácil eliminar líneas,
oscurecer o aclarar el texto, quitar manchas, alinear la imagen, agrandar o achicar la imagen o
finalmente elegir un área especifica de un documento. Todo esto nos permite tener una replica
exacta del documento original y un archivo en texto que nos sirve para facilitar la clasificación
temática del documento. La imagen TIFF que se digitalizó debe ser inalterable, el procesamiento
previo al OCR se hace en la memoria del computador y no sobre la imagen del documento.
I)) Mecanismos de Búsqueda:
Las herramientas de búsqueda deben permitir al usuario encontrar la información que necesita
en base a sus conocimientos. Mediante operadores lógicos utilizando la información de las planti-
llas o las palabras que el individuo conoce se puede encontrar información en uno o varios docu-
mentos permitiendo al usuario seleccionar el documento que necesita. Adicionalmente se pueden
buscar palabras que tienen escritura similar. La herramienta matemática que permite hacer esta
tarea es la lógica difusa, el usuario define el grado de similitud de una manera porcentual o cantidad
aceptable de caracteres que pueden ser distintos. De esta manera se pueden encontrar palabras que
fueron mal escritas. Sistemas más modernos y amigables también permiten navegar por carpetas al
igual que lo haría una persona en ura oficina en los gabinetes o el directorio de su PC.
E) Control de Acceso:
Al igual que en un archivo físico, hay niveles de autorización para la información o documen-
tos que dicho archivo contiene. En un sistema electrónico se puede lograr mayor especificidad en
el control de la información, secciones de un documento se pueden ocultar aun cuando estén en la
misma página que datos confidenciales. Por otra parte los accesos a cada documento quedan
registrados en forma automática. No existe el problema de dónde se encuentra el documento ya
que este nunca sale del archivo. El usuario ve una copia electrónica del mismo en su computador.
Si se guarda un documento en una caja fuerte en un edificio que requiere muchas llaves y contra-
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señas para llegar a la caja fuerte solo algunas personas tendrán acceso y podrán leer el documen-
to. Se garantiza la confidencialidad y la integridad a expensas de la accesibilidad. Se debe encon-
trar un balance adecuado para el tipo de información que se esta guardando. Este balance es
mucho más fácil de crear en el ambiente digital. Con estos componentes básicos podemos trans-
formar la información que esta en papel en información electrónica y crear un sistema de admi-
nistración electrónica de documentos efectivo sin la pérdida de los atributos esenciales de la
información tradicional basada en el papel.
Legalidad:
Los requisitos para que un archivo digital se pueda considerar como documento oficial son
simples ya que imitan a las reglas que soportan la legalidad del papel:
a) Se debe almacenar en un medio que permita una sola escritura. (CD o DVD),
ti) El sistema debe tener un control razonable de acceso que garantice la confidencialidad,
integridad y accesibilidad de la información.
c) El sistema debe tener un registro de actividad.
d) Se debe poder transferir los documentos a otro medio.
e) Se debe tener un mecanismo para detectar el deterioro de los documentos.
f) Mecanismos de indexación que permitan encontrar los registros.
g) El sistema debe poder hacer referencias cruzadas con otros sistemas digitales.
h) El sistema debe estar bien documentado en cuanto a su configuración y operación.
Estos principios se extrapolaron al mundo digital de un sistema de archivo tradicional. Estos
requisitos han sido aceptados por organismos que aseguran los depósitos de los ahorristas en el
sistema bancario de estados unidos (FDIC), regulan la actividad de las sociedades anónimas que
se transan en la bolsa de Nueva York (SEC), son parte del reglamento que exige la confidenciali-
dad de los registros médicos de los ciudadanos de Estados Unidos (HIPPA).
Desde los eventos de las torres gemelas, tanto en Estados Unidos como en Europa, se esta
empezando a exigir que la información que se encuentra en papel sea respaldada en un medio
digital y que las empresas tengan políticas de seguridad informática que incorporen a los docu-
mentos en papel.
Las quiebras por fraude de empresas multinacionales que han afectado a los trabajadores y
ahorristas de Europa y Estados Unidos están impulsando medidas como Sarbans-Oxley Act que
exigen metodologías más estrictas en el control de archivo y los registros de las actividades de las
sociedades anónimas. Todas ellas apuntan a tener respaldos digitales con planes de contingencia
rigurosos para poder obtener copias físicas si es necesario.
En el entorno nacional y latino americano el marco legal solo nos permite dar mayor seguri-
dad y preservar mejor los documentos que se encuentran en el papel:
\i Prevenir perdida de documentos
i Ahorrar en espacio físico para almacenamiento de documentos.
\i Administrar los documentos de una manera más simple.
Facilitar la distribución de la información.
Se debe promover y actuar en el marco nacional para que las leyes nacionales se actualicen y
permitan que las imágenes digitales de documentos sean legales en nuestro medio. Las mismas
fuerzas que están impulsando estos cambios en Europa y Estados Unidos sumados a la estrecha
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Carrera de Biblio
cología y Ciencias de la Información - UMSA
vinculación económica que tiene el mundo ayudaran a que estas leyes se promulguen en periodos
relativamente cortos.
Arquitectura de los sistemas de
Solo sistemas con una arquite
capturadas logrará cumplir con los
Una arquitectura abierta quiere
núcleo del programa. Mientras qu
Bando funcionalidad al sistema a
La preservación de documento'
estabilidad a largo plazo. La indu
con equipos de investigación y de»
informática, equipos de control de
res legales. La experiencia colectiv
tria se incline por este tipo de arqu
de programas modulares que se pu
Factores Económicos:
A) Costo de distribución y alma
El costo de distribuir y almac
con su par en el mundo digital. Los
que se almacenarán y cantidad de
rchivo digital:
tura modular y abierta que no permita alterar las imágenes
requisitos legales básicos de un sistema de archivo digital.
decir que se puede conectar a otros sistemas sin modificar el
una arquitectura modular quiere decir que se puede ir agre-
edida que los requerimientos cambian.
es un objetivo a largo plazo y se debe buscar la continuidad y
tría especializada en sistemas de archivo electrónico cuenta
arrollo, alianzas estratégicas con otros actores de la industria
alidad, comunidad de usuarios, grupos de discusión y aseso-
acumulada a lo largo de los años ha hecho que toda la indus-
tectura y abandone los programas hechos a medida a cambio
dan conectar con otras aplicaciones.
enaje:
ar información en papel es sumamente elevado comparado
factores que se deben considerar son cantidad de documentos
ersonas a las cuales se les dará acceso a la información.
En el caso del papel la línea de costo versus personas a las cuales se les distribuirá es ascen-
dente a unos 45 grados si se consi era la depreciación del equipo que se utilizará para hacer las
copias y el mecanismo de distribu
dos en peso. Por lo tanto por cada
unidad de costo. Por otra parte la e
el papel podrá ser reciclado si se b
En el caso de una imagen digit,
informática que ya se justificó con
bres. mensajeros, sellos postales u
ón que se usará. Los mecanismos de distribución están basa-
unidad adicional que se quiera distribuir se debe añadir una
pia que se distribuye utilizará espacio físico o se descartará y
tó en el lugar adecuado.
el costo de distribución es casi cero, utiliza la infraestructura
otros motivos. No requiere medios adicionales como ser so-
tros que son de un solo uso.
El tiempo de transmisión se m e en segundos y no días como es el caso del papel tiene un
impacto positivo en el rendimiento de las personas.
B) Inversión - equipo:
El costo de conversión del pap
programa. El costo del equipo se c
o imprimir. Costo inicial de compr.
no requieren insumos por lo tanto s
do o impresión. El costo de adqui
impresión y fotocopiado.
1 a imágenes digitales tiene dos componentes, el equipo y el
Icula de la misma manera que el del equipo para copiar papel
, costo de operación y costo de mantenimiento. Los escáneres
costo de operación es más bajo que los equipos de fotocopia-
ición y mantenimiento es similar al de sus contrapartes de
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C) Inversion - programas:
El costo de los programas se debe comparar contra el costo del sistema actual de administra-
ción de documentos, incluyendo gabinetes, tiempos de búsqueda, espacio físico que ocupan y
otros menores como ser carpetas colgantes y grampas. Los programas al igual que los equipos
tienen tres componentes, costo inicial, costo de operación y costo de mantenimiento. Un progra-
ma sólido y bien programado no debería tener costo de operación, el costo de mantenimiento de
los programas parece elevado pero no lo es. El mantenimiento de los programas, garantiza la
disponibilidad en el tiempo ante una tecnología mejor. A diferencia de su contraparte física: los
equipos, los programas mantienen su valor en el tiempo, los equipos por muy bien mantenidos
que estén tienen un desgaste físico, los programas por el contrario se mejoran. El valor comercial
se mantiene mientras su funcionalidad aumenta.
D) Plan de contingencia:
Un costo que normalmente no se incorpora en el costo de administración de un archivo físico
es el costo de reposición de documentos perdidos y el plan de contin 9encias para evitar perdidas
en caso de un acto fortuito, inundación, incendio, ataque terrorista, vandalismo o cualquier otro
origen. Un plan de contingencia en un archivo en papel implica tener copias en sitios remotos que
no puedan ser afectados por el mismo acto fortuito y que a mismo tiempo estén lo suficientemen-
te conectados para minimizar la perdida en productividad. El lograr este objetivo en el mundo
digital es sumamente simple y de bajo costo, esta en las fracciones de centavos por documento.
Rompiendo la muralla del papel:
Se ha podido ver que la tecnología y la presión por tener mejores sistemas de control de
archivo y mejorar la distribución de información han llegado a un punto de convergencia. Es
económicamente factible el digitalizar la información para mejorar la preservación y distribu-
ción.
Si bien aún se deben mantener los originales en papel bien custodiados, ya que la regulación
legal vigente así lo exige, la tendencia mundial nos muestra que en un plazo no muy largo, por la
cantidad de documentos producidos, por los motivos anteriormente
señalados de acceso y distribución, y la seguridad que tecnológicamente se está desarrollan-
do, este tipo de archivos también sea digitalizado con normas propias y el papel pase definitiva-
mente a un segundo plano.
Al digitalizar la información histórica y crear un archivo electrónico de documentos se crea la
base para poder almacenar de manera correcta la información que se genera en forma digital. De
esta manera se puede administrar correctamente el contenido de páginas web y dar continuidad a
la formalidad de los archivos y bibliotecas para que la información que se genera en la actualidad
sea de utilidad para las generaciones futuras.
La piedra angular del sistema que permite hacer esta tarea es la digitalización de documentos
en papel a formatos no propietarios (ASCII y TIFF) que garanticen la durabilidad de la informa-
ción. Sobre esta piedra angular se acoplan los sistemas de comunicaciones actuales, los medios
de almacenaje que garantizan la integridad de las imágenes (CD o DVD), sistemas de búsqueda
inteligentes, y una interfaz hombre máquina amigable con herramientas que permitan una ade-
cuada administración del archivo.
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La tecnología nos permite emular las buenas prácticas de archivo que permitieron que el
papel actué de catalizador en el progreso de la humanidad sin ser una sobrecarga para los depar-
tamentos de sistemas, sin crear una dualidad en la función de administración de archivo y simpli-
ficando el plan de contingencia de la institución o empresa. La capacidad de almacenaje y la
velocidad de procesamiento de las computadoras es cada vez mayor y su consumo energético es
menor.
Si bien la inversión puede parecer elevada se debe comparar con el costo real del papel,
incluyendo almacenaje, distribución y planes de contingencia.
Finalmente, una mirada retrospectiva al inicio de estas deliberaciones: Los papiros, telas, y
cueros utilizados a lo largo del camino histórico de la comunicación también inicialmente pare-
cían más baratos, prácticos, y eficientes para los fines que el papel.
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